10 etapas para una planificación de proyecto exitosa: plan perfecto, ejemplo y consejos
La planificación de un proyecto es la columna vertebral para alcanzar el éxito. Implica coordinar cada fase y asegurar que los recursos, el equipo y los plazos se alineen con los objetivos establecidos.
Como project manager o gerente de proyectos, tus principales tareas incluyen:
- Definir el alcance del proyecto,
- Establecer los objetivos clave,
- Diseñar una matriz de planificación eficiente,
- Crear planes de contingencia para mitigar riesgos.
En este artículo, te guíamos sobre cómo planificar un proyecto en 10 pasos esenciales. Además, descubrirás técnicas prácticas para optimizar la gestión de proyectos y garantizar resultados excepcionales.
¿Listo para planificar con precisión quirúrgica? ¡Manos a la obra!
¿Qué es la planificación de un proyecto?
Planificación de un proyecto: definición
Planificar un proyecto consiste en conocer cada detalle de la vida del proyecto. Desde determinar su grado de viabilidad, pasando por su planificación, hasta cómo llevar a cabo la ejecución del proyecto.
Para conseguir lo anterior, la dirección del proyecto debe:
- Definir el cronograma del proyecto, estableciendo los plazos de ejecución de cada actividad. A medida que el proyecto avanza y con la ayuda de paneles de control, se deberá verificar el progreso del proyecto, la calidad y el cumplimiento de las especificaciones iniciales.
- Organizar el trabajo y planificar las tareas a realizar.
- Llevar a cabo la planeación de recursos necesarios y estimar el presupuesto del proyecto.
- Asegurar la gestión de riesgos de manera que la coordinación de los recursos materiales esté controlada en todo momento.
- Establecer indicadores claves para el seguimiento operativo y la evaluación del proyecto.
¿Para qué sirve la planificación de un proyecto?
La planificación de un proyecto tiene como objetivo la realización del mismo en las condiciones ideales y asegurando los mejores resultados.
Los directores y gestores de proyecto, como encargados de esta misión, requieren contar con procesos de planificación que les permitan anticipar y asegurar un project management a prueba de eventuales imprevistos.
Parte de la capacidad que dichos directores tendrán para la correcta ejecución del proyecto tendrá que ver con la buena planificación que se haya realizado del mismo.
¿Cómo se planifica un proyecto? Lo vemos ahora. 👇
10 pasos para elaborar un proyecto: ¿cómo se hace la ejecución y planificación de un proyecto?
Antes de empezar, si no quieres leerlo todo y prefieres un video que te lo explique, aquí está:
Dividiendo el proceso en 7 pasos, y no 10 pasos, pero la finalidad sigue siendo la misma.
1. Define el alcance y los objetivos del proyecto
El alcance de un proyecto es lo que determina hasta dónde se va a llegar con la ejecución del mismo. Por ejemplo, dentro de la planificación de un proyecto de ingeniería para la construcción de una represa, el alcance deberá detallar cuáles son las actividades que se espera que la empresa constructora realice al término del plazo de ejecución:
Provisión de material rocoso y disposición en acopio en la Represa Hidroeléctrica de Salto Grande, y su correspondiente obra de reparación.
Ministerio de Hacienda y Control Público
Tener claro hacia dónde te diriges es una forma de asegurar el cumplimiento de tus metas. Es por esto que la determinación de los objetivos de un proyecto es fundamental.
Cuando se tratan de proyectos por encargo o de licitaciones públicas, el contratante es quien define cuáles son los objetivos que espera que cumpla el contratista. Por otro lado, cuando se trata de un proyecto propio de la empresa, es esta misma quien está encargada de plantearse los objetivos que espera alcanzar.
Una forma inteligente de definir metas es la metodología SMART, la cual permite enmarcar de manera detallada cada acción para su correcta ejecución.
2. Planifica la gestión de recursos
La estimación de recursos de un proyecto contempla el cálculo de:
- La cantidad de profesionales o empleados necesarios para desarrollar la línea de acción de tu proyecto, según las habilidades técnicas con las que deban contar.
- El número de horas, meses o años que serán necesarios para ejecutar el proyecto.
- La lista de materiales y equipos sin los cuales no será posible el desarrollo del proyecto.
3. Organiza la gestión de tareas
Divide tu proyecto en tareas. El progreso de tu proyecto debe incluir pasos y tareas a realizar en un orden específico. Puesto que algunas tareas pueden o deben ser desarrolladas simultáneamente, es necesario saber cómo priorizar el trabajo.
4. Coordina tareas y recursos
Establece las tareas de tu personal. A cada uno asígnale su carga de trabajo, de acuerdo a sus habilidades profesionales. La coordinación y la cohesión revelarán tu liderazgo.
