Sistema de gestión documental (SGD)

Sigue la pista de tus documentos desde la creación hasta la destrucción, gracias a los programas colaborativos.

Los mejores sistema de gestión documental (SGD)

Asistencia
Gestión de documentos
Colaboración
Seguridad y confidencialidad
Comunicación
Gestión de proyectos
BIC Cloud

Gestión de procesos de negocio (BPM) y GRC

Corona DMS

Software de gestión documental

SharePoint Farm Reporter

Software de gestión documental

Assai

Software de gestión documental

Pincette

Software de gestión documental

Audros

Software de Gestión del ciclo de vida del producto

Microsoft Office 365

La suite colaborativa online de Microsoft

Astoria

Software de gestión documental

iChannel

Software de gestión documental

FileBound Document Management

Software de gestión documental

iDocuments

Software de gestión documental

G Suite (Google Apps)

Conviértase en una empresa más productiva

Jogobu Document Management

Software de gestión documental

TOPDOX

Software de gestión documental

Ennov Doc

Software de gestión documental

CuadraSTAR SKCA

Software de gestión documental

Electronic Document Management

Software de gestión documental

DocXellent

Software de gestión documental

LogicalDOC

Software de gestión documental

RDMS

Software de gestión documental

Face&You

la plafatorma de comunicación

DOCOVA ECM

Software de gestión documental

DOMA ekdb

Software de gestión documental

DocBoss

Software de gestión documental

Redmap

Software de gestión documental

Everteam

Software de Dato de governancia

eVAULT

Software de gestión documental

DocuShare

Software de gestión documental

Qorus for document generation

Software de gestión documental

bSource

Software de gestión documental

V1 Document Management

Software de gestión documental

CM Fusion

Software de Promotor inmobiliario

TitleSCAN Web

Software de gestión documental

ISETIA

Software de Gestión de Proyectos

Image Executive

Software de gestión documental

CloudConvert

Software de gestión documental

Zoho Writer

Software de gestión documental

DocuBank

Software de gestión documental

Aconex

Software de Gas de petróleo

Google Drive

Crea y comparte documentos

Logical Access

Software de gestión documental

CERF

Software de gestión documental

Documentum

Software de Generador de formularios

ChronoScan

Software de gestión documental

Powertools for Google Drive

Software de gestión documental

Tresorit

Software de gestión documental

ContractWorks

Software de gestión documental

FileStar Document Manager

Software de gestión documental

Document Manager

Software de gestión documental

Doccept

Software de gestión documental

¿Qué es la GED o gestión documental?

La gestión electrónica de documentos son sistemas que permiten gestionar todo el ciclo de vida de los documentos, desde la creación y modificación hasta la supresión .

Funciones básicas de un sistema de gestión documental (SGD)

  • creación y edición de documentos,

  • organización y clasificación de documentos,

  • búsqueda del texto íntegro y en el documento íntegro,

  • reparto nominativo y agrupado de los documentos,

  • copia de seguridad de los documentos con historial de versiones,

  • la digitalización de documentos,

  • supresión y restauración de documentos.

Entre las tendencias más importantes de los sistemas de gestion documental para los próximos cinco años, destacamos las siguientes funciones:

  • acceso para editar los documentos de cualquier tipo de terminal a través de una conexión a internet,

  • coedición simultánea de documentos entre varios intervinientes,

  • integración de funciones sociales para crear o valorizar la información.

Con un volumen de negocios de casi 6 mil millones de euros en 2017, la gestión electrónica de documentos continúa ganando terreno (+ 6%); la nube experimentó una reducción significativa con un crecimiento del 14%.

Funciones principales del sistema de gestión documental (SGD)

Cada vez se crean menos documentos físicos en beneficio de los documentos digitales. El archivado también tiene una función cada vez menos solicitada, las funciones de copia de seguridad de los programas de gestión empresarial son más rápidas, ofrecen grandes volúmenes de almacenamiento y, además, se pueden gestionar las versiones de los archivos. El archivado se usa principalmente con fines legales para las profesiones reglamentadas.

Aunque la reversibilidad de los datos es un criterio importante para los clientes, hoy en dia se solicita poco gracias a la fidelidad que los usuarios demuestren las aplicaciones SaaS (con más del 90% de renovaciones en 2015).

Las microempresas y las PyMEs son útiles para las funciones de los flujos de trabajo, aunque las SaaS ofrecen perspectivas interesantes al respecto. Gracias a los API y a las pasarelas nativas es relativamente sencillo crear, modificar o transferir documentos.

