Sistema de gestión documental

Sigue la pista de tus documentos desde la creación hasta la destrucción, gracias a los programas colaborativos.

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¿Qué es la SGD o sistema de gestión documental?

La GED o gestión electrónica de documentos son sistemas que permiten gestionar todo el ciclo de vida de los documentos, desde la creación y modificación hasta la supresión.

Funciones básicas de un sistema de gestión documental (SGD)

  • creación y edición de documentos,

  • organización de archivos,

  • clasificación de documentos,

  • digitalización de documentos,

  • búsqueda simple de textos,

  • supresión y restauración de archivos,

  • reparto nominativo y agrupado de los documentos,

  • copia de seguridad de los documentos con historial de versiones.

Entre las tendencias más importantes de los sistemas de gestion documental para los próximos cinco años, destacamos las siguientes funciones:

  • software basado en web con acceso para editar los documentos de cualquier tipo de terminal a través de una conexión a internet,

  • coedición simultánea de documentos entre varios intervinientes,

  • integración de funciones sociales para crear o valorizar la información.

Con un volumen de negocios de casi 6 mil millones de euros en 2018, la gestión electrónica de documentos continúa ganando terreno (+ 6%).

Elementos de un sistema de gestión documental (SGD)

Cada vez se crean menos documentos físicos en beneficio de la gestión de contenidos en línea.  La gestión electrónica de documentos permite:

  • almacenaje de documentos en la nube tiene una función cada vez más solicitada,

  • copias de seguridad en tiempo real,

  • gestión de las distinas versiones de los archivos.

El archivado en la nube se usa principalmente con fines legales para las profesiones reglamentadas.

Gracias a las API es relativamente sencillo integrar el software de gestión de documentos con otras herramientas de gestón empresarial (ERP, facturación, contabilida, CRM, etc.) con el objetivo de crear, modificar o transferir documentos eficientemente. 

El sistema de gestión documental empresas te ayudará con:

  • la adquisición de documentos, la creación e integración,

  • el procesamiento por indexación para búsquedas simplificadas,

  • la difusión (intranet/internet) para compartir la información,

  • la colaboración en tiempo real sobre un documento compartido,

  • el archivado alojamiento para una conservación segura,

  • la digitalización de documentos.

¿Qué requisitos se deben tener en cuenta para la implementación de un sistema de gestión documental?

Te presentamos algunos puntos importantes a la hora de elegir un software gestión documental:

Proceso de negocio

  • Durante la evaluación y la expresión de la necesidad, recuerda consultar a todos los actores estratégicos en la gestión de flujo de trabajo: director general, responsable financiero, jefe de operaciones, vendedores, etc. 

Flujo de trabajo

  • Es necesario optimizar y coordinar los procesos y rutinas de clientes, usuarios y colaboradores para que se adapten a los potenciales de la aplicación.

Ergonomía de la interfaz e interoperabilidad

  • Es importante realizar un inventario de las conexiones de servicios ofrecidas por cada editor. Estudia también las compatibilidades con los materiales (escáner, WIFI, etc.) y con los navegadores web.

Necesidades del equipo

Forma un comité directivo para tomar las decisiones más importantes de la política documental. Estos responsables decidirán los objetivos y procesos que controlan la gestión documental:

  • Denominación de los archivos,

  • Reglas de supresión y de archivado,

  • Volúmenes de almacenamiento, etc.

Beneficios de un sistema de gestión documental (SGD)

La transformación digital en las empresas es una tendencia que se puede clasificar como irreversible. La utilización de un software empresarial, es un sistema inteligente y una manera eficaz de gestionar los diferentes procesos para la gestión de un negocio: desde la contabilidad y los recursos humanos hasta la relación con los clientes y la gestión documental.

Las ventajas son múltiples, las empresas que usan soluciones informáticas en la gestión de sus negocios, constatan los beneficios a corto y a largo plazo. Queremos compartir las ventajas de utilizar un soluciones de gestión documental:

  • Aumento de la productividad: trabajo colaborativo en tiempo real y en un documento único.

  • Control y seguridad: seguimiento de las modificaciones realizadas en documentos digitales (con detalle de fecha y usuario).

  • Ahorro de tiempo: optimización en la búsqueda de documentos gracias a la indexación y motores de búsqueda.

  • La renuncia al uso de papel: la GED contribuye a la recuperación de espacios físicos en la empresa. Tus documentos serán conservados en la nube, así que no es necesario invertir dinero y espacio en muebles para archivar. 

  • Seguridad del documento: los editores de soluciones SaaS se toman muy en serio la protección y el almacenamiento de los registros. 

  • ¡Contribución a la buena salud del planeta! Además, una oficina sin papel también contribuye a ahorrar una buena suma de dinero.

Las microempresas y las PyMEs optimizan sus flujos de trabajo y mejoran los procesos de negocio.

Comparativa de los mejores sistemas de gestión documental electrónicos

A continuación te proponemos una lista de de los mejores sistemas de gestión documental

Athento

Es una solución modular que te permite cubrir el ciclo de vida de tus documentos. Este programa se puede personalizar y adaptar fácilmente a tus necesidades, además puedes usarlo desde tu móvil. 

Wimi

También te ofrece la opcion de personalizacion (tema e interfaz) y la opción de crear un espacio colaborativo para cada proyecto. También puedes gestionar los derechos para que colaboradores y clientes tengan acceso a los documentos según tus parámetros. 

Alfresco

Es un programa que está disponible desde el móvil, cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva similar a la de Amazon. 

Bynder Orbit

Te propone formación en línea para su utilizacion. Este programa permite el envío de documentos por enlaces así como la sincronización multi-ordenadores.

Soluciones complementarias de SGD

Suite ofimática

Redes sociales corporativas

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Gestión de citas online

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Gestor de tareas

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