Si quieres visualizar claramente cómo avanzan los procesos de tu proyecto y cuáles son sus hitos clave, monday.com te ayuda a organizarte. Gracias a sus funcionalidades, planificas eficazmente tus actividades, determinando quién hace qué y cuándo. Con monday.com puedes asignar propietarios a cada elemento de acción.
monday.com
5. Programa la gestión de tiempo y mejora la previsibilidad
Define los tiempos de entrega. ¿Cuánto tiempo necesitará una persona para procesar una tarea y cuál será el entregable que resultará al finalizar la misma?
Los tableros y herramientas de seguimiento te permiten saber en tiempo real si tienes o no fechas límites. Te dicen, además, exactamente qué tareas necesitas para mejorar tu productividad.
Con Microsoft Project, la administración del tiempo se vuelve una tarea sencilla. Gracias a sus plantillas integradas y sus Diagramas de Gantt, la planeación de proyectos se simplifica y logras visualizar escalas de tiempo. A partir de ellas, asimismo, puedes generar informes en tiempo real.
Microsoft Project
6. Haz una estimación del presupuesto y comprueba la rentabilidad del proyecto
Implementar un plan de gestión eficaz requiere determinar el alcance del proyecto, coste del mismo y cuál será el tiempo hora/persona necesario. A partir de esta información, será posible realizar una estimación más precisa del presupuesto global necesario.
Establece umbrales y alertas que te notifiquen cuándo no estás respetando tu presupuesto, de manera que puedas reaccionar a tiempo, sin excederte.
📈 A partir de la estimación de tu presupuesto, ahora puedes configurar indicadores claves para controlar tus costos, hacer un seguimiento de la rentabilidad de tus proyectos y determinar cuál será el retorno sobre la inversión (ROI) que obtendrás.
7. Define y automatiza la facturación
Si necesitas facturar cada paso clave de tu proyecto y tu facturación es recurrente, es necesario determinar con antelación las fechas de facturación.
Para establecer específicamente los aspectos anteriores, apóyate en una herramienta como Netsuite la cual te permite hacer la estimación de ingresos y esfuerzos que tu proyecto requiere. Asimismo, podrás generar facturas y estimar gastos de nómina, gracias a sus funcionalidades para gestionar la contabilidad de tu negocio.
NetSuite
8. Construye la matriz de planificación del proyecto
Llevar a cabo el seguimiento de tu proyecto es sumamente importante. Crea y configura una serie de alertas que te permitan seguir de cerca el progreso del proyecto. Gracias a la utilización de una matriz o cuadro de mando integral visualiza más fácilmente tu proyecto.
9. Asegura toda la logística necesaria
La logística y organización adecuada con terceros te asegura que logres los resultados esperados. La implementación operativa a menudo depende de la calidad de tus proveedores de servicios.
Para este fin, implementa una herramienta ERP como Sage 200, la cual cuenta con un módulo de gestión de proyectos que ofrece la posibilidad de integrar las diferentes áreas de tu negocio. Gracias a la visualización de compras y ventas que ofrece, tu gestión de proveedores se agiliza.
Sage 200
10. Controla los imprevistos
Cada proyecto es único y presenta ciertas particularidades que pueden considerarse al final del día como imprevistos.
☝️ Por ejemplo, ¿tus equipos trabajan de forma remota o están constantemente viajando? Asegúrate de equipar a tu personal con herramientas que ofrezcan una versión móvil de su software de gestión de proyectos. De esta manera, la fuerza de trabajo se mantiene productiva y funcional aún cuando se encuentra fuera de la oficina.
¿Cómo puede un software de gestión de proyectos facilitar la planificación de un proyecto?
Piénsalo: estás en medio de un proyecto, y de repente, todo se siente como un laberinto. 😵💫 Aquí es donde un software de gestión de proyectos brilla, actuando como tu brújula en la jungla de la planificación.
Estas herramientas vienen equipadas con funciones de planificación de tareas que permiten desglosar proyectos complejos en tareas más pequeñas y manejables.
☝️ Por ejemplo, programas permiten:
- crear listas de tareas con fechas límite,
- asignar roles,
- y seguir el progreso en tiempo real,
- gestionar recursos,
- colaborar fácilmente y mejorar comunicación.
Es como tener un mapa detallado que te guía paso a paso.
Pero no termina ahí. Imagina que tienes que coordinar a cinco equipos diferentes; herramientas te permiten ver quién está trabajando en qué, cuándo y cómo. Además, con la integración de herramientas de análisis, puedes monitorizar la eficiencia y hacer ajustes sobre la marcha. Es como tener un asistente personal para tu proyecto, uno que trabaja 24/7 para mantener todo en orden y marcha.
