10 pasos cruciales para la planificación de un proyecto exitoso

La buena planificación de un proyecto se fundamenta en la preparación y ejecución de etapas clave. La articulación de dichas etapas o fases, busca lograr un objetivo último: el desarrollo del proyecto.

Si eres un gerente de proyecto o project manager, entre tus misiones se encuentran:

• La determinación del alcance,
• el establecimiento de los objetivos,
• la definición de la matriz de planificación del proyecto,
• la concepción de planes de contingencia, etc.

En este artículo, Appvizer te cuenta cómo planificar un proyecto a partir de 10 etapas y te ofrece técnicas de planificación de proyectos en las cuales te puedes basar para asegurar el éxito de los tuyos.

Sin más preámbulos, ¡vamos allá!

Planificar un proyecto consiste en conocer cada detalle de la vida del proyecto. Desde determinar su grado de viabilidad, pasando por su planificación, hasta cómo llevar a cabo la ejecución del proyecto.

Para conseguir lo anterior, la dirección del proyecto debe:

• Definir el cronograma del proyecto, estableciendo los plazos de ejecución de cada actividad. A medida que el proyecto avanza y con la ayuda de paneles de control, se deberá verificar el progreso del proyecto, la calidad y el cumplimiento de las especificaciones iniciales.
• Organizar el trabajo y planificar las tareas a realizar.
• Llevar a cabo la planeación de recursos necesarios y estimar el presupuesto del proyecto.
• Asegurar la gestión de riesgos de manera que la coordinación de los recursos materiales esté controlada en todo momento.
• Establecer indicadores claves para el seguimiento operativo y la evaluación del proyecto.

La planificación de un proyecto tiene como objetivo la realización del mismo en las condiciones ideales y asegurando los mejores resultados.

Los directores y gestores de proyecto, como encargados de esta misión, requieren contar con procesos de planificación que les permitan anticipar y asegurar un project management a prueba de eventuales imprevistos.

Parte de la capacidad que dichos directores tendrán para la correcta ejecución del proyecto tendrá que ver con la buena planificación que se haya realizado del mismo.

¿Cómo se planifica un proyecto? Lo vemos ahora. 👇

El alcance de un proyecto es lo que determina hasta dónde se va a llegar con la ejecución del mismo. Por ejemplo, dentro de la planificación de un proyecto de ingeniería para la construcción de una represa, el alcance deberá detallar cuáles son las actividades que se espera que la empresa constructora realice al término del plazo de ejecución:

Tener claro hacia dónde te diriges es una forma de asegurar el cumplimiento de tus metas. Es por esto que la determinación de los objetivos de un proyecto es fundamental.

Cuando se tratan de proyectos por encargo o de licitaciones públicas, el contratante es quien define cuáles son los objetivos que espera que cumpla el contratista. Por otro lado, cuando se trata de un proyecto propio de la empresa, es esta misma quien está encargada de plantearse los objetivos que espera alcanzar.

Una forma inteligente de definir metas es la metodología SMART, la cual permite enmarcar de manera detallada cada acción para su correcta ejecución.

La estimación de recursos de un proyecto contempla el cálculo de:

• La cantidad de profesionales o empleados necesarios para desarrollar la línea de acción de tu proyecto, según las habilidades técnicas con las que deban contar.
• El número de horas, meses o años que serán necesarios para ejecutar el proyecto.
• La lista de materiales y equipos sin los cuales no será posible el desarrollo del proyecto.

Divide tu proyecto en tareas. El progreso de tu proyecto debe incluir pasos y tareas a realizar en un orden específico. Puesto que algunas tareas pueden o deben ser desarrolladas simultáneamente, es necesario saber cómo priorizar el trabajo.

Establece las tareas de tu personal. A cada uno asígnale su carga de trabajo, de acuerdo a sus habilidades profesionales. La coordinación y la cohesión revelarán tu liderazgo.

Si quieres visualizar claramente cómo avanzan los procesos de tu proyecto y cuáles son sus hitos clave, monday.com te ayuda a organizarte. Gracias a sus funcionalidades, planificas eficazmente tus actividades, determinando quién hace qué y cuándo. Con monday.com puedes asignar propietarios a cada elemento de acción.

Define los tiempos de entrega. ¿Cuánto tiempo necesitará una persona para procesar una tarea y cuál será el entregable que resultará al finalizar la misma?

Los tableros y herramientas de seguimiento te permiten saber en tiempo real si tienes o no fechas límites. Te dicen, además, exactamente qué tareas necesitas para mejorar tu productividad.

Con Microsoft Project, la administración del tiempo se vuelve una tarea sencilla. Gracias a sus plantillas integradas y sus Diagramas de Gantt, la planeación de proyectos se simplifica y logras visualizar escalas de tiempo. A partir de ellas, asimismo, puedes generar informes en tiempo real.

Implementar un plan de gestión eficaz requiere determinar el alcance del proyecto, coste del mismo y cuál será el tiempo hora/persona necesario. A partir de esta información, será posible realizar una estimación más precisa del presupuesto global necesario.

Establece umbrales y alertas que te notifiquen cuándo no estás respetando tu presupuesto, de manera que puedas reaccionar a tiempo, sin excederte.

