Sistema de gestión documental

Sigue la pista de tus documentos desde la creación hasta la destrucción, gracias a los programas colaborativos.

Sistema de gestión documental

Asistencia
Gestión de documentos
Colaboración
Comunicación
Configuración del software
Personalización de la aplicación
BIC Cloud

Gestión de procesos de negocio (BPM) y GRC

eVAULT

Software de gestión documental

ChronoScan

Software de gestión documental

Powertools for Google Drive

Software de gestión documental

FileStar Document Manager

Software de gestión documental

Imaging Made Simple

Software de gestión documental

Audros

Software de Gestión del ciclo de vida del producto

Redmap

Software de gestión documental

Logical Access

Software de gestión documental

PinPoint

Software de gestión documental

bSource

Software de gestión documental

RDMS

Software de gestión documental

DocXellent

Software de gestión documental

Corona DMS

Software de gestión documental

WorldView Document Management

Software de gestión documental

Pincette

Software de gestión documental

LogicalDOC

Software de gestión documental

FileBound Document Management

Software de gestión documental

Microsoft Office 365

La suite colaborativa online de Microsoft

Everteam

Software de Dato de governancia

Echo Publish

Software de gestión documental

V1 Document Management

Software de gestión documental

DocUp

Software de gestión documental

OpenKM

Software de gestión documental

SmartFile

Software de gestión documental

SODA PDF

Software de gestión documental

CuadraSTAR SKCA

Software de gestión documental

SharePoint Farm Reporter

Software de gestión documental

DeliveryWare

Software de gestión documental

Document Manager

Software de gestión documental

ISETIA

Software de Gestión de Proyectos

Doccept

Software de gestión documental

Documize

Software de gestión documental

TOPDOX

Software de gestión documental

G Suite (Google Apps)

Conviértase en una empresa más productiva

Unistore

Software de gestión documental

DOMA ekdb

Software de gestión documental

Accusoft

Software de gestión documental

Zoho Writer

Software de gestión documental

CloudConvert

Software de gestión documental

iChannel

Software de gestión documental

Documentum

Software de gestión documental

Jogobu Document Management

Software de gestión documental

Qorus for document generation

Software de gestión documental

Image Executive

Software de gestión documental

Astoria

Software de gestión documental

Face&You

la plafatorma de comunicación

Assai

Software de gestión documental

iDocuments

Software de gestión documental

Electronic Document Management

Software de gestión documental

¿Qué es la GED o sistema de gestión documental?

La GED o gestión electrónica de documentos son sistemas que permiten gestionar todo el ciclo de vida de los documentos, desde la base (creación y modificación) hasta la supresión.

Funciones básicas de un sistema gestion documental 

El sistema de gestión documental  tambien conocido como SGD, permite: 

  • creación y edición de la documentación,

  • organización de datos y archivos,

  • clasificación de documentos,

  • digitalización de documentos,

  • búsqueda simple de textos,

  • supresión y restauración de archivos,

  • reparto nominativo y agrupado de los documentos,

  • copia de seguridad de los documentos con historial de versiones.

Entre las tendencias más importantes de los sistemas de gestion documental para los próximos cinco años, destacamos las siguientes funciones:

  • software basado en web con acceso para editar los documentos de cualquier tipo de terminal a través de una conexión a internet,

  • coedición simultánea de documentos entre varios intervinientes,

  • integración de funciones sociales para crear o valorizar la información.

Con un volumen de negocios de casi 6 mil millones de euros en 2018, la gestión electrónica de documentos continúa ganando terreno (+ 6%).

Elementos de un sistema de gestión documental (SGD)

Cada vez se crean menos documentos físicos en beneficio de la gestión de contenidos en línea.  La gestión electrónica de documentos permite:

  • almacenaje de documentos en la nube tiene una función cada vez más solicitada (modelo SaaS),

  • copias de seguridad en tiempo real,

  • gestión de las distinas versiones de los archivos.

El archivado en la nube se usa principalmente con fines legales para las profesiones reglamentadas.

Gracias a las API es relativamente sencillo integrar el software de gestión de documentos con otras herramientas de gestón empresarial (ERP, facturación, contabilida, CRM, etc.) con el objetivo de crear, modificar o transferir documentos eficientemente. 

