Funciones y cualidades necesarias para asegurar la coordinación de proyectos

¿Qué hace un Coordinador de Proyectos? Varía del marco dentro del cual esté ejerciendo su función. Puede que participe en el desarrollo de un contrato de prestación de servicios o coordinando tareas en el día a día de una empresa.

Teniendo en cuenta que hoy en día la tendencia de muchas empresas es optar por una gestión de carácter horizontal, donde cada persona cuenta con mayor autonomía y poder de decisión, ¿puede este cargo realmente contribuir a una mejor organización del trabajo?

Analizamos cuáles son las responsabilidades de este rol y las cualidades con las que toda y todo Coordinador⋅a de Proyectos debe contar para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

Según las especificidades del proyecto, está claro que el alcance de las funciones de este cargo varían. Sin embargo, de manera general, el/la Coordinador⋅a de Proyectos está a cargo de la organización de los equipos y de la correcta distribución del trabajo en pro del buen desarrollo del proyecto.

Básicamente, las funciones de la persona designada como coordinadora de un proyecto, dependen de diferentes factores:

• La naturaleza del proyecto, es decir, si se trata de un proyecto interno a la empresa o de la prestación de servicios a un cliente.
• El tipo de proyecto o actividad económica y contexto dentro del cual se vaya a desarrollar. ¿Se trata de un desarrollo web, de una obra civil, de una campaña de marketing, etc.?
• La relevancia del proyecto, según el mismo haga parte de un gran proyecto más grande o no.

☝ En proyectos que contemplan diferentes etapas y requieren desarrollar actividades de diferente índole, es muy común que la Dirección del Proyecto designe varias personas para coordinar cada una de ellas. En este sentido, mientras que a nivel directivo se busca centralizar la totalidad de las acciones, el papel del/la Coordinador⋅a consiste en asegurar el cumplimiento de objetivos, metas y resultados en un ámbito específico.

Como interlocutor entre la Dirección o cliente y el equipo de trabajo, las funciones del/la Coordinador⋅a pueden incluir:

Por el nivel de poder ejecutivo que le confiere su cargo, el fin último del/la Coordinador⋅a es asegurar la ejecución del proyecto. Para esto, debe tomar las decisiones necesarias para asegurar el cumplimiento de este objetivo.

Esto puede incluir velar porque:

• los recursos asignados sean los adecuados,
• el equipo sea competente y esté completo,
• la carga de trabajo esté distribuida de manera coherente,
• las proyecciones en términos del cronograma de actividades sea realista, realizable, pero igualmente ambicioso y competitivo.

Como mencionamos anteriormente, existen proyectos que contemplan diferentes fases o ámbitos de trabajo. Las diferentes personas que han sido designadas como líderes de cada una de estas fases, tienen como papel principal coordinarse y alinearse, de manera que el proyecto avance según lo proyectado y no se presenten demoras en alguno de los departamentos.

Llevar un seguimiento de todas las actividades realizadas, su trazabilidad y estado actual, le permite a cada coordinador transmitir de manera clara al resto de departamentos, el nivel de progreso en el que se encuentra el propio y trazar las acciones a venir.

El/la Coordinador⋅a del Proyecto es líder del equipo; es decir, aquel que imparte las directrices que deben seguirse y asegura su correcto cumplimiento. Del mismo modo, debe asegurarse de transmitir de manera clara la voluntad del cliente o de la Dirección para que esto sea posible.

Una vez que el equipo ha ejecutado las actividades, la función del/la Coordinador⋅a consiste en ser el portavoz encargado de presentar el avance del proyecto y los resultados obtenidos en cada etapa del mismo.

La Dirección de una Empresa o de un proyecto está encargada de aspectos más estratégicos que técnicos y operacionales como tal. De ahí la importancia de contar con una Coordinación que sea el puente entre las decisiones que definen el futuro del proyecto y las acciones que aseguran su ejecución.

En este sentido, el/la Coordinador⋅a debe actuar como mano derecha del/la Director y velar por los intereses del proyecto, asegurando la realización del trabajo.

En función del tipo de proyecto a desarrollar, las misiones que se asignan a la coordinación del mismo varían. Así, las habilidades requeridas pueden tener un alcance más general o específico, dependiendo del tamaño, tipo y sector de actividad del proyecto.

Ejemplo Coordinador de Proyectos Informáticos:

Ejemplo Coordinador de Proyectos para el desarrollo de un contrato entre la administración pública de un país y las Naciones Unidas:

De manera global y como en cualquier otra vacante que se busque llenar, las características fundamentales con las que debe contar la persona que se va a contratar se fundamentan en la comprobación de capacidades y cualidades relacionadas con: la educación, la experiencia laboral, las hard y soft skills.

En el caso puntual del/la Coordinador⋅a de Proyectos, esto incluye

A nivel de las capacidades técnicas:

• Experiencia comprobada en otro tipo de proyectos y cargos similares (años de experiencia, logros de cada uno de los proyectos coordinados, etc.).
• Manejo de herramientas informáticas para la Gestión de Proyectos.
• Conocimiento de diferentes metodologías de proyectos.
• Alguna certificación o diploma relacionados con Gestión de Proyectos. como en Administración de Empresas o Ingeniería.

A nivel de las habilidades interpersonales:

• Administrar eficazmente los recursos (humanos, financieros, técnicos, etc.).
• Asignar tareas y repartir el trabajo correctamente.
• Promover un buen clima laboral y saber cómo motivar al equipo de trabajo.
• Tener una buena expresión oral y escrita.
• Trabajar bien bajo presión.
• Contar con la facilidad para coordinar grupos interdisciplinarios y multiculturales.
• Comprobar su autonomía y poder de decisión.
• Saber escuchar activa y asertivamente para facilitar la resolución de conflictos.

La Coordinación de Proyectos es una de las áreas estratégicas de la Gestión de Proyectos. Definir un perfil y designar a la persona indicada para adoptarlo, resulta fundamental para asegurar su utilidad y eficiencia.