8 pasos y 4 herramientas para mejorar la contratación de personal

Por María Fernanda Aguirre
El 16/10/20
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La contratación de personal es una palanca esencial para la competitividad de las empresas. Esta depende en gran medida del talento y las capacidades con las que se cuenten.

Como todos los pilares de una estrategia empresarial, el reclutamiento y la selección de personal deben apoyarse en métodos y herramientas adaptados.

Entonces, ¿cuáles son los pasos a seguir para una contratación de personal eficaz y cuáles son las mejores herramientas para hacerlo? Te lo contamos en este artículo.

¿Qué es la contratación de personal?

Una vez una empresa ha definido sus necesidades en términos de talento humano, el proceso de contratación de personal consiste en adoptar medidas, aplicar técnicas y emplear herramientas para seleccionar a las personas pertinentes para suplir dichas necesidades.

Estas acciones dan lugar a un acuerdo contractual bilateral entre el empleador y el/la candidato⋅a final, por medio del cual se formaliza su integración a la empresa.

¿Existe una política de contratación de personal?

Las políticas de contratación dependen de cada empresa. En efecto, las normas que enmarcan los procesos de selección, reclutamiento y contratación de personal son propias de cada compañía y se definen con base en sus necesidades, objetivos, presupuesto, etc.

El alcance del puesto está definido por las necesidades (habilidades y experiencia requerida), las condiciones de trabajo (recursos, horas), las responsabilidades y la remuneración. Estos elementos se resumen tradicionalmente en la oferta de trabajo.

Fases del proceso de contratación

La siguiente imagen muestra, a grandes rasgos, cuáles son las etapas de una contratación clásica:

proceso-contratacion-personal

Sin embargo, existen otras etapas que también hacen parte del proceso y las cuales detallamos a continuación:

1. Definición de la vacante

La contratación de nuevas personas se justifica en el hecho de requerir contar con capacidades y habilidades que puedan ser destinadas a la ejecución de tareas puntuales, sin las cuales el negocio no puede avanzar.

Para esto, es necesario tener claridad sobre:

  • la misión que se requiere realizar,
  • las capacidades y habilidades que requiere la misma,
  • el área de la empresa donde se busca suplir la necesidad,
  • el salario que será ofertado,
  • la jornada de trabajo que cumplirá la persona, etc.

2. Búsqueda de candidatos potenciales

La búsqueda de perfiles puede realizarse de diversas maneras y a partir de fuentes variadas de información.

Respecto a las fuentes a partir de las cuales hacer una búsqueda de los perfiles, puedes:

  • utilizar la base de datos interna del Departamento de Recursos Humanos.
  • acudir a otros medios de difusión de vacantes como:
    • bolsas de empleo,
    • redes sociales.

Respecto a las modalidades de reclutamiento, podemos distinguir:

  • Reclutamiento interno: recurres a personas que ya hacen parte de la empresa y que potencialmente podrían ejercer la nueva labor. La ventaja de esto es que dichas personas ya están familiarizadas con la actividad de la empresa, su misión y visión.
  • Reclutamiento externo: buscas fuera de la empresa personas que puedan encajar con el perfil que requieres, esperando que traigan consigo aires e ideas nuevas a la concepción del negocio y a la organización.

Para una gestión más ágil y sencilla, apóyate en herramientas que automaticen el proceso de reclutamiento de tu empresa como:

  • Bizneo ATS, un software de reclutamiento y selección de personal que incluye la difusión de ofertas de trabajo, la gestión de solicitudes y la contratación del personal. Su potente ATS (Análisis de Trabajo Seguro) te ayuda a reducir el número de tareas administrativas con las cuales debes cumplir.
  • Factorial HR cuenta con un software ATS capaz de gestionar todos los procesos de selección, a través de la creación de ofertas y formularios personalizados, así como la publicación de ofertas de trabajo en LinkedIn e Indeed. Ofrece un portal de empleo personalizado, el cual se alimenta automáticamente con la información con la que ya cuenta la empresa en su base de datos.
  • Kenjo, una herramienta de gestión de candidatos, reclutamiento y selección de talentos. Con este software ahorras tiempo en la búsqueda de personal calificado para tu empresa y centralizas toda la información y perfiles de los candidatos idóneos en una misma plataforma fácil y segura.
  • Personio, un software de gestión del personal que te acompaña en todos tus procesos RR. HH., desde la selección y contratación, hasta la gestión de vacaciones. Gestiona y publica las ofertas de trabajo en diversos portales a la vez, gracias a que su analítica está aplicada al establecimiento de los canales de reclutamiento más efectivos.

3. Preselección de los mejores perfiles

Luego de tener diferentes perfiles interesantes y llamativos, descarta aquellos que no se adapten completamente a lo que estás buscando, en términos de las hard & soft skills necesarias para cumplir con los objetivos del cargo.

4. Aplicación de pruebas

A las personas preseleccionadas habrá que hacerles pasar una serie de pruebas a partir de las cuales se compruebe que cuentan con las habilidades necesarias que requiere el cargo.

Las técnicas de evaluación que existen incluyen:

  • exámenes de lógica,
  • pruebas psicológicas,
  • problemas matemáticos,
  • casos de estudios,
  • actividades en grupo,
  • entrevistas personales.

5. Selección

Con los resultados obtenidos a partir de las pruebas de habilidades y entrevista, se procede a seleccionar a la(s) persona(s) que ocupará(n) el puesto dentro de la empresa. Además, es el momento de comunicar a todos los candidatos preseleccionados la decisión de la empresa, ya sea que hayan sido seleccionados o no.

Leer también: 6 técnicas de selección de personal modernas e innovadoras

6. Contratación

Una vez la persona ha sido elegida, es hora de formalizar el proceso.

Para esto, presenta a la persona seleccionada la oferta económica (salario), profesional (tipo de contrato, duración del contrato, periodo de prueba) y los beneficios (seguridad social, primas, etc.). En esta etapa es donde se realiza cualquier tipo de negociación y se formaliza, conforme la ley, la futura relación. En otras palabras, se firma el contrato.

7. Integración

Ahora que la persona ya hace parte de tu equipo, ahora tienes la responsabilidad de asegurar su integración y adaptación a la empresa.

Para esto, el Departamento de Recursos Humanos debe poner en práctica procesos como el Onboarding y prever actividades de integración como los team building.

Leer también: Onboarding: aumenta la productividad y retén el talento

8. Capacitación

Una vez la persona ha sido contratada, todavía quedan asuntos de los cuales ocuparse. La evolución de los perfiles al interior de la empresa, solo es posible haciendo un seguimiento de los mismos.

Asimismo, la empresa debe contar con un Plan de Formación interno que considere las necesidades de capacitación de las personas. Suplirlas contribuye a obtener mejores resultados a largo plazo.

Plan de contratación empresarial

Está claro que las empresas deben contar con un Plan de Contratación de Personal el cual esté fundamentado en una serie de etapas y herramientas especializadas, así como lo son los software de contratación de personal.

Atraer al talento adecuado para tu organización y llevar a cabo una correcta Gestión del Talento Humano, impulsará su productividad, crecimiento y rendimiento.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en agosto de 2019.

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