Las 5 fases de un proyecto para una gestión exitosa

¿Cuáles son las cinco principales fases de un proyecto? ¿Dónde comienza y termina cada una, según el alcance del proyecto?

Existen varios métodos y herramientas aplicables a la Gestión de Proyectos, pero las fases a desarrollar son generalmente las mismas. Seguir estas fases te asegura la correcta ejecución del proyecto y minimiza sus riesgos. Veamos cuáles son.

El ciclo de vida de un proyecto, sin importar el tipo de proyecto o el sector de actividad, atraviesa siempre por las siguientes 5 fases:

Durante esta fase se hace un estudio de viabilidad, el cual consiste en evaluar no solo los objetivos y el alcance del proyecto, sino también:

• la capacidad que tiene la empresa para ejecutarlo
• los recursos disponibles con los que se cuentan,
• los costes que se generarán,
• los riesgos en los que se podrá incurrir.

Según el contexto empresarial y el tipo de proyecto, se define cuál será la metodología de gestión a implementar.

👉  Al final de esta primera fase, debes tener una visión clara y precisa del objetivo final y la hoja de ruta a seguir.

De las etapas previas a la ejecución del proyecto como la tal, la planificación es quizás una de las más importantes, pues conlleva la preparación y coordinación de diferentes aspectos:

2.1. El equipo de trabajo. Este será liderado por el/la Director(a) de proyecto y constituido por personas con diferentes capacidades, según su rol específico:

• coordinar la fase de gestión,
• controlar el presupuesto,
• liderar la comunicación,
• manejar las relaciones externas,
• producir los entregables.

2.2. La definición de metas y objetivos. Además del resultado final esperado, es necesario que establezcas objetivos intermedios (hitos), los cuales te ayuden a avanzar en el proyecto de manera sostenible. Establece fechas topes o plazos (deadlines) para cada hito, con miras a un correcto avance en las etapas de planificación, ejecución y control del proyecto.

Las tareas clave del proyecto, pueden ser objeto de un entregable, como por ejemplo:

• el estudio de viabilidad,
• el estudio de mercado,
• las especificaciones técnicas,
• el desarrollo de un software, aplicación, o sitio web,
• el plan de comunicación, etc.

¿Cómo medir los objetivos del proyecto? Por medio de la definición de indicadores de desempeño (KPIs) que sean relevantes para el proyecto, como:

• el volumen de negocios,
• la tasa de satisfacción del cliente,
• el presupuesto consumido,
• la tasa de utilización de recursos,
• las tareas planificadas vs. las tareas completadas.

2.3. La identificación de la gobernabilidad del proyecto. La gobernabilidad del proyecto hace referencia al método de organización (gestión operativa y gestión estratégica). En esta se identifican los roles y responsabilidades de cada parte interesada para:

• facilitar la comunicación entre ellas;
• simplificar la toma de decisiones;
• establecer los comités apropiados para cada proyecto.

2.4. La evaluación de los riesgos. Puesto que el riesgo cero no existe, es necesario que estés preparado(a) para enfrentar los posibles riesgos asociados al proyecto. Esto será posible por medio de las siguientes acciones:

• Listar los riesgos con ayuda de una matriz DAFO o SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).
• Establecer una fecha tope para tareas críticas o hitos.
• Anticipar soluciones frente a situaciones como:
  • tener que reemplazar a un miembro del equipo,
  • recuperar datos perdidos,
  • convencer a los inversores de la necesidad del proyecto.
• Definir un margen para la Gestión de Riesgos y la resolución de problemas con el objetivo de minimizar las demoras.

2. 5. La estimación de costes. Establece tu presupuesto, a partir de todos los costes que habrán de generarse, relacionados a:

• recursos humanos,
• proveedores externos,
• creación y alojamiento de un sitio web,
• gastos de viaje y misión,
• materiales y equipos.

El presupuesto también tiene en cuenta los ingresos, como el Retorno sobre la Inversión (ROI) o los subsidios públicos. Actualiza el presupuesto real a lo largo del proyecto para compararlo con el presupuesto inicial y así visualizar el estado financiero en todo momento.

Con base en la planificación que hiciste, la fase de ejecución consiste en la puesta en marcha del proyecto. Esto contempla el desarrollo de todas las actividades necesarias para completar el proyecto.

En esta etapa, el software de Gestión de Proyectos en línea se vuelve una herramienta imprescindible al:

• centralizar herramientas e información en un solo entorno,
• facilitar el trabajo colaborativo,
• permitir seguir el avance del proyecto en tiempo real,
• proteger los datos del proyecto en línea.

Soluciones como monday.com simplifican la gestión de los proyectos. Generalmente, estas permiten la integración con otras herramientas que utilizas en tu empresa como tu CRM o software de facturación.

Para tener mayor visibilidad del trabajo por hacer, divide de manera detallada las tareas en subtareas, apoyándote en un Diagrama de Gantt o en las funcionalidades de planificación que ofrecen soluciones como Proggio:

• interdependencia entre tareas,
• momentos clave,
• plazos,
• dirección que toma el proyecto.

La fase de seguimiento y control comienza un poco después de la fase de ejecución y se desarrolla de manera paralela a esta. Su importancia radica en que permite establecer una comparación entre lo que se estimó y lo que realmente se ejecutó.

Asimismo, permite identificar la necesidad de implementar acciones correctivas y preventivas.

Al final de la ejecución, esta fase permite realizar un análisis retrospectivo. Actualiza los indicadores clave de rendimiento del proyecto y escribe un informe resumido con los resultados obtenidos. El mismo servirá como referencia para proyectos futuros.

It’s showtime! Se trata del cierre del proyecto, el cual incluye las últimas acciones respecto a:

• la coordinación de partes interesadas para la entrega,
• la generación de productos intermedios o entregables,
• la última actualización de los Indicadores Clave de Desempeño (KPI).

👉  El proyecto concluye con la transmisión de la entrega final al cliente.