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¿Cómo obtener los mejores resultados con un programa de contratación de personal adaptado?

Actualizado el 13 de junio de 2024, públicado inicialmente en octubre 2020

¿Buscando ser una de esas atractivas empresas que atraen al mejor talento?

La contratación de personal es una actividad de alto rendimiento que requiere entrenamiento.

🏋🏻‍♂️ Apúntate a nuestro programa intensivo de 8 fases, anímate a utilizar alguna de las herramientas que te aconsejamos y prepárate para que reclutar exitosamente se vuelva parte de tu rutina.

¿Qué es la contratación de personal?

Una vez una empresa ha definido sus necesidades en términos de talento humano, el proceso de contratación de personal consiste en adoptar medidas, aplicar técnicas y emplear herramientas para seleccionar a las personas pertinentes para suplir dichas necesidades.

Estas acciones dan lugar a un acuerdo contractual bilateral entre el empleador y el/la candidato⋅a final, por medio del cual se formaliza su integración a la empresa.

¿Existe una política de contratación de personal?

Las políticas de contratación dependen de cada empresa. En efecto, las normas que enmarcan los procesos de selección, reclutamiento y contratación de personal son propias de cada compañía y se definen con base en sus necesidades, objetivos, presupuesto, etc.

El alcance del puesto está definido por:

  • las necesidades (habilidades y experiencia requerida),
  • las condiciones de trabajo (recursos, horas),
  • las responsabilidades,
  • y la remuneración.

Estos elementos se resumen tradicionalmente en la oferta de trabajo.

8 fases del proceso de contratación

La siguiente imagen muestra, a grandes rasgos, cuáles son las etapas de una contratación clásica:

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Sin embargo, existen otras etapas que también hacen parte del proceso y las cuales detallamos a continuación.

1. Definición de la vacante

La contratación de nuevas personas se justifica en el hecho de requerir contar con capacidades y habilidades que puedan ser destinadas a la ejecución de tareas puntuales, sin las cuales el negocio no puede avanzar.

Para esto, es necesario tener claridad sobre:

  • la misión que se requiere realizar,
  • las capacidades y habilidades que requiere la misma,
  • el área de la empresa donde se busca suplir la necesidad,
  • el salario que será ofertado,
  • y la jornada de trabajo que cumplirá la persona, etc.

💡 En la crucial tarea de definir una vacante, donde se deben especificar todos estos puntos clave de la oferta de trabajo, herramientas emergen como soluciones innovadoras.

Por ejemplo, Teamtailor no solo facilita la creación de descripciones detalladas y atractivas para los candidatos, sino que también ayuda a delinear con precisión las necesidades específicas del puesto. Permite integrar las competencias claves requeridas, la cultura de la empresa y las expectativas del rol, asegurando que la oferta de trabajo sea clara, completa y atractiva.

Esta claridad y detalle atraen a candidatos más alineados con las necesidades específicas de la empresa, optimizando así el proceso de contratación desde su inicio.

2. Búsqueda de candidatos potenciales

La búsqueda de perfiles puede realizarse de diversas maneras y a partir de fuentes variadas de información.

Respecto a las fuentes a partir de las cuales hacer una búsqueda de los perfiles, puedes:

  • Utilizar la base de datos interna del Departamento de Recursos Humanos.
  • Acudir a otros medios de difusión de vacantes como:
    • bolsas de empleo,
    • y redes sociales.

Respecto a las modalidades de reclutamiento, podemos distinguir:

  • Reclutamiento interno: recurres a personas que ya hacen parte de la empresa y que potencialmente podrían ejercer la nueva labor. La ventaja de esto es que dichas personas ya están familiarizadas con la actividad de la empresa, su misión y visión.
  • Reclutamiento externo: buscas fuera de la empresa personas que puedan encajar con el perfil que requieres, esperando que traigan consigo aires e ideas nuevas a la concepción del negocio y a la organización.

