Nota de gastos

Las aplicaciones de contabilidad y finanzas para notas de gastos ayudan a las empresas a gestionar los gastos generados por los empleados. Automatiza y digitaliza la clasificación de tickets y ten un seguimiento en tiempo real de los gastos durante viajes de negocios. 

Programas para nota de gastos de una empresa

Notas de gastos
Asistencia
Mobilidad
Seguridad y confidencialidad
Contabilidad
Configuración del software
Expensya

¡La gestión de gastos de empresa del mañana, desde hoy!

SpyGlass

Software de Notas de gastos

Replicon Expenses

Software de Notas de gastos

expEDIum Claims Portal

Software de Notas de gastos

ClaimsVISION

Software de Notas de gastos

Tickelia

Software de gestión de hojas de gasto y viajes de empresa

Telecom Analytics

Software de Notas de gastos

WebDM/WebCR

Software de Notas de gastos

Virtual Benefits Administrator

Software de Notas de gastos

MediClaims

Software de Notas de gastos

FileHandler

Software de Notas de gastos

ExpenseNet

Software de Notas de gastos

Intellect Claims

Software de Notas de gastos

Zoho Expense

Software de Notas de gastos

MyExpensesOnline

Software de Notas de gastos

Complete Claims

Software de Notas de gastos

ExpenSys

Software de Notas de gastos

Fyle

Software de Notas de gastos

Claimable

Software de Notas de gastos

Invoice Billing Software

Software de Notas de gastos

Advanced Vendor Management

Software de Notas de gastos

Xpenditure

Software de Notas de gastos

e-Expense

Software de Notas de gastos

PowerSuite Claims

Software de Notas de gastos

ExpenseOut

Software de Notas de gastos

ExpenseBot

Software de Notas de gastos

Venue Claims Management

Software de Notas de gastos

Tallie

Software de Notas de gastos

Declaree

Software de Notas de gastos

Logbook HQ

Software de Notas de gastos

Billbeez

Software de Notas de gastos

PEX

Software de Notas de gastos

ValuBill

Software de Notas de gastos

TEMNet

Software de Notas de gastos

Notilus

Software de Notas de gastos

Xpans

Solución digital para gestionar sus gastos profesionales

¿Qué  es una nota de gastos?

Las notas de gastos son los documentos (tickets, facturas, etc,.) que te permiten a ti y tus empleados justificar los pagos generados durante trabajo realizado fuera de la oficina, desplazamientos y viajes de negocios

¿Y qué son las aplicaciones para gestión de gastos?

Son software en línea (basado en la nube) que permiten simplicar, automatizar y optimizar todos los procesos relacionados a la gestión de gastos comerciales, gastos de viaje, kilometraje y todo lo referente a las notas de gastos profesionales. Gracias a estos programas puedes procesar inmediatamente los pedidos de reembolso de gastos profesionales (desde cualquier lugar y en cualquier momento). 

¿Cómo funcionan los programas para gestión de nota de gastos?

Las herramientas en línea para gestión de gastos de una empresa se adaptan a las necesidades del negocio. Generalmente están compuestas por dos partes: 

Gestion empleados y colaboradores

Un portal de recursos humanos o una aplicación para dispositivo móvil (smartphone y tableta) para que tus colaboradores ingresen sus gastos profesionales. Fáciles de usar: 

  • Completar un formulario para pedir reembolsos;

  • Adjuntar una pieza justificativa (foto del ticket, recibo o factura);

  • Enviar el pedido para aprobación.

Gestión empresa

El director o responsable de recursos humanos también dispone de una herramienta informática (SaaS) para la gestión de los pedidos. El encargado de la gestión de las notas de gastos se conecta de la misma manera que los empleados (a través de un portal o de una aplicación), este dispone de un cuadro de mando que le otorga una visión global de todos los procesos y reportes de gastos. Las dos funciones principales son:

  • aceptar o rechazar los pedidos de acuerdo a las políticas de reembolsos,

  • desbloquear montos máximos si ve que alguna situación lo amerita,

En caso de dar respuesta positiva a las solicitudes, el reembolso de empleados y colaboradores se realiza de forma automática y la transacción se sincroniza con el software de contabilidad o el ERP de la empresa.

Los participantes reciben notificaciones automáticas. 

¿Qué empresas utilizan soluciones para gestión de nota de gastos en linea?

Los autónomos y las pequeñas empresas no verán un gran cambio en sus procesos con la implementación de un programa, los software contables suelen ser suficientes para gestionar los gastos empresariales. Estas aplicaciones están dirigidas principalmente a pymes y empresas con estructuras más grandes con el objetivo de facilitar el trabajo a los servicios de recursos humanos, comerciales y contables. 

