Gestor de tareas

Si deseas coordinar tu equipo de trabajo u organizar proyectos personales, las herramientas de colaboración para gestión de tareas son la primera etapa hacia una mejora notable de la productividad. Permiten crear listas de tareas, asignarlas a los responsables y programar una fecha tope.

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¿Qué es un gestor de tareas?

Un administrador de tareas es una solución para gestionar el flujo de trabajo en una empresa. La herramienta ayuda en la organización de las tareas individuales y colectivas para todos los miembros del equipo. 

El software de gestión de tareas resuelve problemáticas en cuestión de productividad y de organización del trabajo colaborativo. Un ejemplo de cómo estas herramientas ayudan a las organizaciones, puede ser la creación de listas de tareas compartidas (to-do lists) con: 

  • la fecha de inicio y la fecha tope,

  • la descripción de elementos importantes a llevar a cabo en cada tarea,

  • la creación de subtareas para las tareas importantes,

  • la clasificación y reagrupamiento de las tareas por proyecto, color, categorias, fechas, etc. 

¿Cómo funciona el gestor de tareas?

El gestor de tareas pone a disposición del usuario una plataforma colaborativa para controlar cada proyecto. Las soluciones SaaS (basado en web) se encuentran almacenadas en un servidor externo y no requieren de ningún tipo de intervención técnica. Todos los documentos se encuentran en la nube, el responsable del proyecto puede consultarlos y clasificarlos según las necesidades. Los miembros del equipo pueden seguir el proyecto en tiempo real desde sus cuentas personales, las acciones de todos los participantes se sincronizan automáticamente. 

Administrar un proyecto en línea permite a cada empleado puede conectarse para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

¿Cuáles son las funciones principales de un gestor de tareas?

Creación de espacios de trabajo

La gestión de un equipo requiere de la creación de una base de datos por perfil. Estas herramientas están en capacidad de centralizar las informaciones relacionadas con la cuenta de cada miembro del equipo permitiendo un seguimiento optimizado. 

Una mejor gestión del tiempo de trabajo así como una mejor repartición de las tareas son dos de las razones por las cuales se deben crear espacios de trabajo.

Gestión de misiones

Una vez que los profiles han sido agregados a una base de datos sincronizada, es importante gestionar las tareas eficazmente. La mayoría de estos programas integran módulos que permiten asignar proyectos a los colaboradores, fijar el tiempo de tratamiento de la tarea y seguir el avance de acuerdo a los criterios preestablecidos. 

La gestión de la misión está prácticamente automatizada, es posible ver las estadísticas desde el tablero de mandos. También es posible anticipar los retrasos eventuales según la planificación.

Funcionalidades clásicas del planificador de tareas

  • Crear y asignar tareas a los miembros del equipo,

  • Hacer lista de tareas,

  • Definir una fecha tope,

  • Mostrar las tareas en la agenda según las fechas de vencimiento,

  • Permitir a los individuos la gestión de su tareas de forma personalizada,

  • Modificar el status de una tarea (pendiente, en curso, terminada, etc.),

  • Enviar notificaciones y recordatorios,

  • Compartir archivos.

Funcionalidades avanzadas de las herramientas de gestión de tareas

  • Mensajería privada y chat grupal,

  • Gestión de documentos,

  • Administrar un proyecto en vista Kanban,

  • Aplicación web disponible,

  • Sincronización de tareas,

  • Seguimiento de tiempo,

  • Delegar tareas,

  • Fusión de tareas,

  • Gestión de diferentes equipos. 

Importación y exportación de documentos

La mayoría de las herramientas permiten importar y exportar los documentos. La aplicación de gestión de tareas almacena en la nube y centraliza los datos.

¿Quién utiliza un gestor de tareas?

Los participantes utilizan un administrador de tareas para seguir y controlar el avance de su trabajo de manera operacional en oposición y, al mismo tiempo, en armonía con los objetivos generales del proyecto y del equipo. Estas herramientas pueden ser utilizadas en prácticamente cualquier industria, a partir del momento que hay una necesidad de centralizar y clarificar la organización y de cumplir las tareas cotidianas de manera eficaz según las prioridades. 

¿Por qué hacer listas y planificar sus acciones? 

El planificador de tareas asiste a los miembros de un proyecto en la organización de las misiones y de tareas realizables en periodos cortos de tiempo.

La fragmentación de las tareas permite equilibrar la carga de trabajo y priorizar las urgencias con el fin de realizar las tareas según la prioridad. 

Los utilizadores generalmente tienen la posibilidad de crear, actualizar, editar las tareas y compartir las tareas con los colegas. 

En dado caso las tareas privadas siguen siendo personales mientras que las tareas compartidas se convierten en tareas públicas. 

Desde un punto de vista puramente personal, el gestor de tareas permite:

  • procrastinar menos (dejar para más tarde las cosas por hacer),

  • priorizar el trabajo individual,

  • ser más eficaz en la vida profesional,

  • clarificar la duración de un proyecto,

  • ganar en productividad.,

Inconvenientes de un sistema de gestión de tareas

Una herramienta de gestión de proyectos y tareas es indispensable para todas las áreas de la vida personal y profesional. Las desventajas no son muy numerosas, sin embargo, existen algunos puntos que pueden ser decepcionantes: 

  • No generan el flujo de trabajo o las etapas del trabajo. Es la gran diferencia con un software de gestión de proyectos. 

  • Las vistas tipo diagrama de Gantt son escasas (a pesar de ser muy útiles en una visión tipo proyecto).

  • La supresión de las tareas es generalmente demasiado fácil. Una mala manipulación puede convertirse en una supresión sin que te des cuenta.

  • Las notificaciones pueden ser invasoras. 

De la herramienta colabortiva a la lista de tareas

En el gestor de tareas las misiones son más elaboradas que las listas de tareas. Estas últimas se resumen a listas de quehaceres las cuales se pueden clasificar según el orden de importancia por dar un ejemplo. Los gestores de tareas permiten agregar notas en formato de texto enriquecido (negrita, colores, imágenes). Las listas de quehaceres nos permiten apuntar las buenas ideas, por lo tanto deben estar accesibles fácilmente. 

Sin embargo, las listas de tareas no son suficientes para organizar y entrar en una dinámica de productividad. 

Diferencia entre gestor de tareas y gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos permite a los responsables de proyectos gestionar un equipo de colaboradores (planificación y atribución de tareas), de equilibrar los proyectos y de analizar la productividad general del equipo. 

El gestor de tareas forma parte de las herramientas de colaboración describe los esfuerzos individuales, descompone las etapas para alcanzar un proyecto, determina las fechas tope y permite la autogestión.

Ejemplos de software fácil de usar para gestion de tareas:

  • Trello,

  • Asana,

  • Wunderlist,

  • Microsoft Outlook,

  • Wrike.

El software de gestión de tareas está relacionado con la herramienta de gestión de proyectos, pero difiere en cuanto a la cobertura funcional.

Para explicar las cosas de manera simple, podemos decir que los gestores de tareas tienen la finalidad de mejorar la colaboración y la productividad mientras que los software de gestión de proyectos tiene el objetivo de planificar y medir. 

Los software de gestión de proyectos son menos universales: están pensados para empresas de servicios que necesitan controlar la entrega de un proyecto evitando el incumplimiento de la agenda o el aumento de costos. Prueba la versión gratuita de tu software de preferencia

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