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Asegura tu gestión gracias a una herramienta de planificación de proyectos y tareas

Por María Fernanda Aguirre & Maëlys De Santis
Actualizado el 11 de abril de 2024, públicado inicialmente en septiembre 2021

¿Sabes cuáles son las herramientas para la planificación de proyectos que te permiten organizar todas tus actividades y trabajar de forma eficiente y fácil?

Hoy en día, la actividad de las organizaciones se basa cada vez más en la planificación y ejecución de proyectos. Estos últimos, cada vez más complejos y con una mayor cantidad de miembros en el equipo a coordinar.

¿La consecuencia? Los gestores de proyectos y sus equipos tienen que controlar muchos aspectos al mismo tiempo y ser capaces de garantizar el éxito del proyecto y el cumplimiento de las fechas límite de entrega.

La planificación, la asignación de recursos y el seguimiento de tareas requieren para garantizar su éxito la aplicación de técnicas y metodologías de organización del trabajo, así como la implementación de herramientas de gestión de proyectos.

✅  En este artículo, descubre junto con Appvizer todo sobre los programas de gestión de empresa más utilizados. Te proporcionamos ejemplos concretos de las herramientas y cómo asegurar una correcta planificación.

Herramientas de planificación y gestión de proyectos: ¿qué son?

Una herramienta de planificación de proyectos (y gestión de proyectos) es un dispositivo y, por tanto, en algunos casos un software, diseñado para facilitar la ejecución de una lista de tareas pendientes que permita alcanzar los objetivos de un proyecto y mejorar su rendimiento.

Debido a lo anterior, este tipo de herramienta son a la vez:

  • Estratégicas,
  • operativas,
  • multifuncionales.

De ahí que permitan abarcar un gran número de actividades y procesos, propios de la gestión empresarial, tales que:

Hoy en día, existen un sinnúmero de gestores de proyectos en los cuales apoyarte y, a continuación, te presentamos los principales.

☝️ No pierdas de vista, claro está, que las necesidades en términos de herramientas difieren de una organización a otra, según:

  • El tamaño de sus proyectos,
  • el número de empleados implicados,
  • la naturaleza de sus actividades.

¿Cuáles son las herramientas de planificación de proyectos?

Los precios de este artículo se actualizaron en abril de 2024.

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Freedcamp

GanttPRO

Notion

Paymo

Teamwork

Trello

Por todas las empresas Por las empresas de más de 5000 empleados Por todas las empresas Por las empresas de más de 2 a 5000 empleados Por las empresas de más de 1 empleados Por todas las empresas

Versión de pago desde 1,49 US$ /mes

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Freedcamp

🛠️  Gracias a los tableros Kanban que incluye la herramienta colaborativa Freedcamp, puedes gestionar las tareas y moverlas hasta la columna de finalización de forma rápida y moderna con la funcionalidad de arrastrar y soltar.

Este software de gestión de proyectos propone integraciones con Google calendar, Google Drive y Dropbox entre otros, lo que te ayuda a asegurar la perfecta alineación de tus proyectos.

💰  Todos los planes de Freedcamp, sin importar su precio, incluyen tareas, proyectos y almacenamiento ilimitados. Otras funcionalidades más avanzadas como los listado de tareas y subtareas, así como la personalización de acceso a las mismas, se encuentran disponible en los siguientes planes de plago:

  • Pro: $1.29/usuario/mes;
  • Business: $7.29/usuario/mes;
  • Entreprise: $16.79/usuario/mes.
Freedcamp

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Software para la organización de proyectos
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GanttPRO

🛠️   GanttPRO es una solución de gestión y planificación de proyectos basada en el principio del diagrama de Gantt. Ofrece, entre otras cosas, la posibilidad de planificar y controlar varios proyectos al mismo tiempo. Todo ello fomentando el trabajo en colaboración y la comunicación interna:

  • Creación de espacios de trabajo,
  • transferencia de archivos adjuntos,
  • inclusión de comentarios, etc.

La última actualización de la herramienta, propone funcionalidades para administrar la carga de trabajo y los recursos disponibles. Asimismo, te permite llevar una completa gestión de tu portafolio de proyectos, de manera que puedas ejecutarlos de manera eficiente sin perderlos de vista.

💰  Los planes de pago que ofrece GanttPRO son los siguientes:

  • Basic: $7,99/usuario/mes;
  • Pro: $12,99/usuario/mes;
  • Business: $19,99/usuario/mes;
  • Enterprise: Bajo solicitud.
GanttPRO

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Herramienta de Gestión de Proyectos con Diagramas de Gantt Avanzados
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Mavenlink

🛠️   Mavenlink es un software de gestión de proyectos orientado principalmente a la gestión de recursos. Con esta herramienta, sabrás de un vistazo qué empleado es el más adecuado para llevar a cabo una determinada misión en relación con:

  • Sus habilidades,
  • su disponibilidad.

A través de una interfaz potente y moderna, Mavenlink se convierte en un motor de integración y automatización intuitivo que pone la inteligencia empresarial y los conocimientos prácticos al servicio de tu equipo.

Notion

🛠️ Notion es una herramienta versátil que ofrece soluciones para documentación, creación de wikis, gestión de proyectos y calendarios, todo en una misma plataforma. Facilita la organización y colaboración en equipos, permitiendo centralizar la información y mejorar la comunicación.

Para la gestión de proyectos, se centra en la flexibilidad y personalización, permitiendo a los equipos organizar y visualizar sus proyectos de manera eficiente. Ofrece herramientas para:

  • la creación y gestión de tareas,
  • establecimiento de plazos,
  • y seguimiento del progreso.

Además, integra la colaboración en equipo y la documentación en un solo lugar, lo que mejora la comunicación y la productividad. Notion adapta su plataforma para satisfacer las necesidades específicas de cada proyecto y equipo.

Notion ofrece varios planes con diferentes precios:

  • El Plan Gratis es ideal para uso individual con algunas limitaciones en el uso compartido.
  • El Plan Plus Pro está disponible para un usuario por 7,50 euros al mes.
  • El Plan Business está orientado a equipos y cuesta 17 euros por usuario al mes.
  • El Plan Enterprise es para organizaciones más grandes y los precios varían según las necesidades específicas.
Notion

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Software de gestión de proyectos colaborativo
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Paymo

Ten en cuenta que existen herramientas de gestión de proyectos que pueden ofrecer una versión gratuita y no por eso ser menos potentes. Es el caso de Paymo, una plataforma de gestión del trabajo que cuenta con un conjunto de soluciones entre las cuales se incluyen:

  • El control del tiempo,
  • la gestión de recursos,
  • la facturación.

Esta herramienta es ideal para pymes, aunque también puede constituir un gran apoyo para organizaciones de mayor tamaño. Esto se debe a que ofrece funcionalidades avanzadas de:

  • Diagrama de Gantt;
  • tableros Kanban;
  • planificador de vacaciones;
  • gráficos de desglose de flujo y cargas de trabajo;
  • temporizador web;
  • facturación de gastos;
  • comunicaciones: chat, correo electrónico, hojas de cálculo, notas de reuniones, etc.

💰  Además de su completa versión gratuita, el gestor de proyectos en español de Paymo ofrece dos planes de pago adicionales, sin límites de usuarios:

  • Starter: 5.6 euros/usuario/mes;
  • Small office: 10.3 euros/usuario/mes;
  • Business: 15.9 euros/usuario/mes.
Paymo

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La mejore gestión de proyectos en la producción empresarial
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Teamwork

La aplicación de gestión empresarial Teamwork, la cual incluye soluciones de flujo de trabajo, helpdesk, chat, CRM de ventas y plataforma colaborativa, cuenta con intuitivos cuadros de mando, a partir de los cuales puedes visualizar diferentes métricas sobre el comportamiento de tus proyectos.

Otras funcionalidades destacadas de la herramienta incluyen:

  • Líneas del tiempo,
  • plantillas personalizables para el seguimiento del avance,
  • listados de objetivos por alcanzar,
  • soluciones de integración de empleados.

💰  Teamwork es gratuito para pequeños negocios que se estén lanzando en la gestión de proyectos y ofrece una prueba gratuita de 30 días para sus demás planes de pago:

  • Deliver: 9,99 euros/usuario/mes;
  • Grow: 19,99 euros/usuario/mes.
Teamwork

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Gestiona tus proyectos eficientemente
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Trello

🛠️ Con Trello, la organización de tus proyectos se transforma en una experiencia visual y altamente intuitiva. Este software, famoso por sus tableros estilo Kanban, te permite gestionar tareas con una simplicidad asombrosa gracias a su funcionalidad de arrastrar y soltar. Las tarjetas de Trello son perfectas para visualizar rápidamente el estado de cada tarea y proyecto, facilitando la colaboración y el seguimiento en tiempo real.

La integración de Trello con otras herramientas es un punto fuerte: se sincroniza sin problemas con aplicaciones como:

  • Slack,
  • Google Drive,
  • Dropbox y muchas más,

asegurando que tu flujo de trabajo sea fluido y que todos los recursos estén al alcance de tu equipo.

💰 Trello se destaca por su accesibilidad, ofreciendo un plan básico gratuito con funcionalidades ilimitadas en cuanto a

  • tarjetas,
  • listas
  • y tableros

ideal para equipos pequeños o proyectos individuales. Para necesidades más avanzadas, Trello ofrece planes de pago que incluyen potentes herramientas como la automatización con Butler, integraciones avanzadas, y mayor control sobre la privacidad y administración de los tableros. Los planes de pago son:

  • Standard: $5 por usuario/mes (facturado anualmente) o $6 facturado mensualmente.
  • Premium: $10 por usuario/mes (facturado anualmente) o $12.50 facturado mensualmente.
  • Enterprise: $17.50 por usuario/mes, facturado anualmente.
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Herramienta para trabajar de forma colaborativa
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¿Existen herramientas gratuitas de gestión de proyectos?

¡La respuesta es un rotundo ! 🎉 Las herramientas gratuitas de gestión de proyectos no solo existen, sino que son verdaderos tesoros para pequeñas empresas y startups. Imagínate recortar costos sin sacrificar la eficiencia: estas herramientas son la solución perfecta para quienes buscan maximizar recursos con presupuestos ajustados.

Son fáciles de usar, intuitivas, y listas para ayudarte a poner en marcha tus proyectos desde el día uno.

Ahora, seamos realistas, lo gratuito viene con sus matices. Estas herramientas ofrecen las funcionalidades esenciales – planificación de tareas, seguimiento básico y colaboración en equipo – pero con ciertas limitaciones.

Por ejemplo, podrías encontrarte con restricciones en la cantidad de proyectos o en opciones de personalización avanzadas. Y sí, mientras que herramientas te dan un gusto de lo que pueden hacer en sus versiones gratuitas, las funcionalidades más sofisticadas se guardan para los usuarios premium.

En cuanto a seguridad y respaldo de datos, es posible que las versiones gratuitas no ofrezcan el blindaje completo que tu proyecto necesita, especialmente si manejas información delicada. Pero no te preocupes, estas herramientas son el punto de partida ideal para proyectos pequeños y te preparan el terreno para cuando estés listo para dar el salto a opciones más avanzadas. ¡Así que, adelante! Explora estas herramientas gratuitas y descubre cómo pueden potenciar tus proyectos sin afectar tu bolsillo.

☝️ Y no olvidas que los software de pago también tienen una ventaja: las pruebas gratis. Ofrecen las herramientas es que resultan ser una buena opción para probar las funcionalidades y comprobar si satisfacen tus necesidades, antes de decidirse por la versión de pago.

¿Cuáles son las ventajas de herramientas o software para planificar proyectos?

¡Las herramientas de planificación de proyectos son auténticos superhéroes en el mundo empresarial! Veamos sus beneficios, no, superpoderes principales:

  • Pon en orden el caos con una organización estelar. Cada tarea, deadline y recurso está claro y bien ubicado. Resultado: una vista panorámica que te pone siempre un paso adelante.
  • Centraliza la info clave para una comunicación eficaz. Todos en el mismo barco, con acceso a la información actualizada al instante. Olvídate de los correos perdidos o malentendidos.
  • Flexibilidad y acceso 24/7: con herramientas en la nube, trabaja desde cualquier lugar y a cualquier hora. Ideal para equipos remotos o globales. ¡El proyecto no se detiene!
  • Toma decisiones basadas en datos reales gracias a análisis y reportes de alto nivel. Con informes y dashboards a tu medida, detecta rápidamente áreas de mejora y ajusta tu estrategia.

Así que, si buscas eficiencia, orden y un manejo del proyecto sin fisuras, estas herramientas son tu mejor aliado. Son la inversión inteligente para quien busca llevar sus proyectos al próximo nivel de éxito y productividad.

¿Qué herramientas se pueden utilizar para planificar proyectos además de software?

1. Los cuadros de mando

Un cuadro de mando ofrece una vista resumida de tus proyectos, dándote acceso a todos los datos importantes de una forma clara y contundente. Como resultado, esta herramienta:

  • Contribuye a la ejecución de las actividades operativas. Gracias a la información visible en el cuadro de mando, puedes dirigir y controlar el proyecto con mayor precisión y maniobrar de forma proactiva.
  • Apoya la toma de decisiones estratégicas. Un cuadro de mando es una excelente herramienta de información para supervisar tus KPI:

2. Herramientas de planificación

Dependiendo de la empresa, la planificación puede o no formar parte del propio proceso de dirección. Sin embargo, es sin duda uno de los primeros pasos en la gestión de proyectos en general. Pero, ¿qué es exactamente la planificación? 👉   La elaboración de un plan de proyecto implica, entre otras cosas:

  • Identificar las tareas necesarias para desarrollar el proyecto.
  • Priorizar y organizar el trabajo, en particular utilizando metodologías como el WBS o el Método Waterfall.
  • Definir el alcance y el plazo de ejecución.
  • Establecer un calendario o una ayuda visual para representar la planificación como un diagrama de Gantt que proporcione una buena representación de:
    • Las diferentes tareas a realizar a lo largo del tiempo,
    • el progreso general del proyecto,
    • los hitos importantes.

3. Herramientas de gestión de recursos

Una vez realizada la planificación, es necesario saber qué recursos materiales y humanos se van a desplegar para llevar a cabo las distintas tareas. Esto se conoce como gestión de recursos y consiste en adecuar las capacidades con las que se cuentan a las necesidades de la empresa y sus proyectos.

Esto puede hacerse mediante la gestión de la capacidad, una herramienta que proporciona una visión estratégica de la asignación de recursos, con el objetivo de equilibrar:

  • El bienestar de los empleados: se aprovechan las capacidades de cada uno de ellos y se evitan las cargas de trabajo excesivas;
  • La consecución puntual de los objetivos.

4. Herramientas para seguimientos de proyectos y tareas

Con la gestión de tareas, te centras más en el aspecto operativo de las cosas. Una herramienta de gestión de tareas, o gestor de tareas, le permite:

  • Seguir el progreso de las diferentes tareas:
    • las que se han completado,
    • las que están en curso,
    • las que quedan por hacer.
  • Asignar las tareas correctas a las personas adecuadas.

Una de las herramientas de seguimiento de proyectos más utilizadas es el método Kanban. Consiste en representar las tareas en forma de etiquetas, que se cambian en columnas ("por hacer", "en curso", "por probar", etc.) en función de su progreso.

5. Herramientas de gestión del tiempo

Para gestionar un proyecto, es importante tener una buena gestión del tiempo y estar en capacidad de determinar el número de horas se necesitan para realizar un determinado trabajo. De este modo, puedes:

  • Anticiparte a posibles retrasos para reajustar, por ejemplo, tus plazos o tus necesidades de recursos.
  • Tener una idea más clara del tiempo necesario para cada actividad: de este modo, podrás controlar mejor tu planificación futura.

6. Herramientas de comunicación y colaboración

La gestión de proyectos requiere una comunicación y colaboración óptimas con todas las partes interesadas para agilizar los procesos y mejorar la productividad.

Para las organizaciones, esto significa poder:

  • Intercambiar información en tiempo real,
  • compartir datos y archivos,
  • trabajar en los mismos documentos,
  • crear espacios de trabajo en colaboración, etc.

7. Herramientas de gestión de proyectos

¿Y si pudieras evitar la multiplicación de herramientas gracias a una solución que centralice todas las funciones esenciales para la gestión de proyectos?

De hecho, existen paquetes de software de gestión de proyectos que son verdaderos "copilotos" para el Director del proyecto y los equipos, y que proporcionan una visión global de las actividades.

8. Herramientas de gestión de la cartera de proyectos

Si tu empresa es lo suficientemente grande como para tener un gran número de proyectos, la gestión significa que tiene que tener una visión aún mayor del aspecto operativo (por ejemplo, decidir qué proyectos tienen prioridad).

En este caso, lo mejor es optar por un software de gestión de la cartera de proyectos, o software PPM.

Herramientas para la planificación de proyectos: el mejor gestor de tiempo y colaboración para tu equipo

Como pudiste constatarlo, la planificación es una etapa estratégica dentro de la gestión de proyectos. La misma requiere la destinación de tiempo y recursos suficientes para asegurar su éxito.

Dada la importancia de esta etapa dentro de la correcta realización de un proyecto, es necesario asegurarla a partir de diferentes métodos y herramientas. La eficacia y potencia de estos será lo que constituya un valor agregado para tu empresa y le asegure gozar de una ventaja competitiva.

A la hora de optar por una herramienta de planificación del trabajo, no dudes en comparar las opciones del mercado y evaluarlas en función de las necesidades propias de tu empresa. Solo así podrás saber cuál es la más adecuada para tu gestión. Si necesitas más alternativas, consulta nuestro catálogo y descubre el mejor software de gestión de proyectos.

Y tú, ¿utilizas alguna otra herramienta de planificación de proyectos para mejorar tu rendimiento? Tus opiniones y consejos son bienvenidos en los comentarios 😀  .

Ingeniera civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia) con máster en lenguas modernas de la Université Paul Valéry de Montpellier, Francia, María Fernanda trabaja como traductora, redactora y creadora de contenido. Hoy en día, combina sus habilidades analíticas con su amor por la escritura para crear contenido de calidad sobre diferentes temáticas y llevarlo más allá de las fronteras. Yoga, bienestar, recursos humanos y un sinnúmero de temas del mundo empresarial, cada asunto es tratado con precisión, con el objetivo de adaptarse a un público objetivo específico. Este camaleón idiomático es un verdadero apasionado por la lista de viñetas (¡el SEO forma parte de su ADN!).

María Fernanda Aguirre

María Fernanda Aguirre, Editorial Manager

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