Gestor de proyectos: cuando hombre y máquina se juntan para asegurar el éxito

Historias famosas sobre cíborgs nos han hecho pensar que la unión hombre-máquina no es buena idea 😅.

En el entorno empresarial, sin embargo, el caso es otro. Compañías de todo tipo, buscando garantizar el buen desarrollo de sus proyectos, suelen acudir a las cualidades que ofrece un gestor de proyectos.

¿Pero a qué nos referimos?, ¿al profesional o a la herramienta? Justamente, a la relación estrecha entre humanos y máquinas al servicio de la gestión de proyectos. 

Te dejamos con todo lo que tienes que saber al respecto (funciones, características, ventajas, etc.) y te esperamos en un nuevo artículo.

🤖  Hasta la vista, baby.

Un gestor de proyectos es el responsable de coordinar y garantizar el correcto desarrollo de una serie de actividades dentro de un proyecto empresarial.

Las funciones del gestor de proyectos incluyen:

• El cumplimiento de los objetivos trazados;
• la optimización de los recursos con los que se cuenta;
• el respeto de las condiciones aprobadas y firmadas para llevar a cabo el proyecto (presupuesto, plazos, etc.);
• la coordinación y el liderazgo de los equipos;
• la preparación de informes detallados;
• la implementación de herramientas que faciliten el trabajo;
• la entrega satisfactoria de resultados,
• la gestión de riesgos, etc.

Como acabamos de ver, la labor de un gestor de proyectos es titánica y requiere de cualidades casi que sobrehumanas. Sin embargo, el aspecto netamente operativo no es el único que cuenta. Siendo el gestor de proyecto determinante para la buena interacción de todas las partes interesadas, es necesario que el mismo cuente con:

• Habilidades de comunicación y planificación;
• capacidades para la resolución de conflictos;
• liderazgo para guiar al equipo, pero también para transmitir entusiasmo y positivismo;
• asertividad para delegar trabajo, sin deshacerse de sus responsabilidades;
• espíritu crítico y poder de decisión;
• empatía para ser capaz de trabajar en entornos diversos y multiculturales, comprendiendo las necesidades de cada grupo que interviene en el proyecto;
• buena gestión del tiempo para cumplir con los plazos establecidos.

Un gestor de proyectos, en últimas, no nace, sino que se hace. Su labor requiere preparación personal y profesional. Para esta última, existen cursos y formaciones especializadas que otorgan a quien las hace, certificaciones académicas. Es el caso de un MBA o un MBI.

Ahora que está claro el papel de un profesional que funge como gestor de proyectos, veamos las herramientas en las cuales puede apoyarse en su día a día para facilitar su labor.

Hoy en día, la gestión de proyectos engloba aspectos que van desde la colaboración entre los equipos, hasta el favorecimiento del trabajo a distancia, pasando por la planificación de acciones puntuales y la medición de resultados.

La evolución que requiere el mundo empresarial y los proyectos de hoy en día, se ve impulsada con la utilización del software en modo SaaS -Software as a Service- (accesible a través de un navegador web) que revoluciona y facilita el uso de herramientas automatizadas, sin restricciones espaciales.

Veamos en qué consisten algunas de estas herramientas.

Para realizar esta selección del mejor gestor de proyectos (software), nos hemos basado en diferentes criterios:

• La pertinencia y riqueza de sus funcionalidades,
• la notoriedad de la plataforma,
• la facilidad de uso (ergonomía, gráficos),
• la automatización de procesos (planificación de tareas, gestión del tiempo, etc.).

Si quieres conocer otros gestores de proyectos disponibles en España, no te pierdas nuestra comparativa.

Asana se destaca por ser una herramienta ergonómica e intuitiva. Es un software colaborativo muy potente y fácil de usar que permite: dejar comentarios en las tareas del proyecto, crear subtareas, asignar responsables o seguidores y mucho más.

Desarrollada con un espíritu de colaboración en la línea de mira, la interfaz de Asana permite centralizar toda la información relacionada con la gestión adecuada de un proyecto:

• Listas de tareas,
• documentos
• calendarios,
• fechas límite,
• discusiones.

Asana también participa en la definición y seguimiento de la estrategia de la empresa gracias a funcionalidades como la definición de objetivos y el seguimiento de portafolio de clientes.

