Un software de gestión de documentos permite la creación, almacenamiento, búsqueda y recuperación de documentos electrónicos. Los documentos se escanean o se crean electrónicamente y se indexan para facilitar su búsqueda y recuperación. También pueden incluir funciones de control de versiones y colaboración en equipo.
Software de Gestión Documental
Sigue la pista de tus documentos desde la creación hasta la destrucción, gracias a los programas colaborativos.
Nuestra selección de 51 software de gestión documental
DocuWare es un software de gestión documental (DMS) y contenidos digitales (ECM) colaborativa y escalable que ayuda a las pequeñas y medianas empresas en su digitalización mediante flujos de trabajo...
...automatizados y personalizables.
Leer nuestro análisis sobre DocuWarePrecio bajo solicitud
Gestione y comparta sus documentos de forma segura y fácil. Cree permisos personalizados y mantenga el control sobre sus archivos.
Con esta herramienta de gestión de documentos, podrá proteger sus datos con encriptación de extremo a extremo, incluso en dispositivos móviles. Además, Tresorit integra funciones de colaboración en tiempo real para trabajar con su equipo de manera eficiente.
Leer nuestro análisis sobre TresoritSoftware para cumplir con el GDPR. Proteja los datos de sus clientes y evite multas. Gestione el consentimiento y las solicitudes de eliminación de datos.
Con Geslopd podrá asegurarse de que cumple con todas las regulaciones del GDPR. La herramienta le permite gestionar el consentimiento de los clientes y manejar solicitudes de eliminación de datos de manera eficiente.
Leer nuestro análisis sobre GeslopdPrecio bajo solicitud
Optimice la gestión de documentos con nuestro software de gestión documental en la nube. Agilice el flujo de trabajo y mejore la colaboración en equipo.
Con nuestro sistema de gestión documental, podrás almacenar, organizar y compartir documentos de forma segura y eficiente. Además, nuestro software incluye funciones avanzadas de búsqueda y recuperación de documentos, así como herramientas de automatización de procesos para aumentar la productividad de tu equipo.
Leer nuestro análisis sobre DokmeePrecio bajo solicitud
Gestione sus documentos de manera eficiente y centralizada con nuestro software de gestión documental.
Con Zeendoc, podrá almacenar, organizar y compartir documentos fácilmente en línea. Además, podrá asignar permisos de acceso para una mayor seguridad y colaboración. Ahorre tiempo y aumente la productividad con Zeendoc.
Leer nuestro análisis sobre ZeendocPrecio bajo solicitud
Optimiza el manejo de tus documentos con un software especializado en gestión documental. Automatiza procesos, mejora la organización y aumenta la eficiencia de tu empresa.
Con esta herramienta podrás almacenar y buscar documentos en segundos, reducir el riesgo de pérdida de información, colaborar con colegas en tiempo real y personalizar la interfaz para una mejor experiencia de usuario. Además, ofrece integración con otros sistemas para una mayor versatilidad.
Leer nuestro análisis sobre M-FilesVersión de pago desde 14,00 € /mes
Plataforma colaborativa con herramientas de gestión de proyectos, chat y almacenamiento en la nube.
Interstis es una plataforma colaborativa que permite a los equipos trabajar juntos en proyectos, compartir archivos y comunicarse a través de un chat integrado. Además, cuenta con herramientas de gestión de proyectos para organizar tareas y proyectos de manera eficiente.
Leer nuestro análisis sobre InterstisPrecio bajo solicitud
Optimice el flujo de trabajo de su empresa con un software de gestión de documentos en línea. Acceda a archivos desde cualquier lugar y compártalos fácilmente con compañeros de trabajo.
Con nuestro software de gestión de documentos, podrá almacenar, buscar y compartir archivos de manera eficiente. Además, puede personalizar los flujos de trabajo y establecer permisos de acceso para cada documento. Ahorre tiempo y aumente la productividad de su empresa con esta solución en línea.
