Software de ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning) software: guía de compra

¿Que es Enterprise Resource Planning o ERP y para qué sirve?

ERP significado: Enterprise Resource Planning

Un software ERP o de «planificación de recursos empresariales» (significado en español) es un programa que facilita la gestión de todos los procesos de negocios en una empresa. El programa ERP es una herramienta ideal para gestionar de forma homogénea y coherente el sistema de información (SI) de una organización.

El sistema ERP integra las distintas herramientas en el seno de una empresa, recurriendo a varias funciones como:

• la gestión de los recursos humanos,

• la gestión financiera y contable,

• la planeación de producción,

• la gestión de las existencias (control de inventarios y gestión de almacenes),

• la emisión de órdenes de venta y de cobranza,

• la construcción de las aplicaciones informáticas. 

Los programas de planificación de los recursos empresariales permiten agilizar los procesos de negocios en las empresas, mejorar la trazabilidad, gestionar las referencias (productos, artículos y existencias), así como gestionar las relaciones con terceros (proveedores y subcontratistas).

Esto es posible gracias a la centralización de los datos y a su explotación mediante los distintos módulos que permiten gestionar las distintas actividades de la empresa (existencias, proveedores, facturación, relación con el cliente, contabilidad, etc.)

Sistema de Planificación de Recursos Empresariales: funcionalidades

• Administración de la cadena de suministro,

• optimización de la inteligencia de negocios,

• obtención de datos en tiempo real,

• emisión de orden de cobranza,

• gestión del ciclo de vida del producto,

• planificación de requerimientos materiales,

• gestión del rendimiento empresarial,

• automatización de fuerzas de ventas,

• gestión del inventario,

• gestión del transporte,

• integración de aplicaciones (sistema de contabilidad, por ejemplo).

Características de un sistema de gestión ERP

La solución ERP se compone de módulos funcionales que utilizan los mismos datos en una única base centralizada.

Es un conjunto en el que todas las partes funcionan de forma armoniosa entre ellas. Esto refleja su ergonomía, que hace que la información sea única y, por tanto, que el sistema de información ERP sea coherente.

En ese sentido, pueden intervenir en una o varias aplicaciones al mismo tiempo. Así, las aplicaciones modulares del programa ERP permiten garantizar la compatibilidad de los módulos entre ellos que se encajan como piezas de un Lego.

Tipos de ERP enterprise 

Los software ERP funcionan según los módulos configurados. Algunos tipos de módulos en el sistema ERP son:

Módulo finanza

Suele dividirse en submódulos y realizar un control de la gestión y de las previsiones de todos los servicios financieros de la empresa.

También controla la gestión de las inversiones, los recursos humanos, los gastos de desplazamiento, facturación y todo aquello vinculado a la gestión de los salarios y del horario laboral. Para utilizar este módulo, es necesario tener un amplio conocimiento de temas de contabilidad.

Módulo logístico

Es el más buscado por las empresas, se utiliza para la gestión de las ventas/compras, especialmente, la gestión de las existencias.

Este módulo también permite gestionar los pedidos de los clientes y las entregas, pero su mayor ventaja es la optimización del proceso de los flujos de trabajo y del ciclo de vida de los productos.

La gestión precisa de los controles de calidad y de las facturas es otra de las ventajas del sistema ERP. De esta manera, los empresarios pueden coordinar y activar medidas correctoras y aumentar la rentabilidad del negocio.

Módulo CRM y comercio electrónico

Permite gestionar la venta en línea, aunque oficialmente suele considerarse como un programa de gestión de la relación con los clientes, también conocido como Customer Relationship Management (CRM).

Este módulo también se asocia con una herramienta de informe, puesto que permite obtener estadísticas y analíticas.

La funcionalidad principal del módulo de comercio electrónico es realizar ofertas de marketing y enviar publicidad por correo electrónico.

Ventajas del sistema ERP

Dada la importancia del «e-business» para las empresas, es indispensable usar herramientas basadas en las tecnologías de la información y de la comunicación.

El programa ERP es el más utilizado para integrar y automatizar las funciones de la empresa.

• Trabajo colaborativo: la herramienta tiene la particularidad de crear aplicaciones informáticas en torno al sistema de información de acuerdo con cada función de la empresa y de forma modular. Es cierto que todos los módulos no dependen los unos de los otros, no obstante comparten una base de datos única y común.

• Centralización de la información: un software ERP es un motor de flujo de trabajo. Gracias a este último, cuando un dato se guarda en el sistema de información de ERP se propaga, automáticamente, a los módulos adecuados, respetando una estricta programación.

• Aumento de la productividad: el ERP puede ser integrado con el Pack Office, esto hace posible importar y exportar datos desde documentos Excel, por ejemplo. Lo cual ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y a obtener datos organizados fácilmente para las analíticas del negocio. 

Los nuevos software de gestión empresarial son cada vez más ágiles, muchas veces son también denominados «programas de gestión». 

• Disminución de la inversión inicial,

• Menos esfuerzos técnicos en beneficio del aspecto funcional,

• Aumento significativo del ROI,

• Mayor capacidad de evolución (escalabilidad).

¿Qué tipo de empresas utilizan un sistema de gestión ERP?

Los sistemas ERP optimizan la gestión de todo tipo de empresas (de microempresas y pymes a grandes corporaciones). La gran ventaja de los sistemas ERP es que están compuestos por módulos, esta constitución permite a cualquier compañía apropiarse completamente de la aplicación, adaptarla de extremo a extremo según las necesidades del negocio y ¡sacar el mayor provecho!. 

Existen soluciones ERP propias a algunos sectores o profesiones. Estos responden a necesidades específicas. 

¿Cómo elegir un sistema de planificación de recursos empresariales? 

• Presupuesto de tu empresa para invertir en soluciones informáticas.

• Sector y tamaño de tu compañía.

• Opiniones, evaluaciones y comentarios de otros usuarios.

• Todos los aspectos referentes al soporte técnico, la asistencia y la capacitación.

Mejores ERP: más usados en España

El mercado de los software ERP tradicionales está prácticamente monopolizado por:

ERP SAP Business One

Software ERP para pequeñas empresas.

Oracle

Productos ERP tendencias y soluciones específicas a diferentes industrias.

Sage Murano Online

Sistema ERP diseñado para pequeñas y medianas empresas.

Microsoft Dynamics NAV

Solución ERP para ayudar a las empresas en crecimiento a conseguir más oportunidades.

Sin embargo, la oferta de software de gestión ERP en el mercado es significativa.  Cada sistema ERP tiene una especificidad según diferentes sectores económicos.

• Everwin GX-GE - Topografía

• Everwin GX-BTP - Industria de la construcción

• Stafiz - Consultoras

ERP ejemplos para pymes

Netsuite Oracle - Es un ejemplo de software ERP especializado en pymes.

La nueva generación de programas ERP en modo SaaS (Software as a Service) sabe adaptarse a las necesidades de las pymes gracias a las siguientes funciones:

• Entornos ergonómicos y accesibles desde un terminal móvil.

• Funciones colaborativas (reparto de documentos y de conocimientos).

• Valorización de los datos mediante funciones de marketing y comerciales.

• Objetivo 0 % integración versus 100 % configuración.