Todo sobre cómo hacer diagramas de Gantt: ventajas, pasos y herramientas

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¿Quieres saber cómo realizar un diagrama de Gantt? Existen software de gestión de proyectos que ofrecen la ejecución de estos diagramas de forma fácil y eficiente, los cuales son esenciales para la gestión eficaz de proyectos. Además, ofrecen una visión gráfica y global de los proyectos: desde el seguimiento de estos hasta el establecimiento de listas de tareas. También, son utilizados para la toma de decisiones y para la gestión de tareas, las cuales son la base de una gestión de proyectos exitosa.

¿Eres principiante en la gestión de proyectos? ¿Realizas tu diagrama de Gantt en Excel y deseas adquirir un software especializado? Este artículo está hecho para ti. Encontrarás nuestra selección al final del artículo.

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¿Qué es el diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es la herramienta de gestión de proyectos esencial para llevar a cabo tu proyecto en las mejores condiciones posibles. Te permite elaborar un calendario del proyecto y visualizar todas las tareas a realizar y ya realizadas gracias a su presentación gráfica.

Hay muchas herramientas para crear un diagrama de Gantt, pero su estructura es siempre la misma:

  • En la columna izquierda se encuentran las listas de tareas y subtareas asociadas.

  • En la línea superior están las unidades de tiempo.

  • Cada línea corresponde a una tarea, representada por un rectángulo, donde el largo está más o menos asociado al largo de la duración de la tarea, o por un diamante para un hito en el proyecto (tarea puntual).

El Gantt también permite visualizar la interdependencia entre tareas. En otras palabras, para que se ejecute una medida N, la medida N-1 debe haberse ejecutado previamente. Por ejemplo, para realizar una tarea de "envío de campaña de email", es necesario que se hayan realizado las tareas de creación de contenido, creación gráfica del correo electrónico, segmentación de la base de datos de contactos, etc. En términos concretos, las tareas que están enlazadas están representadas gráficamente por una flecha para mostrar su interdependencia.

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Las ventajas del diagrama de Gantt

Asistencia en la planificación

La gestión y el cumplimiento de los plazos es uno de los retos más difíciles en la gestión de proyectos. Con un diagrama de Gantt, se define cada tarea con precisión, su fecha de inicio, duración y/o fecha de vencimiento. Tienes un mejor control sobre el progreso del proyecto y, por lo tanto, sobre los costos.

Estructura el proyecto

El diagrama de Gantt permite definir con precisión las tareas a realizar y gestionar los recursos (tiempo, presupuesto, recursos humanos) en cada etapa del proyecto. Sabes a dónde vas, cuáles son tus plazos y puedes pasar de una tarea a otra sin perder tiempo.

Adaptable a cada proyecto

La ventaja de Gantt es que es adecuado para todo tipo de proyectos: lanzamiento de una campaña de marketing, desarrollo de una versión de software, establecimiento de una estrategia de comunicación, proyecto de tecnología, etc. También puede adaptarse a todos los sectores de actividad. 

Visualización del proyecto

La representación gráfica de las tareas e hitos, el uso de colores para definir prioridades o posibles retrasos y el progreso de las tareas hacen que sea muy rápido visualizar el progreso del proyecto. En un abrir y cerrar de ojos, es posible tener una idea clara del avance del proyecto y tomar decisiones apropiadas en caso de retrasos, por ejemplo.

Fortalece el trabajo en equipo

Todas las partes interesadas del proyecto tienen acceso a la planificación, a la lista de tareas y, en general, a toda la información relacionada con el proyecto. La comunicación y la cohesión se consolidan en el equipo del proyecto.

¿Cómo realizar un diagrama de Gantt? 5 pasos a seguir 

Paso # 1: Lista de tareas

En primer lugar, es necesario enumerar todas las tareas del proyecto. Para proyectos grandes, se pueden definir subtareas para estructurar más el mismo. Recuerda que el objetivo del Gantt es darle visibilidad a tus proyectos, así que priorizarlos y/o agruparlos por tipo de tarea puede ayudarte. Siéntete libre de entrar en detalles para enumerar tus tareas: cuanto más preciso seas, más visibilidad tendrá tu proyecto y evitarás más retrasos por omisiones.

Paso # 2: Lista y asignación de recursos

Para cada tarea o subtarea, se deben asignar uno o más recursos. Los recursos se calculan generalmente como un porcentaje: una persona a tiempo completo es el 100%. Si una tarea requiere dos personas a tiempo completo, los recursos asignados serán del 200%.

Paso # 3: Definición del calendario del proyecto

Tus tareas están organizadas y has identificado todos tus recursos. Ahora debes definir la fecha de inicio y la duración de cada tarea. Este paso es crucial para monitorear el progreso del proyecto y asegurar un monitoreo riguroso. También permite visualizar la posible superposición de varias tareas y anticipar la disponibilidad de recursos, por ejemplo.

