Gestionar proyectos ágiles con una metodología a todo gas

Si eres gestor·a de proyectos y en tu día a día te sientes protagonista de una película de acción, necesitas una metodología que esté a la altura de tus aventuras.

La metodología ágil es un enfoque de la gestión de proyectos, cada vez más utilizado por miembros de equipos autoorganizados para el desarrollo ágil de software. Sin embargo, gracias a los 12 principios que la metodología ágil promueve, la misma es adaptable a otro tipo de proyectos.

¿Quieres saber en qué casos implementarla para hacer de tu proceso de desarrollo algo más rápido y furioso? ¡Entonces no te pierdas nuestra saga de buenas prácticas!

La Metodología Ágil o Agile es un enfoque de trabajo, propio de la gestión de proyectos. Este permite adaptar el trabajo o desarrollo que se pretenda hacer, con base en las actividades por hacer, en proceso o terminadas.

Un proceso ágil se caracteriza por desarrollarse de manera:

• Colaborativa,
• incremental,
• iterativa.

La iteración significa repetir un proceso hasta conseguir el resultado deseado. La idea consiste en desarrollar una primera versión funcional del componente de un producto. Esta versión no pretende ser perfecta, sino útil para que los usuarios la prueben en condiciones reales y puedan luego mejorarla.

Es así como se identifican errores o necesidades insatisfechas lo antes posible, de manera que la situación se pueda rectificar a tiempo.

Esta metodología se basa en 12 principios, que podríamos resumir de la siguiente manera:

1. La satisfacción del cliente es la prioridad.
2. Los cambios en el desarrollo son una oportunidad de mejora.
3. La entrega de productos conformes (software funcional, por ejemplo), se fundamenta en continuas basadas en ciclos cortos
4. El trabajo en equipo y la colaboración con el cliente son fundamentales.
5. Un entorno motivante promueve la confianza que los equipos necesitan para realizar sus tareas.
6. La comunicación cara a cara debe privilegiarse.
7. La entrega de elementos operacionales debe ser la premisa.
8. Se debe mantener un ritmo de trabajo sostenible y constante.
9. Se debe perseguir la calidad técnica del equipo en todo momento.
10. Hay que enfocarse en lo esencial y minimizar todo trabajo innecesario.
11. Los equipos autoorganizados trabajan mejor.
12. La adaptación constante de los métodos aumenta la eficiencia.

La mejor manera de entender las necesidades de los usuarios y del cliente es permitirles probar los productos y servicios sobre la marcha, en situaciones reales.

Esto evita el efecto túnel; es decir, un retraso en la entrega o un exceso de presupuesto, debido a que durante el proceso de desarrollo no se tuvo suficiente visibilidad y flexibilidad y el producto que se entregó sin cumplir plenamente con las expectativas.

reduciendo el tiempo entre la formulación de una necesidad y su realización. El producto o servicio se enriquece a medida que avanza y su conformidad se comprueba regularmente.

Un producto o servicio funcional es el que mejor satisface las necesidades de los/las usuarios·as.

Bajo el enfoque ágil, los cambios se ven como oportunidades y no como obstáculos. Las ideas que surgen pueden añadir valor al producto, añadiendo características que no estaban previstas en un principio.

Una comunicación clara y regular sigue siendo la clave al reunir a todas las partes interesadas, sin intermediarios. La interacción es crucial en el día a día para lograr un objetivo claro orientado a la satisfacción del cliente.

La idea no es desarrollar un plan de proyecto perfectamente detallado antes de que se ponga en marcha el mismo, sino poner a prueba prácticas y técnicas eficaces. A través de iteraciones, el equipo cuestiona regularmente su forma de trabajar y se basa en un enfoque empírico para optimizar su eficacia.

Esto permite conservar los métodos "ganadores" y descartar los menos eficaces, siempre con vistas a mejorar el proceso global de entrega. Con la experiencia, el proyecto puede ponerse en marcha antes y dedicar menos tiempo a la planificación.

La Metodología Ágil se opone a las metodologías tradicionales de gestión de proyectos en cascada, como el Ciclo en V. Lineales y predictivos, estos métodos dejan poco espacio para lo inesperado y para el cambio.

En su momento, provocaron un índice de fracaso especialmente alto en los proyectos informáticos, debido al efecto túnel del cual hablamos anteriormente. La gestión ágil de proyectos aborda este problema, ya que permite tener en cuenta no solo los requisitos iniciales, sino también los cambios o nuevos requisitos durante el desarrollo. Esto garantiza que el producto siempre cumpla con las expectativas.

A continuación, se describen los métodos ágiles más utilizados para ayudarte a escoger el que más te convenga.

Junto con Scrum, es uno de los métodos ágiles más utilizados en las empresas.

Su éxito se debe a que lleva al límite los valores de la agilidad, lo que permite una gran flexibilidad. Con XP, hay poca cabida para las diferencias entre expectativas y resultados. Se caracteriza por:

• Especificaciones funcionales de los elementos importantes solamente,
• iteraciones muy cortas y rápidas,
• una integración real del cliente en el proyecto,
• valores importantes (valor, respeto, comunicación, retroalimentación y sencillez),
• una planificación muy flexible,
• estimaciones presupuestarias a corto plazo,
• aprendizaje continuo,
• parejas de desarrolladores para la revisión del código en tiempo real.

¿Para quién es ideal? 👉 Equipos de hasta 12 desarrolladores.

