El kit completo para elaborar el presupuesto de un proyecto como un profesional.
Elaborar un presupuesto provisional del proyecto es una de las etapas de la gestión de proyectos, y no la menos importante, porque toca el delicado ámbito de los gastos y los recursos financieros.
Un presupuesto realista que prevea las oportunidades y, sobre todo, los riesgos potenciales, garantizará la rentabilidad del proyecto y, por tanto, su éxito.
¡Aquí tienes 6 consejos para elaborar la previsión presupuestaria de tu proyecto, una plantilla, una tabla de ejemplo y una lista de herramientas que te ayudarán! 👇
¿Qué es una previsión presupuestaria?
Antes de entrar en materia, volvamos a lo básico.
El presupuesto provisional es el documento financiero que resume todos los gastos e ingresos, es decir, la previsión de gastos e ingresos.
En otras palabras, es un plan financiero que también permite estimar los futuros ingresos y gastos de una empresa... Y para la gestión de proyectos, es absolutamente imprescindible elaborar uno, con el objetivo de prever los recursos necesarios y planificar cada tarea lo mejor posible. ☝️
¿Por qué elaborar una previsión presupuestaria para un proyecto?
La elaboración del presupuesto de un proyecto forma parte de un proceso de financiación que puede desglosarse en tres fases cruciales, durante las cuales el gestor del proyecto debe implicar a todas las partes interesadas:
- estimación del coste de un proyecto → se establece tomando como referencia los costes reales de proyectos similares si es posible, se vincula a los plazos estimados ;
- presupuestación del proyecto → se definen las dotaciones presupuestarias en función del desglose del proyecto ;
- control de costes.
Una instantánea financiera realista de su proyecto, el presupuesto provisional consiste en enumerar, identificar y clasificar :
- inicialmente, sus gastos
- sus ingresos adquiridos o en curso de adquisición.
Gracias a esta herramienta prospectiva, podrá visualizar con antelación la viabilidad de su proyecto, realizar ajustes y aspirar al equilibrio o al margen previsto.
💼 Si buscas un ejemplo de previsión presupuestaria para un proyecto de creación de empresa, lee nuestro artículo dedicado a la creación de un plan de empresa.
¿Cuáles son las etapas para calcular el presupuesto de un proyecto?
Etapa 1: definir los objetivos del proyecto
Es imposible prever los gastos si aún no se sabe adónde se quiere llegar. Empiece por fijar objetivos claros, realistas y mensurables.
¿Quiere lanzar una aplicación móvil? ¿Organizar un evento de empresa? ¿Renovar un edificio? Cada objetivo implica unas necesidades financieras muy diferentes.
Paso 2: Detallar el alcance del proyecto
No quieras ser demasiado vago. Enumera :
- todas las tareas que hay que realizar
- los resultados previstos
- las etapas clave.
En resumen, establece el marco para que no se te olvide nada en el cálculo de costes.
Un alcance bien definido también te ayuda a prever los límites: lo que el proyecto no abarca. Y eso es vital si quieres evitar gastar más de la cuenta por culpa de peticiones sorpresa.
Paso 3: Identificar a las partes interesadas
¿Quién participa en el proyecto? Clientes, proveedores, empleados, socios... Todos pueden influir en los costes previstos.
Lo mejor es organizar una reunión inicial para conocer sus expectativas, limitaciones y recursos disponibles. Y evitar malentendidos desde el principio.
Paso 4: estimar los recursos necesarios
Materiales, humanos, técnicos... hay que analizarlo todo. ¿Qué va a necesitar y durante cuánto tiempo?
Haz un inventario completo. Aquí es donde empieza a hacerse una idea del coste global de su proyecto, aunque sólo sea de forma aproximada.
Etapa 5: Examinar los riesgos
Enumera los riesgos potenciales (retrasos, aumentos de precio, ausencias, etc.) y evalúa su impacto.
Esto le permitirá incorporar un margen de seguridad a su presupuesto. Y le dará tranquilidad cuando surjan imprevistos.
