Gestión de Riesgos en proyectos: las 4 etapas y su matriz de análisis

Sin importar la buena planificación que hagas de un proyecto, siempre existirán riesgos inherentes al mismo, los cuales tendrás que considerar y evaluar para asegurar una correcta ejecución.

La Gestión de Riesgos para proyectos nace como una forma de hacer frente a dichos sucesos y darles el tratamiento adecuado que requieren, para que no afecten los objetivos del proyecto y este se pueda desarrollar dentro del plazo determinado.

A partir de acciones como identificar los riesgos, evaluarlos con una matriz y generar un plan de contingencia, disminuyes la probabilidad de tener que enfrentar riesgos que puedan afectar el inicio del proyecto.

En este artículo, Appvizer hace una revisión de las etapas que contempla la Gestión de Riesgos y te ofrece una plantilla para el análisis cuantitativo y cualitativo de estos eventos.

Dentro de la Gestión de Proyectos, la Gestión de Riesgos consiste en identificar, evaluar y dar respuesta a los riesgos que puedan surgir a lo largo del ciclo de vida del proyecto y que puedan tener un impacto negativo en su desarrollo.

Esta implica hacer un seguimiento continuo no solo de los eventos que pueden afectar al proyecto, sino también de las acciones requeridas para evitar o mitigar su impacto.

Para hacer un análisis oportuno de los riesgos de tu proyecto es esencial conocer de antemano todas las actividades que se desarrollarán dentro del mismo y seguir una serie de etapas que detallamos a continuación.

Esta primera etapa consiste en hacer un registro de los riesgos del proyecto y su caracterización, por medio del estudio del contexto dentro del cual se desarrollará el proyecto.

El estudio de viabilidad puede aportar las primeras pistas sobre los riesgos a los que te podrás enfrentar. Posteriormente, puedes apoyarte en los datos históricos de proyectos anteriores y en la experticia de tu equipo para completar la lista de eventos.

Una vez tu lista de riesgos está completa, ahora se trata de llevar a cabo un análisis tanto cualitativo, como cuantitativo que permita su clasificación (riesgo alto, medio o bajo), según el impacto que tendrán en términos de plazo, alcance y costes. La clasificación de los riesgos se hará teniendo en cuenta:

• su probabilidad de ocurrencia,
• el grado de importancia o la prioridad del tratamiento que requieren.

La constitución de la matriz de riesgos del proyecto se hace en esta etapa y busca, además de visualizar de manera clara la anterior clasificación, poder evaluar aspectos como:

• las consecuencias que tendría cada riesgo para el proyecto,
• las acciones a implementar para prevenir o mitigar su impacto,
• quién es el/la responsable de llevar a cabo la acción.

Te ofrecemos una plantilla para descargar gratuitamente, con la cual podrás identificar, analizar y hacer seguimiento a los riesgos de tu proyecto:

Controlar los riesgos consiste en generar un Plan de Gestión de Riesgos o la hoja de ruta, por medio de la cual se definirán las acciones a implementar. Una vez el riesgo esté identificado y clasificado, se debe analizar el tratamiento que se le dará para evitar o mitigar y designar a un responsable para el mismo.

La respuesta que debes dar a cada riesgo, debe corresponder con la clasificación previa que has hecho del mismo, teniendo en cuenta la urgencia con la que necesita ser tratado. Mientras que algunos riesgos requerirán acción inmediata, otros podrán ser planificados para darles tratamiento dentro del mediano plazo.

💡 Una parte importante del Plan de Gestión de Riesgos es la contemplación de oportunidades que se generan a partir del tratamiento de los eventos y cómo esto puede resultar en una ganancia para el proyecto.

El proceso de monitoreo y control es un proceso continuo, el cual se establece con el fin de asegurar el buen desarrollo del proyecto en todo momento. Incluso, la etapa de seguimiento se extiende aún después de la finalización del proyecto.

Esto requiere tener en todo momento actualizada tu matriz de riesgos y contemplar la inclusión de nuevas medidas y acciones en tu plan de contingencia, cuando sea necesario. Ante la aparición de nuevos riesgos, la evaluación de las acciones que fueron tomadas con anterioridad para mitigarlos, será de vital importancia, pues te permitirá establecer su efectividad y si la metodología aplicada fue la correcta o requiere revisión.

Las conclusiones del monitoreo podrán ser registradas por el Project Manager a manera de buenas prácticas para proyectos futuros.

Son diferentes los tipos de riesgos a los cuales puede tener que hacer frente la Dirección del proyecto, entre los cuales podemos identificar:

• Los riesgos inherentes a la planificación del proyecto. Estos puede estar relacionados con:
  • los costes, cuando su estimación no corresponde con lo ejecutado realmente o el alcance del proyecto cambió.
  • los plazos, cuando la duración de las actividades sobrepasan el plazo previsto;
  • los resultados, cuando no se logran generar los entregables esperados.

• Los riesgos de origen externo que afectan el proyecto. Si bien no dependen de la buena planificación que haga el/la Director(a) de Proyecto y su equipo, deben también ser contemplados dentro del project management pues tendrán un impacto en el proyecto. Estos son de carácter:
  • económico, lo cual incluye la liquidez y el buen comportamiento del mercado;
  • medioambiental, ante la presencia de eventos naturales extremos como inundaciones, terremotos, etc.;
  • social, si el proyecto debe enfrentar huelgas y otras situaciones de orden público relacionados con la población;
  • legal, cuando alguna regulación impide la ejecución de una o varias de las actividades previstas.

Sin importar el tipo de proyecto del que se trate, es posible determinar los riesgos que pueden presentarse y hacer un análisis acucioso de cómo evitar al máximo los impactos negativos.

A continuación, te mostramos un ejemplo de análisis de riesgos dentro del marco de una contratación de servicios de gestión adicionales para una empresa:

Entre más estructurado tengas tu análisis y más variables consideres, los riesgos estarán mejor controlados y el seguimiento se hará de manera más sencilla. Bien sea que te valgas de una matriz propia o de la ayuda de herramientas de gestión de proyectos, asegurar la buena toma de decisiones en pro del éxito del proyecto ya no será un problema.