Funciones principales de un software para gestión de nota de gastos

Hay herramientas de recursos humanos que incluyen estas funciones dentro de sus procesos, sin embargo no son tan completas como las herramientas especializadas en la gestión de gastos.

  • La introducción/digitalización de justificativos de viajes y gastos profesionales,

  • La gestión de tickets y facturas

  • Pedidos de reembolsos,

  • Validación de reembolsos,

  • Gestión de pagos,

  • Historial de gastos,

  • Recuperación de IVA,

  • Generación de informes de gastos

Las aplicaciones para control de gastos como Captio, Notilus, Expensya y Tickelia cuentan con plataformas que permiten ingresar fotografías de facturas para acompañar el pedido de reembolso.

Algunas aplicaciones ofrecen funciones avanzadas como rellenar planillas utilizando la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), estas funciones permiten a las empresas ganar un tiempo significativo durante el proceso de gestión y reembolso de gastos profesionales.

Ejemplos de funciones avanzadas en las apps control de gastos:

  • Workflow de validación,

  • Interconexión con otros sistemas empresariales (ERP, contabilidad,RR.HH...),

  • Exportación de datos (Excel, PDF,…),

  • Reconocimiento de datos bancarios,

  • Conexión con entidades bancarias para generar pagos,

  • Gestión multi-divisa,

  • Gestión de gastos de desplazamiento con vehículo propio (kilómetros recorridos,etc),

  • Generación de informe de gastos;
  • Detalles sobre formas de pago: efectivo, tarjeta de crédito, prepago,

  • Modo sin conexión para aplicaciones móviles, 

  • Cuadros de mandos con gráficos, indicadores claves de rendimiento (KPIs) e informes para controlar y analizar los gastos de las empresas según categoría, departamento, etc.

¿Por qué utilizar una app para control de gastos?

Estas herramientas facilitan la gestión de los gastos profesionales. A continuación, te presentamos algunas ventajas y desventajas de programas para gestión de gastos.

Ventajas de programas para gestión de notas de gastos

Si aún no sabes cómo reducir gastos en una empresa, te contamos que las apps para control de gastos son la solución. Presentar informes de gastos, le permitirá a tu empresa tomar mejores decisiones para la planeación de recursos destinados a gastos profesionales, desplazamientos, viajes, comidas, etc. Además:

  • Ya no será necesario pasar horas clasificando tickets y facturas de papel, y rellenando hojas de gastos. Ahora todo se digitaliza y se gestiona gracias a una sola aplicación.

  • Optimización de flujos de trabajo gracias a la automatización de algunas tareas monótonas y administrativas.
  • Los gastos de los empleados son tratados con rapidez, así que no es necesario inmovilizar la tesorería para poder pagar los gastos por adelantado. 

  • Mejora en las relaciones con el cliente y en la gestión comercial: los gastos reales sirven de justificativos para presupuestos y facturas enviados a clientes.  

  • Interoperabilidad con software de gestión de proyectos, de esta manera puedes tener un seguimiento del tiempo, de la gestión de viajes de negocios y de los desplazamientos profesionales. 

  • Tener un historial de los gastos profesionales, te permite realizar un análisis detallado del reporte de gastos y optimizar la gestión del costo

Algunos inconvenientes de las aplicaciones para control de gastos

  • Los usuarios de la plataforma pueden intentar pasar algunas compras personales como notas de gastos profesionales. Para las grandes estructuras resulta complicado filtrar todas las solicitudes de reembolso e identificar peticiones pertinentes. 

  • Para beneficiar de todas las ventajas enumeradas anteriormente, la herramienta debe poder conectarse con un gran número de soluciones informáticas utilizadas por las empresas : software de facturación, ERP, gestión de proyectos, sistema de contabilidad, nómina de sueldos, etc,. Algunas organizaciones prefieren utilizar un SIRH completo, en lugar de una solución independiente cuya integración puede resultar complicada. 

¿Qué solución de gestión de nota de gastos para mi empresa? 

Además de las necesidades de tu compañia, del tamaño de tu empresa y del presupuesto destinado para este tipo de herramientas, hay otros tres aspectos que debes tener en cuenta  la hora de elegir un programa:

  • La ergonomía, debe contar con una interfaz intuitiva y fácil de usar. 

  • La movilidad, asegúrate de optar por un software online, preferiblemente, que cuente con una aplicación móvil y que ofrezca la posibilidad de ser usado offline. 

  • Las funciones:

  1. Los empleados tener la opción de poder consultar los saldos disponibles. 

  2. Los directores y responsables deben tener la opción de validar rápidamente los gastos, consolidar los montos para el reembolso y generar datos para la contabilidad sin tener que ingresarlos nuevamente.

Mejores software para nota de gastos 

  • Captio

  • Notilus

  • Expensya

  • Tickelia

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