Una vez completados estos pasos, estará listo para pasar a la siguiente fase: elaborar tu presupuesto como un chef. 👇
¿Cómo elaborar el presupuesto provisional de un proyecto? Métodos de cálculo
Identifique y clasifique las partidas de inversión
En primer lugar, hay que identificar las partidas de inversión, es decir, todos los gastos que hay que prever, como :
Costes directos
- Costes de explotación (suministros, subcontratación),
- costes de mano de obra externa
- costes de compra o alquiler de material específico para su proyecto (por ejemplo, suministros, papel, alquiler de salas de formación)
- costes de comunicación del proyecto (gráficos, impresión, costes de distribución, etc.),
- gastos de viaje, reuniones, etc,
- la suma de los salarios en proporción al número de horas (estimadas) dedicadas al proyecto, lo que se conoce como "equivalentes a tiempo completo " (ETC).
Cálculo ETC = salario bruto + cotizaciones del trabajador y del empresario x horas trabajadas x número de meses o semanas
Gastos indirectos
- gastos varios: facturas de agua, electricidad y teléfono, alquileres y tasas de servicio, seguros, mantenimiento de locales y equipos,
- gastos de gestión: salarios de servicios interempresariales o subcontratados (jurídicos, contables, seguridad),
- impuestos y tasas,
- gastos financieros: préstamos bancarios, intereses a pagar, agios, etc,
- gastos generales de comunicación, etc.
☝️ Los costes de los recursos asignados a varios proyectos, no exclusivamente al proyecto en cuestión, se reparten mediante claves de reparto.
Ejemplo: Para repartir el coste del alquiler, tomamos el tiempo medio de ocupación de los locales en función del tamaño de cada proyecto, que repartimos en porcentaje.
Si el proyecto nº 1 ocupa el local el 20% del tiempo, el proyecto nº 2 el 30% del tiempo y el proyecto nº 3 el 50% del tiempo, asignamos el 20% de los gastos de alquiler, electricidad, agua, etc. al proyecto nº 1 y así sucesivamente. al proyecto nº 1, etc.
Diversifica tus fuentes de financiación
Ahora es el momento de planificar sus ingresos.
En general, y en particular para los proyectos del sector del voluntariado en los que se solicitan subvenciones, el presupuesto provisional debe diversificar las fuentes de financiación (públicas, privadas, etc.) para :
- tranquilizar a cada inversor en el sentido de que no todo depende de él ;
- mitigar el riesgo de que uno de ellos se retire.
El objetivo es alcanzar el equilibrio financiero. La finalidad de un financiador no es ayudarte a obtener beneficios, sino a alcanzar un objetivo.
☝️ En un presupuesto provisional: gastos = ingresos. Por lo tanto, a menudo se añade una parte de autofinanciación para compensar la diferencia entre los recursos y los gastos previstos y mostrar el compromiso de la organización.
Las posibles fuentes de ingresos son
- venta de productos
- prestación de servicios
- subvenciones
- asociaciones
- autofinanciación, etc.
Valore sus contribuciones en especie
Calcule sus gastos "valorados " (préstamo de material, cesión de una sala, voluntariado).
Esto es aún más importante para las asociaciones que solicitan una subvención, o las empresas que buscan la participación de un socio: a menudo tendrá que traducir la suma solicitada en porcentaje del total del proyecto.
Si aumenta el coste del local, aumenta el presupuesto total, pero disminuye el porcentaje solicitado al financiador.
Ejemplo de cuadro presupuestario provisional
Plantilla de presupuesto de proyecto para descargar
🎯 Esta plantilla de Excel también es adecuada para un presupuesto provisional de un proyecto de asociación.
6 consejos para elaborar un presupuesto con éxito
1 - Desglosa tu presupuesto
En lugar de elaborar un presupuesto a lo largo de la vida del proyecto, intenta hacerlo mensualmente.
De este modo, tendrá una mejor visibilidad y podrá adaptarse mejor a cualquier limitación que encuentre (cambio de proveedor, retraso en una de las tareas). También hay menos margen de error.
Por ejemplo, puedes utilizar una tabla de Excel para enumerar las principales fases de tu proyecto en columnas, con los meses en líneas separadas y los costes de cada fase en la intersección. Así te resultará fácil sumarlos para obtener la estimación presupuestaria total.
También debes distinguir entre cada partida de gastos. Al revisar el presupuesto, es importante identificar rápidamente qué partidas son deficitarias y cuáles son beneficiosas.