El editor propone una versión gratuita, con un límite de hasta 15 usuarios, sin embargo las tareas, los proyectos y los mensajes son ilimitados.

Cuenta con dos versiones de pago para la ejecución de proyectos más avanzados.

Asana es una herramienta líder dentro del mercado de los gestores de proyectos. Las funcionalidades avanzadas que ofrece permiten a los equipos organizarse a lo largo del ciclo de un proyecto.

A pesar de que comprender la herramienta para su correcta implementación puede tomar algún tiempo, una vez se establecen reglas y se dominan sus características, duplicar tareas a partir de las plantillas, se hace en un abrir y cerrar de ojos.

Jira es una solución de administración y desarrollo de proyectos con más de 35 000 clientes en todo el mundo y que acompaña a empresas de todos los sectores.

Dirigida a empresarios ágiles de cualquier nivel, esta herramienta de gestión permite planificar, rastrear y entregar proyectos de forma rápida y sencilla. Cada equipo puede utilizar un workflow adaptado a la forma en que trabajan. Además, Jira permite automatizar fácilmente procesos y tareas.

Pensada para la gestión de proyectos ágiles principalmente, es posible visualizar los proyectos con diferentes vistas como:

• Tablero de Kanban,
• tableros Scrum,
• calendarios,
• más de 1000 extensiones son compatibles con JIRA como Zephyr, Tempo Timesheet... El software de Atlassian también es compatible con cientos de herramientas de desarrollo como Confluence, Bitbucket o HipChat.

Las funcionalidades de Jira son gratuitas para equipos pequeños de hasta 10 miembros que busquen planificar y hacer un seguimiento más eficiente del trabajo. Otros tres planes de pago con funcionalidades avanzadas se encuentran disponibles.

Jira ofrece a sus usuarios diferentes beneficios y facilidades para la gestión de sus proyectos, como sus workflows configurables y personalizables vía drag & drop. Esto proporciona una gran flexibilidad en la personalización de los flujos de trabajo, lo que permite que cada equipo trabaje según el modelo que más le convenga.

Es una herramienta sobre todo recomendada para entornos que trabajan bajo la metodología agile.

Microsoft Project es, sin duda alguna, el software de gestión de proyectos más utilizado del mundo, ya que cuenta con años de experiencia en el sector. Con esta herramienta, la planeación de proyectos se hace por medio del poder de la programación dinámica, que toma en cuenta el esfuerzo necesario, la duración del proyecto y los miembros del equipo necesarios.

Sus funcionalidades integran todos los pasos para la gestión de un proyecto de principio a fin, tanto vertical (A a Z), como horizontalmente (distribución de tareas vinculadas a las etapas de proyecto específico).

Gracias a MS Project, las empresas pueden:

• Planificar y administrar proyectos,
• optimizar la gestión de recursos humanos,
• fechas de entrega,
• monitorear los presupuestos.

MS Project en línea incluye una herramienta de análisis y comunicación de proyectos. No contempla planes freemium o gratis, pero ofrece soluciones basadas en la nube y en local para diferentes tipos de empresas.

MS Project es una herramienta completa para la planificación, colaboración y gestión de proyectos. Sin embargo, MS Project está lejos de ser el único gestor de proyectos en el mercado. Cada empresa tiene necesidades diferentes, por lo tanto, cada compañía requiere de soluciones diferentes.

A pesar de contar con años de experiencia en el mercado, frente a otras soluciones que proporcionan funcionalidades similares, la interfaz no resulta tan moderna e intuitiva.

monday.com es una plataforma de gestión del trabajo sencilla, completa y ultra-intuitiva que facilita la gestión de tus proyectos gracias a unos cuadros de mando divertidos y ciento por ciento personalizables.

Gracias a los 15 widgets disponibles que ofrece, puedes crear cuadros de mando en función de tus necesidades: presupuesto, carga de trabajo, progreso del proyecto... ¡toma decisiones basadas en cifras y actualizadas en tiempo real!

