Domiciliación SEPA: ¡la solución para los pagos recurrentes y en línea!

La Domiciliación SEPA es un sistema que permite realizar cobros, armonizar y facilitar los pagos en la Eurozona. De ahí la importancia de saber por qué resulta útil considerarlo dentro del desarrollo de tu actividad económica y cómo.

Generalmente, facilitar una operación de pago consiste en hacerse a las herramientas adecuadas como un software de suscripciones y una pasarelas de pago. Veamos en detalle qué elementos caracterizan el Adeudo Directo SEPA y cómo establecerlo con tus clientes.

El acrónimo SEPA (Single Euro Payments Area, por sus siglas en inglés), designa a los 34 países y territorios asociados que conforman la Zona Única de Pagos en Euros. La SEPA fue creada por los bancos miembros del Consejo Europeo de Pagos o EPC (European Payments Council) para responder a una solicitud de la Comisión Europea.

Cabe señalar que hay algunos países que hacen parte de SEPA, aún sin tener el euro como moneda oficial y hay otros países que aún cuando emplean el euro de acuerdo con la UE, no hacen parte de la zona SEPA (Montenegro y Kosovo).

En enero de 2008, entraron en funcionamiento las Transferencias SEPA, a lo que siguió en 2009 el lanzamiento de los Adeudos Domiciliados SEPA. Desde entonces, las transferencias y adeudos nacionales han ido progresivamente migrando a los instrumentos europeos. España, por su parte, se unió en el 2014. En efecto, el 1 de febrero de 2014 era la fecha límite para la migración a las transferencias y adeudos SEPA en la zona euro.

El principio SEPA es permitir a los consumidores, ya sean privados o profesionales, en B2C o en B2B:

• realizar pagos en las mismas condiciones para todos los países del área europea,
• armonizar los medios y métodos de pago en euros entre los países miembros,
• beneficiar el comercio europeo.

Estamos hablando de pagos escriturarios (excluyendo efectivo y billetes), tales como:

• transferencia de crédito SEPA (SEPA Credit Transfer o SCT),
• transferencia SEPA inmediatas (SEPA Instant Credit Transfer o SCT Inst),
• domiciliación SEPA (SEPA Direct Debit o SDD),
• pago con tarjeta bancaria SEPA (Card Payment o SCP).

Por lo tanto, en comparación con los pagos nacionales, los pagos transfronterizos se benefician de:

• los mismos estándares,
• la misma velocidad,
• la misma seguridad,
• los mismos costos.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Domiciliación SEPA es el sistema bancario establecido para llevar a cabo todos los cobros denominados en euros entre los miembros de la zona SEPA. Mediante este proceso simplificado, las entidades bancarias tienen vía libre para proceder con el pago de recibos recurrentes.

Este método de pago paneuropeo, realizado de banco en banco, es lo contrario de la transferencia SEPA, realizada por iniciativa del cliente deudor.

Existen dos tipos de Adeudo Directo SEPA, a saber:

La SEPA Core concierne a todos los acreedores y deudores: particulares, empresas o autónomos.

• El esquema básico Core es universal, todos los bancos lo ofrecen.
• El plazo de devolución por el banco es de 5 días.
• El plazo de devolución por el cliente es de 8 semanas.
• El plazo de devolución en operaciones no autorizadas es de 13 meses.

Como su nombre lo indica, el esquema B2B solo es válido para los débitos directos entre profesionales y empresas.

Este último no tiene las mismas garantías:

• El derecho al reembolso de las transacciones no es sistemático, a menos que el deudor pueda probar que no ha aceptado el mandato B2B (mandato ausente o no válido).
• No todos los bancos ofrecen este esquema.
• El plazo de devolución por el banco es de 2 días.
• El plazo de devolución en operaciones no autorizadas es de 13 meses.

La Orden de Domiciliación o Mandato SEPA sirve para materializar el consentimiento del deudor para ser debitado, sin que se mencione ningún monto.

Tal mandato puede existir en dos formatos diferentes:

1. Físico (en papel): es diligenciado por el deudor y devuelto al acreedor;
2. Electrónico: el deudor lo completa en línea en el sitio web del acreedor o a través de su banco en línea (mandato electrónico).

La validez de un Mandato SEPA es:

• ilimitado: es decir hasta la revocación del acuerdo del deudor (para retiros recurrentes),
• revocado: en cualquier momento a solicitud del deudor a su acreedor,
• obsoleto: si no se ha enviado una orden de débito directo SEPA por un período de 36 meses.

En los datos bancarios dos datos internacionales son necesarios para SEPA:

• Código IBAN (International Bank Account Number) o número de cuenta bancaria internacional: consiste en una serie de números y letras. En España comienzan con ES, para identificar la cuenta bancaria.
• Código BIC (Bank Identifier Code) Código de identificación bancaria o SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) o Sociedad para las Comunicaciones Interbancarias y Financieras Mundiales: es una serie de letras que identifican a la entidad bancaria.

A diferencia del débito con tarjeta bancaria, el débito directo SEPA no es inmediato, ni en tiempo real. El pago se cobrará en la cuenta del acreedor dentro de al menos dos días hábiles interbancarios después de la fecha de la deducción.

1. El acreedor y el deudor deben estar en la zona SEPA.
2. No hay un monto límite.
3. Se exime al deudor de enviar una orden de pago en cada cobro o fecha de vencimiento de las transacciones recurrentes.
4. Desde la introducción de SEPA, ya no hay un formulario específico para completar, además del Mandato SEPA.

Anteriormente, el banco del deudor tenía que ser notificado por este último. El acuerdo ahora es entre el cliente y la empresa directamente.

El Débito Directo SEPA impone la atribución de:

• Un ICS o Identificador de Acreedor a los proveedores: el cual sigue siendo el mismo en caso de cambio de nombre de empresa, razón social, cuenta bancaria o dirección. Para obtenerlo, la solicitud se realiza directamente por el banco del acreedor al Banco de España o mediante una pasarela de pago. Una serie de verificaciones se llevarán a cabo:
  • la actividad en España,
  • la capacidad del acreedor para cumplir con las normas SEPA, evitar errores y mantener la reputación del sistema,
  • la tesorería, suficiente para compensar los retiros rechazados,
  • la capacidad de compensar al banco en caso de solicitudes de reembolso de una domiciliación SEPA.

• Un código RUM (referencia única del mandato), definido por el acreedor y comunicado al deudor. Para crearlo, el acreedor es quien lo define, respetando ciertas reglas:
  • • Estar compuesto de un máximo de 35 caracteres latinos, de los cuales:
      • letras de la A a la Z, con mayúsculas recomendadas,
      • números del 0 al 9,
      • puntuación / -? :(). , "y espacio (no recomendado).
    • Uno por cada mandato.
    • No contener datos confidenciales como IBAN, número de pasaporte, etc.
    • Incluir referencias de contratos o de clientes, siempre que sean únicas.

A partir del momento en que una empresa vende productos o servicios y factura a sus clientes de forma recurrente o repetida, puede utilizar la domiciliación bancaria SEPA, puesto que esto le permite:

• atraer a los clientes a través de un acuerdo fácil, rápido y seguro;
• cargar o cobrar al cliente de forma regular y automática;
• cumplir un cronograma, sin demora de pago o trabajo de reactivación y recordatorio;
• fidelizar a los clientes, con el sistema de suscripción Pay As You Go (consumo real) o pago en varias cuotas;
• identificar fácilmente los pagos recibidos, las referencias son decididas por el propio acreedor (ver código RUM);
• limitar el riesgo de facturas impagas.

Por otro lado, también es posible ofrecer el Débito Directo SEPA por un solo pago, o lo que se conoce como "One off".

Las obligaciones se centran en tres dimensiones:

• recogida y almacenamiento físico o electrónico de mandatos,
• información correcta frente a los deudores,
• actualizaciones, modificaciones y cancelaciones de mandatos.

Por lo tanto, el proveedor de servicios debe:

• Proporcionar a su cliente un punto de contacto para cambiar o revocar el Mandato de Débito Directo SEPA.
• Informarle antes de cualquier retiro, al menos 14 días calendario antes de la fecha de vencimiento, por medio de una factura, un aviso de retiro único o recurrente, o un cronograma, mencionando:
  • la fecha,
  • la cantidad,
  • el número de ICS,
  • si es posible, el código RUM que se asignará al mandato.
• Hacer y enviar el mandato de débito al cliente, el cual debe contener:
  • el encabezado "Mandato de adeudo directo SEPA",
  • el código RUM,
  • los datos detallados (dirección y nombre de la compañía o razón social, y nombre comercial si es diferente),
  • la identificación ICS,
  • las menciones obligatorias.
• Transmitir a la entidad bancaria la primera orden de pago 5 días hábiles antes de la fecha de vencimiento, 2 días hábiles para pedidos recurrentes.
• Modificar el mandato a solicitud del deudor (nueva cuenta bancaria, etc.) al recibir una carta que prevalecerá (sin nueva firma).

El acreedor puede recoger los mandatos y enviarlos a su banco, pero en el caso del pago SEPA en línea, para los comerciantes electrónicos, una solución de gestión de pagos es necesaria.

Esto permite proteger los datos confidenciales de los clientes que circulan en la web y confiar la responsabilidad, especialmente de la conservación de datos bancarios, a un tercero de confianza.

Existen pasarelas de pago seguras, intuitivas y muy fáciles de usar. Es el caso de Slimpay, una solución que permite, a través de su interfaz simplificada, recopilar datos bancarios de los clientes y activarlos a través de un módulo de firma electrónica. Esta puede usarse tanto en línea como en la tienda física, para contratos y débitos directos SEPA.

Puede integrarse con tu sitio web o con tu aplicación móvil con unas pocas líneas de código gracias a una API avanzada.

Como mencionamos anteriormente, una pasarela de pago es esencial para gestionar las regulaciones relacionadas con tu actividad en línea. Para ir aún más lejos, hay soluciones de gestión de suscripciones que integran las pasarelas de pago.

Su ventaja radica en que además de la gestión de pagos, estas herramientas permiten:

• la creación de planes de suscripción,
• el cálculo automático de precios,
• la gestión de suscripciones a las diferentes ofertas.

Chargebee es una solución SaaS pensada para empresas de comercio electrónico que utilizan modelos de suscripción y buscan asegurar la gestión de sus pagos por domiciliación SEPA. Su plataforma escalable permite la creación de pagos recurrentes, una mejor gestión de los ingresos y un flujo de trabajo de suscripción más eficiente. Chargebee también permite el manejo de diferentes tipos de pagos como PayPal y Amazon Payments e integraciones con herramientas como Salesforce, MailChimp, Google Analytics y Zapier.

La Domiciliación SEPA proporciona un marco seguro y armoniza los pagos intraeuropeos (y hasta más). De este modo, se facilita el desarrollo comercial de las empresas, pero también la gestión de los pagos de suscripción y emisión del recibo, los cuales son cada vez más apreciados por las personas y las empresas.

En el caso de los comerciantes electrónicos y de los proveedores de servicios en línea, las herramientas pensadas para el sistema de suscripción gestiona la facturación recurrente y la recopilación de pagos y datos bancarios por ello. Los SaaS (Software as a Service) o software como servicio sí que son dignos de ese nombre.

¿Y tú? ¿Cómo haces para domiciliar tus pagos?

Artículo actualizado, publicado inicialmente en octubre 2019.