¿Qué es y cómo hacer un cuadro de mando integral fácilmente?

¿Qué es y cómo hacer un cuadro de mando integral fácilmente?

Actualizado el 7 de mayo de 2024, públicado inicialmente en octubre 2020

Entre los principales desafíos para la planificación de un proyecto se encuentra la producción regular de un CMI o cuadro de mandos integral (scoreboard). Este enfoque formaliza un resumen rápido del rendimiento de un proyecto o de una empresa que luego puede usarse para corregir eficazmente cualquier irregularidad.

¡Descubre todas las ventajas de esta herramienta, la importancia de elegir los indicadores correctos, cómo construir un CMI o cuadro de mando integral con éxito y por qué hacerlo con un software especializado!

¿Qué es el cuadro de mando integral, o CMI?

Definición del cuadro de mando integral

El cuadro de mando integral (CMI) es una herramienta de gestión avanzada utilizada para implementar y monitorear la estrategia de una organización a través de una perspectiva multifacética y equilibrada.

Esta herramienta es vital tanto para la comunicación interna—facilitando que todos los niveles de la organización comprendan los objetivos y estrategias—como para la externa, ofreciendo a los stakeholders una imagen clara del rumbo y desempeño de la empresa.

Entonces, el cuadro de mando integral ayuda a visualizar los elementos claves de un proyecto o de una empresa y a gestionar de manera proactiva su progreso de forma interna y externa a la empresa.

¿Cuáles son las 4 perspectivas del cuadro de mando integral?

Desarrollado inicialmente por Robert Kaplan y David Norton en la década de 1990, el CMI permite a las empresas visualizar su rendimiento en cuatro áreas clave:

  • financiera,
  • clientes,
  • procesos internos,
  • y aprendizaje y crecimiento.

Los objetivos de un cuadro de mando

El propósito es organizar y dirigir el despliegue de la estrategia a través de un enfoque basado en herramientas analíticas.

Concretamente, se trata de transformar la estrategia y visión de la empresa en un conjunto amplio de indicadores de rendimiento que proporcionan la base para un sistema de gestión estratégica y medición del desempeño. El CMI busca no solo vigilar la ejecución de actividades sino que se enfoca en informar y guiar el desempeño futuro.

✅ Por lo tanto, actúa como una brújula que dirige a la empresa hacia sus metas a largo plazo, asegurando que todas las acciones del día a día están alineadas con los objetivos más grandes de la organización. Este enfoque:

  • ayuda a prevenir desviaciones en el cumplimiento de la estrategia
  • y promueve una cultura de mejora continua y aprendizaje organizacional.

¿Cuáles son las 5 ventajas del CMI?

La traducción de objetivos estratégicos en operativos

Tal como la traducción de una lengua, el CMI facilita la descomposición de metas estratégicas en objetivos operacionales que son tangibles y manejables para cada departamento o individuo.

✔️ Esta capacidad de traducción asegura que la visión de la empresa se convierte en prácticas y metas específicas, lo que aumenta la claridad y facilita la ejecución coherente de la estrategía a todos los niveles.

Priorización de proyectos y acciones de marketing

Al clarificar qué objetivos y proyectos son más críticos para el éxito estratégico, el CMI permite a los gerentes optimizar la asignación de recursos.

✔️Esto es especialmente útil en la gestión de presupuestos y en la dirección de esfuerzos hacia las áreas que generan mayor valor añadido, permitiendo así un enfoque más efectivo en proyectos de desarrollo de producto y campañas de marketing dirigidas.

Medición y monitoreo del progreso

Utilizando indicadores de rendimiento bien definidos, el CMI proporciona una forma sistemática de medir el éxito en el logro de objetivos.

✔️Esta monitorización continua permite evaluar la eficacia de las estrategias implementadas y realizar ajustes proactivos, lo que facilita la adaptación a cambios en el entorno empresarial o en la propia organización.

Alineación del trabajo individual con los objetivos operativos

El CMI ayuda a cada empleado a entender cómo su trabajo diario afecta y contribuye a los objetivos estratégicos de la empresa.

✔️Esta alineación mejora la motivación y compromiso al proporcionar a los empleados una visión clara de su rol en el éxito de la compañía.

