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Gracias a los software de organizacion y planificacion puedes optimizar la gestión de tus existencias.

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Gestión de stock: guía de compra

Un sistema de gestión de inventarios o stock es el proceso mediante el cual se realiza un seguimiento de los bienes a lo largo de toda la cadena de suministro, desde las compras hasta la producción y las ventas finales.

¿Qué es la gestión de stock?

Antes de hablar de la gestión de las existencias, primero debemos definir las existencias. En una empresa, las acciones se componen de:

  • Bienes (comprados, en curso, fabricados, destinados a la venta, pero también en proceso de reparación u obsoletos).

  • De las materias primas.

  • Envases no recuperados.

La gestión de los inventarios se digitaliza para tener una visión precisa y poder abastecerse en el momento oportuno. Una mejor gestión de las existencias es especialmente interesante para realizar el inventario anual de su empresa, pero también para encontrar un equilibrio en la cantidad de existencias disponibles.

Cada empresa gestionará sus existencias de forma única, dependiendo de la naturaleza y el tamaño de su negocio. 

¿Qué es un programa control de stock?

La gestión de las existencias es esencial para cualquier empresa que asegure la logística de sus productos. A menudo se trata de productos acabados, pero también puede tratarse de bienes, materias primas y suministros, embalajes, artículos pequeños, etc.

El software de gestión de inventario está diseñado para controlar todos los aspectos logísticos, administrativos y financieros relacionados con las mercancías. La gestión de existencias suele ser un subconjunto de la gestión comercial porque los bienes están vinculados a las ventas (retiradas de existencias) y a las compras a través de proveedores. 

Por qué necesitas un sistema de inventario

Cualquier empresa que maneje existencias necesitará un sistema para hacer un seguimiento y control precisos de las mismas. Sin un sistema, la empresa trabajará de forma totalmente ad hoc y se encontrará rápidamente con situaciones en las que el negocio tendrá un exceso de existencias o un déficit de las mismas.

Los sistemas de inventario indican el número de componentes o ingredientes que necesitas para crear o montar el producto final. Sin esta información, puedes acabar con un exceso de existencias que merme los resultados, o con unas existencias insuficientes para satisfacer la demanda de los clientes.

Pero aunque necesitarás un sistema de gestión de inventarios, el que elija dependera enteramente de ti. Hay innumerables sistemas diferentes, desde enfoques sencillos hasta soluciones integrales.

¿Para qué usos debería elegir un software de gestión de existencias?

El software de gestión de existencias se utiliza para:

  • Definir el plazo de suministro según la necesidad de los productos;

  • Cuantificar los productos a pedir para reconstituir las existencias;

  • Evitar el exceso de existencias o la falta de existencias;

  • Redactar una hoja individual para cada mercancía (con el código de artículo, una designación comercial, la unidad de venta o el precio de compra y venta);

  • Emitir notas de entrega;

  • Optimizar el movimiento y el flujo de productos entre los almacenes y las tiendas.

Programa control de stock para la gestión de las entradas y salidas de existencias

  • Valoración del inventario.

  • Inventarios.

  • Compras y gestión de proveedores.

  • Gestión de contratos.

  • Gestión de materiales y conjuntos de materiales.

  • Gestión de referencias.

También se aprecian funcionalidades adicionales, como la posibilidad de gestionar paquetes de artículos o productos. Esta función permite vender dos productos juntos bajo una sola referencia y precio.

¡No más cuadernos llenados a mano para conocer las acciones de su empresa! Digitalizar las existencias para obtener una visión global y comprender mejor todos los bienes. Una verdadera herramienta de gestión comercial, es un software preciso que se ha convertido en indispensable para todas las empresas con acciones. 

¿Software de gestión de stocks integrados? 

Tienes la posibilidad de seleccionar un software de gestión de existencias autónomo o integrado con un software de gestión empresarial, contabilidad o soluciones de software para el departamento de ventas de una manera más global.

El software de control de stock sólo se limita a la gestión de inventarios de una empresa. Se recomiendan para los administradores de inventarios que trabajan en un solo lugar o en varios almacenes y tiendas.

Las aplicaciones de gestión empresarial abarcan varias funciones en un solo paquete de software. Los datos son compartidos por varios departamentos. Este tipo de software de gestión empresarial se recomienda para las grandes empresas a fin de evitar múltiples soluciones de software. Pueden integrarse con el software de planificación de recursos empresariales (ERP) o con las soluciones de software de facturación y caja registradora. 

La elección de una u otra de las soluciones se hará en función de las necesidades de su empresa y del número de empleados que tendrán que trabajar en los datos. La gestión de las existencias es útil para la gestión de la contabilidad, pero también para mantener los tableros.

