Asegura tu gestión gracias a una herramienta de planificación de proyectos y tareas

¿Sabes cuáles son las herramientas para la planificación de proyectos que te permiten organizar todas tus actividades y trabajar de forma eficiente y fácil?

Hoy en día, la actividad de las organizaciones se basa cada vez más en la planificación y ejecución de proyectos. Estos últimos, cada vez más complejos y con una mayor cantidad de miembros en el equipo a coordinar.

¿La consecuencia? Los gestores de proyectos y sus equipos tienen que controlar muchos aspectos al mismo tiempo y ser capaces de garantizar el éxito del proyecto y el cumplimiento de las fechas límite de entrega.

La planificación, la asignación de recursos y el seguimiento de tareas requieren para garantizar su éxito la aplicación de técnicas y metodologías de organización del trabajo, así como la implementación de herramientas de gestión de proyectos.

✅  En este artículo, descubre junto con Appvizer todo sobre los programas de gestión de empresa más utilizados. Te proporcionamos ejemplos concretos de las herramientas y cómo asegurar una correcta planificación.

Una herramienta de planificación y gestión de proyectos es un dispositivo y, por tanto, en algunos casos un software, diseñado para facilitar la ejecución de una lista de tareas pendientes que permita alcanzar los objetivos de un proyecto y mejorar su rendimiento.

Debido a lo anterior, este tipo de herramienta son a la vez:

• Estratégicas,
• operativas,
• multifuncionales.

De ahí que permitan abarcar un gran número de actividades y procesos, propios de la gestión empresarial, tales que:

• La planificación de proyectos,
• la estimación y asignación de recursos,
• la gestión del presupuesto,
• el seguimiento del progreso de las actividades y de los KPI, etc.

Hoy en día, existen un sinnúmero de gestores de proyectos en los cuales apoyarte y, a continuación, te presentamos los principales.

☝️ No pierdas de vista, claro está, que las necesidades en términos de herramientas difieren de una organización a otra, según:

• El tamaño de sus proyectos,
• el número de empleados implicados,
• la naturaleza de sus actividades.

Veamos algunos ejemplos característicos de instrumentos, herramientas o técnicas que resultan fundamentales dentro de la planificación del trabajo.

Un cuadro de mando ofrece una vista resumida de tus proyectos, dándote acceso a todos los datos importantes de una forma clara y contundente. Como resultado, esta herramienta:

• Contribuye a la ejecución de las actividades operativas. Gracias a la información visible en el cuadro de mando, puedes dirigir y controlar el proyecto con mayor precisión y maniobrar de forma proactiva.
• Apoya la toma de decisiones estratégicas. Un cuadro de mando es una excelente herramienta de información para supervisar tus KPI:
  • Planning del proyecto;
  • avance respecto a los plazos de entrega;
  • previsiones presupuestarias, etc.

La aplicación de gestión empresarial Teamwork, la cual incluye soluciones de flujo de trabajo, helpdesk, chat, CRM de ventas y plataforma colaborativa, cuenta con intuitivos cuadros de mando, a partir de los cuales puedes visualizar diferentes métricas sobre el comportamiento de tus proyectos.

Otras funcionalidades destacadas de la herramienta incluyen:

• Líneas del tiempo,
• plantillas personalizables para el seguimiento del avance,
• listados de objetivos por alcanzar,
• soluciones de integración de empleados.

💰  Teamwork es gratuito para pequeños negocios que se estén lanzando en la gestión de proyectos y ofrece una prueba gratuita de 30 días para sus demás planes de pago:

• Deliver: 10 euros/usuario/mes;
• Grow: 18 euros/usuario/mes.

Dependiendo de la empresa, la planificación puede o no formar parte del propio proceso de dirección. Sin embargo, es sin duda uno de los primeros pasos en la gestión de proyectos en general. Pero, ¿qué es exactamente la planificación? 👉   La elaboración de un plan de proyecto implica, entre otras cosas:

• Identificar las tareas necesarias para desarrollar el proyecto.
• Priorizar y organizar el trabajo, en particular utilizando metodologías como el WBS o el Método Waterfall.
• Definir el alcance y el plazo de ejecución.
• Establecer un calendario o una ayuda visual para representar la planificación como un diagrama de Gantt que proporcione una buena representación de:
  • Las diferentes tareas a realizar a lo largo del tiempo,
  • el progreso general del proyecto,
  • los hitos importantes.

🛠️   En este sentido, GanttPRO es una solución de gestión y planificación de proyectos basada en el principio del diagrama de Gantt. Ofrece, entre otras cosas, la posibilidad de planificar y controlar varios proyectos al mismo tiempo. Todo ello fomentando el trabajo en colaboración y la comunicación interna:

• Creación de espacios de trabajo,
• transferencia de archivos adjuntos,
• inclusión de comentarios, etc.

La última actualización de la herramienta, propone funcionalidades para administrar la carga de trabajo y los recursos disponibles. Asimismo, te permite llevar una completa gestión de tu portafolio de proyectos, de manera que puedas ejecutarlos de manera eficiente sin perderlos de vista.

💰  Los planes de pago que ofrece GanttPRO son los siguientes:

• Team: 8.90 euros/usuario/mes;
• Individual: 15 euros/usuario/mes.

Una vez realizada la planificación, es necesario saber qué recursos materiales y humanos se van a desplegar para llevar a cabo las distintas tareas. Esto se conoce como gestión de recursos y consiste en adecuar las capacidades con las que se cuentan a las necesidades de la empresa y sus proyectos.

Esto puede hacerse mediante la gestión de la capacidad, una herramienta que proporciona una visión estratégica de la asignación de recursos, con el objetivo de equilibrar:

• El bienestar de los empleados: se aprovechan las capacidades de cada uno de ellos y se evitan las cargas de trabajo excesivas;
• La consecución puntual de los objetivos.

