Herramientas colaborativas: definición
Las herramientas colaborativas son básicamente herramientas de comunicación con un enfoque particular en el trabajo en equipo, el intercambio y la colaboración. Estas herramientas de trabajo son generalmente utilizadas en interno y en un espacio de trabajo virtual.
Principales características de las herramientas colaborativas en línea
Gestión de proyectos,
Gestión electrónica de documentos (GED),
Redes sociales corporativas,
Mensajería instantánea,
Videoconferencia,
Gestión del conocimiento,
Plataforma de co-creación e innovación participativa,
Agenda compartida, etc.
Tipos de herramientas colaborativas
Herramientas de trabajo colaborativo
Estas herramientas permiten crear espacios colaborativos según el proyecto, el equipo o la tarea a realizar. Generalmente, las herramientas de colaboración, son soluciones de gestión sumamente completas:
Agendas compartidas,
Gestión de tareas y subtareas: nombre, descripción, responsable, fecha de entrega, comentarios, notificaciones automáticas (responsables y suscritos), etc,
Gestión de miembros: modificación de derechos de acceso a los diferentes proyectos (empleados, colaboradores, clientes, proveedores, socios) y a las diferentes acciones (solo lectura, modificación, etc),
Mensajería instantánea / chat,
Gestión de documentos,
Barra de búsqueda,
Horarios provisionales, indicadores de progresión, notificaciones y recordatorios,
Organización de reuniones e invitación de participantes,
Informes de proyectos.
Herramientas de comunicación interna
Realmente, son más que simples herramientas de comunicación interna, estos recursos se utilizan para la gestión del conocimiento (knowledge management), la co-creación y la innovación participativa. Pueden definirse como plataformas para compartir e intercambiar ideas que responden a temas y problemas precisos.
A través de páginas de discusión: fórums, chat, mensajería instantánea, blogs para debatir y colaborar, etc., estos recursos permiten:
A todos los empleados: proponer ideas, compartir opiniones sobre propuestas, participar en brainstorming o lluvia de ideas;
A los administradores: visualizar ideas en la sección de noticias, clasificarlas y centrarse en el desarrollo de ideas pertinentes.
Al final de cada campaña un informe de rendimiento puede ser generado y enviado a los participantes.
Redes sociales corporativas
Las redes sociales para empresas engloban las funciones de las redes sociales más conocidas por las masas en la actualidad (Facebook, Linkedin, Twitter, etc) enfocadas al mundo laboral. Algunas de las características principales de estas herramientas para el trabajo colaborativo son:
Compartimiento de información, documentos, eventos, reuniones y mucho más en un muro virtual;
Mensajería instantánea (texto, audio, video) entre colegas;
Videoconferencias y videos (posibilidad de compartir pantallas);
Perfil de los miembros de la red.
Herramientas para compartir archivos o herramienta de colaboración
En todo proyecto es fundamental poder compartir documentos y tener la posibilidad de editarlos en tiempo real. La gestión electrónica de documentos implica:
Almacenamiento en línea;
Creación de documentos y carpetas compartidas que pueden ser editados simultáneamente;
Edición directa de los documentos en línea, así como respaldo automático;
Envío de archivos de gran tamaño.
Ventajas y desventajas de las herramientas colaborativas
Beneficios
Centralizar la comunicación, olvídate de tener 10 ventanas abiertas para mensajería electrónica, chat, gestor de tareas, gestión documental, red social corporativa, etc.;
Gestionar de manera colaborativa los proyectos, ¡esta funcionalidad se traduce en una fuente importante de innovación en el seno de las empresas!;
Disminuir el volumén de los correos electrónicos enviados en interno;
Mejorar la comunicación entre los empleados a través de mensajería instantánea y redes sociales;
Crear espacios colaborativos para cada proyecto.
La organización y la planificación de proyectos y tareas mejora notablemente, hecho que desemboca en una gestión eficaz y simplificada y en un aumento de la productividad.
Inconvenientes de utilizar herramientas colaborativas
Si utilizas una solución SaaS dependerás de la plataforma y de varios servicios externos como la conexión a internet, en caso de indisponibilidad del servicio, no habrá mucho que puedas hacer.
La dimensión social de la herramienta puede ser fuente de distracción, sobre todo para aquellos que desean estar al tanto de toda la actualidad.
La mensajería instantánea puede constituir un fuente de estrés tanto para aquellos que esperan una respuesta inmediata como para aquellos que desean responder instantáneamente.
Comparativa herramientas colaborativas más usadas por empresas
Google Drive
Es básicamente una suite ofimática colaborativa interconectada con tu correo electrónico gmail, calendario y otros servicios Google. Esta herramienta permite trabajar simultáneamente en un mismo documento y los respaldos son automáticas. También facilita el almacenamiento y compartimiento de archivos.
Zoho Projects
Software de gestión de tareas. Permite planificar proyectos, asignar tareas, intercambiar documentos y comunicar efectivamente.
Slack
Una de las ventajas de esta herramienta para el trabajo colaborativo es que es capaz de centralizar varias herramientas de comunicación: Dropbox, Twitter, Asana, Google Hangouts. Cuenta con una barra de búsqueda para facilitar la gestión electrónica de documentos.
WeTransfer
Permite el envío de documentos de gran tamaño y tan solo requiere de una dirección de correo electrónico. No es una herramienta para almacenar ni para trabajar en línea, puesto que los documentos no son conservados, únicamente están disponibles para su descarga por un tiempo limitado.
Microsoft Office 365
Es también un espacio para almacenamiento creado por Microsoft, pero más completo que OneDrive. Esta herramienta permite la creación de grupos de trabajo, edición de documentos y muchas otras opciones relacionadas con el entorno de trabajo de Miscrosoft Office.
Jostle
Software de red social corporativa, este programa se inspira de las funciones e interfaces de las redes sociales más populares: muro, posibilidad de compartir fotos y archivos, chat, etc.
Dropbox
Es una herramienta en línea para el almacenamiento y la gestión electrónica de archivos. Es posible compartir archivos y acceder desde cualquier dispositivo.
Google Hangouts
Es una herramienta para facilitar la comunicación entre colaboradores, es posible: establecer un chat, realizar llamadas y videollamadas con varios participantes.
OneDrive
Servicio de alojamiento de archivos y fotos en la nube creado por Microsoft.Tiene una versión gratuita limitada y una versión de pago con más espacio para almacenar.
Trello
Trello es una herramienta universal para la organización de proyectos en empresas. Trello propone un enfoque específico de la gestión de proyectos basado en el método Kanban. Trelo mejora la visibilidad del flujo de trabajo gracias a un entorno bastante visual.
Wrike
Es un software de colaboración online intuitivo y fácil de usar. Wrike permite la gestión de proyectos en modo diagrama de Gantt interactivo. También permite crear informes completos en tan solo un par de clics.