Facilitación de la comunicación interdepartamental

El CMI promueve una comunicación efectiva entre departamentos al proporcionar un marco común que todos los miembros de la organización pueden entender y utilizar.

✔️Esto es especialmente valioso en empresas grandes donde la falta de comunicación puede llevar a esfuerzos duplicados o contradicciones entre departamentos.

Cuadro de mandos integral: KPI o indicadores

Un indicador es un dato capaz de resumir información mucho más compleja en un solo número o tendencia, los indicadores constituyen la base de cualquier CMI.

Al gestionar varios proyectos, es aconsejable combinar KPI (key performance indicator) o indicadores operativos para los procesos internos y de rendimiento para una perspectiva financiera, favoreciendo un enfoque inteligente.

1. Procesos internos

Este tipo de indicador se centra en la eficiencia de la "gestión de proyectos" al medir esencialmente los esfuerzos realizados en relación con los objetivos iniciales.

Las preguntas de evaluación a las que responde siguen siendo bastante simples: se relacionan con los problemas de QCD (calidad, costos, tiempo) de la organización, y el resultado a menudo se expresa como un porcentaje o en valor monetario. Los más comunes son:

  • ¿Cuál es el nivel actual de uso de los recursos planificados?
  • ¿Cuáles son los tiempos promedio dedicados a ciertas tareas?

2. Indicadores de riesgos

La gestión del proyecto también implica el control y el monitoreo de los riesgos relacionados con el proyecto o tipo de actividad.

Debido a esta perspectiva específica de gestión del tiempo y posibles retrasos, generalmente se expresan en forma de:

  • tasa de disponibilidad (cálculo provisional de la carga de trabajo, evaluación del absentismo, etc.)
  • o logro (número de tareas completadas en relación con el total planificado, etc.).

Verdaderas alertas en la detección de anomalías, su rápida corrección evitará el deterioro de uno o más indicadores de resultados en un horizonte más largo.

Con frecuencia, los indicadores se asocian con los códigos de color verde (OK), amarillo (atención) o rojo (situación crítica) cuando intentamos representarlos gráficamente.

3. Satisfacción del Cliente

En esta perspectiva entran todos los datos que pueden medir la relación de cliente con respecto a tu producto o servicio.

Por ejemplo:

  • fidelidad del cliente,
  • precio del producto o servicio,
  • imagen que tienen los clientes,
  • nuevos clientes potenciales,
  • notoriedad, etc.

4. Indicadores de finanzas

Suele ser uno de los indicadores tradicionalmente utilizados para medir el rendimiento de las empresas. El seguimiento del plan estratégico suele verse reflejado en este indicador, básicamente son todos los datos que reflejan la situación económica de la empresa.

5. Aprendizaje y crecimiento

Se trata de medir los activos que permiten a la empresa desarrollarse y evolucionar. La perspectiva de aprendizaje y crecimiento se convierte en un indicador de los recursos humanos:

  • implicación,
  • motivación,
  • cultura de empresa,
  • competencias,
  • satisfacción,
  • y productividad.

La correcta lectura e interpretación de estos indicadores permite una toma de decisiones bajo una lógica de largo, mediano y corto plazo.

¿Cómo hacer un cuadro de mando integral en 5 etapas?

1. Definir la estrategia

El diseño de una estrategia requiere la definición precisa de los resultados esperados. Debes asegurarte de haber identificado adecuadamente las necesidades de la empresa y haber de fijado objetivos realistas.

Cuadro de mando integral Kaplan y Norton

2. Definir los objetivos para cada perspectiva

Para ello, debes construir un mapa estratégico que contenga:

  • Finanzas,

  • Cliente,

  • Proceso de negocios interno,

  • Aprendizaje y desarrollo.

Debes relacionar los objetivos entre ellos, en una relación de tipo causa-efecto.

3. Elegir los indicadores correctos

Debes elegir únicamente los indicadores pertinentes según la estrategia y los objetivos.

Por lo tanto, no retengas más de una docena de indicadores, evita la recopilación de datos complejos y que requieren mucho tiempo de análisis.