Leer nuestro análisis sobre Kimios DMSPrecio bajo solicitud
Gestione sus documentos de forma eficiente y segura con nuestro software de gestión de documentos. Automatice procesos y mejore la colaboración en equipo.
Nuestro software de gestión de documentos ofrece una interfaz intuitiva, opciones de personalización y herramientas avanzadas de búsqueda. Además, permite la integración con otros sistemas y ofrece opciones de seguridad avanzadas para proteger sus documentos sensibles.
Leer nuestro análisis sobre NuxeoVersión de pago desde 1,99 US$ /mes
Software de gestión de documentos en línea con almacenamiento en la nube y colaboración en tiempo real.
Permite compartir y editar archivos en cualquier dispositivo y en cualquier lugar, además de ofrecer herramientas de seguridad y control de acceso. Ideal para equipos remotos y empresas en crecimiento.
Leer nuestro análisis sobre Google DriveVersión de pago desde 4,00 € /mes
Una herramienta en línea para crear y compartir documentos de forma colaborativa, con acceso desde cualquier dispositivo y con opciones para controlar permisos de edición.
Este software de gestión de documentos permite la creación de textos, hojas de cálculo y presentaciones, con funciones para comentar, revisar y recuperar versiones anteriores. También ofrece integración con otras aplicaciones y posibilidad de trabajar sin conexión.
Leer nuestro análisis sobre Google DocsPrecio bajo solicitud
Optimice la gestión de sus documentos con un software que automatiza procesos y aumenta la eficiencia.
Con una interfaz intuitiva y herramientas de búsqueda avanzadas, este software le permite almacenar, compartir y colaborar en documentos de manera segura y en tiempo real. Además, sus funciones de OCR y conversión de archivos facilitan la digitalización de documentos físicos.
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Gestione sus documentos de manera eficiente. Almacene, organice y comparta archivos de forma segura y fácil.
Con nuestro software de gestión de documentos, puede asignar permisos de acceso, realizar búsquedas avanzadas y automatizar flujos de trabajo. Además, puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar y dispositivo.
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Gestione sus documentos de manera eficiente con nuestro software de gestión documental. Ahorre tiempo y recursos al tener todos sus archivos en un solo lugar.
Con nuestro software de gestión documental, podrá organizar, compartir y colaborar en tiempo real con su equipo en cualquier momento y lugar. Además, nuestras herramientas de búsqueda y recuperación de documentos le permitirán encontrar lo que necesita de manera rápida y sencilla.
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Administre sus documentos y archivos fácilmente con este software de gestión de documentos en la nube. Acceda a sus archivos desde cualquier lugar y dispositivo.
La solución de gestión de documentos en la nube le permite compartir archivos y colaborar en tiempo real con sus colegas. Además, cuenta con herramientas de búsqueda avanzadas y opciones de seguridad para proteger sus datos.
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Optimice la gestión de documentos con un software especializado en la organización y almacenamiento de información.
Con esta herramienta de gestión de documentos, podrá asignar permisos de acceso, controlar versiones y establecer flujos de trabajo automatizados para mejorar la eficiencia de su empresa. Además, CERF ofrece una interfaz intuitiva y una integración sin problemas con otras aplicaciones.
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Gestione sus documentos de manera eficiente con nuestro software de gestión de documentos en línea. Simplifique su flujo de trabajo con la organización y el acceso fácil a sus documentos.
Nuestro software de gestión de documentos le permite almacenar y buscar documentos de manera rápida y segura. Además, puede personalizar permisos de usuario y establecer alertas para mantenerse al día con los cambios.
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Optimice la gestión de sus documentos con nuestro software de gestión documental. Acceda a sus archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Con nuestro software de gestión documental, podrá crear y compartir documentos de manera fácil y rápida. Además, podrá asignar permisos y controlar el acceso a los archivos para mantener la seguridad de su información.
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Gestione documentos de manera eficiente y segura con nuestro software. Ahorre tiempo y espacio al digitalizar su archivo.