El sistema de gestión documental (SGD) de tu empresa te ayudará con:

  • la adquisición de documentos, la creación e integración de documentos,

  • el procesamiento por indexación para búsquedas simplificadas y una explotación facilitada del documento,

  • la difusión (intranet/internet) para compartir la información,

  • la colaboración en tiempo real sobre un documento compartido,

  • el archivo y alojamiento para una conservación segura,

  • la digitalización de documentos.

¿Cómo elegir un sistema de gestión documental (SGD)?

La gestión de proyectos de GED presenta las características de cualquier proyecto informático y aquellas, más específicas, de la gestión documental. La aparente sencillez de funcionamiento de las aplicaciones seleccionadas no debe hacernos olvidar la complejidad de un proyecto gestión documental.

Aquí te presentamos algunos puntos importantes que debes tomar en cuenta a la hora de elegir un software gestión documental

  • Durante la evaluación y la expresión de la necesidad, recuerda consultar a todos los actores estratégicos de los procesos documentales: director general, director administrativo y financiero y directores de operaciones, director de asistente de dirección, operadores ...).

  • Para redactar el pliego de condiciones, recuerda que un programa de gestión documental es una aplicación colaborativa en modo SaaS. Debes optimizar y coordinar los procesos y rutinas de los clientes y colaboradores para que se adapten a los potenciales de la aplicación.

  • La gestión de la infraestructura a menudo no es muy tomada en cuenta a la hora de elegir un software de gestión documental en modo SaaS. Es importante realizar un inventario de las conexiones de servicios de API ofrecidas por cada editor. Estudia también las compatibilidades de los materiales (escáner ...) y de los navegadores web.

Forma un comité directivo para tomar las decisiones más importantes de la política documental. Estos responsables decidirán los objetivos y procesos que controlan la gestión documental:

  • Denominación de los archivos,

  • Reglas de supresión y de archivado,

  • Volúmenes de almacenamiento, etc,.

Ventajas de utilizar un sistema de gestión documental (SGD)

La transformación digital en las empresas es una tendencia que se puede clasificar como irreversible. La utilización de un software empresarial, es un sistema inteligente y una manera eficaz de gestionar los diferentes procesos para la gestión de un negocio: desde la contabilidad y los recursos humanos hasta la relación con los clientes y la gestión documental.

Las ventajas son múltiples, las empresas que usan soluciones informáticas en la gestión de sus negocios, constatan los beneficios a corto plazo y a largo plazo. Queremos compartir con vosotros las ventajas de utilizar un software de gestión empresarial:

  • Aumento de la productividad. Trabajo colaborativo en tiempo real en un documento único.

  • Control y seguridad. Seguimiento de las modificaciones realizadas (con detalle de fecha y usuario).

  • Ahorro de tiempo. Optimización en la búsqueda de documentos gracias a la indexación y motores de búsqueda.

  • Recuperación de espacios físicos en la empresa. Tus documentos serán conservados en la nube, así que no es necesario invertir dinero y espacio en muebles para archivar. 

  • ¡Contribución a la buena salud del planeta! reducirás significativamente la utilización de papel, y por lo tanto te ahorrarás una buena suma de dinero.

Comparativa de los mejores sistemas de gestión documental (SGD)

A continuación te proponemos una lista de de los mejores sistemas de gestión documental

  • Athento es una solución modular que te permite cubrir el ciclo de vida de tus documentos. Este programa se puede personalizar y adaptar fácilmente a tus necesidades, además puedes usarlo desde tu móvil. 

  • Wimi también te ofrece la opcion de personalizacion (tema e interfaz) y la opción de crear un espacio colaborativo para cada proyecto. También puedes gestionar los derechos para que colaboradores y clientes tengan acceso a los documentos según tus parámetros. 

  • interStis es un programa que está disponible en aplicación móvil, cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva. 

  • Bynder Orbit te propone formación en línea para su utilizacion. Este programa permite el envío de documentos por enlaces así como la sincronización multi-ordenadores.

Soluciones complementarias de SGD

Suite ofimática

Redes sociales corporativas

Compartir archivos

Citas y programación

Presentación

Firma digital

Gestor de tareas

Transferir archivos

Gestión de ideas

Gestión del conocimiento

Consejo de administración

Datos Virtual Room (VDR)

Reunión

Generador de formularios

Gestión lugar

Herramientas colaborativas