📈 A partir de la estimación de tu presupuesto, ahora puedes configurar indicadores claves para controlar tus costos, hacer un seguimiento de la rentabilidad de tus proyectos y determinar cuál será el retorno sobre la inversión (ROI) que obtendrás.

Si necesitas facturar cada paso clave de tu proyecto y tu facturación es recurrente, es necesario determinar con antelación las fechas de facturación.

Para establecer específicamente los aspectos anteriores, apóyate en una herramienta como Netsuite la cual te permite hacer la estimación de ingresos y esfuerzos que tu proyecto requiere. Asimismo, podrás generar facturas y estimar gastos de nómina, gracias a sus funcionalidades para gestionar la contabilidad de tu negocio.

Llevar a cabo el seguimiento de tu proyecto es sumamente importante. Crea y configura una serie de alertas que te permitan seguir de cerca el progreso del proyecto. Gracias a la utilización de una matriz o cuadro de mando integral visualiza más fácilmente tu proyecto.

La logística y organización adecuada con terceros te asegura que logres los resultados esperados. La implementación operativa a menudo depende de la calidad de tus proveedores de servicios.

Para este fin, implementa una herramienta ERP como Sage 200c, la cual cuenta con un módulo de gestión de proyectos que ofrece la posibilidad de integrar las diferentes áreas de tu negocio. Gracias a la visualización de compras y ventas que ofrece, tu gestión de proveedores se agiliza.

Cada proyecto es único y presenta ciertas particularidades que pueden considerarse al final del día como imprevistos.

☝️ Por ejemplo, ¿tus equipos trabajan de forma remota o están constantemente viajando? Asegúrate de equipar a tu personal con herramientas que ofrezcan una versión móvil de su software de gestión de proyectos. De esta manera, la fuerza de trabajo se mantiene productiva y funcional aún cuando se encuentra fuera de la oficina.

🧑‍🎨  Pongámonos en situación: estás en una empresa emergente de consultoría de marketing digital, y se te presenta el desafío de lanzar una campaña integral para un nuevo cliente del sector gastronómico. Aquí es donde la magia de una planificación efectiva entra en juego.

¿Cómo hacer una planeación por este proyecto?

• Paso 1: Definición de objetivos. Se establecen objetivos claros y cuantificables: aumentar la presencia online del restaurante del cliente en un 30% y elevar sus reservas online en un 25% en un trimestre. Objetivos ambiciosos, sí, pero ¿quién dijo miedo? 📈
• Paso 2: Identificación de tareas y asignación de roles. Desglosas el proyecto en tareas manejables:
• Creación de contenido atractivo que refleje la esencia del restaurante,
• diseño de una campaña en redes sociales,
• desarrollo de estrategias de SEO para mejorar el ranking en buscadores
• y análisis del comportamiento del consumidor en línea.
• Ana se encargará del diseño gráfico y Luis se sumergirá en el mundo del SEO.
• Paso 3: Planificación temporal. Se establecen cronogramas. La campaña de redes sociales necesita arrancar en dos semanas para coincidir con la temporada alta del restaurante, mientras que el contenido del blog se actualizará semanalmente para mantener el interés.
• Paso 4: Herramientas de gestión de proyectos. Se utiliza una herramienta de gestión de proyectos para mantener todo bajo control. Esta herramienta te permite asignar tareas, establecer plazos y hacer un seguimiento de cada paso del proceso. Cada integrante del equipo puede actualizar su progreso en tiempo real, manteniendo a todos en la misma página.
• Paso 5: Revisión y ajustes. Se revisa el progreso de forma semanal. Se analizan métricas y se ajustan estrategias si es necesario. Por ejemplo, si la campaña en redes sociales no está generando el impacto esperado, se realza con contenido interactivo o promociones especiales.

Resultado del ejemplo 🥇
Tras tres meses de duro trabajo, la campaña es un éxito rotundo. El restaurante ve un incremento del 35% en su presencia online y un 30% en las reservas a través de su sitio web. La planificación detallada y el uso eficiente de herramientas de gestión han sido clave para sobrepasar los objetivos.

Piénsalo: estás en medio de un proyecto, y de repente, todo se siente como un laberinto. 😵‍💫 Aquí es donde un software de gestión de proyectos brilla, actuando como tu brújula en la jungla de la planificación.

Estas herramientas vienen equipadas con funciones de planificación de tareas que permiten desglosar proyectos complejos en tareas más pequeñas y manejables.

☝️ Por ejemplo, programas permiten:

• crear listas de tareas con fechas límite,
• asignar roles,
• y seguir el progreso en tiempo real,
• gestionar recursos,
• colaborar fácilmente y mejorar comunicación.

Es como tener un mapa detallado que te guía paso a paso.

Pero no termina ahí. Imagina que tienes que coordinar a cinco equipos diferentes; herramientas te permiten ver quién está trabajando en qué, cuándo y cómo. Además, con la integración de herramientas de análisis, puedes monitorizar la eficiencia y hacer ajustes sobre la marcha. Es como tener un asistente personal para tu proyecto, uno que trabaja 24/7 para mantener todo en orden y marcha.

Saber gerenciar un proyecto requiere madurez profesional y el uso de herramientas confiables. Implementar un software de gestión de proyectos y un sistema de información integrado, te garantiza el control en la dirección de proyectos.

Esto se debe a la capacidad de medición en tiempo real, organización y trabajo colaborativo que ofrecen.