¿Deseas saber cómo elaborar el presupuesto de tu proyecto?

Cuando se habla de gestión de proyectos se debe hablar de cómo hacer un presupuesto. De hecho, es una de las principales etapas que contempla la dirección de proyectos, ¡y no la menos importante! Esta organiza y estima los gastos y recursos financieros en los que se necesita incurrir para que un proyecto se pueda llevar a cabo.

La rentabilidad es uno de los elementos más importante para que un proyecto sea exitoso, y esta en gran medida se logra con un buen presupuesto.

Aquí te ofrecemos un ejemplo de presupuesto de un proyecto, 10 consejos para crear presupuestos, algunas de las ventajas de adoptar un software adecuado y una comparativa con las mejores herramientas de gestión de proyecto para hacer presupuestos.

El presupuesto de un proyecto forma parte de un proceso de financiación que puede dividirse en tres fases en las que el director del proyecto debe implicar a todos los departamentos en cuestión de la empresa:

• La evaluación del costo de un proyecto:

→ se establece haciendo referencia a los costos reales de proyectos similares siempre que sea posible.

• Presupuesto del proyecto:

→ las dotaciones presupuestarias se definen de acuerdo al desglose del proyecto.

• Matriz de costos.

El presupuesto consiste en identificar y clasificar:

1. Los gastos.

2. Los ingresos adquiridos o en proceso de adquisición.

En un presupuesto provisional: gastos = ingresos.

El desarrollo de las estrategias anteriormente mencionadas permiten realizar el presupuesto adecuadamente y, a su vez, garantiza una ejecución exitosa.

El encargado del proyecto cuenta con las siguientes misiones:

1. Evaluar la viabilidad del proyecto (estudio de mercado, prueba de concepto, primeras estimaciones del presupuesto y de los recursos disponibles, etc.).

2. Definir los objetivos.

3. Dividir el proyecto y la programación de tareas.

4. Estimar y asignar los recursos humanos y materiales.

5. Identificar los factores de riesgo.

6. Planificar los proyectos y programarlos.

7. Calcular los costos y realizar un presupuesto provisional y definitivo.

8. Presentar el presupuesto a la dirección para su validación y hacer las correcciones de lugar, en caso de ser necesario.

9. Dar seguimiento al progreso del proyecto.

10. Planificar el proyecto y ajustar el presupuesto en tiempo real. 

En este artículo nos centramos en el paso 7, que, dada su posición, es un paso fundamental entre las fases estratégicas y operativas.

Existen diferentes tipos de presupuestos y te detallamos algunos a continuación:

• Presupuesto maestro: son todos los presupuestos consolidados que incluyen todas las operaciones de la empresa.

• Presupuesto operacional: estimación de los ingresos y gastos de la empresa en un momento en específico.

• Presupuesto de flujo de caja: proyección de las entradas y salidas de dinero en un periodo en específico.

• Presupuesto de ventas e ingresos: estimación de las ventas que serán percibidas, ya sea a corto, mediano o largo plazo. Este debe indicar la fecha proyectada.

• Presupuesto de producción: va de la mano con el presupuesto anterior, porque según la proyección de ventas, es que se definirán las estimaciones de producción que desarrollará la empresa en un futuro.

Independientemente del presupuesto que necesites desarrollar en tu proyecto, con esta herramienta de anticipación puedes visualizar la factibilidad de tu proyecto, hacer ajustes y establecer el balance o el margen esperado.

El presupuesto de un proyecto permite:

• El proceso de toma de decisiones.

• Considerar diferentes opciones políticas más o menos ambiciosas.

• Anticipar tus resultados futuros.

• Confrontar tus deseos con las realidades económicas.

• Solicitar financiación o buscar socios/inversionistas. 

• Presentar un proyecto creíble y viable.

• Analizar y comparar regularmente tu presupuesto con los gastos e ingresos reales.

• Ajustar el proyecto si es necesario.

Como cualquier presupuesto, este se divide en dos columnas: costos e ingresos, que a su vez se dividen en varias categorías.

Este es el primer cálculo, los ingresos se ajustan de acuerdo al monto de los costos, ya que busca como mínimo un equilibrio entre ambos.

