

Conoce las funciones del gestor de proyectos. Desde guíar las actividades, hasta la preparación de los entregables, pasando por la gestión de plazos y tareas.
El medio de comunicación que reinventa la empresa
¿Quieres saber cómo realizar un Diagrama de Gantt?
Sus más de cien años de existencia certifican su eficiencia en el ámbito de la Gestión de Proyectos. No esperes más y empieza hoy mismo a diseñar tu gráfico de Gantt, adaptable a cualquier sector y propósito.
En este artículo, te explicamos cómo crear un Diagrama de Gantt en Excel de forma fácil y eficiente, en pro de la planificación de tu proyecto. También te proponemos una plantilla gratuita descargable y diferentes software de gestión de proyectos que pueden ayudarte a realizarlo.
¡Empezamos!
El Diagrama de Gantt es una herramienta gráfica utilizada para el planning de proyectos con el objetivo de agilizar y optimizar los procesos.
Su principio es simple: crear un cronograma que incluya todas las actividades de un mismo proyecto con la finalidad de poder visualizarlas de forma más clara y directa, y detectar las relaciones de dependencia entre éstas.
El Diagrama de Gantt proporciona, en un mismo gráfico, las siguientes informaciones:
💡 ¿Por qué se llama Diagrama de Gantt? Porque se atribuye la creación de este diagrama a Henry Laurence Gantt, en 1910.
Antes de conocer los pasos necesarios para realizar un Diagrama de Gantt, veamos qué informaciones van a incluirse y cómo van presentarse.
Generalmente, la estructura del Diagrama de Gantt es la siguiente:
Como podéis observar en la imagen, el Diagrama de Gantt se parece a un calendario formado por barras horizontales que van a indicar la fecha de inicio y de finalización de cada actividad de un mismo proyecto.
Cada línea va a corresponder a una tarea, representada por un rectángulo, donde el largo está asociado a la duración de la misma, o por un diamante para señalar un hito o tarea puntual.
¡Valora utilizar colores distintos para identificar más rápido a los equipos de tu empresa responsables de cada actividad!
El Gantt también permite visualizar la interdependencia entre tareas, que estarán representadas gráficamente por una flecha que indica su relación. Por ejemplo, para realizar una tarea de "envío de campaña de email", es necesario que se hayan realizado las tareas de creación de contenido, creación gráfica del correo electrónico, segmentación de la base de datos de contactos, etc.
Si se considera oportuno, también se pueden incorporar los siguientes datos:
Veamos, ahora si, cómo realizar un diagrama de Gantt en Excel, paso por paso.
Antes de empezar, debes tener claro el proyecto a realizar. Esto significa que debes definir un proyecto concreto y realizable.
Una vez definido el proyecto, es necesario enumerar todas las tareas del mismo. Para proyectos grandes, es aconsejable definir subtareas. Siéntete libre de detallarlas bien: cuanto más preciso/a seas, más visibilidad tendrá tu proyecto y evitarás más retrasos por omisiones.
Después de definirlas, va a tocar detectar los posibles vínculos entre ellas, lo que te ayudará a establecer la secuencia de tus tareas y las fechas de entrega.
Se trata de un formato condicional, con el cual creas enlaces de varios tipos entre tus tareas. Por ejemplo:
Una tarea puede enlazarse con varias tareas anteriores (todas estas tareas deben terminarse para comenzar otra) o posteriores (la finalización de esta tarea condiciona las demás).
Tus tareas están organizadas y has identificado todos tus recursos. Ahora debes indicar la fecha de inicio y fecha de finalización (duración de cada tarea).
Este paso es crucial para monitorizar el progreso del proyecto y asegurar un seguimiento riguroso. También permite visualizar la posible superposición de varias tareas y anticipar la disponibilidad de recursos, por ejemplo.
