Software de Gestión Documental

Sigue la pista de tus documentos desde la creación hasta la destrucción, gracias a los programas colaborativos.

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Nuestra selección de 55 software de gestión documental

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Precio bajo solicitud

Gestión documental eficaz, automatización de flujos de trabajo y acceso seguro.

DocuWare es una plataforma de gestión documental avanzada que optimiza los procesos empresariales mediante la automatización de flujos de trabajo y ofreciendo un acceso seguro a la información. Facilita la colaboración, la gestión de documentos importantes y el cumplimiento de normativas, todo en una única solución. Ideal para empresas que buscan maximizar su eficiencia operativa.

Leer nuestro análisis sobre DocuWare Ventajas de DocuWare

Capaz de integrarse con cualquier ERP y CRM

Enfoque modular, ampliable e interfaz fácil de usar

Captura de datos e indexación inteligente basadas en IA

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Gestión documental eficaz con seguridad y accesibilidad mejorada, ideal para empresas.

Therefore™ de Canon ofrece una solución de gestión documental integral diseñada para aumentar la eficiencia operativa de las empresas. Permite a los usuarios almacenar, administrar y acceder a documentos de manera segura desde cualquier lugar, facilitando la colaboración. Incorpora funciones avanzadas de seguridad, búsqueda y recuperación de documentos, optimizando los procesos empresariales.

Leer nuestro análisis sobre Therefore (Canon) Ventajas de Therefore (Canon)

Flexibilidad: elegido como mejor sistema de automatización de flujos

Integración con otras aplicaciones (Office, Teams, Power BI, etc.)

Facilidad de uso: los usuarios entienden la plataforma fácilmente

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Versión de pago desde 81,00 € /año

Software para cumplir con el GDPR. Proteja los datos de sus clientes y evite multas. Gestione el consentimiento y las solicitudes de eliminación de datos.

Con Geslopd podrá asegurarse de que cumple con todas las regulaciones del GDPR. La herramienta le permite gestionar el consentimiento de los clientes y manejar solicitudes de eliminación de datos de manera eficiente.

Leer nuestro análisis sobre Geslopd Ventajas de Geslopd

100% online, sin papeles

Obtén la firma de trabajadores y clientes en la pantalla

Custodia de tus documentos en la nube

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Optimiza el manejo de tus documentos con un software especializado en gestión documental. Automatiza procesos, mejora la organización y aumenta la eficiencia de tu empresa.

Con esta herramienta podrás almacenar y buscar documentos en segundos, reducir el riesgo de pérdida de información, colaborar con colegas en tiempo real y personalizar la interfaz para una mejor experiencia de usuario. Además, ofrece integración con otros sistemas para una mayor versatilidad.

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Versión de pago desde 49,00 € /año

GoSign es una plataforma digital desarrollada por Infocert que permite la gestión y firma electrónica de documentos de manera segura y eficiente.

GoSign ofrece funcionalidades como la firma electrónica avanzada, la gestión de flujos de trabajo de aprobación y la autenticación de usuarios. Está orientado a empresas, profesionales y organizaciones que necesitan optimizar sus procesos administrativos y garantizar la seguridad en la firma de documentos legales, contratos y otros documentos importantes.

Leer nuestro análisis sobre GoSign Ventajas de GoSign

Tiempo ganado, dinero ahorrado

Firma documentos en cualquier momento y lugar de manera fácil

Cumplimiento legal y regulatorio completo

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Versión de pago desde 14,00 € /mes

Plataforma colaborativa con herramientas de gestión de proyectos, chat y almacenamiento en la nube.

Interstis es una plataforma colaborativa que permite a los equipos trabajar juntos en proyectos, compartir archivos y comunicarse a través de un chat integrado. Además, cuenta con herramientas de gestión de proyectos para organizar tareas y proyectos de manera eficiente.

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Gestione y comparta sus documentos de forma segura y fácil. Cree permisos personalizados y mantenga el control sobre sus archivos.

Con esta herramienta de gestión de documentos, podrá proteger sus datos con encriptación de extremo a extremo, incluso en dispositivos móviles. Además, Tresorit integra funciones de colaboración en tiempo real para trabajar con su equipo de manera eficiente.