4. Entrar en la parte operacional

Se trata de elegir las acciones concretas que deben ser llevadas a cabo para lograr los objetivos. 

5. Construir el cuadro de mando integral

Puedes seguir este modelo para construir tu cuadro de mando personalizado.

  Objetivos Indicadores Objetivos Iniciativas
Perspectiva financiera        
Perspectiva del cliente        
Perspectiva de Procesos internos        
Perspectiva de aprendizaje y desarrollo        

¿Cómo crear un cuadro de mando integral en Excel?

En el siguiente vídeo, descubrirás un video que explica detalladamente cómo crear un CMI en Excel.

Cuadro de mando integral: ejemplo

cuadro-de-mando-integral-ejemplo

Importancia de usar un software para un cuadro de mando integral efectivo

Ventajas de herramientas para tu CMI

La implementación efectiva de un Cuadro de Mando Integral (CMI) depende en gran medida del uso de herramientas adecuadas que permitan la recopilación, análisis y visualización de datos de manera precisa y oportuna.

Estas herramientas son esenciales para:

  • convertir grandes volúmenes de datos en información significativa que puede guiar la toma de decisiones estratégicas,
  • además, facilitan la comunicación y el entendimiento entre diversos niveles organizacionales, asegurando que todos los miembros de la empresa estén alineados con los objetivos estratégicos.

Herramientas como software de análisis de datos, dashboards interactivos y sistemas de reporte automatizado son fundamentales para que un CMI no solo monitorea el rendimiento, sino que también promueva una cultura de mejora continua y adaptación ágil ante los cambios del mercado.

Por lo tanto, la selección de herramientas apropiadas es crítica para maximizar el impacto y la eficacia del Cuadro de Mando Integral en la gestión y el éxito de la empresa.

ISOTools

El CMI o cuadro de mando integral de IsoTools permite la creación de tableros personalizados según el público objetivo o los diferentes niveles de la organización.

La herramienta ayuda a integrar las diferentes etapas de la construcción de una estrategia a través de una gestión sencilla y visual del cuadro de mando.

ISOTools-mapa-estrategico
  • La construcción de la misión, visión y valores de la empresa.

  • La definición de objetivos estratégicos bajo una relaciones de causa-efecto.

ISOTools

Herramienta para cuadros de mandos
Más información sobre ISOTools

Kawak

Kawak hace que la medición de tus procesos sea simple y eficiente.

Kawak es un software de gestión de proyectos en línea que permite centralizar todos los indicadores de tu empresa en un solo sitio. La alimentación de datos puede ser realizada mediante archivos planos CSV o partir de otros sistemas de información.

Kawak-indicadores
  • El diseño y seguimiento de diferentes indicadores a partir de variables y fórmulas.

  • La posibilidad de agrupar indicadores por familias y obtener resultados consolidados.

Kawak

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Sistema de gestión empresarial
Más información sobre Kawak

Alcanza tus objetivos gracias al cuadro de mando

Se trata de una herramienta proactiva de dirección y monitoreo, un activo esencial durante la gestión del proyecto.

Optimiza tu estrategia a tiempo gracias a información fiable disponible en tiempo real, una máxima visibilidad del avance de tus objetivos y los recursos disponibles.

Implementar un cuadro de mando integral te permitirá no solo seguir el progreso en tiempo real, sino también ajustar rápidamente tus estrategias en respuesta a cualquier cambio del mercado o desafío interno.

Esta capacidad de adaptación rápida es crucial para mantener la competitividad y eficiencia en un entorno empresarial cada vez más dinámico y exigente. 💫

Después de haber estudiado traducción e interpretación en la Universidad Central de Venezuela, Anaraya obtiene una licencia en lenguas, literaturas y civilizaciones extranjeras en la Universidad de la Sorbona en Paris IV y un Máster en Turismo Cultural en la Universidad de Lorraine con un año de intercambio en la Universidad de Barcelona. Después de una larga experiencia como profesora de español, incursiona en el mundo del marketing digital gracias a la redacción web para agencias de viajes en España. He aquí el principio de una nueva pasión y de una hermosa aventura: el SEO y el webmarketing.

Anaraya Albornoz

Anaraya Albornoz, Marketing Manager Spain & Latam

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