Para cada tarea o subtarea, debes asignar uno o más recursos (materiales o inmateriales). Estos se calculan generalmente como un porcentaje: un miembro del equipo a tiempo completo es el 100%. Si una tarea requiere dos personas a tiempo completo, los recursos asignados serán del 200%.
Los hitos indican eventos importantes del proyecto y representan fechas claves para el progreso, como la firma de un contrato, por ejemplo. Esta serie de datos ayuda a visualizar el progreso del proyecto.
Por último, no olvides verificar el progreso del proyecto mediante controles rutinarios. Es importante que cada equipo implicado cumpla con los tiempos y las tareas enumeradas; por eso, realizar controles y reuniones de seguimiento puede ser una buena práctica para detectar posibles obstáculos que impidan realizar las tareas tal y como se había planificado.
No parece difícil, ¿verdad?
Ahora que ya sabes como realizar un Diagrama de Gantt para tu empresa, toca poner en práctica los conocimientos.
Para hacer tu diagrama, selecciona formatos a partir de los cuales sea sencillo incluir información. Un Diagrama de Gantt en Microsoft Excel es mucho más simple a partir de un modelo con datos predefinidos.
Haz clic en el siguiente botón para descargar nuestra plantilla de Excel gratis para realizar tu Diagrama de Gantt:
Modelo de diagrama de Gantt en formato Excel
DescargarUna tabla de Excel puede ser suficiente para la planificación de proyectos de algunas empresas (tablas dinámicas, filas y columnas personalizables, gráfico de barras, gráfico de columnas).
Sin embargo, para muchas otras, el popular software de hoja de cálculo suele representar algunas desventajas en cuanto a:
Si es tu caso, los software de gestión de proyectos pueden ser una buena alternativa. Con ellos, podrás centralizar en un mismo lugar el seguimiento de tus tareas, el intercambio de archivos, la comunicación entre el equipo, etc.
Te presentamos dos opciones de software de gestión de proyectos:
Con las funcionalidades que ofrece monday.com para visualizar fácilmente el progreso de tus proyectos, puedes concentrarte en identificar las cosas que más necesitan los miembros de tu equipo para trabajar exitosamente: transparencia, libertad y reconocimiento de sus logros.
Con la herramienta de Línea del Tiempo de monday.com, puedes:
Con los gráficos de Gantt en línea que te propone Wrike, puedes gestionar tus proyectos de forma rápida y sencilla. Su funcionalidad de Línea de Tiempo Dinámica, facilita el seguimiento del progreso del proyecto y asegura el cumplimiento de plazos.
Los gráficos de Wrike te ofrecen:
Si todavía tienes dudas sobre si incorporar el Diagrama de Gantt en la gestión de tus proyectos, veamos qué cosas positivas puede aportar a tu empresa esta herramienta:
Además, el Diagrama de Gantt fomenta la creatividad, ofrece flexibilidad y permite hacer informes de seguimiento.
Cabe destacar, también, que es una herramienta adaptable a todos los sectores y proyectos, y que todos los participantes de un proyecto pueden entender y utilizar sin problemas.
La gran virtud del Diagrama de Gantt es que puede adaptarse a cualquier proyecto, ya sea: un evento de comunicación, una empresa, una campaña para redes sociales, el lanzamiento de un producto, la búsqueda de recursos humanos…
Veamos algunos ejemplos de gráficas de Gantt según sectores:
¿Qué tareas hay que desarrollar para crear un nuevo diseño gráfico? Por ejemplo:
Plasmarlas en un Diagrama de Gantt va ayudarte a ver más claramente el proceso que debes llevar a cabo.
Aunque, a veces, los proyectos puedan parecer pequeños o de corta duración, no importa si su desarrollo implica desarrollar distintas tareas independientes.
Por ejemplo, cuando una empresa necesita contratar nuevos trabajadores, debe pasar por diferentes fases como:
La puesta en marcha de un restaurante requiere la planificación de distintas y diversas tareas como por ejemplo: