Roadmap: ¿cómo gestionar eficazmente tu proyecto?

Por Anaraya Albornoz
Actualizado el 22 de septiembre de 2020, públicado inicialmente en marzo 2020
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¿Roadmap? Por definición evolutiva e iterativa, la Gestión de Proyectos requiere la implementación de métodos ágiles.

Para ayudarte diariamente en la planificación del proyecto, su pilotaje y su monitoreo, existen muchas herramientas capaces de satisfacer perfectamente las expectativas de la gestión de proyectos.

¡Entre ellos, el Roadmap online ofrece una hoja de ruta para una mejor priorización y una gestión perfecta del trabajo! Más que un simple diagrama de Gantt o un Kanban, se trata de una herramienta que optimiza la productividad de los equipos en tiempo real.

Veamos cómo integrarlo efectivamente en tus procesos para una mejora continua y cómo elegir el software de gestión de proyectos adecuado. 

Roadmap: significado

El Roadmap, conocido en español como hoja de ruta, funciona como un cronograma para la planificación del proyecto. Se trata de un verdadero manifiesto ágil, un documento directivo que enumera la lista de tareas a ejecutar en el marco del proyecto según un principio de iteración e integración continua. La hoja de ruta del proyecto ofrece una definición y una proyección realista, lógica y estructurada de las principales etapas de un proyecto, la evolución y el ciclo de vida dentro de la empresa.

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¿Qué es un Roadmap?

En el modo de proyecto ágil, la hoja de ruta está diseñada sobre la base del famoso modelo del Ciclo en V imaginado como resultado del problema de reactividad del modelo en cascada (Diagrama de Gantt o Kanban). En el caso de incidente o anomalía, este modelo del ciclo en V evita retroceder a pasos anteriores. El Roadmap se articula según sprints iterativos en lugar de un calendario estático. Hablamos de gestión ágil de proyectos o Scrum: un marco de gestión de proyectos que tiene como objetivo la mejora continua de la productividad.

En una gestión Scrum, la Roadmap u hoja de ruta también puede anticipar y priorizar la gestión del proyecto en perfecta colaboración con todas las partes interesadas, con una lógica de objetivos y resultados más que características o plazos.

¿Cómo hacer un roadmap?

Para establecer una Roadmap efectiva, aquí hay 3 fases imprescindibles que debes respetar:

1. Analizar lo existente

El primer paso es identificar las acciones ya implementadas. La participación de todas las partes interesadas es esencial para garantizar una buena gestión de proyectos y para registrar tu hoja de ruta en un proyecto colaborativo.

Por ejemplo, puedes desglosar cada proyecto en forma de formulario:

  • Desafíos, hitos y objetivos;

  • Recursos humanos (internos, externos) y presupuesto asignado;

  • Personas involucradas y el nivel de progresión;

  • Hoja de ruta preliminar.

2. Priorizar proyectos

El segundo paso es anticipar proyectos futuros para que puedan integrarse en la hoja de ruta. Nuevo proyecto web o proyecto IT, lanzamiento de producto, cambio de servicio.

Piensa a corto, mediano y largo plazo y prioriza en función de la viabilidad y del ROI.

3. Definir objetivos claros

Según lo existente y la priorización de tus proyectos, debes fijar claramente los objetivos que deseas alcanzar a corto, mediado y largo plazo. Establece objetivos estrategicos y alcanzables. 

4. Construir la hoja de ruta

Es en esta etapa que la hoja de ruta toma forma de proyecto. Configura un manifiesto ágil y un backlog con cada comité directivo, dicho documento debe contener:

  • listas de tareas,

  • presupuesto,

  • recursos asignados,

  • sprints y objetivos,

  • hitos,

  • informes,

  • tiempos, etc.

5. Establecer indicadores de rendimiento

Una vez lanzado el plan de acción, es importante que sigas el desarrollo y avance de cada actividad. Identificar claramente los KPIs o indicadores que mejor traduzcan el resultado de tus acciones, es la única manera de conocer la progresión del proyecto.

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Ventajas del Roadmap

Tanto startups como grandes corporaciones no deberían prescindir de la utilización de una hoja de ruta para la gestión del proyecto. La creación de un Roadmap permite a las empresas un mejor control de la cartera de proyectos, optimizando:

  1. La gestión del tiempo con una visión clara del progreso del proyecto;

  2. La gestión de recursos para asignar a cada entregable;

  3. La gestión de riesgos a lo largo de la fases críticas del proyecto;

  4. La gestión del cambio sobre la base de informes periódicos.

Concretamente, al establecer un calendario metodológico en cada etapa del proyecto, aumentan las posibilidades de alcanzar los objetivos establecidos en el tiempo dado. ¿Cómo? Gracias a una gestión perfecta del "backlog" que designa las funcionalidades o las tareas consideradas necesarias y suficientes para la realización del proyecto.

Dependiendo del tipo de proyecto, el comité directivo puede monitorear la viabilidad de cada parte del proyecto y, de este modo, cumplir con las especificaciones del proyecto. El backlog puede continuar durante todo el proyecto y sirve como referencia en materia de requisitos y limitaciones.

¿Sabías qué? ¡Gracias a la roadmap, podrías obtener la certificación PMP (Project Management Professional)! Este programa de acreditación de gestión de proyectos está gestionado por el Project Management Institute (PMI) y ofrece reconocimiento profesional en todo el mundo.

¡Ahora depende de ti cambiar al modo de proyecto ágil!

Ahora que tienes todas las cartas en la mano para elegir una solución, todo lo que tienes que hacer es configurar métodos realmente ágiles. ¡Adiós Gantt o Kanban! y ¡hola el ciclo en V!

Depende de ti y de tu dirección adoptar una gestión ágil de Scrum: mantén tu hoja de ruta de forma iterativa y con objetivos de mejora continua después de cada sprint.

La priorización, el encuadre, la presentación de informes, la acumulación y la gestión de cambios a corto plazo deben ser tu divisa.

¡El Roadmap es una necesidad para los negocios de hoy en día!

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