Gestor de tareas

Si deseas coordinar tu equipo de trabajo u organizar proyectos personales, las herramientas de colaboración para gestión de tareas son la primera etapa hacia una mejora notable de la productividad.  Permiten crear listas de tareas, asignarlas a los responsables y programar una fecha tope.

Gestor de tareas

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Gestión colaborativa de proyectos

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Una Herramienta para Agilizar la Gestión de Tareas

Asana

Gestión del trabajo, proyectos y tareas

StarTask

Software de Gestión de tareas

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Software de Gestión de tareas

Zoho Project

Software de Gestión de tareas

LiquidPlanner

Software de Gestión de tareas

Xotelia

Solución de gestión para pequeñas y medianas propiedades

Smartsheet

El referente mundial en gestión de proyectos

Workboard

Software de Gestión de tareas

Genius Project

Software de Gestión Empresarial de Proyectos Flexible

Easynote

Software de Gestión de tareas

Teamwork Projects

Software de Gestión de Proyectos

TimeCamp

Software de Gestión de tareas

Glip

Software de Gestión de tareas

geekbot

Software de Gestión de tareas

Traction TeamPage

Software de Gestión de tareas

SprintGround

Software de Gestión de tareas

TaskQue

Software de Gestión de tareas

Team Task Tracker

Software de Gestión de tareas

Bitrix24

CRM Gratis, Gestión de Proyectos y Colaboración

HiTask

Software de Gestión de tareas

Hello Focus

Software de Gestión de tareas

BuzzFlow

Software de Gestión de tareas

IDhall SC

Software de gestión de ideas

RationalPlan

Software de gestión de proyectos fácil de usar

Notezilla

Software de Gestión de tareas

Nimbus Note

Software de Gestión de tareas

Compliantia

Software de Gestión de tareas

Teamweek

Software de Gestión de tareas

teamelio

Software de Gestión de tareas

Status Hero

Software de Gestión de tareas

Comindwork

Software de Gestión de tareas

Optimy

el programa de gestión de sponsoring y mecenazgo

ProjeQtOr

Software de Gestión de Proyectos

Brown Boot Works

Software de Gestión de tareas

GanttPRO

Online project management solution based on Gantt charts

DropTask

Software de Gestión de tareas

StoriesOnBoard

Software de Gestión de tareas

StakePoint

Software de Gestión de tareas

teamfocus

Software de Gestión de tareas

Arrangedly

Software de Gestión de tareas

allthings

Software de Gestión de tareas

Drinkle

Software de Gestión de tareas

Hiver

Software de Gestión de tareas

Producteev

Software de Gestión de tareas

Team.Do

Software de Gestión de tareas

Syltek

Software de gestión para clubes e instalaciones deportivas

Hibox

Programa de gestión de tareas online

¿Qué es un gestor de tareas?

Un administrador de tareas es una solución para gestionar el flujo de trabajo en una empresa.  La herramienta ayuda en la organización de las tareas individuales y colectivas para todos los miembros del equipo. 

El software de gestión de tareas resuelve problemáticas en cuestión de productividad y de organización del trabajo colaborativo. Un ejemplo de cómo estas herramientas ayudan a las organizaciones, puede ser la creación de listas de tareas compartidas (to-do lists) con: 

  • la fecha de inicio y la fecha tope,

  • la descripción de elementos importantes a llevar a cabo en cada tarea,

  • la creación de subtareas para las tareas importantes,

  • la clasificación y reagrupamiento de las tareas por proyecto, color, categorias, fechas, etc. 

¿Cómo funciona el gestor de tareas?

El gestor de tareas pone a disposición del usuario una plataforma colaborativa para controlar cada proyecto. Las soluciones SaaS (basado en web )se encuentran almacenadas en un servidor externo y no requieren de ningún tipo de intervención técnica. Todos los documentos se encuentran en la nube, el responsable del proyecto puede consultarlos y clasificarlos según las necesidades.  Los miembros del equipo pueden seguir el proyecto en tiempo real desde sus cuentas personales, las acciones de todos los participantes se sincronizan automáticamente. 

Para sacar provecho de estas herramientas, con crear una cuenta profesional y elegir un el plan que convenga al proyecto, es suficiente. Cada empleado puede conectarse para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

¿Cuáles son las funciones principales de un gestor de tareas?

Creación de espacios de trabajo

La gestión de un equipo requiere de la creación de una base de datos por perfil. Estas herramientas están en capacidad de centralizar las informaciones relacionadas con la cuenta de cada miembro del equipo permitiendo un seguimiento optimizado. 

Una mejor gestión del tiempo de trabajo así como una mejor repartición de las tareas son dos de las razones por las cuales se deben crear espacios de trabajo.

Gestión de misiones

Una vez que los profiles han sido agregados a una base de datos sincronizada, es importante gestionar las tareas eficazmente. La mayoría de estos programas integran módulos que permiten asignar proyectos a los colaboradores, fijar el tiempo de tratamiento de la tarea y seguir el avance de acuerdo a los criterios preestablecidos. 

La gestión de la misión está prácticamente automatizada, es posible ver las estadísticas desde el tablero de mandos. También es posible anticipar los retrasos eventuales según la planificación.  

