Planificación de un proyecto: 10 fases y técnicas infalibles

10 fases clave para la planificación de un proyecto

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La buena planificación de un proyecto se basa en un conjunto de procesos ágiles.

Si eres un gerente de proyecto, debes determinar cuál será tu alcance y principales objetivos, de manera a adoptar las mejores prácticas de dirección y gestión de proyectos.

En este artículo, te presentamos una metodología fundamentada en 12 etapas, con la cual podrás darle un enfoque de calidad en la dirección de tu proyecto.

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¿Qué es la planificación de un proyecto?

La planificación de proyectos consiste en conocer cada detalle de la vida del proyecto. Desde determinar el grado de viabilidad del mismo, pasando por su proceso de inicio, hasta cómo llevar a cabo la ejecución del proyecto, a partir de unos recursos necesarios, la dirección de proyectos también incluye:

  • Definir presupuesto y cronograma del proyecto. A partir de paneles de control, se puede verificar el progreso del proyecto, la calidad y el cumplimiento de las especificaciones iniciales.
  • Organizar el trabajo y planificar las tareas a realizar, las cuales deben estar previamente estructuradas.
  • Especificar fechas y productos asociados.
  • Llevar a cabo la evaluación de proyecto y la planeación de recursos.
  • Asegurar la gestión de riesgos. En todo momento, la coordinación de los recursos materiales debe estar controlada.
  • Establecer indicadores claves para el seguimiento operativo del proyecto.

Los directores y gestores de proyecto son consultores organizados que necesitan contar con procesos de planificación que les permitan anticipar y adaptar mejor el project management ante eventuales imprevistos.

10 Fases de planificación de un proyecto

1. Planifica la gestión de recursos humanos

Calcula la cantidad de empleados y colaboradores necesarios para desarrollar la línea de acción de tu proyecto. Determina qué habilidades técnicas específicas y perfiles de negocios complementarios vas a requerir.

2. Organiza la gestión de tareas

Divide tu proyecto en tareas. El progreso de tu proyecto debe incluir pasos y tareas a realizar en un orden específico. ¿Algunas tareas pueden o deben ser desarrolladas simultáneamente? Aprendre a priorizar.

3. Coordina tareas y recursos

Establece las tareas de tu personal. A cada uno asígnale su carga de trabajo, de acuerdo a sus habilidades profesionales. La coordinación y la cohesión revelarán tu liderazgo.

Si quieres visualizar claramente cómo avanzan los procesos de tu proyecto y cuáles son sus hitos clave, Monday.com te ayuda a organizarte. Gracias a sus recursos, planificas eficazmente tus actividades, determinando quién hace qué y cuándo, mediante la asignación de propietarios a cada elemento de acción.

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© Monday.com

4. Programa la gestión de tiempo y mejora la previsibilidad

Define tiempos de entrega. ¿Cuánto tiempo necesitará un.a colaborador.a para completar una tarea y cuál será el entregable que resultará finalizar la misma?

Los tableros y herramientas de seguimiento te permiten saber en tiempo real si tienes o no fechas límites. Te dicen, además, exactamente qué tareas necesitas para mejorar tu productividad.

Con Microsoft Project, la administración del tiempo se vuelve una tarea sencilla. Gracias a sus plantillas integradas y sus diagramas de Gantt, la planeación de proyectos se simplifica y logras visualizar escalas de tiempo y, a partir de ellas, generar informes en tiempo real.

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© Microsoft

5. Haz una estimación de presupuesto

Implementar un plan de gestión eficaz requiere determinar el alcance del proyecto, coste del mismo y cuál será el tiempo hora/persona necesario. A partir de esta información, será posible realizar una estimación más precisa del presupuesto global necesario.

Establece umbrales y alertas que te notifiquen cuando no estés respetando tu presupuesto y puedes reaccionar a tiempo, antes de que te excedas.

6. Comprueba la rentabilidad del proyecto

A partir de la estimación de tu presupuesto, ahora puedes configurar indicadores claves para controlar tus costos, hacer un seguimiento de la rentabilidad de tus proyectos y determinar cuál será el retorno sobre la inversión (ROI) que obtendrás.

7. Define y automatiza la facturación

¿Te gustaría facturar cada paso clave de tu proyecto? ¿Tu facturación es recurrente? ¿Cuál es la frecuencia? ¿Se pueden determinar con antelación las fechas de facturación?

Para estabecer específicamente los aspectos anteriores, apóyate en una herramienta como Netsuite la cual te permite hacer la estimación de ingresos y esfuerzos que tu proyecto requiere. Asimismo, generar facturas y estimar gastos de nómina, gracias a sus funcionalidades para gestionar la contabilidad de tu negocio.

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© Netsuite

8. Construye un tablero claro

Es vital llevar a cabo el seguimiento de tu proyecto. Configura todas las alertas para seguir el progreso del proyecto, gracias a la utilización de tableros que faciliten la visualización global de tu proyecto.

9. Gestiona tus proveedores

La logística y organización adecuada con terceros te asegura que logres los resultados esperados. La implementación operativa a menudo depende de la calidad de tus proveedores de servicios.

Para este fin, implementa una herramienta ERP como Sage 200c, la cual cuenta con un módulo de gestión de proyectos que ofrece la posibilidad de integrar las diferentes área de tu negocio. Gracias a la visualización de compras y ventas que ofrece, tu gestión de proveedores se agiliza.

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© Sage

10. Define tiempos de trabajo remoto

¿Trabajas de forma remota o viajando? Es importante usar una versión móvil de tu software de gestión de proyectos para poderte mantener activo y funcional mientras estés fuera de la oficina.

Gestión de proyectos: técnicas de planificación

Saber gerenciar un proyecto requiere madurez profesional y el uso de herramientas confiables. Implementar un software de gestión de proyectos y un sistema de información integrado, te garantiza el control en la dirección de proyectos. Esto se debe a la capacidad de medición en tiempo real, organización y trabajo colaborativo que ofrecen.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en julio de 2019.

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