2 - Implique a sus colaboradores
Como jefe de proyecto, usted está a cargo de las operaciones, pero es imposible que conozca todos los elementos que deben preverse en las previsiones contables, ni todas las partidas de gastos y necesidades de determinados departamentos que contribuyen a la fase operativa del proyecto (marketing, investigación y desarrollo, etc.).
La dimensión colaborativa es otro factor de éxito en la gestión de proyectos.
Es absolutamente necesario rodearse de personas e implicarlas en la elaboración del presupuesto provisional, para poder combinar todos los conocimientos prácticos.
Desaconsejamos encarecidamente delegar esta tarea únicamente en el contable. La administración y el terreno deben ir de la mano.
3 - Encontrar el precio justo
Es normal infravalorar o sobrevalorar ciertas partidas de gastos.
Sobrevalorar
Contrariamente a lo que pueda leer o escuchar, no infle demasiado los gastos. Digamos que se permite un pequeño margen de seguridad (+5%) para lo más incierto, pero en general, es mejor atenerse lo más posible a sus previsiones reales.
Es mejor prever una reserva de tesorería para no tener que soportar, por ejemplo, una avería de los equipos o un aumento de los costes.
Algunas personas prefieren añadir una línea de "gastos de gestión" equivalente al 10% del presupuesto total en la parte inferior del cuadro.
Subestimar
Tampoco hay que subestimar: un presupuesto demasiado limitado puede convertirse rápidamente en una fuente de problemas y conflictos entre varias tareas, llevando a anular algunas tareas a primera vista secundarias, pero esenciales (el control de calidad, por ejemplo).
Durante las fases de ejecución del proyecto, el análisis de los factores de riesgo es precisamente lo que se necesita para evitar este tipo de situaciones.
4 - Tampoco subestimes los plazos
El tiempo es oro. Si tiene previsto lanzar un producto demasiado pronto, posponerlo puede hacer que su presupuesto se dispare: ampliar una campaña de correo electrónico, cancelar y posponer la reserva del lugar del evento, etcétera.
Y si pides a tus empleados que calculen su carga de trabajo futura, ten en cuenta que tenderán a ser demasiado optimistas: añade hasta un 20% de margen de seguridad al tiempo que estiman que dedicarán a cada tarea (principio de precaución).
El presupuesto provisional debe derivarse del calendario provisional en el que se han estimado y asignado todos los recursos.
5 - Controlar el presupuesto con rigor y regularidad
El presupuesto es provisional y, por tanto, está sujeto a cambios. Controle los gastos reales y el tiempo dedicado por cada miembro del equipo a cada tarea del proyecto.
Compara los costes estimados con los reales para anticiparte a lo que vendrá después.
☝️ Lleva también un registro de tus cálculos para poder volver sobre ellos y entender cómo has llegado a un resultado concreto. ¡Y ponle fecha a tu presupuesto!
🎯 ¡Para que este seguimiento sea más fácil y eficaz, te recomendamos encarecidamente que utilices una herramienta como Zoho Projects! Te beneficias de un seguimiento continuo y un análisis detallado del presupuesto. No solo haces un seguimiento de los costes y el tiempo invertido en cada tarea, sino que también obtienes una visión global del presupuesto a través de informes dinámicos y cuadros de mando interactivos. ¡Así que usted puede permanecer en el camino con su previsión presupuestaria en cada paso del camino!
Zoho Projects
6 - Comuníquese con su equipo
Como buen gestor, sabe que el éxito del proyecto depende de algo más que de una buena gestión.
Depende de las aptitudes y el compromiso de su personal.
Una buena comunicación, sobre todo en torno al presupuesto del proyecto y su desarrollo, ayudará a :
- estimular la inteligencia colectiva
- descompartimentar las competencias
- combinar talentos,
- garantizar las buenas relaciones dentro del equipo
- armonizar las cargas de trabajo,
- hacer que los empleados se sientan seguros,
- y eliminar así muchos de los factores de riesgo asociados a los recursos humanos (accidentes, desvinculación, exceso de trabajo, etc.).
Utilizar la herramienta adecuada
El software de gestión de proyectos (o cartera de proyectos) es a la vez una herramienta de gestión y una plataforma de colaboración.