A partir de las funcionalidades que ofrece monday.com puedes:

• Gestionar tareas,
• asegurar la trazabilidad de todos tus documentos,
• visualizar los proyectos a partir de vistas de cronograma o de diagramas de Gantt,
• automatizar integraciones de escala empresarial,
• crear tableros de control y cuadros de mando para el seguimiento de los proyectos.

Los tableros y documentos ilimitados de Monday.com son gratuitos hasta dos usuarios. De ahí en adelante, la gestión del trabajo colaborativo puede hacerse contratando alguno de los cuatro planes de pago que ofrece el proveedor.

Monday.com es una plataforma que gracias a su modelo de trabajo efectivo, potente y colorido, ha ido conquistando diferentes mercados. Gracias a sus tableros de flujo, organizar y visualizar todas las actividades de un proyecto se hace de forma muy fácil e intuitiva.

La herramienta, antes que un gestor de proyectos multiempresa, es ideal para la coordinación de proyectos internos, ya que facilita la comunicación de los equipos de una misma organización.

Wrike es el ejemplo perfecto de la solución de gestión de proyectos pensada para el trabajo colaborativo. Su interfaz limpia, intuitiva y ergonómica es bastante rápida. El responsable del proyecto, así como cada colaborador puede gestionar las tareas, comentarlas, priorizarlas y, sobre todo, filtrarlas y clasificarlas sobre la marcha.

Wrike es una herramienta potente que, a diferencia de otros tipos de gestores de proyectos, está diseñada para el desarrollo de las empresas (marketing, finanzas y diseño) y no solo para la gestión.

Wrike permite:

• Crear proyectos rápidamente a partir de plantillas,
• contribuir a la creación de equipos que trabajan en conjunto,
• asignar responsables a las tareas,
• mencionar a colaboradores en los comentarios para que reciban una notificación en la bandeja de entrada.

Wrike ofrece una versión gratuita apropiada para la gestión de tareas de equipos pequeños, de hasta cinco usuarios y la cual proporciona 2 GB de espacio de almacenaje por cuenta.

Adicionalmente, cuenta con tres planes de pago que se adaptan a las necesidades de organizaciones de mayor tamaño y que requieren de funcionalidades avanzadas.

Con Wrike, todos los archivos y las comunicaciones se sincronizan y centralizan en la misma plataforma, lo cual reduce la cantidad de tráfico e interrupciones generadas por correos electrónicos. Gracias a los gráficos de Gantt integrados, la visión global de los proyectos se facilita.

La herramienta resulta bastante intuitiva y fácil de usar, aunque comparada a otras soluciones, sus planes ofrecen menos ventajas por un mayor costo.

¿Nuestra opinión para elegir la mejor solución para tu empresa?

Hazte las preguntas correctas:

1. ¿Cuáles son los usos actuales de mi equipo?
2. ¿Cuáles son las necesidades de mi empresa para mejorar la colaboración?
3. ¿Qué herramientas se vuelven esenciales para la productividad?
4. ¿Cuáles son las aplicaciones ya presentes en la empresa?
5. ¿Qué software de gestión de proyectos satisface mejor todas mis expectativas?
6. ¿Este software se comunica sin problemas con las aplicaciones actuales?
7. ¿El software será fácil de usar para mi personal?

Otros criterios deben complementar esta reflexión: la cantidad de colaboradores, funcionalidades estratégicas (como la gestión de carteras de proyectos), seguridad, almacenamiento y privacidad de datos, precios, etc.

• El gestor de proyectos es aquel responsable de coordinar y liderar las actividades que darán como resultado la ejecución de un proyecto.
• Este profesional debe contar con diversas cualidades interpersonales, así como con una serie de capacidades profesionales que le permitan guiar al equipo en la buena dirección.
• Dentro de su labor, puede apoyarse en herramientas automatizadas que faciliten su gestión.
• Dichas herramientas, propias de la gestión de proyectos, también se conocen como gestores de proyectos.
• Escoger un software como gestor de proyectos, depende del tipo de empresa que se tenga y del entorno laboral dentro del cual la misma funciones.
• Dependiendo de las necesidades puntuales de cada organización, un software será mejor que otro. Para escoger correctamente el tuyo, compara las opciones que te ofrece el mercado y no dudes en contactar a los proveedores para solicitarles una demostración del producto.

¿Tienes preguntas? ¡Déjalas en los comentarios!