Cómo llevar a cabo un planning de proyecto exitoso en 6 pasos

Cualquier planning de proyecto requiere partir de una base sólida, definir una hoja de ruta clara y determinar el alcance del proyecto.

¿Pero por dónde empezar?

En un contexto competitivo en el que las empresas deben trabajar en proyectos cada vez más complejos e innovadores, ¿es posible determinar con precisión todas las tareas a realizar, los plazos a cumplir y los recursos necesarios a asignar?

¡Claro que sí! Para lograrlo, sigue una metodología estratégica, precisa y estructurada.

En este artículo, appvizer te explica cómo hacer un plan de proyecto paso a paso, apoyándote en métodos y herramientas adecuadas.

• Planning de proyectos: qué es y qué elementos contempla
  • Definición
  • Elementos que contiene
• Cómo hacer un proyecto en 6 pasos
  • 1. Comprende objetivo y condiciones del proyecto
  • 2. Define tareas
  • 3. Programa tareas
  • 4. Estima duración de las tareas y del proyecto
  • 5. Asigna recursos a cada tarea
  • 6. Construye tu calendario
• Plan de gestión de proyecto: ejemplo y plantilla
  • Ejemplo plan de trabajo en Excel: plantilla planning de trabajo
  • Automatización de la programación de tareas: herramientas de planning colaborativo
• Gestor de proyectos precavido ¡vale por dos!

Planning de proyectos: qué es y qué elementos contempla

Definición

El planning del proyecto es, simplemente, el momento donde analizas el ciclo de vida del mismo.

Elementos que contiene

Los elementos indispensables y etapas necesarias para completar el planning incluyen:

• definir objetivos del proyecto,
• identificar y priorizar las tareas,
• definir su duración y madurez,
• determinar recursos humanos indispensables,
• establecer plazos y fechas de entrega,
• calcular los costes.

Cómo hacer un proyecto en 6 pasos

Conociendo los requisitos previos que conlleva el project management, demos un vistazo ahora a los pasos que permiten su ejecución.

1. Comprende objetivo y condiciones del proyecto

La comprensión es el punto de partida. Antes de empezar a planear, sé totalmente consciente de detalles del proyecto como:

• los plazos,
• el presupuesto disponible,
• los resultados esperados y diferentes entregables del proyecto.

2. Define tareas

💡 Método: WBS (Work Breakdown Structure), también conocido EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo).

Consiste en identificar los conjuntos de tareas más importantes para dividirlos en subconjuntos. Cada uno de estos subconjuntos se fracciona a su vez hasta obtener un conjunto de tareas a realizar.

Puedes apoyarte en una herramienta como monday.com, la cual centraliza de forma visual y moderna tus proyectos, simplificándote su planificación.

Con monday.com es posible crear tareas, plazos y recursos en pocos clics, gracias a la provisión de plantillas y tableros de control para el seguimiento del proyecto. ¡Personalízalos según tus necesidades!

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© Monday

3. Programa tareas

Una vez identificadas las tareas, es hora de vincularlas y ordenarlas. Esta fase del proyecto se conoce como programación de tareas.

Cada secuencia de tareas incluye predecesoras (tarea que ocurre antes de otra) y sucesoras (tarea que sigue a otra), vinculadas entre sí:

• De fin a principio: la tarea B no inicia sin que la tarea A esté completa.
• De fin a fin: la tarea B no puede completarse hasta que la tarea A esté completa. (No es obligatorio esperar a que A termine para comenzar B).
• De inicio a inicio: la tarea B no puede iniciar hasta que la tarea A inicie. (No es obligatorio comenzar B al tiempo que A).
• De principio a fin: la tarea B no puede estar completa hasta que la tarea A haya iniciado.

💡 Método: Diagrama de PERT (Project Evaluation and Review Techniques).

Su realización revela las conexiones e interdependencias entre las tareas, así como la duración de su ejecución.

Líder en la administración del trabajo colaborativo, Smartsheet te ayuda a alinear tu personal con la tecnología.

Esta plataforma integral de ejecución de trabajo, te permite obtener mejores resultados, al automatizar flujos de trabajo e implementar nuevos procesos a escala. Su integración a otras aplicaciones como Salesforce, Google, Microsoft y Slack, facilita la programación de tareas.

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© Smartsheet

4. Estima duración de las tareas y del proyecto

💡Método: Camino Crítico (CPM)

Conociendo el margen total de cada tarea, este método permite obtener una visión general de la duración total del proyecto. La secuencia de tareas en el camino crítico no debe retrasarse.

5. Asigna recursos a cada tarea

La pregunta aquí es qué miembro del equipo hace qué.

Para ello, define el tiempo de trabajo para cada actor del proyecto (incluidos proveedores de servicios externos), teniendo en cuenta aspectos como: vacaciones, días festivos, tiempo dedicado a otras tareas, etc.

6. Construye tu calendario

💡 Método: Diagrama de Gantt.

Este representa, en una tabla, las diferentes tareas de un proyecto, utilizando barras horizontales, delimitadas por un principio y un final. Sirve también para mostrar los hitos del proyecto (final de una etapa, acontecimientos importantes, etc.).

Crea tu Diagrama de Gantt con Wrike y podrás hacer ajustes en la cronología y las dependencias de tu proyecto. La flexibilidad que ofrece esta herramienta permite que el planning se actualice automáticamente y tú ahorres tiempo.

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© Wrike

Plan de gestión de proyecto: ejemplo y plantilla

Ejemplo plan de trabajo en Excel: plantilla planning de trabajo

Hacer la planificación de tu proyecto en Excel es posible. Sabiendo que esta herramienta no siempre es la más intuitiva, puedes apoyarte en nuestra plantilla planning de proyecto gratuita, basada en el modelo del Diagrama de Gantt.

Automatización de la programación de tareas: herramientas de planning colaborativo

Aunque Excel es bastante útil, también presenta algunas limitaciones. Sobre todo, en el caso de grandes proyectos, que involucran a muchas personas. Por consiguiente y si tus necesidades son mayores, lo mejor es emplear un software de gestión de proyectos.

Gestor de proyectos precavido ¡vale por dos!

La planificación de un proyecto implica tener en cuenta muchas variables. De ahí la importancia de que la Directora o Director de Proyecto se aseguren de aplicar rigurosamente la metodología adecuada.

Contar con un software de gestión de proyetos que permita compartir fácilmente información y acompañe inteligentemente los procesos, evitando problemas de plazos, recursos y presupuesto, es una buena alternativa.