Es completo y cubre todas las etapas clave, desde la planificación del proyecto hasta su seguimiento. Desde el punto de vista presupuestario, permite
- comparar las previsiones con los datos reales, en particular el coste de los recursos humanos, por tarea o por etapa;
- supervisar el presupuesto en tiempo real
- crear interdependencias presupuestarias entre distintos proyectos (software de gestión de la cartera de proyectos, o PPM)
- modificar y desplazar reactivamente las tareas en función de la evolución del presupuesto.
Software de gestión de proyectos
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¿Necesita un cuadro de mandos para controlar el presupuesto de su proyecto? La plataforma de trabajo colaborativo monday.com ofrece una herramienta sencilla y clara para estimar el presupuesto de antemano y analizar después el coste real de cada tarea. Bonus: utilice las fórmulas para realizar análisis más profundos sin demasiado esfuerzo.
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Software de gestión de proyectos, de gestión de tareas y de gestión de carteras de proyectos, la fuerza de Proggio reside en situar a los equipos, y no a las tareas, en el centro de sus usos.
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Gestor de proyectos y tareas, a medio camino entre las herramientas ergonómicas de gestión de tareas y las herramientas más complejas, Wrike es ideal para las PYME ágiles.
Software de gestión de la cartera de proyectos
- Clarizen es un PPM para necesidades más avanzadas, que ofrece la elaboración de presupuestos y la estimación de la rentabilidad, así como el seguimiento de la cuenta de explotación de un proyecto o cartera, distinguiendo entre gastos OPEX y CAPEX, ¡entre otros!
- Con FoxPlan, puede gestionar sus carteras en modo híbrido, soportando tanto los métodos ágiles (en particular para responder a las necesidades de los equipos informáticos) como los métodos tradicionales de gestión de proyectos. De este modo, podrá definir fácilmente sus presupuestos para proyectos estratégicos a largo plazo durante varios años, así como para proyectos más cortos y expuestos a cambios. Todo ello anticipándose a los desvíos y garantizando el mejor retorno de la inversión posible para su cartera.
- Con PPM Project Monitor, puede optimizar la presupuestación de todos sus proyectos: el software simplifica la recopilación y evaluación de las solicitudes de todas las áreas de negocio y, a continuación, la construcción del presupuesto provisional. Todos estos datos están centralizados y organizados en una única herramienta, lo que facilita la toma de decisiones, el seguimiento de los avances y la anticipación de posibles desviaciones. Ahorre hasta un día a la semana en el control de la gestión de su cartera de proyectos.
- El software SuitePro-G de IQar le permite establecer y configurar los indicadores financieros de sus proyectos, gestionar las previsiones presupuestarias y elaborar informes en tiempo real, para que pueda controlar mejor las desviaciones y la rentabilidad. Visualice los beneficios esperados de cada proyecto, facilitando la toma de decisiones correctas.
- Teamleader es una solución "todo en uno" ideal para VSE y PYMES especializadas en negocios digitales. Organizado en torno a los 3 aspectos fundamentales de un negocio -ventas, facturación y organización-, el software le ayuda a gestionar una gran variedad de proyectos internos, así como proyectos de clientes. Establece plazos y supervisa las tareas en tiempo real para no salirse del presupuesto.
- z0 Gravity es una herramienta de gestión de carteras de proyectos (PPM) completa e intuitiva, fácil de usar para gestionar varios proyectos a gran escala simultáneamente y adecuada para organizaciones con más de 100 empleados.
Plataformas colaborativas
- Asana es un software de gestión del trabajo sencillo e intuitivo que ayuda a los equipos pequeños y medianos a coordinar y gestionar sus tareas y proyectos.
- A la vez plataforma colaborativa y herramienta de gestión de proyectos, Gladys es un entorno de trabajo digital completo que te permite gestionar tus proyectos de la A a la Z, optimizando la productividad y potenciando la innovación.
El presupuesto provisional, un factor clave para el éxito de su proyecto
Como ves, es muy importante dedicar el tiempo y la atención necesarios a la elaboración de la estrategia de tu proyecto, teniendo en cuenta una serie de factores, como el tiempo, los recursos financieros, los objetivos y las personas. ¿Cuáles son sus mejores prácticas?