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Optimice la gestión de documentos con nuestro software de gestión documental en la nube. Agilice el flujo de trabajo y mejore la colaboración en equipo.

Con nuestro sistema de gestión documental, podrás almacenar, organizar y compartir documentos de forma segura y eficiente. Además, nuestro software incluye funciones avanzadas de búsqueda y recuperación de documentos, así como herramientas de automatización de procesos para aumentar la productividad de tu equipo.

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Gestione sus documentos de manera eficiente y centralizada con nuestro software de gestión documental.

Con Zeendoc, podrá almacenar, organizar y compartir documentos fácilmente en línea. Además, podrá asignar permisos de acceso para una mayor seguridad y colaboración. Ahorre tiempo y aumente la productividad con Zeendoc.

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Optimice el flujo de trabajo de su empresa con un software de gestión de documentos en línea. Acceda a archivos desde cualquier lugar y compártalos fácilmente con compañeros de trabajo.

Con nuestro software de gestión de documentos, podrá almacenar, buscar y compartir archivos de manera eficiente. Además, puede personalizar los flujos de trabajo y establecer permisos de acceso para cada documento. Ahorre tiempo y aumente la productividad de su empresa con esta solución en línea.

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Gestiona y comparte documentos de manera eficiente. Controla el acceso y la edición de archivos en tiempo real.

Con GlobalSearch, puedes almacenar y buscar documentos fácilmente, lo que te permite encontrar rápidamente lo que necesitas. Además, puedes automatizar flujos de trabajo y colaborar con tu equipo de manera efectiva.

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Gestione sus documentos de manera efectiva con nuestro software de gestión documental.

iChannel le permite almacenar, organizar y compartir documentos de manera segura y eficiente, con funcionalidades como la búsqueda avanzada, la automatización de flujos de trabajo y la integración con otros sistemas.

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Gestione sus documentos de manera eficiente y segura con nuestro software de gestión de documentos en la nube. Acceda a sus archivos desde cualquier lugar y dispositivo.

Nuestro software de gestión de documentos cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de usar, permitiendo a los usuarios organizar y compartir documentos con facilidad. Además, ofrece funciones avanzadas de búsqueda y control de versiones para una gestión más eficiente.

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Gestione sus documentos de forma eficiente con nuestro software de gestión de documentos y mejore su productividad.

Nuestro software de gestión de documentos le permite almacenar, organizar y acceder fácilmente a sus documentos desde cualquier lugar y dispositivo. Además, puede automatizar flujos de trabajo y colaborar en tiempo real con su equipo. Simplifique su trabajo y ahorre tiempo con nuestra solución.

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Optimiza la gestión de tus documentos y aumenta la productividad de tu empresa con un software especializado en el control documental.

Con esta herramienta podrás almacenar, buscar y compartir información de manera eficiente, además de contar con opciones de seguridad y acceso personalizables. Simplifica tus procesos y mejora la calidad de tu trabajo con este sistema de gestión documental.

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Gestione y comparta sus documentos de manera eficiente con este software de gestión de documentos en línea.

Con esta herramienta, podrá organizar sus archivos, establecer permisos de acceso y controlar versiones de documentos para una mayor productividad y colaboración. Además, cuenta con una interfaz intuitiva y personalizable para una experiencia de usuario óptima.

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Gestione sus documentos de forma eficiente con nuestro software de gestión de documentos. Ahorre tiempo y recursos al automatizar la gestión de documentos.

El software de gestión de documentos le permite escanear, indexar y buscar documentos de forma rápida y sencilla. Además, puede programar la eliminación de documentos antiguos y generar informes detallados para optimizar su flujo de trabajo.

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Versión de pago desde 4,00 € /mes

Una herramienta en línea para crear y compartir documentos de forma colaborativa, con acceso desde cualquier dispositivo y con opciones para controlar permisos de edición.

Este software de gestión de documentos permite la creación de textos, hojas de cálculo y presentaciones, con funciones para comentar, revisar y recuperar versiones anteriores. También ofrece integración con otras aplicaciones y posibilidad de trabajar sin conexión.

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Gestiona tus documentos de forma eficiente y segura con nuestro software de gestión documental en la nube.

Con R2 Docuo podrás acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo, compartirlos con tu equipo y establecer permisos para garantizar la privacidad de la información. Además, podrás automatizar procesos y ahorrar tiempo en tareas administrativas.