CuadraSTAR SKCA es un sistema de gestión de documentos que permite organizar, buscar y compartir información de manera sencilla. Con funciones de OCR y encriptación, garantiza la privacidad y seguridad de sus datos. Además, su integración con otros sistemas facilita la automatización de procesos.
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Organice y gestione sus documentos con facilidad con nuestro software de gestión documental.
Con DeliveryWare, podrá clasificar, buscar y compartir documentos de manera eficiente y segura en su empresa. Además, podrá automatizar flujos de trabajo y reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Leer nuestro análisis sobre DeliveryWare1
23Gestión Documental software: guía de compra
¿Qué es la GED o software gestión documental?
La GED o gestión electrónica de documentos son sistemas que permiten gestionar todo el ciclo de vida de los documentos, desde la base (creación y modificación) hasta la supresión.
Funcionalidades básicas de un software gestión documental
El sistema de gestión documental también conocido como SGD o document management, permite:
Creación y edición de la documentación.
Organización de datos y archivos.
Clasificación por tipo de documentos.
Digitalización de documentos.
Supresión y restauración de archivos.
Reparto nominativo y agrupado de los documentos.
Conexión con correos electrónicos.
Copia de seguridad de los documentos con historial de versiones.
Entre las tendencias más importantes de los sistemas de gestión documental para los próximos cinco años, destacamos las siguientes funciones:
Software basado en web con acceso para editar los documentos de cualquier tipo de terminal a través de una conexión a internet.
Coedición simultánea de documentos entre varios intervinientes.
Integración de funciones sociales para crear o valorizar la información.
Con un volumen de negocios de casi 6 mil millones de euros en 2018, la gestión electrónica de documentos continúa ganando terreno (+ 6%).
Los mejores software de gestión documental
A continuación te proponemos una lista de los mejores sistemas de gestión documental
Alfresco
Se trata de un sistema de gestión de contenidos de código abierto para que las empresas puedan simplificar sus procesos de almacenamiento y gestión documental.
Athento
Es una solución modular que te permite cubrir el ciclo de vida de tus documentos. Este programa se puede personalizar y adaptar fácilmente a tus necesidades, además puedes usarlo desde tu móvil.
Wimi
Wimi también te ofrece la opción de personalización (tema e interfaz) y la opción de crear un espacio colaborativo para cada proyecto. También puedes gestionar los derechos para que colaboradores y clientes tengan acceso a los documentos según tus parámetros.
Alfresco
Es un programa que está disponible desde el móvil, cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva similar a la de Amazon.
Bynder Orbit
Te propone formación en línea para su utilización. Este programa permite el envío de documentos por enlaces, así como la sincronización multi-ordenadores.
OpenKM
Es una completa solución para la gestión, el almacenamiento, la revisión y la distribución de los documentos.
r2Docuo
Propone soluciones como generación de plantillas, edición de metadatos y categorización automática de los documentos.
Nuxeo
Es un sistema de gestión documental Open Source capaz de integrarse con otros sistemas empresariales. ¡Destaca por la escalabilidad!
Microsoft SharePoint Online
Es la herramienta de GED de Microsoft. Se trata de un software de gestión intuitivo y muy fácil de usar.
OpenKM
OpenKM es un software de gestión que facilita la realización de tareas administrativas, gestión documental y flujo de trabajo.
R2 Docuo
Es un gestor documental que integra funcionalidades avanzadas como la búsqueda simple de textos.
Más características del software gestión documental (SGD)
Cada vez se crean menos documentos físicos en beneficio de la gestión de contenidos empresariales en línea. Los sistemas de enterprise content management ofrecen soluciones para:
Almacenaje de documentos en la nube tiene una función cada vez más solicitada (modelo SaaS).
Copias de seguridad en tiempo real.
Archivado de documento escaneado.
Centralización y organización de la base de datos.
Conversión de documentos en papel en documentos electrónicos.
Gestión de las distintas versiones de los archivos.
El archivado en la nube se usa principalmente con fines legales para las profesiones reglamentadas.
Gracias a las API es relativamente sencillo integrar el software de gestión de documentos con otras herramientas de gestión empresarial (ERP, facturación, contabilidad, CRM, etc.) con el objetivo de crear, modificar o transferir documentos eficientemente.