Costos directos:

• La suma de los salarios de los recursos humanos internos en proporción al número de horas (previstas) dedicadas al proyecto.

• Costos de operativos (compras, subcontratación).

• Costo de la mano de obra externa multiplicado por la duración de la intervención.

• Gastos de compra o alquiler de material específico del proyecto (por ejemplo, suministros, papel, alquiler de una sala de formación).

• Costos relacionados con la comunicación/mercadeo del proyecto (gráficos, impresión, costos de difusión, etc.).

• Gastos de viajes, reuniones, etc.

Costos indirectos

• Gastos diversos: agua, electricidad, teléfono, alquileres, seguros, mantenimiento de locales y equipos.

• Costos de gestión: salarios de los servicios interempresariales o subcontratados (departamento jurídico, departamento de contabilidad, seguridad).

• Impuestos y aranceles.

• Gastos financieros: préstamos bancarios, intereses a pagar, etc.

• Gastos generales de comunicación, etc.

• Venta de productos.

• Prestación de servicios.

• Subvenciones.

• Asociaciones de colaboración.

• Autofinanciación, etc.

Plantillas gratis para la presentación del presupuesto de un proyecto

Debe incluir un cálculo completo y riguroso del retorno estimado de la inversión (ROI). También, una estimación del flujo financiero y del valor de los proyectos en la cartera, en el caso de que estés gestionando varios proyectos en paralelo.

Para los proyectos que están asociados con otros inversores, el presupuesto debe diversificar las fuentes de financiación (públicas, privadas, etc.) para asegurarle a cada inversor que toda la financiación no viene solo de su parte. A menudo se agrega una parte de autofinanciamiento para compensar la diferencia entre los recursos y los gastos planificados y mostrar la participación de la empresa en el proyecto.

El presupuesto no puede reflejar márgenes de ganancias, sólo equilibrio financiero (gastos=ingresos). Un financiador no tiene la intención ni el interés de ayudarte a crear ganancias, sino a lograr una meta.

Independientemente del tipo de empresa que planifique el proyecto, la diversificación de las fuentes de financiación permite compensar la posible retirada de una de ellas.

Calcula el valor de tus contribuciones (préstamo de equipo, préstamo de una habitación, trabajo voluntario). Esto es aún más importante al momento de solicitar una subvención o para las empresas que buscan la participación de un socio: a menudo tendrás que traducir la cantidad solicitada en un porcentaje del total del proyecto. 

En lugar de presupuestar a lo largo de la vida del proyecto, trata de hacerlo mensualmente. Esto te dará una mejor visibilidad y una mejor capacidad de adaptación a las limitaciones encontradas (cambio de uno de los proveedores, retraso en una de las tareas). También hay menos margen de error.

Por ejemplo, puedes presentar en una tabla de Excel los títulos de las fases principales de tu proyecto en columnas, los meses en filas separadas e introducir los costos de cada una al momento de su ejecución. De esta forma será más fácil hacer la suma para obtener el presupuesto total estimado.

Además se debe proceder con el registro de los gastos. Cada vez que se revisa el presupuesto, es importante identificar rápidamente los sectores deficitarios y beneficiarios.

Como jefe de proyecto, debes gestionar las operaciones, pero es imposible conocer todos los elementos que deben tomarse en cuenta en las previsiones contables, ni todas las partidas de gastos y necesidades de determinados departamentos que contribuyen a la fase operativa del proyecto (marketing, investigación y desarrollo, etc.). Es por esto que la dimensión colaborativa es otro factor de éxito en la gestión de proyectos.

Debes tomar en consideración a tus empleados en la preparación del presupuesto, para fusionar todos sus conocimientos prácticos en el mismo.

Se recomienda encarecidamente no delegar esta tarea únicamente al contador. Tanto la parte administrativa como la operativa deben trabajar de la mano en su elaboración.

Esto es normal, hay algunas partidas de gastos que subestimarás o, por el contrario, sobreestimarás.

Contrariamente a lo que puedes leer o escuchar, te recomendamos que no infles los gastos. Digamos que se permite un pequeño margen de seguridad (+ 5%), pero en general, es mejor apegarse lo más posible a los pronósticos reales.

