Cómo reclamar facturas impagadas con un modelo de carta profesional

¿Tu cliente se retrasa o se niega a pagar una factura?

Recibir los pagos a tiempo y contar con una estrategia para reclamar facturas impagadas es uno de los retos que conlleva la relación comercial con los clientes.

En este artículo, appvizer te ofrece una serie de pasos prácticos para prevenir el riesgo de impago y te cuenta cómo gestionar la facturación de tu empresa de manera que no tengas que recurrir a un procedimiento judicial.

Lo primero que hay que decir al respecto es que lo ideal es que no tengas que llegar al momento en el que te veas en la obligación de reclamar el pago de una factura.

Para esto, existe una serie de pasos preventivos que puedes implementar dentro de tu procedimiento de facturación, de cara a tus clientes.

• Comprueba que tus clientes están en capacidad de pagar cada mes sus facturas, por medio de informes de riesgo que acreditan su solvencia .
• Proporciona cotizaciones lo suficientemente claras y detalladas en cuanto a las condiciones y plazos de pago.
• Prevé algún tipo de garantía o soporte frente a eventuales impagos como solicitar a tu cliente un pago por adelantado.
• Asegúrate de tener correctamente formalizado tu procedimiento contable, de manera que actividades como la facturación y el control de plazos, estén completamente normalizadas.

☝ Cuando la fecha de vencimiento no se especifica, se sobreentiende que el plazo que tendrá el cliente para pagar, desde que recibe el producto o servicio, corresponde a 30 días naturales. Dicho plazo puede incluso alargarse hasta 60 días, previo acuerdo de las partes.

Frente a una situación de mora por parte del cliente, comunícate con él de manera cordial y profesional para solicitar el pago. Te proporcionamos algunos modelos de carta de reclamación de facturas impagadas en Word.

Puedes descargarlos gratuitamente y personalizar tu solicitud:

Si haberte comunicado con tu cliente no obtuvo como resultado el pago de la deuda, es hora de recurrir a los llamados juicios monitorios.

Regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil, el proceso monitorio es un instrumento con el que cuentan las empresas para combatir la morosidad, una vez se han agotado los recursos extrajudiciales.

Para poner este procedimiento en marcha debes:

• Notificar al cliente, por medio del formulario oficial.
• Justificar la deuda dineraria por medio de facturas, albaranes y demás documentos que acreditan el impago.
• Si el cliente no paga, recurrir al juzgado de primera instancia, correspondiente al del domicilio del deudor, para que este emita una petición oficial de requerimiento de pago.
• Otorgar al deudor un plazo para reclamar o pagar de 20 días.

☝ En caso de que el deudor no pague, habrá que recurrir a un proceso judicial en donde una instancia superior tome la decisión de cómo proceder con el impago.

A pesar de que un procedimiento monitorio es mucho más aconsejable que entablar un proceso judicial en términos de tiempo y dinero, lo ideal es que evites llegar a ese punto.

Un software de facturación puede ayudarte a asegurar el cumplimiento de lo plazos de pago y el correcto funcionamiento de tu gestión contable.

Te contamos cuáles son dos de las mejores soluciones que tiene tu empresa.

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El programa de facturación y contabilidad Blueindic te ofrece la ventaja de tener siempre disponibles y accesibles todos tus documentos registrados y organizados en un único lugar. Haz fotos con tu móvil de facturas y súbelas al sistema para mayor control.

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El ERP de Holded cuenta con un módulo de facturación que para gestionar tus compras y ventas. Controla todo tu proceso de pago, realizando presupuestos y tramitando pedidos de productos o servicios, con su correspondiente factura .

Para ahorrar un dolor de cabeza haciendo reclamos por facturas impagadas, asegúrate de informar a los clientes de tus condiciones de pago y de implementar herramientas que optimicen tu proceso de facturación.

☝ En las relaciones comerciales, más vale prevenir que tener que cobrar.