Gestionar proyectos y conquistar victorias en 5 etapas vencedoras

Seguro has escuchado la expresión “divide y vencerás” que, en política, a lo largo de los años, se ha utilizado como estrategia para gobernar.

Aplicada a la planificación y ejecución de proyectos, esta premisa resulta fundamental para que los/las responsables de la dirección de los mismos tengan una visión más clara de las etapas que van a tener que desarrollar.

🖐 Conoce las cinco principales fases de un proyecto que todo·a estratega necesita conocer para mantener el control de sus proyectos y conquistar el éxito.

Las partes que constituyen un proyecto y entre las que hay que hacer malabares constantemente son:

• Recursos: humanos, financieros, hardware o software.
• Costes: en términos de dinero; pero también en tiempo.
• Plazos: de ejecución de las actividades y presentación de los entregables.

Identificar el ciclo de vida de un proyecto y sus fases es esencial para asegurar el éxito del mismo. De manera general, existen cinco grandes fases de la gestión de proyectos, las cuales pueden desglosarse como sigue:

• Alcance: Consiste en la definición de las necesidades y los objetivos;
• diseño: Incluye detallar aspectos como el equipo de proyecto, la gobernanza, los riesgos, los costes, la planificación y la elección de herramientas;
• implementación;
• cierre;
• seguimiento.

☝️ Nota: cada fase del proyecto se divide a su vez en varias etapas.

Veamos las fases principales a partir de las cuales se desarrolla la evolución de un proyecto. Las listaremos de manera general, pero hay que saber que según el caso de negocio (educativo, técnico, de construcción, etc.), estas fases pueden ser más y requerir una mayor detalle o desglose.

La fase 1 de inicio de un nuevo proyecto, surge a partir de un estudio de viabilidad, el cual consiste en evaluar no solo los objetivos y el alcance del proyecto, sino también:

• La capacidad que tiene la empresa para ejecutarlo
• los recursos disponibles con los que se cuentan,
• los costes que se generarán,
• los riesgos en los que se podrá incurrir.

Según el contexto empresarial y el tipo de proyecto, se define cuál será la metodología de gestión a implementar.

👉 Al final de esta primera fase, debes tener una visión clara y precisa del objetivo final y la hoja de ruta a seguir.

De las etapas previas a la ejecución del proyecto como la tal, la planificación es quizás una de las más importantes, pues conlleva la preparación y coordinación de diferentes aspectos:

Este será liderado por el/la Director·a de proyecto y constituido por personas con diferentes capacidades, según su rol específico:

• Coordinar la fase de gestión,
• controlar el presupuesto,
• liderar la comunicación,
• manejar las relaciones externas,
• producir los entregables.

Además del resultado final esperado, es necesario establecer objetivos intermedios (hitos), que te ayuden a avanzar en el proyecto de manera sostenible. Establece fechas topes o plazos (deadlines) para cada hito, con miras a un correcto avance en las etapas de planificación, ejecución y control del proyecto.

Las tareas clave dentro de un plan de proyecto, pueden ser objeto de un entregable, como por ejemplo:

• El estudio de viabilidad,
• el estudio de mercado,
• las especificaciones técnicas,
• el desarrollo de un software, aplicación, o sitio web,
• el plan de comunicación, etc.

💡 ¿Cómo medir los objetivos del proyecto? Por medio de la definición de indicadores de desempeño (KPI) que sean relevantes para el proyecto, como:

• El volumen de negocios,
• la tasa de satisfacción del cliente,
• el presupuesto consumido,
• la tasa de utilización de recursos,
• las tareas planificadas vs. las tareas completadas.

La gobernabilidad del proyecto hace referencia al método de organización (gestión operativa y gestión estratégica). En esta se identifican los roles y responsabilidades de cada parte interesada para:

• Facilitar la comunicación entre ellas;
• simplificar la toma de decisiones;
• establecer los comités apropiados para cada proyecto.

Puesto que el riesgo cero no existe, es necesario que estés preparado·a para enfrentar los posibles riesgos asociados al proyecto. Esto será posible por medio de las siguientes acciones:

• Listar los riesgos con ayuda de una matriz DAFO o SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).
• Establecer una fecha tope para tareas críticas o hitos.
• Anticipar soluciones frente a situaciones como:
  • Tener que reemplazar a un miembro del equipo,
  • recuperar datos perdidos,
  • convencer a los inversores de la necesidad del proyecto.
• Definir un margen para la gestión de riesgos y la resolución de problemas con el objetivo de minimizar las demoras.

Establece tu presupuesto, a partir de todos los costes que habrán de generarse, relacionados a:

• Recursos humanos,
• proveedores externos,
• creación y alojamiento de un sitio web,
• gastos de viaje y misión,
• materiales y equipos.

El presupuesto también tiene en cuenta los ingresos, como el Retorno sobre la Inversión (ROI) o los subsidios públicos. Actualiza el presupuesto real a lo largo del proyecto para compararlo con el presupuesto inicial y así visualizar el estado financiero en todo momento.

Con base en la planificación que hiciste, la fase de ejecución consiste en la puesta en marcha del proyecto. Esto contempla el desarrollo de todas las actividades necesarias para completar el proyecto.

Es en esta etapa donde las herramientas de gestión de proyectos en línea se vuelve una herramienta imprescindible al:

• Centralizar la información en un solo entorno,
• facilitar el trabajo colaborativo,
• permitir seguir el avance del proyecto en tiempo real,
• proteger los datos del proyecto en línea.

Soluciones como monday.com simplifican la gestión de los proyectos. Generalmente, estas permiten la integración con otras herramientas que utilizas en tu empresa como tu CRM o software de facturación.

Para tener mayor visibilidad del trabajo por hacer, divide de manera detallada las tareas en subtareas, apoyándote en un Diagrama de Gantt para seguir de cerca:

• La interdependencia entre tareas,
• los momentos clave,
• los plazos,
• la dirección que toma el proyecto.

It’s showtime!

Se trata del cierre del proyecto, el cual incluye las últimas acciones respecto a:

• La coordinación de partes interesadas para la entrega,
• la generación de productos intermedios o entregables,
• la última actualización de los Indicadores Clave de Desempeño (KPI).

👉 El proyecto concluye con la transmisión de la entrega final al cliente.

La fase de seguimiento y control es una fase que se considera dentro del ciclo de vida y la gestión del proyecto y se desarrolla de manera paralela a este, incluso después de que el proyecto ha finalizado.

Su importancia radica en que permite establecer una comparación entre lo que se estimó y lo que realmente se ejecutó. Asimismo, permite identificar la necesidad de implementar acciones correctivas y preventivas.

Al final de la ejecución, esta fase permite realizar un análisis retrospectivo. Actualiza los indicadores clave de rendimiento del proyecto y escribe un informe resumido con los resultados obtenidos. El mismo servirá como referencia para proyectos futuros.

• Un proyecto se caracteriza por:
  • Tener un ciclo de vida,
  • estar constituído por una serie de partes.
• Las fases para elaborar un proyecto técnico varían según la complejidad del mismo. Sin embargo, de manera general, son cinco las fases por las que pasa un proyecto:
  • Inicio,
  • planificación,
  • ejecución,
  • cierre,
  • seguimiento.
• Apoyarse en diferentes metodologías y herramientas asegura el éxito de los proyectos y sirve a manera de prueba para detectar cuáles son las técnicas que más se adaptan a los proyectos de un negocio o empresa en particular.

¿Tienes preguntas? ¡Déjalas en los comentarios!