Tipos de sistemas de gestión de inventario permanente

Utilizar hojas de cálculo para gestionar el inventario

Muchas empresas utilizan Excel: esta puede ser una buena forma de gestionar el inventario. Sin embargo, esto tiene algunas desventajas. Los errores humanos, por ejemplo, pueden convertirse fácilmente en costosos problemas cuando se utilizan hojas de cálculo. Además, la flexibilidad y la precisión pueden ser difíciles de conseguir.

Software básico de gestión de inventario

Muchas aplicaciones basadas en la nube vienen con una funcionalidad básica de gestión de inventario. Aunque no es la herramienta completa que se obtiene con un software dedicado, para muchos es el paso natural desde las hojas de cálculo. Sin embargo, es posible que sigas necesitando hojas de cálculo para satisfacer tus necesidades específicas.

Software dedicado a la gestión de inventarios

El software dedicado a la gestión de inventarios se desarrolla específicamente para ayudarte a seguir y controlar las existencias. Si el software está basado en la nube, podrás sincronizarlo con tus otras aplicaciones en la nube capaces de integrarse con cientos de otras aplicaciones y acceder a tus datos en cualquier momento y lugar.

Sistemas de planificación de recursos empresariales

Con la planificación de recursos empresariales (ERP), se adquiere una única solución para cubrir todos los aspectos de la planificación empresarial, en lugar de varios componentes diferentes en la nube que se integran entre sí. Esto suele implicar la elección e instalación de los "módulos" que necesitas, incluida la gestión de inventarios.

Sistemas de gestión de almacenes

Los sistemas de gestión de almacenes pueden ser enormemente beneficiosos para el control del inventario, pero no deben confundirse con los sistemas de gestión de inventarios. La gestión de almacenes consiste en capacitar a tu equipo de almacén para que funcione de la forma más eficiente posible; aunque muchos sistemas de inventario pueden tener algunas funciones para ayudar a ello, no serán tan completas como una herramienta de almacenamiento específica.
 

¿Cuáles son las ventajas del software de control de stock?

El uso de un software de gestión de acciones es una verdadera ventaja para la empresa. He aquí algunas ventajas garantizadas por el uso de un software de gestión de existencias:

  • Un ahorro de tiempo, pero también un perfecto conocimiento de las acciones;

  • El mantenimiento de un equilibrio en las existencias;

  • Una buena trazabilidad durante el transporte entre diferentes sitios o almacenes;

  • Una mayor eficiencia al conocer las existencias disponibles o la fecha en que será necesario suministrarlas;

  • Una indicación precisa de los niveles de existencias y establecimiento de un sistema de alerta para planificar la reposición;

  • Una gestión más clara de los envíos y recibos de productos;

  • El etiquetado y la codificación en forma de códigos de barras;

  • Un nventario para ser añadido a los asientos contables para la gestión de la contabilidad.

Cuándo actualizar el programa control de stock gestión de inventario

Pasar a una solución de inventario dedicada puede aportar grandes beneficios a tu empresa, pero supone un cambio de rumbo. Estos son algunos indicios de que podría ser el momento de actualizarse.

Necesitas más flexibilidad

Las hojas de cálculo son una forma poco flexible de gestionar el inventario. Si resulta que necesitas añadir hojas adicionales a tu solución, o tienes problemas porque los empleados no pueden acceder a los datos en tiempo real, entonces podría ser el momento de actualizar a un software de inventario basado en la nube.

Necesitas más precisión

¿Te resulta difícil controlar la cantidad de un artículo concreto que tienes en un momento dado? Con una solución dedicada, tú-y tus empleados- podrán obtener información actualizada sobre tu inventario en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Costes de inventario aumentan

Los costes de almacenamiento pueden socavar gravemente tus resultados si no se mantienen bajo control. La clave para minimizar los costes de mantenimiento es almacenar sólo las existencias que necesites. Un sistema eficaz de gestión de inventarios te ayuda a mantener un almacenamiento eficiente. 

¿Cuáles son las principales funcionalidades de un software de inventario? 

Aquí están algunas de las funcionalidades que tu software de gestión comercial o soluciones de software de stock deberían ofrecer:

  • Creación de archivos individuales.

  • Bloqueo de un material para venderlo o realizar un movimiento.

  • Control de entrada y salida.

  • Obtención de un historial de movimientos de mercancías.

  • Emisión de notas de entrega.

  • La posibilidad de utilizar los datos en una red.

  • Hacer ajustes para avisar cuando se alcanza el stock mínimo o máximo.