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Software de Gestión Documental

Sigue la pista de tus documentos desde la creación hasta la destrucción, gracias a los programas colaborativos.

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Gestión Documental: guía de compra

¿Qué es la GED o software gestión documental?

La GED o gestión electrónica de documentos son sistemas que permiten gestionar todo el ciclo de vida de los documentos, desde la base (creación y modificación) hasta la supresión.

Funcionalidades básicas de un software gestión documental

El sistema de gestión documental también conocido como SGD o document management, permite: 

  • Creación y edición de la documentación.

  • Organización de datos y archivos.

  • Clasificación por tipo de documentos.

  • Digitalización de documentos.

  • Supresión y restauración de archivos.

  • Reparto nominativo y agrupado de los documentos.

  • Conexión con correos electrónicos.

  • Copia de seguridad de los documentos con historial de versiones.

Entre las tendencias más importantes de los sistemas de gestión documental para los próximos cinco años, destacamos las siguientes funciones:

  • Software basado en web con acceso para editar los documentos de cualquier tipo de terminal a través de una conexión a internet.

  • Coedición simultánea de documentos entre varios intervinientes.

  • Integración de funciones sociales para crear o valorizar la información.

Con un volumen de negocios de casi 6 mil millones de euros en 2018, la gestión electrónica de documentos continúa ganando terreno (+ 6%).

Los mejores software de gestión documental

A continuación te proponemos una lista de los mejores sistemas de gestión documental

Alfresco

Se trata de un sistema de gestión de contenidos de código abierto para que las empresas puedan simplificar sus procesos de almacenamiento y gestión documental. 

Athento

Es una solución modular que te permite cubrir el ciclo de vida de tus documentos. Este programa se puede personalizar y adaptar fácilmente a tus necesidades, además puedes usarlo desde tu móvil.

Wimi

Wimi también te ofrece la opción de personalización (tema e interfaz) y la opción de crear un espacio colaborativo para cada proyecto. También puedes gestionar los derechos para que colaboradores y clientes tengan acceso a los documentos según tus parámetros. 

Alfresco

Es un programa que está disponible desde el móvil, cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva similar a la de Amazon. 

Bynder Orbit

Te propone formación en línea para su utilización. Este programa permite el envío de documentos por enlaces, así como la sincronización multi-ordenadores.

OpenKM

Es una completa solución para la gestión, el almacenamiento, la revisión y la distribución de los documentos.

r2Docuo

Propone soluciones como generación de plantillas, edición de metadatos y categorización automática de los documentos.

Nuxeo

Es un sistema de gestión documental Open Source capaz de integrarse con otros sistemas empresariales.  ¡Destaca por la escalabilidad!

Microsoft SharePoint Online

Es la herramienta de GED de Microsoft. Se trata de un software de gestión intuitivo y muy fácil de usar. 

OpenKM

OpenKM es un software de gestión que facilita la realización de tareas administrativas, gestión documental y flujo de trabajo. 

R2 Docuo

Es un gestor documental que integra funcionalidades avanzadas como la búsqueda simple de textos.

Más características del software gestión documental (SGD)

Cada vez se crean menos documentos físicos en beneficio de la gestión de contenidos empresariales en línea.  Los sistemas de enterprise content management ofrecen soluciones para:

  • Almacenaje de documentos en la nube tiene una función cada vez más solicitada (modelo SaaS).

  • Copias de seguridad en tiempo real.

  • Archivado de documento escaneado.

  • Centralización y organización de la base de datos. 

  • Conversión de documentos en papel en documentos electrónicos.

  • Gestión de las distintas versiones de los archivos.

El archivado en la nube se usa principalmente con fines legales para las profesiones reglamentadas.

Gracias a las API es relativamente sencillo integrar el software de gestión de documentos con otras herramientas de gestión empresarial (ERP, facturación, contabilidad, CRM, etc.) con el objetivo de crear, modificar o transferir documentos eficientemente. 

El sistema de gestión documental empresas te ayudará con:

  • la adquisición de documentos, la creación e integración,

  • el procesamiento por indexación para búsquedas simplificadas,

  • la difusión (intranet/internet) para compartir la información,

  • la colaboración en tiempo real sobre un documento compartido,

  • el archivado alojamiento para una conservación segura,

  • la adaptación del formato y la digitalización de documentos.

¿Cómo elegir programas de gestión documental?

Te presentamos algunos puntos importantes a la hora de elegir un gestor documental:

Proceso de negocio

  • Durante la evaluación y la expresión de la necesidad, recuerda consultar a todas las partes y los actores estratégicos en la gestión de flujo de trabajo: director general, responsable financiero, jefe de operaciones, vendedores, etc. 

Flujo de trabajo

  • Es necesario optimizar y coordinar los procesos y rutinas de clientes, usuarios y colaboradores para que se adapten a los potenciales de la aplicación.

Ergonomía de la interfaz e interoperabilidad

  • Es importante realizar un inventario de las conexiones de servicios ofrecidas por cada editor. Estudia también las compatibilidades con los materiales (escáner, WIFI, etc.) y con los navegadores web.

Necesidades del equipo

Forma un comité directivo para tomar las decisiones más importantes de la política documental. Estos responsables decidirán los objetivos y procesos que controlan la gestión documental:

  • Denominación de los archivos,

  • Reglas de supresión y de archivado,

  • Volúmenes de almacenamiento, etc.

Beneficios de las SDG app

La transformación digital en las empresas es una tendencia que se puede clasificar como irreversible. La utilización de un software empresarial, es un sistema inteligente y una forma eficaz de gestionar los diferentes procesos para la gestión de un negocio: desde la contabilidad y los recursos humanos hasta la relación con los clientes y la gestión documental.

Las ventajas son múltiples, las empresas que usan soluciones informáticas en la gestión de sus negocios, constatan los beneficios a corto y a largo plazo. Queremos compartir las ventajas de utilizar soluciones de gestión documental:

  • Aumento de la productividad: trabajo colaborativo en tiempo real y en un documento único.

  • Control y seguridad: seguimiento de las modificaciones realizadas en documentos digitales (con detalle de fecha y usuario).

  • Ahorro de tiempo: optimización en la búsqueda de documentos gracias a la indexación y motores de búsqueda.

  • La renuncia al uso de papel: la GED contribuye a la recuperación de espacios físicos en la empresa. Tus documentos serán conservados en la nube, así que no es necesario invertir dinero y espacio en muebles para archivar. 

  • Seguridad del documento: los editores de soluciones SaaS se toman muy en serio la protección y el almacenamiento de los registros. 

  • ¡Contribución a la buena salud del planeta! Además, una oficina sin papel también contribuye a ahorrar una buena suma de dinero.

Las microempresas y las PyMEs optimizan sus flujos de trabajo y mejoran los procesos de negocio.