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Sistema para gestionar documentos y colaborar en línea. Fácil de usar, seguro y personalizable.

RDMS es una herramienta SaaS que permite almacenar y compartir documentos en línea, colaborar en tiempo real y mantener un historial de versiones. Además, permite personalizar el flujo de trabajo y la estructura de carpetas según las necesidades de cada organización.

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Gestión Documental software: guía de compra

¿Qué es la GED o software gestión documental?

La GED o gestión electrónica de documentos son sistemas que permiten gestionar todo el ciclo de vida de los documentos, desde la base (creación y modificación) hasta la supresión.

Funcionalidades básicas de un software gestión documental

El sistema de gestión documental también conocido como SGD o document management, permite: 

  • Creación y edición de la documentación.

  • Organización de datos y archivos.

  • Clasificación por tipo de documentos.

  • Digitalización de documentos.

  • Supresión y restauración de archivos.

  • Reparto nominativo y agrupado de los documentos.

  • Conexión con correos electrónicos.

  • Copia de seguridad de los documentos con historial de versiones.

Entre las tendencias más importantes de los sistemas de gestión documental para los próximos cinco años, destacamos las siguientes funciones:

  • Software basado en web con acceso para editar los documentos de cualquier tipo de terminal a través de una conexión a internet.

  • Coedición simultánea de documentos entre varios intervinientes.

  • Integración de funciones sociales para crear o valorizar la información.

Con un volumen de negocios de casi 6 mil millones de euros en 2018, la gestión electrónica de documentos continúa ganando terreno (+ 6%).

Los mejores software de gestión documental

A continuación te proponemos una lista de los mejores sistemas de gestión documental

Alfresco

Se trata de un sistema de gestión de contenidos de código abierto para que las empresas puedan simplificar sus procesos de almacenamiento y gestión documental. 

Athento

Es una solución modular que te permite cubrir el ciclo de vida de tus documentos. Este programa se puede personalizar y adaptar fácilmente a tus necesidades, además puedes usarlo desde tu móvil.

Wimi

Wimi también te ofrece la opción de personalización (tema e interfaz) y la opción de crear un espacio colaborativo para cada proyecto. También puedes gestionar los derechos para que colaboradores y clientes tengan acceso a los documentos según tus parámetros. 

Alfresco

Es un programa que está disponible desde el móvil, cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva similar a la de Amazon. 

Bynder Orbit

Te propone formación en línea para su utilización. Este programa permite el envío de documentos por enlaces, así como la sincronización multi-ordenadores.

OpenKM

Es una completa solución para la gestión, el almacenamiento, la revisión y la distribución de los documentos.

r2Docuo

Propone soluciones como generación de plantillas, edición de metadatos y categorización automática de los documentos.

Nuxeo

Es un sistema de gestión documental Open Source capaz de integrarse con otros sistemas empresariales.  ¡Destaca por la escalabilidad!

Microsoft SharePoint Online

Es la herramienta de GED de Microsoft. Se trata de un software de gestión intuitivo y muy fácil de usar. 

OpenKM

OpenKM es un software de gestión que facilita la realización de tareas administrativas, gestión documental y flujo de trabajo. 

R2 Docuo

Es un gestor documental que integra funcionalidades avanzadas como la búsqueda simple de textos.

Más características del software gestión documental (SGD)

Cada vez se crean menos documentos físicos en beneficio de la gestión de contenidos empresariales en línea.  Los sistemas de enterprise content management ofrecen soluciones para:

  • Almacenaje de documentos en la nube tiene una función cada vez más solicitada (modelo SaaS).

  • Copias de seguridad en tiempo real.

  • Archivado de documento escaneado.

  • Centralización y organización de la base de datos. 

  • Conversión de documentos en papel en documentos electrónicos.

  • Gestión de las distintas versiones de los archivos.

El archivado en la nube se usa principalmente con fines legales para las profesiones reglamentadas.

Gracias a las API es relativamente sencillo integrar el software de gestión de documentos con otras herramientas de gestión empresarial (ERP, facturación, contabilidad, CRM, etc.) con el objetivo de crear, modificar o transferir documentos eficientemente. 

El sistema de gestión documental empresas te ayudará con:

  • la adquisición de documentos, la creación e integración,

  • el procesamiento por indexación para búsquedas simplificadas,

  • la difusión (intranet/internet) para compartir la información,

  • la colaboración en tiempo real sobre un documento compartido,

  • el archivado alojamiento para una conservación segura,

  • la adaptación del formato y la digitalización de documentos.

¿Cómo elegir programas de gestión documental?

Te presentamos algunos puntos importantes a la hora de elegir un gestor documental:

Proceso de negocio

  • Durante la evaluación y la expresión de la necesidad, recuerda consultar a todas las partes y los actores estratégicos en la gestión de flujo de trabajo: director general, responsable financiero, jefe de operaciones, vendedores, etc. 

Flujo de trabajo

  • Es necesario optimizar y coordinar los procesos y rutinas de clientes, usuarios y colaboradores para que se adapten a los potenciales de la aplicación.

Ergonomía de la interfaz e interoperabilidad

  • Es importante realizar un inventario de las conexiones de servicios ofrecidas por cada editor. Estudia también las compatibilidades con los materiales (escáner, WIFI, etc.) y con los navegadores web.

Necesidades del equipo

Forma un comité directivo para tomar las decisiones más importantes de la política documental. Estos responsables decidirán los objetivos y procesos que controlan la gestión documental:

  • Denominación de los archivos,

  • Reglas de supresión y de archivado,

  • Volúmenes de almacenamiento, etc.

Beneficios de las SDG app

La transformación digital en las empresas es una tendencia que se puede clasificar como irreversible. La utilización de un software empresarial, es un sistema inteligente y una forma eficaz de gestionar los diferentes procesos para la gestión de un negocio: desde la contabilidad y los recursos humanos hasta la relación con los clientes y la gestión documental.

Las ventajas son múltiples, las empresas que usan soluciones informáticas en la gestión de sus negocios, constatan los beneficios a corto y a largo plazo. Queremos compartir las ventajas de utilizar soluciones de gestión documental:

  • Aumento de la productividad: trabajo colaborativo en tiempo real y en un documento único.

  • Control y seguridad: seguimiento de las modificaciones realizadas en documentos digitales (con detalle de fecha y usuario).

  • Ahorro de tiempo: optimización en la búsqueda de documentos gracias a la indexación y motores de búsqueda.

  • La renuncia al uso de papel: la GED contribuye a la recuperación de espacios físicos en la empresa. Tus documentos serán conservados en la nube, así que no es necesario invertir dinero y espacio en muebles para archivar. 

  • Seguridad del documento: los editores de soluciones SaaS se toman muy en serio la protección y el almacenamiento de los registros. 

  • ¡Contribución a la buena salud del planeta! Además, una oficina sin papel también contribuye a ahorrar una buena suma de dinero.

Las microempresas y las PyMEs optimizan sus flujos de trabajo y mejoran los procesos de negocio.

Software de Gestión Documental: FAQ

Un software de gestión de documentos permite la creación, almacenamiento, búsqueda y recuperación de documentos electrónicos. Los documentos se escanean o se crean electrónicamente y se indexan para facilitar su búsqueda y recuperación. También pueden incluir funciones de control de versiones y colaboración en equipo.

Al buscar un software de gestión de documentos, es importante buscar características como la capacidad de búsqueda avanzada, control de versiones, automatización de flujos de trabajo, seguridad, colaboración en equipo y compatibilidad con otros sistemas.

Un sistema de gestión de documentos puede mejorar la eficiencia de los procesos, reducir los costos de almacenamiento de documentos físicos, aumentar la seguridad de los documentos, facilitar la colaboración en equipo, mejorar el acceso a la información y mejorar la toma de decisiones.

Algunas de las mejores opciones de software de gestión de documentos incluyen SharePoint, DocuWare, Laserfiche, M-Files y Alfresco. Cada uno tiene sus propias características y beneficios únicos, por lo que es importante evaluar cuidadosamente cada opción antes de tomar una decisión.

Algunas alternativas gratuitas al software de gestión de documentos incluyen Google Drive, Dropbox, OneDrive y OpenKM. Estos sistemas ofrecen funciones básicas de gestión de documentos, pero pueden no ser adecuados para empresas con necesidades más complejas.