Paso # 4: Definición de vínculos entre las tareas

Este paso puede parecer menos importante, pero en realidad, es tan importante como los otros, porque te ayuda a definir la secuencia de tus tareas, y por lo tanto te ayuda a darle seguimiento a tus proyectos correctamente.

Se trata de un formato condicional, puedes crear enlaces de varios tipos entre tus tareas:

  • La tarea B no puede comenzarse si la tarea A no ha terminado.

  • La tarea B no puede comenzarse si la tarea A no ha comenzado.

  • La tarea B no puede terminarse si la tarea A no ha comenzado.

  • La tarea B no puede terminarse si la tarea A no ha terminado.

El enlace entre las tareas se representa con flechas. Una tarea puede enlazarse con varias tareas anteriores (todas estas tareas deben terminarse para comenzar otra) o posteriores (la finalización de esta tarea condiciona las demás).

Paso # 5: Añadir hitos

Los hitos indican eventos importantes del proyecto y representan fechas claves en el progreso del proyecto, como la firma de un contrato, por ejemplo. Ayudan a visualizar el progreso del proyecto.

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel?

Hacer un diagrama de Gantt en Micrososft Excel es mucho más simple a partir de una plantilla con algunos datos predefinidos. Descarga nuestra plantilla de Excel gratis. 

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Una tabla de Excel puede ser suficiente para la planificación de proyectos de algunas empresas (tablas dinámicas, filas y columnas personalizables, gráfico de barras, gráfico de columnas) sin embargo para la mayoría de las empresas, el popular software de hoja de cálculo suele representar más desventajas que beneficios:

  • Dificultad para actualizar el estado del proyecto. 

  • Mayor probabilidad de errores debido a la gran cantidad de datos.

  • Dificultad para la colaboración en tiempo real.

  • Funcionalidad para planeación de recursos inexistente.

  • Dificultad para resaltar el camino crítico.

El software de gestión de proyectos para hacer diagrama de Gantt

Centraliza la información

Con el software de gestión de proyectos, puedes gestionar en el mismo entorno el seguimiento de tus tareas, el intercambio de archivos, la comunicación en equipo, etc. Ya no necesitas múltiples software para gestionar tus proyectos o archivos y para realizar tus diagramas de Gantt, si estás acostumbrado a hacerlo en Excel, por ejemplo.

Fortalece el trabajo colaborativo

El software ayuda a fomentar la colaboración en equipo, una parte esencial para tener un proyecto exitoso. Las herramientas de comunicación (mensajería instantánea, por ejemplo) facilitan el intercambio de información.

Permite la movilidad

Algunos programas de software de Gantt también ofrecen una aplicación móvil para gestionar tus proyectos fuera de tu escritorio. Trabaja donde quiera que estés, sigue tus proyectos con más precisión, escribe tus ideas ¡incluso fuera de la oficina!

Los mejores software gratuitos de gestión de proyectos

N° 1: Asana

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Asana es adecuado para proyectos sencillos de hasta 15 personas.

La herramienta proporciona seguimiento de tareas individuales y de equipo y gestión de tareas en múltiples proyectos. La versión gratuita es completa; puede ser suficiente para muchas empresas.

Esta herramienta enfatiza la colaboración: un espacio de comentarios está disponible para cada tarea. También es posible ser "suscriptor" de una tarea para monitorear su progreso, sin ser responsable de esa tarea.

El software es intuitivo e ideal para supervisar proyectos pequeños.

Gracias a Asana, podemos realizar el seguimiento de todas nuestras tareas en un solo lugar.

Sarah Wormser -Classpass

N° 2: Trello

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Trello es probablemente la solución más conocida para la gestión de tareas. Se puede modificar para utilizar una herramienta personalizada que satisfaga tus necesidades. El énfasis está puesto en las imágenes y la colaboración que proporcionan acceso directo a la información y agilizan los procesos de cada proyecto.

Un vistazo es todo lo que se necesita para obtener una visión general del proyecto. Cada tarea es personalizable: puedes añadir etiquetas, listas de comprobación, archivos adjuntos, etc. para proporcionar la mayor cantidad de información posible a las personas que trabajan en el mismo proyecto que tu.

La interfaz está dividida en tablas con varias columnas, por ejemplo: ideas, por hacer, en curso, terminadas. Los usuarios mueven las tareas de una columna a otra dependiendo del progreso del proyecto.

La aplicación móvil también es muy apreciada por los usuarios. Trello es ideal para proyectos sencillos.

N° 3: Zoho Projects

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Zoho Projects es una solución gratuita para hasta 5 usuarios y 2 proyectos.

La interfaz es fácil de usar. Para programar una tarea es necesario solamente arrastrar y soltar un elemento. Las dependencias entre tareas están claramente resaltadas para poder avanzar en tus proyectos con una visión global.