El sistema de gestión documental empresas te ayudará con:

  • la adquisición de documentos, la creación e integración,

  • el procesamiento por indexación para búsquedas simplificadas,

  • la difusión (intranet/internet) para compartir la información,

  • la colaboración en tiempo real sobre un documento compartido,

  • el archivado alojamiento para una conservación segura,

  • la adaptación del formato y la digitalización de documentos.

¿Qué requisitos se deben tener en cuenta para la implementación de un software gestion documental?

Te presentamos algunos puntos importantes a la hora de elegir un gestor documental:

Proceso de negocio

  • Durante la evaluación y la expresión de la necesidad, recuerda consultar a todas las partes y los actores estratégicos en la gestión de flujo de trabajo: director general, responsable financiero, jefe de operaciones, vendedores, etc. 

Flujo de trabajo

  • Es necesario optimizar y coordinar los procesos y rutinas de clientes, usuarios y colaboradores para que se adapten a los potenciales de la aplicación.

Ergonomía de la interfaz e interoperabilidad

  • Es importante realizar un inventario de las conexiones de servicios ofrecidas por cada editor. Estudia también las compatibilidades con los materiales (escáner, WIFI, etc.) y con los navegadores web.

Necesidades del equipo

Forma un comité directivo para tomar las decisiones más importantes de la política documental. Estos responsables decidirán los objetivos y procesos que controlan la gestión documental:

  • Denominación de los archivos,

  • Reglas de supresión y de archivado,

  • Volúmenes de almacenamiento, etc.

Beneficios de un sistema de gestión documental (SGD)

La transformación digital en las empresas es una tendencia que se puede clasificar como irreversible. La utilización de un software empresarial, es un sistema inteligente y una forma eficaz de gestionar los diferentes procesos para la gestión de un negocio: desde la contabilidad y los recursos humanos hasta la relación con los clientes y la gestión documental.

Las ventajas son múltiples, las empresas que usan soluciones informáticas en la gestión de sus negocios, constatan los beneficios a corto y a largo plazo. Queremos compartir las ventajas de utilizar soluciones de gestión documental:

  • Aumento de la productividad: trabajo colaborativo en tiempo real y en un documento único.

  • Control y seguridad: seguimiento de las modificaciones realizadas en documentos digitales (con detalle de fecha y usuario).

  • Ahorro de tiempo: optimización en la búsqueda de documentos gracias a la indexación y motores de búsqueda.

  • La renuncia al uso de papel: la GED contribuye a la recuperación de espacios físicos en la empresa. Tus documentos serán conservados en la nube, así que no es necesario invertir dinero y espacio en muebles para archivar. 

  • Seguridad del documento: los editores de soluciones SaaS se toman muy en serio la protección y el almacenamiento de los registros. 

  • ¡Contribución a la buena salud del planeta! Además, una oficina sin papel también contribuye a ahorrar una buena suma de dinero.

Las microempresas y las PyMEs optimizan sus flujos de trabajo y mejoran los procesos de negocio.

Gestores documentales comparativa

A continuación te proponemos una lista de de los mejores sistemas de gestión documental

Athento

Es una solución modular que te permite cubrir el ciclo de vida de tus documentos. Este programa se puede personalizar y adaptar fácilmente a tus necesidades, además puedes usarlo desde tu móvil. 

Wimi

También te ofrece la opcion de personalizacion (tema e interfaz) y la opción de crear un espacio colaborativo para cada proyecto. También puedes gestionar los derechos para que colaboradores y clientes tengan acceso a los documentos según tus parámetros. 

Alfresco

Es un programa que está disponible desde el móvil, cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva similar a la de Amazon. 

Bynder Orbit

Te propone formación en línea para su utilizacion. Este programa permite el envío de documentos por enlaces así como la sincronización multi-ordenadores.

Soluciones complementarias de SGD

Suite ofimática

Redes sociales corporativas

Compartir archivos

Gestión de citas online

Presentación

Firma digital

Gestor de tareas

Transferir archivos

Gestión de ideas

Gestión del conocimiento

Consejo de administración

Datos Virtual Room (VDR)

Reunión

Generador de formularios

Gestión lugar

Herramientas colaborativas