10 fases para una gestión de proyectos exitosa

¿Cuáles son las fases de un proyecto? ¿Dónde comienza un proyecto y dónde termina? ¿Cómo definir el alcance?

Existen varios métodos y herramientas para la gestión de proyectos, pero los pasos a seguir son siempre los mismos. Seguir estas fases asegura la correcta ejecución del proyecto y minimiza sus riesgos.

En este artículo, appvizer detalla las 10 fases a seguir para llevar a cabo tu proyecto en óptimas condiciones.

• Fases de un proyecto: conceptos básicos
  • Gestión de proyectos
  • Ciclo de vida de un proyecto
• 10 Fases de un proyecto empresarial
  • 1. Define necesidades
  • 2. Forma el equipo
  • 3. Establece metas y objetivos
  • 4. Identifica la gobernabilidad del proyecto
  • 5. Conoce los riesgos
  • 6. Evalua costos
  • 7. Planifica el proyecto
  • 8. Apóyate en herramientas
  • 9. Completa el proyecto
  • 10. Supervisa
• Últimos consejos para garantizar el éxito del proyecto

Fases de un proyecto: conceptos básicos

Gestión de proyectos

Un proyecto es un conjunto de actividades puestas en marcha por un equipo de personas con el propósito de satisfacer una necesidad común.

La Gestión de Proyectos consiste en organizar y monitorear el progreso de estas actividades, asegurando la disponibilidad de recursos y garantizando el acceso a la información por parte de todos los interesados.

Procedimientos como el método 5W + 2H te permite enmarcar y determinar el alcance del proyecto.

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© appvizer

Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos atraviesan por 4 fases:

1. enmarcado (fase de inicio): definición de necesidades, objetivos y análisis de viabilidad;
2. diseño: equipo, gobernabilidad, riesgos, costos, planificación, elección de herramientas;
3. realización (fase de ejecución): puesta en marcha del proyecto;
4. cierre del proyecto (fase de control): seguimiento y control de resultados.

10 Fases de un proyecto empresarial

Enumeremos las fases a seguir para realizar exitosamente un proyecto.

1. Define necesidades

Estudia las causas que te llevan a liderar un proyecto y responder a un problema específico. Para esto, analiza:

• desempeño de la compañía,
• procesos actuales,
• recursos disponibles,
• oportunidades de mercado.

Este paso ayuda a definir la metodología más adecuada a implementar, según el contexto empresarial.

👉 Al final de esta primera fase, debes tener una visión clara y precisa del objetivo final y la hoja de ruta a seguir.

2. Forma el equipo

Acá compones al equipo que será liderado por una o un director de proyecto. Este debe reunir a personas con diferentes capacidades, a las cuales asignarles un rol específico:

• coordinar la fase de gestión,
• controlar el presupuesto,
• liderar la comunicación,
• manejar las relaciones externas,
• producir los entregables.

3. Establece metas y objetivos

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Establece objetivos intermedios (hitos), los cuales te ayudarán a avanzar en el proyecto de manera sostenible.

💡 Prioriza tus metas de acuerdo con su grado de urgencia e importancia.

Establece fechas topes o plazos (deadlines) para cada hito, con la finalidad de avanzar en la planificación, ejecución y finalización del proyecto.

¿Cuáles son los entregables?

Es relevante marcar la finalización de una tarea clave del proyecto mediante una entrega, la cual puede ser:

• estudio de viabilidad,
• estudio de mercado,
• especificaciones técnicas,
• informe,
• maqueta,
• software o aplicación,
• sitio web,
• plan de comunicación, etc.

¿Cómo medir los objetivos?

Por medio de la definición de indicadores de desempeño (KPIs):

• volumen de negocios,
• tasa de satisfacción del cliente,
• presupuesto consumido,
• tasa de utilización de recursos,
• tareas planificadas y completadas.

4. Identifica la gobernabilidad del proyecto

La gobernabilidad del proyecto se refiere a un método de organización (gestión operativa y gestión estratégica).

Identifica los roles y responsabilidades de cada parte interesada para:

• facilitar la comunicación entre ellas;
• simplificar la toma de decisiones;
• establecer los comités apropiados para cada proyecto.

5. Conoce los riesgos

El riesgo cero no existe. Para enfrentar los posibles riesgos asociados al proyecto, aquí nuestros consejos:

• Lista los riesgos con ayuda de una matriz DAFO o SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).
• Establece una fecha tope para tareas críticas o hitos.
• Anticipa soluciones: ¿cómo reemplazar a un miembro del equipo? ¿Cómo recuperar datos perdidos? ¿Cómo convencer a los inversores de la necesidad del proyecto?
• Define un margen para la gestión de riesgos y la resolución de problemas con el objetivo de minimizar las demoras.

6. Evalua costos

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Establece tu presupuesto, a partir de todos los costos que habrán de generarse:

• costo horario de los recursos humanos,
• proveedores externos,
• creación y alojamiento de un sitio web,
• gastos de viaje y misión,
• costos por materiales y equipos.

El presupuesto también tiene en cuenta los ingresos, como el retorno de la inversión del proyecto o los subsidios públicos.

Actualiza el presupuesto real a lo largo del proyecto para compararlo con el presupuesto inicial y así visualizar el estado financiero en todo momento.

Leer también: ¿Deseas saber cómo elaborar el presupuesto de tu proyecto?

7. Planifica el proyecto

Divide, de manera detallada, las tareas en subtareas. De esta manera puedes tener mayor visibilidad del trabajo por hacer. Puedes apoyarte en un diagrama de Gantt y en las funcionalidades de planificación que ofrece soluciones como Proggio.

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© Proggio

Este te facilita la visualización de:

• la interdependencia entre tareas,
• los momentos clave,
• la dirección que toma el proyecto,
• los plazos.

Leer también: Todo sobre cómo hacer diagramas de Gantt: ventajas, pasos y herramientas

8. Apóyate en herramientas

Un software de gestión de proyectos en línea como monday.com o Teamleader simplifica la gestión de los proyectos:

• centralizan herramientas en un solo entorno,
• facilitan el trabajo colaborativo,
• permiten seguir el avance del proyecto en tiempo real,
• los datos del proyecto en línea están protegidos,
• se integran con otras herramientas (CRM, software de facturación, etc.).

9. Completa el proyecto

It’s showtime! Esta es la etapa más operativa del proyecto, la cual incluye:

• coordinación de partes interesadas,
• producción de productos intermedios,
• actualización de los indicadores clave de desempeño (KPI) y monitoreo del tablero.

👉 El proyecto concluye con la transmisión de la entrega final, interna o a un cliente externo.

10. Supervisa

Es hora del análisis retrospectivo. Actualiza los indicadores clave de rendimiento del proyecto y escribe un informe resumido. Estos pasos, que no deben pasarse por alto, ayudan a aprovechar la experiencia de este proyecto para proyectos futuros.

Últimos consejos para garantizar el éxito del proyecto

Para terminar, dos últimos factores del éxito:

🗣 Comunica: la circulación de la información es la clave para llevar a cabo un proyecto en buenas condiciones;

🧐 Anticipa: planificar todo por adelantado, antes de que comience el proyecto, para evitar tener que improvisar.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en octubre de 2019.