☝️ Algunos software van más allá. Aqua Project & Services, por ejemplo, es más que una solución de gestión de proyectos: es un software de automatización de empresas de proyectos, 100% personalizable. Es configurable para que cualquier sector pueda ir en piloto automático, midiendo la productividad y el rendimiento de todos sus recursos. Por supuesto, combina también planificación avanzada, gestión de recursos y un seguimiento detallado del progreso en tiempo real. Su facilidad de uso y capacidad para adaptarse a proyectos de cualquier tamaño la convierten en una opción sólida para equipos que buscan mantener el control y optimizar su productividad.
Aqua Project & Services
Caso práctico: ejemplo de planificación de un proyecto para una consultoría de marketing digital
🧑🎨 Pongámonos en situación: trabajas en una empresa emergente de consultoría de marketing digital. Tu desafío: lanzar una campaña integral para un cliente del sector gastronómico. Aquí es donde brilla una planificación de proyecto bien estructurada.
¿Cómo planificar un proyecto como este?
Paso 1: Definición de objetivos
Estableces objetivos claros y medibles: aumentar la presencia online del restaurante en un 30% y las reservas en un 25% en un trimestre. ¿Ambicioso? Por supuesto, pero aquí no se trata de asustarse, sino de actuar con estrategia. 📈
Paso 2: Identificación de tareas y asignación de roles
Divides el proyecto en tareas manejables:
- Crear contenido atractivo que capture la esencia del restaurante.
- Diseñar una campaña en redes sociales.
- Desarrollar estrategias de SEO para mejorar el ranking en buscadores.
- Analizar el comportamiento del consumidor en línea.
Asignas roles: Ana lidera el diseño gráfico, mientras Luis profundiza en el mundo del SEO.
Paso 3: Planificación temporal
Defines un cronograma realista:
- La campaña en redes sociales debe lanzarse en dos semanas, coincidiendo con la temporada alta del restaurante.
- El contenido del blog se actualiza semanalmente para mantener el interés de los usuarios.
Paso 4: Herramientas de gestión de proyectos
Utilizas una herramienta de gestión para centralizar el trabajo:
- asignas tareas,
- estableces plazos
- y monitoreas cada proceso en tiempo real.
Cada miembro del equipo puede actualizar su progreso, asegurando que todos estén alineados.
Paso 5: Revisión y ajustes
Realizas revisiones semanales. Analizas métricas clave y ajustas estrategias si es necesario. Por ejemplo, si la campaña en redes sociales no tiene el impacto esperado, introduces contenido interactivo o promociones irresistibles.
Resultado del ejemplo
🥇Después de tres meses de esfuerzo, el resultado es espectacular:
- La presencia online del restaurante aumenta un 35%.
- Las reservas en línea crecen un 30%.
La clave del éxito: una planificación detallada, roles bien definidos y un uso inteligente de herramientas de gestión de proyectos.
Gestión de proyectos: técnicas de planificación para tu equipo
La gestión de proyectos no solo requiere experiencia, sino también un enfoque metódico que combine habilidades, recursos y tecnología. Una planificación sólida es fundamental para evitar contratiempos, optimizar los recursos disponibles y garantizar que cada fase del proyecto se alinee con los objetivos estratégicos.
Implementar un software de gestión de proyectos no es un lujo, es una necesidad. Estas herramientas permiten:
- Medir el progreso en tiempo real, identificando posibles desviaciones antes de que se conviertan en problemas graves.
- Coordinar equipos de manera eficiente, asignando tareas y plazos claros.
- Fomentar el trabajo colaborativo, mejorando la comunicación y reduciendo malentendidos.
- Analizar resultados a través de indicadores clave, facilitando ajustes rápidos y decisiones basadas en datos.
Con la planificación correcta y el soporte tecnológico, no solo controlas tu proyecto: lo llevas al siguiente nivel. 🚀
Ingeniera civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia) con máster en lenguas modernas de la Université Paul Valéry de Montpellier, Francia, María Fernanda trabaja como traductora, redactora y creadora de contenido. Hoy en día, combina sus habilidades analíticas con su amor por la escritura para crear contenido de calidad sobre diferentes temáticas y llevarlo más allá de las fronteras. Yoga, bienestar, recursos humanos y un sinnúmero de temas del mundo empresarial, cada asunto es tratado con precisión, con el objetivo de adaptarse a un público objetivo específico. Este camaleón idiomático es un verdadero apasionado por la lista de viñetas (¡el SEO forma parte de su ADN!).