Con Lean, la idea es maximizar la calidad evitando el despilfarro de recursos humanos, financieros y de tiempo mediante:

• La producción just in time,
• la reducción de las existencias,
• el control de los plazos,
• la eliminación de defectos,
• la gestión de competencias,
• la reducción de los costes.

¿Para quién es ideal? 👉 Empresas del sector automovilístico y cualquier tipo de estructura, especialmente las que tienen pocos medios o recursos.

El método Crystal Clear se caracteriza por un marco flexible, pero enfocado altamente en la visión y las recomendaciones. Aunque solo se requiere planear un mínimo de aspectos, existen algunas reglas que hay que respetar:

• Un equipo compuesto por un arquitecto y un equipo de dos a siete desarrolladores, los cuales cuenten con un tablero blanco y algunos post-it (Kanban),
• un acceso directo a los usuarios,
• entregas mensuales,
• una comunicación fluida e informal,
• una visión clara y conocida por todos,
• debates periódicos de mejora,
• pruebas automatizadas.

¿Para quién es ideal? 👉 Equipos pequeños de hasta 7 desarrolladores.

Esta metodología otorga especial atención y tiempo a la fase de diseño, con el objetivo de reducir los riesgos asociados a tener una idea muy alejada del resultado final (en particular, gracias a un diagrama de Lenguaje Unificado Modelado - UML). Se caracteriza por:

• Seis funciones clave,
• una segmentación del proyecto (modelo general, alcance, lista de funcionalidades, etc.),
• una alta participación del usuario final,
• un seguimiento asiduo por medio de herramientas de gestión de proyectos,
• un énfasis en la calidad final.

¿Para quién es ideal? 👉 Equipos de hasta 20 desarrolladores.

Este método requiere un estudio de viabilidad previo, que puede o no validar el proyecto, seguido de un informe y un pliego de condiciones funcional. Busca asegurar que:

• Los usuarios se involucren con el proyecto desde el principio,
• el equipo tenga autonomía,
• se realicen entregas periódicas, pruebas continuas y resúmenes de proyectos,
• haya un desafío permanente,
• exista una estrecha cooperación entre equipo.

¿Para quién es ideal? 👉 Adaptable a cualquier tipo de estructura.

De las metodologías ágiles, Scrum es la más utilizada. Esta se apoya en:

• Roles como el Scrum Master y el Product Owner,
• ciclos de desarrollo llamados sprints,
• reuniones de información breves periódicas:
  • sprint planning → cada semana de sprint requiere 2 horas de reunión.
  • sprint review → cada semana de sprint requiere 1 horas de reunión.
  • sprint retrospective → un sprint de 4 semanas requiere de 3 horas de reunión.

¿Para quién es ideal? 👉 Equipos de entre 5 y 10 personas.

Una gestión ágil de los proyectos aporta a los equipos y a las empresas diferentes beneficios, entre los cuales:

• Rapidez y flexibilidad: los imprevistos se tienen en cuenta y se gestionan mejor, así se puede responder de manera más efectiva.
• Confianza y colaboración entre el equipo y el cliente, gracias a la frecuencia y regularidad de los intercambios.
• Visibilidad del progreso del proyecto en tiempo real, gracias a un control de calidad constante. El cliente puede pedir ajustes a lo largo del proyecto y tú ofrecer respuestas más eficientes.
• Control de costes. Después de cada etapa, el equipo hace un balance del presupuesto para tomar decisiones: continuar, suspender o cancelar ciertas actividades o, incluso, el mismo proyecto.

La mejor manera de entender las necesidades de los usuarios y clientes es permitirles probar el producto sobre la marcha, en situaciones reales.

Un producto exitoso es el que mejor se adapta a las necesidades de los usuarios.

Esto evita el efecto túnel y reduce el tiempo entre la formulación de una necesidad y su realización. El producto se enriquece a medida que se desarrolla y su conformidad se comprueba periódicamente.

En cualquier proyecto, los peligros son inevitables. Por ende, los equipos se ven enfrentados a cambios de planificación desde el principio.

Estos cambios deben verse como oportunidades y no como obstáculos. Pueden surgir nuevas ideas y añadir funcionalidades al producto que no estaban previstas inicialmente, creando así valor. De allí nace la innovación.

La comunicación cara a cara sigue siendo la clave al reunir a todos los actores, sin intermediarios. La interacción es crucial en el día a día para lograr un objetivo claro orientado al producto.

Las especificaciones de los proyectos suelen ser muy extensas y contener más funciones de las necesarias. El objetivo es adoptar un enfoque minimalista, dando prioridad a las características con mayor valor añadido.

De este modo, se puede desarrollar rápidamente una primera versión del producto con sus características esenciales y ser probado por los usuarios. En función de los resultados de las pruebas, se pueden añadir, modificar, mejorar, etc.

La idea no es desarrollar un plan de proyecto perfectamente detallado antes de la puesta en marcha, sino recurrir a pruebas prácticas y técnicas eficaces. A través de iteraciones, el equipo cuestiona regularmente su forma de trabajar y se basa en un enfoque empírico para optimizar su eficacia.

Para seguir el progreso de un proyecto ágil, no hay nada como apoyarse en un software de gestión de proyectos. Este permite tener una visión general de todos los procesos y una mejor organización.

• Los métodos de desarrollo ágil son aquellos que propenden por la entrega de productos y servicios que cumplan con las expectativas de los clientes.
• Se basan en un manifiesto de 12 principios y en un trabajo colaborativo, incremental e iterativo.
• Se diferencian de las metodologías de gestión de proyectos tradicionales por permitir un trabajo más flexible a lo largo del ciclo de vida del desarrollo de los proyectos.

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