Sin embargo, te aconsejamos disponer de una reserva de efectivo para no sufrir demasiado por las fallas del equipo o el aumento de los precios, por ejemplo.

Algunos prefieren añadir una línea de "gastos de gestión" equivalente al 10% del presupuesto total al final de la tabla.

Tampoco hay que subestimar, un presupuesto demasiado limitado resulta ser una fuente de problemas y conflictos entre varias tareas, lo que implica cancelar algunas de ellas, poniéndolas en segundo plano, cuando en realidad son esenciales (por ejemplo, el control de calidad). 

En las etapas de implementación del proyecto, el análisis de los factores de riesgo está precisamente ahí para evitar que este tipo de situaciones afecten la ejecución del proyecto.

El tiempo es dinero. Si planeas lanzar un producto demasiado pronto, su aplazamiento puede afectar tu presupuesto: extensión de una campaña de mailing, cancelación y aplazamiento de la reserva del lugar del evento, etc.

Y si pides a tus empleados que estimen su carga de trabajo futura, ten en cuenta que tenderán a ser demasiado optimistas: suma hasta un 20% del margen proporcionado, al tiempo que estiman que le dedicarán a cada tarea (principio de precaución). 

El presupuesto debe derivarse de la planificación provisional en la que se han estimado y asignado todos los recursos.

Lleva un registro de los gastos reales y el tiempo invertido por cada miembro del equipo en cada tarea del proyecto. Compara los costos estimados con los costos reales para anticipar lo que sucederá a continuación.

Como buen gestor, debes saber que el éxito del proyecto no sólo depende de una buena gestión. También, se basa en las habilidades y el compromiso de tus empleados. 

Por lo tanto, una buena comunicación, especialmente relacionada al presupuesto del proyecto y su evolución, es posible:

• Estimulando la inteligencia colectiva.

• Eliminando las barreras que impidan desarrollar sus habilidades.

• Fusionando talentos.

• Asegurando una buena relación de equipo.

• Armonizando las cargas de trabajo.

• Brindando seguridad a los empleados.

• Eliminando los muchos factores de riesgo asociados a los recursos humanos (accidentes, desvinculación, exceso de trabajo, etc.).

No hagas tu presupuesto de proyecto en Excel o utilizando plantillas descargables. 

En el primer caso, se necesita una sólida formación contable para pensar y registrar todas las partidas de gastos y saber dónde almacenarlas.

En el segundo, cada proyecto es demasiado específico para ajustarse a un modelo, y la calidad puede que se pierda.

Ya sea que confíes en Excel o utilices un software especializado, mantén un registro de tus cálculos para que puedas repetirlos y entender cómo llegó a tal o cual resultado. ¡Y ponle fecha a tu presupuesto!

Estos software son tanto una herramienta de gestión como una plataforma de colaboración.

Las herramientas en modo SaaS (o nube), permiten:

• Darle soporte al jefe de proyecto en la gestión. 

• Hacer más fluida la gestión de proyectos.

• Brindar un seguimiento transparente.

• Promover el espíritu de trabajo colaborativo.

• Integrar todas tus aplicaciones de negocio existentes (CRM, task manager, etc.)

Un software completo de gestión de proyectos se utiliza en todas las etapas claves, desde la planificación del proyecto hasta el seguimiento del mismo: tablas de informes, mapeo, control de costos, optimización financiera, gestión del flujo de información, asignación de recursos, indicadores de seguimiento, planificación y por supuesto en la elaboración de presupuestos.

Por el lado de la presupuestación, permite con mayor precisión:

• Comparar las previsiones con los datos reales, incluyendo los costos de los recursos humanos, por tareas o por etapas.

• Controlar el presupuesto en tiempo real.

• Crear una interdependencia presupuestaria entre los diferentes proyectos (software de Portfolio Project Management).

• Modificar y mover tareas según la evolución del presupuesto.

Asana es un software de gestión de tareas que ayuda a los equipos a coordinar y gestionar sus tareas y proyectos, desde la empresa más pequeña hasta empresas medianas. Además, como es una herramienta colaborativa facilita la integración de los empleados involucrados en la elaboración de presupuestos.

