Programas de Facturación

Programas de facturación

La factura está vinculada a una acción comercial, es una lista completa de las prestaciones o mercancías que una empresa ha entregado a un cliente. Dicho documento debe reflejar el importe que este debe pagar por ello.

El programa de facturación, complementario al programa de contabilidad en línea, es un software de gestión para ayudar a las empresas a:

• automatizar de manera eficaz la realización de facturas,

• sincronizar la facturación a otros sistemas de gestión empresarial (inventarios, contabilidad, CRM, ERP...),

• mantener un seguimiento de las gestiones comerciales.

¿Qué empresas utilizan programas de facturación?

El software para facturar es parte de las soluciones SaaS para administrar empresas. La facturación en línea constituye una auténtica ayuda para el día a día de microempresas y pymes. 

Los software de facturación también son ideales para los autónomos y para los profesionales liberales que no necesitan la intervención de un contador.

Sean cuales sean las obligaciones legales de la factura electrónica, la elección de un programa de facturación es una de las cuestiones a la que se enfrentan todo tipo de empresarios por igual:

• autónomos,

• microempresas,

• pymes...

Funcionalidades de los programas de facturación

Los sistemas de facturación ayudan a editar documentos de gestión comercial de forma segura y a estar al día con los avisos legales indispensables para que las facturas sean válidas ante la Ley.

• Automatizar presupuestos y facturas ¡es posible!. Si rellenas previamente el archivo de clientes de la forma más exacta posible, solo necesitarás alguna información adicional para establecer un presupuesto adaptado a cada solicitud. Los programas de facturación disponen de módelos y plantillas para crear facturas.

• Gestionar archivos de clientes. Si indicas las modificaciones, podrás tener información actualizada para hacer facturas a partir de la información registrada en la base de datos.

• Editar facturas con todos los avisos legales indispensables para la validez del documento (Ej. el IVA).

• Reclamar de forma automática las facturas impagadas aplicando eventualmente los gastos de reclamación inherentes a la demora. ¡Solo te queda recibir el pago!

• Realizar diferentes tipos de facturas y personalizarlas con descuentos comerciales para mejorar la relación con los clientes.

Tipos de facturas

Gracias al software de facturación basado en la nube, puedes elaborar distintos tipos de factura:

• La factura intermedia o factura de provisión. Es un anticipo facturado varias veces al año para escalonar un pago elevado o un consumo anual.

• La factura de regularización.  Se establece tras la modificación de un índice o para actualizar un consumo.

• La factura de cierre. Pone fin a un consumo y garantiza el final de un contrato.

• La factura proforma. Se emite a petición del cliente justo después de una compra.

• La factura final. Es el documento que resume la realización de una prestación o la entrega del producto.

¿Cómo elegir programas de facturación? 

• Ergonomía. Debe ser intuitivo y fácil de usar, es importante acceder rápidamente a las distintas funcionalidades para cumplir con las tareas. 

• Personalización de los documentos ¡es indispensable! La factura debe incluir tu logotipo y los colores de tu empresa.

• Atención al cliente. Es muy importante que el editor ofrezca la posibilidad de comunicar con un técnico que te oriente en tiempo real y que resuelva las dificutades con rapidez.

• Seguridad de tus datos. Nombre y dirección de los clientes, datos cifrados, hojas de pedido, paneles de control con el volumen de negocios... todos estos datos deben estar protegidos. 

• Precio. Los editores proponen distintos tipos de abonos en función del número de asalariados o las funciones. Algunos proveedores ofrecen 30 días de prueba gratuita, una solución ideal para probar la herramienta.

Tipos de programas de facturación

Software de escritorio (monopuesto o multipuesto) para hacer facturas

Se trata de un programa de facturación que se instala en el servidor o en los ordenadores de la empresa.

Ventajas y desventajas:

• Garantiza una mayor seguridad de los datos;

• Permite medir más fácilmente la rentabilidad de la inversión;

• Las actualizaciones deben hacerse manualmente (no es el caso de los programas para hacer facturas en línea);

• Solo tendrás acceso a tus datos desde tu ordenador profesional. Si deseas reclamar un pago, introducir notas de gastos o consultar tesorería, facturas o presupuestos deberás hacerlo desde tu ordenador.

Programas de facturación en línea

Los programas para hacer facturas en línea (basado en web) como Quickbooks en línea suelen ser cada vez más interesantes por cuestiones de costos, flexibilidad y escalabilidad.

Ventajas y desventajas:

• Es posible acceder a la plataforma en modo SaaS desde cualquier dispositivo con conexión a internet (Smartphones, tablets, ordenadores...);

• Son escalables, así que puedes obtener nuevos módulos según el crecimiento de tu empresa y las necesidades del negocio;

• Se actualizan automáticamente cada vez que el editor realiza una modificación;

• El precio es flexible: según el número de usuarios, las funcionalidades o los módulos contratados.

• Pueden ser menos seguros que los software de escritorio: los datos se encuentran en línea.

Mejores programas de facturación

Además de todas las funciones básicas de un software de facturación: 

• gestión de las órdenes de compra,

• generación de presupuestos, 

• directorio de clientes y proveedores, etc. 

Los editores ofrecen funcionalidades avanzadas e integraciones más o menos convenientes según las necesidades negocio. 

Programas de facturación gratis y sencillos

Zoho Invoice

Es perfecto para empresas con menos de cinco clientes. Zoho invoice se integra con gran número de aplicaciones como Paypal, GSuite y Google Drive entre otras.

ContaSimple

Propone un plan gratuito para siempre. ContaSimple va hasta 10 clientes. Esta solución permite la creación de facturas en más de una lengua: Castellano, Catalán, Gallego, Inglés o Alemán.

Programas de facturación para autónomos y para pymes

Debitoor

Es uno de los programas de facturación y contabilidad ideales para autónomos y pequeñas empresas. Debitoor es intuitivo, móvil y sincroniza todas las facturas con tu cuenta bancaria. 

FactuSOL

Además de ser un programa para la facturación y la gestión comercial, FactuSOL se especializa en tareas relacionadas con el control de stocks y de inventarios. 

Contamoney 

Es un programa para facturación online completo, intuitivo y muy fácil de usar. Contamoney ofrece funcionalidades avanzadas como la gestión de impuestos, la sincronización bancaria y la gestión multimoneda. 

SageONE

Es uno de los programas de facturación y contabilidad para autónomos y pymes más utilizados. Sage cuenta con un gran recorrido en materia de software profesionales, lo cual puede ser visto como una garantía en cuanto a seguridad y servicios. SageONE se integra con aplicaciones como Teamleader y Google Drive para ofrecer una cobertura funcional mucho más amplia. 

Factomos

Pensada para empresarios y contadores públicos. Factomos propone respaldos cotidianos de todas las transacciones, crifrafo de los datos y exportes a PDF. Además, ofrece una app móvil gratuita para la gestión de las notas de gasto.  

Lista de los programas de facturación más utilizados en España

• Anfix 

• Alegra 

• Freshbooks

• Xeryus

• FacturaPlus

• zfactura

• Factura directa 

Soluciones complementarias de facturación