Retroplanning: construye el propio en 5 pasos y con una plantilla

Incumplir plazos de entrega puede significar la pérdida de clientes y una mala imagen para tu empresa. El retroplanning o planificación inversa es uno de las tantos métodos de planificación de proyectos para cumplir a cabalidad con los objetivos del proyecto y los objetivos comerciales.

Según el tipo de proyecto y las necesidades puntuales de cada negocio, este método puede ser en menor o mayor medida aplicable. En este artículo te contamos de qué se trata, cómo y en qué situaciones implementarlo y cómo asegurar el cumplimiento de tus plazos, a partir de una serie de etapas y herramientas.

Retroplanning es un término prestado del inglés, el cual no cuenta propiamente con un equivalente en el diccionario de español de la RAE.

Con este anglicismo se hace referencia a un tipo de planificación que se realiza hacia atrás, a partir de una fecha de finalización establecida. De ahí que se conozca con otros nombres como reverse planning o backward schedule (planificación inversa o programación regresiva, respectivamente).

El retroplanning forma parte de las estrategias de planeación con las que cuentan los/las gerentes de proyectos para organizar tareas e identificar hitos dentro de un calendario, así como se hace en cualquier planning de proyecto convencional.

La efectividad de este método consiste en que su punto de partida son las fechas de vencimiento o fechas límite que se tienen, las cuales son inamovibles.

🎯 Su objetivo primero, entonces, es cumplir con las tareas a tiempo, aunque no necesariamente en el menor plazo.

Gracias a la flexibilidad que otorga este tipo de planeación, la misma suele emplearse en proyectos que requieren incorporar fácilmente cambios de última hora, en función de lo que el cliente solicite.

Recopila toda la información de tu proyecto y organízala con el objetivo de definir claramente cuáles son los objetivos a alcanzar y los entregables a generar.

Comienza por visualizar los grandes capítulos en los cuales se va a dividir tu proyecto, para posteriormente listar todas las tareas y subtareas que los compondrán. Organiza las tareas cronológicamente, teniendo en cuenta la posible interdependencia entre ellas.

Este paso, claro, es uno de los más importante, pues es donde buscas asegurar el cumplimiento de los plazos y que la entrega final del proyecto se respete.

Puesto que definir con exactitud cuánto durará cada tarea no siempre es sencillo, estima un tiempo considerable para cada una, otorgando un margen de error para hacer frente a eventuales imprevistos.

Comienza por ubicar la última tarea a realizar, luego la anterior a esta y, así sucesivamente, hasta llegar a la fecha de inicio del proyecto. Evita la superposición de tareas, previendo un tiempo considerable para realizar cada una.

Por último y con la visualización gráfica de tu retroplanning, puedes considerar otra información útil como:

• la presupuestación,
• la asignación de recursos humanos (responsables).

Dependiendo del tipo de proyecto que vayas a desarrollar, sus necesidades puntuales y complejidad, puedes escoger cómo construir tu retroplanning.

La herramienta clásica por excelencia para planificar tareas es Excel. Es bastante efectiva a la hora de añadir tanta información como desees para cada tarea, así como el presupuesto asignado y los recursos humanos necesarios para completarla.

Te ofrecemos un modelo de retroplanning en Excel, el cual puedes descargar gratuitamente y personalizarlo, según las necesidades del proyecto que requieras planificar:

Sin embargo, aún cuando existen extensiones disponibles en Google Sheets que te facilitan la creación de tu retroplanning, sin duda vas a tener que invertir una cantidad considerable de tiempo, cada vez que quieras adaptar tu modelo a un nuevo proyecto.

Automatizar tu planificación es posible a partir de instrumentos como el Diagrama de Gantt. Ideal cuando los proyectos que te ocupan son más complejos, el gráfico de Gantt te ayuda a definir tareas y subtareas de manera efectiva.

Implementar una estructura de desglose del trabajo es simple con herramientas de gestión de proyectos como monday.com, las cuales cuentan con innumerables recursos que facilitan la planificación y la colaboración.

Es el caso de sus intuitivas plantillas predeterminadas, las cuales puedes personalizar para hacer seguimiento a tu cronograma. La plantilla de Plan de Trabajo es particularmente útil para articular los pasos necesarios con el objetivo de alcanzar una meta establecida.

© monday.com

Trello y Wrike son otras dos soluciones que te ofrecen dentro de sus recursos y funcionalidades: líneas del tiempo, plantillas de planificación, calendarios de proyectos, etc.

El retroplanning, además de ayudarte a establecer metas realistas, trae consigo otro tipo de beneficios como:

• aumentar la eficiencia de los procesos,
• equilibrar cargas de trabajo entre los empleados,
• ganar flexibilidad para adaptarte a eventuales cambios en los pedidos de tus clientes,
• garantizar el cumplimiento de las fechas límites de los entregables,
• respetar plazos de entrega, lo que se traduce en una mayor productividad durante el desarrollo del proyecto.

En la planificación de proyectos, ir hacia atrás solo debe ser cuestión de tomar impulso.

Opta por un retroplanning para asegurar sin contratiempos la gestión de flujo de trabajo, mantenerte al día con los plazos, aumentar la satisfacción del cliente y ¡asegurar más ventas y proyectos!