Programa de facturación en línea

Manual y consejos sobre los Programas de Facturación

Los aplicaciones para facturar forman parte de los programas de los sistemas de contabilidad para administrar tu empresa. La facturación en línea constituye una auténtica ayuda para el día a día de microempresas y pymes. 

Los software de facturación también son ideales para los autónomos que no necesitan la intervención de un contador y para los profesionales liberales.

Sean cuales sean las obligaciones legales de la factura electrónica, la elección de un sistema de facturación es una de las cuestiones a la que se enfrentan autonomos, microempresas y pymes.

Existen diferentes tipos de software de gestión en línea. Aquí descubrirás algunas indicaciones para compararlos y elegir correctamente.

¿Cómo hacer una factura fácil?

La factura está vinculada a una acción comercial y constituye una lista completa de las prestaciones o mercancías que una empresa ha entregado a un cliente. Dicho documento es el reflejo de lo que le has suministrado a tu cliente y del importe que este debe pagarte por ello.

El programa de facturación, complementario al programa de contabilidad en línea, es una solución informática fácil de usar que te ayuda a mantener un seguimiento de tus gestiones comerciales y a hacer facturas más rápido.

Funciones de los Programas de Facturación

Los sistemas de facturación te ayudan a editar tus documentos de gestión comercial fe forma segura y a estar al día con las modificaciones y los avisos legales indispensables para que tus facturas sean válidas ante la Ley.

• Automatizar presupuestos y facturas en solo unos clics ¡es posible!. Si rellenas previamente el archivo de clientes de la forma más exacta posible, solo necesitarás alguna información adicional para establecer un presupuesto adaptado a cada solicitud. Los programas de facturación disponen de modelos y plantillas para crear tu propia factura.

• Gestiona archivos de clientes: si indicas regularmente las modificaciones, podrás actualizar los datos para generar facturas completas extrayendo la información directamente de la base de datos.

• Edita tus facturas con todos los avisos legales indispensables para la validez del documento (por ejemplo: el IVA). Podrás exportarlas en formato PDF.

• Reclama de forma automática y más sencilla tus facturas impagadas aplicando eventualmente los gastos de reclamación inherentes a la demora. ¡Solo te queda recibir el pago!

• Realiza facturas personalizables con descuentos comerciales y mejora la relación con tus clientes.

¿Qué tipos de facturas se pueden hacer con los Programas de Facturación? 

Gracias al software de facturación basado en la nube, puedes elaborar distintos tipos de factura en línea. La mayoria de estos sistemas proponen plantillas de facturas personalizables, en muy poco tiempo podras realizar:

• La factura intermedia o factura de provisión. Es un anticipo facturado varias veces al año para escalonar un pago elevado o un consumo anual.

• La factura de regularización.  Se establece tras la modificación de un índice o para actualizar un consumo.

• La factura de cierre. Pone fin a un consumo y garantiza el final de un contrato.

• La factura proforma. Se emite a petición del cliente justo después de una compra.

• La factura final. Es el documento que resume la realización de una prestación o la entrega del producto.

¿Cómo elegir Programas de Facturación? 

No compres un programa para facturar demasiado complicado o con funcionalidades en las que puedas perderte. Elige un software de facturación sencillo y presta atención a:

• La ergonomía del programa. Debe ser intuitivo y fácil de usar, es importante que te permita acceder rápidamente a las distintas funcionalidades y cumplir con tus tareas. No elijas un programa que te haga perder tiempo tratando de entenderlo.

• La personalización de los documentos. ¡Es indispensable! La factura debe incluir tu logotipo y los colores de tu empresa para dar una sensación de armonía.

• El editor dispone de un servicio de atención al cliente. ¡Pues sí! Si tienes dificultades, es muy importante que el programa te ofrezca la posibilidad de llamar a un técnico que te oriente en tiempo real y que resuelva tu problema con rapidez.

• La seguridad de tus datos de facturación en línea. Cualquier programa de facturación que elijas, ya sea en línea o monopuesto, debe poder garantizar la seguridad de tus datos. Nombre y dirección de los clientes, datos cifrados, hojas de pedido, paneles de control con el volumen de negocios... todos estos datos deben estar seguros. 

• El precio. Los editores proponen distintos tipos de abonos en función del número de asalariados. Compáralos para saber cuál es el más interesante para tu empresa. Algunos programas ofrecen también pruebas gratuitas sin compromiso, una solución ideal para probar la herramienta.

Tipos de Programas de Facturación

Programas de facturación monopuesto o multipuesto

Se trata de un programa de facturación que se instala en tu sistema informático o en los ordenadores de tu estructura.

Algunas características:

• Garantiza una mayor seguridad de los datos,

• Permite medir más fácilmente la rentabilidad de la inversión,

• Debes pensar en actualizarlo regularmente puesto que el programa no está en línea, , 

• Solo tendrás acceso a tus datos desde tu ordenador profesional. Si deseas reclamar un pago, introducir notas de gastos o consultar la tesorería, las facturas o los presupuestos deberás hacerlo desde tu ordenador.

Programas de facturación en línea

Los programas de facturación en línea (basado en web) como Flexina suelen ser cada vez más interesantes, ya que se actualizan automáticamente cada vez que el editor realiza una modificación.

Algunas características:

• Es posible acceder a la plataforma en modo SaaS desde todos los ordenadores que dispongan de internet.

• Son escalables y puedes obtener nuevos módulos según el crecimiento de tu empresa.

• A menudo, el precio varía según el número de asalariados que puedan acceder al programa de facturación y las funcionalidades o modulos contratados. Por lo general, suelen ser soluciones más económicas que los programas monopuesto. Es decir, el precio de un programa de facturación para autónomos no será el mismo que el de un software de contabilidad para pequeñas empresas (microempresas o PyMEs).

Mejores programas de facturación

Programas de facturación para autónomos y para pymes

Además de todas las funciones básicas de los software de facturación: gestión de las órdenes de compra, presupuestos, directorio de clientes y proveedores, gestión de documentos, etc. Cada editor propone funciobalidades para destacarse:

• ClicFacture te permite integrar tus ventas en eBay.
• Zyfro te propone plantillas para que crees tus facturas, además, sincroniza tus transacciones con tu cuenta bancaria.

Ambos editores cuentan con un servicio de atención al cliente personalizado y son plataformas creadas especialmente para autónomos y pymes. 

Programas de facturación gratis

Para terminar, dejamos una lista de algunos programa de facturación gratis. Dichos software generalmente convienen únicamente a autónomos y pequeñas empresas puesto que las funcionalidades son limitadas. Así mismo, cuando contratas programas de facturacion gratis, generalmente, los editores de software no te garantizan las mismas actualizaciones y políticas de seguridad a las que tienes acceso cuando pagas por un programa para facturar. 

• Selfconta
• Debitoor
• FactuSOL
• ContaSOL
• Zoho Invoice

Soluciones complementarias de facturación