El sistema de gestión documental empresas te ayudará con:
la adquisición de documentos, la creación e integración,
el procesamiento por indexación para búsquedas simplificadas,
la difusión (intranet/internet) para compartir la información,
la colaboración en tiempo real sobre un documento compartido,
el archivado y alojamiento para una conservación segura,
la adaptación del formato y la digitalización de documentos.
¿Cómo elegir programas de gestión documental?
Te presentamos algunos puntos importantes a la hora de elegir un gestor documental:
Proceso de negocio
Durante la evaluación y la expresión de la necesidad, recuerda consultar a todas las partes y los actores estratégicos en la gestión de flujo de trabajo: director general, responsable financiero, jefe de operaciones, vendedores, etc.
Flujo de trabajo
Es necesario optimizar y coordinar los procesos y rutinas de clientes, usuarios y colaboradores para que se adapten a los potenciales de la aplicación.
Ergonomía de la interfaz e interoperabilidad
Es importante realizar un inventario de las conexiones de servicios ofrecidas por cada editor. Estudia también las compatibilidades con los materiales (escáner, WIFI, etc.) y con los navegadores web.
Necesidades del equipo
Forma un comité directivo para tomar las decisiones más importantes de la política documental. Estos responsables decidirán los objetivos y procesos que controlan la gestión documental:
Denominación de los archivos,
Reglas de supresión y de archivado,
Volúmenes de almacenamiento, etc.
Beneficios de las SDG app
La transformación digital en las empresas es una tendencia que se puede clasificar como irreversible. La utilización de un software empresarial, es un sistema inteligente y una forma eficaz de gestionar los diferentes procesos para la gestión de un negocio: desde la contabilidad y los recursos humanos hasta la relación con los clientes y la gestión documental.
Las ventajas son múltiples, las empresas que usan soluciones informáticas en la gestión de sus negocios, constatan los beneficios a corto y a largo plazo. Queremos compartir las ventajas de utilizar soluciones de gestión documental:
Aumento de la productividad: trabajo colaborativo en tiempo real y en un documento único.
Control y seguridad: seguimiento de las modificaciones realizadas en documentos digitales (con detalle de fecha y usuario).
Ahorro de tiempo: optimización en la búsqueda de documentos gracias a la indexación y motores de búsqueda.
La renuncia al uso de papel: la GED contribuye a la recuperación de espacios físicos en la empresa. Tus documentos serán conservados en la nube, así que no es necesario invertir dinero y espacio en muebles para archivar.
Seguridad del documento: los editores de soluciones SaaS se toman muy en serio la protección y el almacenamiento de los registros.
¡Contribución a la buena salud del planeta! Además, una oficina sin papel también contribuye a ahorrar una buena suma de dinero.
Las microempresas y las PyMEs optimizan sus flujos de trabajo y mejoran los procesos de negocio.
Software de Gestión Documental: FAQ
Al buscar un software de gestión de documentos, es importante buscar características como la capacidad de búsqueda avanzada, control de versiones, automatización de flujos de trabajo, seguridad, colaboración en equipo y compatibilidad con otros sistemas.
Un sistema de gestión de documentos puede mejorar la eficiencia de los procesos, reducir los costos de almacenamiento de documentos físicos, aumentar la seguridad de los documentos, facilitar la colaboración en equipo, mejorar el acceso a la información y mejorar la toma de decisiones.
Algunas de las mejores opciones de software de gestión de documentos incluyen SharePoint, DocuWare, Laserfiche, M-Files y Alfresco. Cada uno tiene sus propias características y beneficios únicos, por lo que es importante evaluar cuidadosamente cada opción antes de tomar una decisión.
Algunas alternativas gratuitas al software de gestión de documentos incluyen Google Drive, Dropbox, OneDrive y OpenKM. Estos sistemas ofrecen funciones básicas de gestión de documentos, pero pueden no ser adecuados para empresas con necesidades más complejas.