🛠️   Mavenlink es un software de gestión de proyectos orientado principalmente a la gestión de recursos. Con esta herramienta, sabrás de un vistazo qué empleado es el más adecuado para llevar a cabo una determinada misión en relación con:

• Sus habilidades,
• su disponibilidad.

A través de una interfaz potente y moderna, Mavenlink se convierte en un motor de integración y automatización intuitivo que pone la inteligencia empresarial y los conocimientos prácticos al servicio de tu equipo.

Con la gestión de tareas, te centras más en el aspecto operativo de las cosas. Una herramienta de gestión de tareas, o gestor de tareas, le permite:

• Seguir el progreso de las diferentes tareas:
  • las que se han completado,
  • las que están en curso,
  • las que quedan por hacer.
• Asignar las tareas correctas a las personas adecuadas.

Una de las herramientas de seguimiento de proyectos más utilizadas es el método Kanban. Consiste en representar las tareas en forma de etiquetas, que se cambian en columnas ("por hacer", "en curso", "por probar", etc.) en función de su progreso.

🛠️  Gracias a los tableros Kanban que incluye la herramienta colaborativa Freedcamp, puedes gestionar las tareas y moverlas hasta la columna de finalización de forma rápida y moderna con la funcionalidad de arrastrar y soltar.

Este software de gestión de proyectos propone integraciones con Google calendar, Google Drive y Dropbox entre otros, lo que te ayuda a asegurar la perfecta alineación de tus proyectos.

💰  Todos los planes de Freedcamp, sin importar su precio, incluyen tareas, proyectos y almacenamiento ilimitados. Otras funcionalidades más avanzadas como los listado de tareas y subtareas, así como la personalización de acceso a las mismas, se encuentran disponible en los siguientes planes de plago:

• Pro: 1.29 euros/usuario/mes;
• Business: 7.29 euros/usuario/mes;
• Entreprise: 16.79 euros/usuario/mes.

Para gestionar un proyecto, es importante tener una buena gestión del tiempo y estar en capacidad de determinar el número de horas se necesitan para realizar un determinado trabajo. De este modo, puedes:

• Anticiparte a posibles retrasos para reajustar, por ejemplo, tus plazos o tus necesidades de recursos.
• Tener una idea más clara del tiempo necesario para cada actividad: de este modo, podrás controlar mejor tu planificación futura.

La gestión de proyectos requiere una comunicación y colaboración óptimas con todas las partes interesadas para agilizar los procesos y mejorar la productividad.

Para las organizaciones, esto significa poder:

• Intercambiar información en tiempo real,
• compartir datos y archivos,
• trabajar en los mismos documentos,
• crear espacios de trabajo en colaboración, etc.

¿Y si pudieras evitar la multiplicación de herramientas gracias a una solución que centralice todas las funciones esenciales para la gestión de proyectos?

De hecho, existen paquetes de software de gestión de proyectos que son verdaderos "copilotos" para el Director del proyecto y los equipos, y que proporcionan una visión global de las actividades.

Si tu empresa es lo suficientemente grande como para tener un gran número de proyectos, la gestión significa que tiene que tener una visión aún mayor del aspecto operativo (por ejemplo, decidir qué proyectos tienen prioridad).

En este caso, lo mejor es optar por un software de gestión de la cartera de proyectos, o software PPM.

Por último, ten en cuenta que existen herramientas de gestión de proyectos que pueden ofrecer una versión gratuita y no por eso ser menos potentes. Es el caso de Paymo, una plataforma de gestión del trabajo que cuenta con un conjunto de soluciones entre las cuales se incluyen:

• El control del tiempo,
• la gestión de recursos,
• la facturación.

Esta herramienta es ideal para pymes, aunque también puede constituir un gran apoyo para organizaciones de mayor tamaño. Esto se debe a que ofrece funcionalidades avanzadas de:

• Diagrama de Gantt;
• tableros Kanban;
• planificador de vacaciones;
• gráficos de desglose de flujo y cargas de trabajo;
• temporizador web;
• facturación de gastos;
• comunicaciones: chat, correo electrónico, hojas de cálculo, notas de reuniones, etc.

💰  Además de su completa versión gratuita, el gestor de proyectos en español de Paymo ofrece dos planes de pago adicionales, sin límites de usuarios:

• Small office: 8.5 euros/usuario/mes,
• Business: 13.5 euros/usuario/mes.

La ventaja de las pruebas gratis que ofrecen las herramientas es que resultan ser una buena opción para probar las funcionalidades y comprobar si satisfacen tus necesidades, antes de decidirse por la versión de pago.

* Precios actualizados a septiembre de 2021. Algunos precios en dólares fueron convertidos a euros de manera aproximativa.

Como pudiste constatarlo, la planificación es una etapa estratégica dentro de la gestión de proyectos. La misma requiere la destinación de tiempo y recursos suficientes para asegurar su éxito.

Dada la importancia de esta etapa dentro de la correcta realización de un proyecto, es necesario asegurarla a partir de diferentes métodos y herramientas. La eficacia y potencia de estos será lo que constituya un valor agregado para tu empresa y le asegure gozar de una ventaja competitiva.

A la hora de optar por una herramienta de planificación del trabajo, no dudes en comparar las opciones del mercado y evaluarlas en función de las necesidades propias de tu empresa. Solo así podrás saber cuál es la más adecuada para tu gestión. Si necesitas más alternativas, consulta nuestro catálogo y descubre el mejor software de gestión de proyectos.

Y tú, ¿utilizas alguna otra herramienta de planificación de proyectos para mejorar tu rendimiento? Tus opiniones y consejos son bienvenidos en los comentarios 😀  .