La solución te permite:

• Ver los proyectos y tareas en las vistas "calendario", "archivos adjuntos", "progreso", "lista de tareas", "hoja de ruta".

• Suscribir a los colegas involucrados en el proyecto.

• Conceder derecho de comentario.

• Iniciar una conversación con los suscriptores del proyecto.

• Automatizar los flujos de trabajo mediante integraciones con Zapier, Tray.io.

• Sincronizar las tareas con las herramientas de Google Suite (correos electrónicos, calendario), Outlook, Slack, etc.

• Estructurar las tareas (subtareas, tareas dependientes o recurrentes, etc.).

• Añadir campos personalizados.

• Adjuntar archivos directamente desde DropBox, Google Drive o OneDrive.

Gladys es una plataforma de colaboración y una herramienta de gestión de proyectos, un completo entorno de trabajo digital que te permite gestionar tus proyectos de la A a la Z, a la vez que optimizas la productividad e impulsas la innovación.

La solución ofrece:

• Características clásicas de la gestión de proyectos, incluyendo la planificación del diagrama de Gantt, la gestión de recursos y la gestión de presupuestos.

• Sistema para organizar las tareas, incluyendo la planificación, asignación, delegación y supervisión mediante la vista Kanban.

• Herramientas de colaboración, incluyendo horarios interactivos, intercambio de archivos, un sistema de monitoreo colectivo para estimular la inteligencia colectiva,

• Entorno que fomenta la creatividad y la interactividad con la implementación de campañas de ideas, incluyendo su recopilación y evaluación en forma de votos y discusiones.

• Espacios de trabajo propicios para la comunicación con un sistema de mensajería, notificación y vigilancia compartida.

• Gestión de carteras para gestionar proyectos de principio a fin.

• Programa de apoyo a la medida y bien elaborado, adaptado a tu empresa (Customer Success Program).

• Fácil manejo gracias a su ergonomía simple y eficiente.

Proggio es un software de gestión de proyectos, de gestión de tareas y de gestión de presupuesto. La fuerza de proggio es la facilidad e intuitividad de uso que ofrece.

Esta solución propone:

• Interfaz dinámica intuitiva tomando como prioridad los equipos y las fases del proyecto. 

• Vista Kanban muy simple, para que todos los miembros del proyecto entiendan y sigan el progreso de las tareas y del proyecto de forma transversal.

• Informes de progreso por miembro del equipo, lo cuales son directamente integrados en el calendario del proyecto y en la vista de la cartera de proyectos.

• Herramienta "Estimación vs. Real" para evaluar los cambios hechos en el proyecto en comparación con la planificación prevista y presupuestada al inicio del mismo.

• Seguimiento preciso del presupuesto, incluyendo los costos de los recursos humanos.

• Vista automática de la cartera de proyectos para compartir con la dirección.

• Chat para comunicarse con sus colaboradores.

• Integración completa con Jira y Zapier.

Wrike es un gestor de proyectos y tareas, posee una combinación adecuada entre ser una interfaz ergonómica y brindar funcionalidades especializadas y avanzadas de gestión de tareas. Esta herramienta es ideal para pymes que utilizan el método ágil.

Entre sus funcionalidades se encuentran:

• Gráficos Gantt dinámicos para visualizar el progreso completo del proyecto a lo largo del tiempo.
• Vista de tabla Kanban mejorada.
• Sincronización automática con las modificaciones de las tareas.
• Entrada de notas simultáneas por varias personas, en tiempo real.
• Cuadros de mando para un análisis detallado del progreso del proyecto.
• Gestión de documentos sincronizado con Google.
• Posibilidad de involucrar a los clientes a colaborar en el proyecto.
• Integración con herramientas como: Salesforce, Hubspot, Google Apps, DropBox, Zapier, Zendesk, etc.

Como ya sabes, es muy importante invertir tiempo y atención para desarrollar el presupuesto de tu proyecto, teniendo en cuenta varios factores: el tiempo, los recursos financieros, los objetivos y los recursos humanos.

Las soluciones presentadas te permiten agilizar la organización, gestión y seguimiento del presupuesto de tu proyecto, dándoles un lugar muy especial.

Depende de ti probar el que te parezca más adecuado y ¡cuéntanos cuál te ha funcionado!