Funcionalidades clásicas 

  • Crear y asignar tareas a los miembros del equipo,

  • Hacer lista de tareas,

  • Definir una fecha tope,

  • Mostrar las tareas en la agenda según las fechas de vencimiento,

  • Permitir a los individuos la gestión de su tareas de forma personalizada,

  • Modificar el status de una tarea (pendiente, en curso, terminada, etc.),

  • Enviar notificaciones y recordatorios,

  • Compartir archivos,

  • Focalizar el trabajo entorno a una misión precisa.

Funcionalidades avanzadas

  • Mensajería privada y chat grupal,

  • Gestión de documentos,

  • Vista Kanban,

  • Sincronización de tareas,

  • Seguimiento de tiempo,

  • Delegar tareas,

  • Fusión de tareas,

  • Gestión de diferentes equipos. 

Importación y exportación de documentos

La mayoría de las herramientas permiten importar y exportar los documentos.  La aplicación de gestión de tareas almacena en la nube y centraliza los datos.

¿Quién utiliza un gestor de tareas?

Los participantes generalmente utilizan un administrador de tareas para seguir y controlar el avance de su trabajo de manera operacional en oposición y, al mismo tiempo, en armonía con los objetivos generales del proyecto y del equipo. Estas herramientas pueden ser utilizadas en prácticamente cualquier industria, a partir del momento que hay una necesidad de centralizar y clarificar la organización y de cumplir las tareas cotidianas de manera eficaz según las prioridades. 

¿Por qué hacer listas y planificar sus acciones? 

El planificador de tareas asiste a los miembros de un proyecto en la organización de las misiones y de tareas realizables en periodos cortos de tiempo.

La fragmentación de las tareas permite equilibrar la carga de trabajo y priorizar las urgencias con el fin de realizar las tareas según la prioridad. 

Los utilizadores generalmente tienen la posibilidad de crear, actualizar, editar las tareas y compartir las tareas con los colegas. 

En dado caso las tareas privadas siguen siendo personales mientras que las tareas compartidas se convierten en tareas públicas. 

Desde un punto de vista puramente personal, el gestor de tareas permite:

  • procrastinar menos (dejar para más tarde las cosas por hacer),

  • priorizar el trabajo individual,

  • ser más eficaz en la vida profesional,

  • clarificar la duración de un proyecto,

  • ganar en productividad.,

Inconvenientes de un sistema de gestión de tareas

Las herramientas de gestión de proyectos y tareas son indispensables para todas las áreas de la vida personal y profesional. Las desventajas no son muy numerosas, sin embargo, existen algunos puntos que pueden ser decepcionantes: 

  • No generan el flujo de trabajo o las etapas del trabajo. Es la gran diferencia con un software de gestión de proyectos. 

  • Las vistas tipo diagrama de Gantt son escasas (a pesar de ser muy útiles en una visión tipo proyecto).

  • La supresión de las tareas es generalmente demasiado fácil. Una mala manipulación puede convertirse en una supresión sin que te des cuenta.

  • Las notificaciones pueden ser invasoras. 

De la herramienta colabortiva a la lista de tareas

En el gestor de tareas las misiones son más elaboradas que las listas de tareas. Estas últimas se resumen a listas de quehaceres las cuales se pueden clasificar según el orden de importancia por dar un ejemplo. Los gestores de tareas permiten agregar notas en formato de texto enriquecido (negrita, colores, imágenes). Las listas de quehaceres nos permiten apuntar las buenas ideas, por lo tanto deben estar accesibles fácilmente. 

Sin embargo, las listas de tareas no son suficientes para organizar y entrar en una dinámica de productividad. Poder hacer más con menos herramientas, es el objetivo de la gestión de tareas. 

Diferencia entre gestor de tareas y gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos permite a los responsables de proyectos gestionar un equipo de colaboradores (planificación y atribución de tareas), de equilibrar los proyectos y de analizar la productividad general del equipo. 

El gestor de tareas describe los esfuerzos individuales, descompone las etapas para alcanzar un proyecto, determina las fechas tope y permite la autogestión.

Ejemplos de software fácil de usar para gestion de tareas:

  • Trello,

  • Asana,

  • Wunderlist,

  • Wrike.

El software de gestión de tareas está estrechamente relacionado con las soluciones para gestión de proyectos, pero difiere en cuanto a la cobertura funcional. 

Para explicar las cosas de manera simple, podemos decir que los gestores de tareas tienen la finalidad de mejorar la colaboración y la productividad mientras que los software de gestión de proyectos tiene el objetivo de planificar y medir. 

Los software de gestión de proyectos generalmente son menos universales. Están pensados para empresas de servicios que necesitan controlar la entrega de un proyecto evitando el incumplimiento de la agenda o el aumento de costos.

Soluciones complementarias de Gestor de tareas

Suite ofimática

Redes sociales corporativas

Gestión Documental

Compartir archivos

Gestión de citas online

Presentación

Firma digital

Transferir archivos

Gestión de ideas

Gestión del conocimiento

Consejo de administración

Datos Virtual Room (VDR)

Reunión

Generador de formularios

Gestión lugar

Herramientas colaborativas