Es posible modificar tareas o hitos directamente en el diagrama para evitar perder tiempo actualizando los datos. Un código de color identifica claramente cada elemento para que no se pase por alto ninguna información, ya sean hitos, porcentaje de finalización o dependencia entre tareas.

Zoho Project se integra fácilmente con Google Apps. 

Recientemente completamos un proyecto en el que participaron el cliente, seis agencias y nosotros mismos. Zoho Projects ha demostrado ser un recurso invaluable.

Andrew Lester - Spaghetti.tv

Los límites de los software gratuitos

Alcance del proyecto reducido

Las ofertas gratuitas de software de Gantt sólo ofrecen un número limitado de usuarios o proyectos. Si trabajas por cuenta propia, esto puede ser suficiente para ti. Pero si trabajas en equipo, aunque sea pequeño, te encontrarás rápidamente con los límites de estas soluciones.

Funcionalidades básicas

Para tener acceso a todas las funciones, y en particular a las más avanzadas, deberás optar por una versión de pago. Analiza tus necesidades, estudia las ofertas, y mira si esto es suficiente para ti... o no.

Almacenamiento de datos limitado

Un proyecto significa intercambiar archivos, archivos actualizados con varias versiones, ir y venir con el cliente, etc. El software de gestión de proyecto tiene la ventaja de almacenar todo en el mismo lugar, pero también es necesario que el almacenamiento sea suficiente, especialmente para los proyectos más grandes.

El caso del software Open Source

El software Open Source aparece a menudo como una solución rápida y gratuita en la mente de la mayoría de personas. Redmine, por ejemplo, es una de las herramientas gratuitas más populares y extendidas. Gestión de tickets, seguimiento del tiempo, múltiples integraciones y documentos compartidos... su cobertura funcional es bastante amplia. 

¡Open Source no significa que es gratuito!

Si no pagas una licencia o una cuota de suscripción para utilizar el software, deberás presupuestar varios cientos de euros al año para cubrir los costos de instalación de una herramienta Open Source: alojamiento de la solución, instalación y mantenimiento (realizados por ti o por un proveedor de servicios), copia de seguridad, certificado SSL, o incluso la compra de un tema, esencial para Redmine.

Los 3 mejores software de gestión de proyectos

Tabla comparativa de software de gestión de proyectos

Software Tipo de empresa Ventaja principal
Clarizen Empresas grandes Buena relación calidad / precio
Gladys Todo tipo de empresas Adecuado para todo tipo de proyectos
Sciforma Empresas grandes Cobertura funcional y completa

Clarizen

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Clarizen es el líder del mercado en software de gestión de proyectos con una relación calidad/precio muy atractiva. Conecta las conversaciones, tareas y proyectos de los empleados en un único entorno de colaboración en el que participan todas las partes interesadas en el proyecto. Un sistema de notificación proporciona acceso a información en tiempo real. Ya no tendrá sorpresas desagradables en el transcurso de tus proyectos.

Entre las funcionalidades se encuentran:

  • Seguimiento en tiempo real del progreso de las tareas.

  • Priorización y validación de la cartera de proyectos.

  • Mejora en la gestión de problemas.

  • Gestión de la hoja de ruta.

Conecte Clarizen con Google Drive, Salesforce, SAP, Sharepoint, Excel y otras herramientas para aumentar aún más la productividad.

Gladys

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Gladys es apto para todo tipo de proyectos: proyectos informáticos, proyectos estratégicos o proyectos de I+D. Proporciona una visión clara de tu hoja de ruta: visualiza el estado de las etapas clave de tus proyectos.La plataforma de colaboración ofrece a tus equipos acceso al seguimiento de tareas y al progreso del proyecto.

Entre sus funcionalidades se encuentran:

  • La interfaz gráfica interactiva es cómoda y fácil de usar.

  • Gestión de tareas y compartición de archivos.

  • Ofrece chat y videollamadas.

  • Creación de campañas.

Sciforma

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Sciforma se basa en tres módulos complementarios para un uso óptimo de la solución: optimizar tus recursos, gestionar los proyectos de acuerdo con la estrategia de tu empresa y permitir a cada empleado seguir sus tareas. La solución se sincroniza con equipos que siguen el método ágil. Por lo tanto, corresponde especialmente a las empresas de tecnología, los equipos de I+D y las empresas de servicios.

Entre sus funcionalidades se encuentran:

  • Control y análisis de portafolio.

  • Gestión de calendario.

  • Gestión de tiempo.

  • Informe y reportes en tiempo real.

¿Qué software de gestión de proyectos online es el adecuado para ti?

Para saber esto y hacer la mejor elección, empieza por analizar y definir con precisión tus necesidades. Dependiendo del tamaño de tu empresa, tu sector de actividad, el tipo de proyectos en los que participas, tus clientes, etc., la herramienta para ti puede variar. Para tener una idea clara y decidir sobre las características que necesitas, elige una versión de prueba.

 

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