6 herramientas para una mejor gestión de tus procesos de contratación

Para una gestión más ágil y sencilla, apóyate en herramientas que automaticen el proceso de reclutamiento de tu empresa como:

  • Altamira Recruiting, un ATS que además de ayudarte a administrar tus procesos de selección, te permite mejorar tu marca empleadora. Gracias a una interfaz intuitiva, la herramienta ofrece la creación de un portal de empleo personalizado y optimizado para SEO. Así, puedes publicar fácilmente tus ofertas de trabajo, recibir candidaturas espontáneas y comunicar información de interés a las y los candidatos.
  • Beetween es un software ATS que cuenta con funcionalidades como el matching de CVs, la generación automática de etiquetas (permiten hacer búsquedas en tu base) y el reclutamiento colaborativo. La visibilidad de tus ofertas aumenta considerablemente gracias a la multidifusión en numerosos portales y en tu career site, 100% personalizable y optimizado en SEO, ideal para tu employer branding.
  • Bizneo ATS, un software de reclutamiento y selección de personal que incluye la difusión de ofertas de trabajo, la gestión de solicitudes y la contratación del personal. Su potente ATS (Análisis de Trabajo Seguro) te ayuda a reducir el número de tareas administrativas con las cuales debes cumplir.
  • Factorial HR cuenta con un software ATS capaz de gestionar todos los procesos de selección, a través de la creación de ofertas y formularios personalizados, así como la publicación de ofertas de trabajo en LinkedIn e Indeed. Ofrece un portal de empleo personalizado, el cual se alimenta automáticamente con la información con la que ya cuenta la empresa en su base de datos.
  • Kenjo, una herramienta de gestión de candidatos, reclutamiento y selección de talentos. Con este software ahorras tiempo en la búsqueda de personal calificado para tu empresa, y centralizas toda la información y perfiles de los candidatos idóneos en una misma plataforma fácil y segura.
  • Personio, un software de gestión del personal que te acompaña en todos tus procesos RR. HH., desde la selección y contratación, hasta la gestión de vacaciones. Gestiona y publica las ofertas de trabajo en diversos portales a la vez, gracias a que su analítica está aplicada al establecimiento de los canales de reclutamiento más efectivos.

3. Preselección de los mejores perfiles

Luego de tener diferentes perfiles interesantes y llamativos, descarta aquellos que no se adapten completamente a lo que estás buscando, en términos de las hard & soft skills necesarias para cumplir con los objetivos del cargo.

4. Aplicación de pruebas

A las personas preseleccionadas habrá que hacerles pasar una serie de pruebas a partir de las cuales se compruebe que cuentan con las habilidades necesarias que requiere el cargo.

Las técnicas de evaluación que existen incluyen:

  • exámenes de lógica,
  • pruebas psicológicas,
  • problemas matemáticos,
  • casos de estudios,
  • actividades en grupo,
  • y entrevistas personales.

5. Selección

Con los resultados obtenidos a partir de las pruebas de habilidades y entrevista, se procede a seleccionar a la(s) persona(s) que ocupará(n) el puesto dentro de la empresa.

Además, es el momento de comunicar a todos los candidatos preseleccionados la decisión de la empresa, ya sea que hayan sido seleccionados o no.

6. Contratación

Una vez la persona ha sido elegida, es hora de formalizar el proceso.

Para esto, presenta a la persona seleccionada la oferta económica (salario), profesional (tipo de contrato, duración del contrato, periodo de prueba) y los beneficios (seguridad social, primas, teletrabajo, etc.).

En esta etapa es donde se realiza cualquier tipo de negociación y se formaliza, conforme la ley, la futura relación. En otras palabras, se firma el contrato de trabajo final.

7. Integración

Ahora que la persona ya hace parte de tu equipo, ahora tienes la responsabilidad de asegurar su integración y adaptación a la empresa.

Para esto, el Departamento de Recursos Humanos debe poner en práctica procesos como el onboarding y prever actividades de integración como los team building.

8. Capacitación

Una vez la persona ha sido contratada, todavía quedan asuntos de los cuales ocuparse. La evolución de los perfiles al interior de la empresa, solo es posible haciendo un seguimiento de los mismos.

Asimismo, la empresa debe contar con un plan de formación interno que considere las necesidades de capacitación de las personas. Suplirlas contribuye a obtener mejores resultados a largo plazo.

Respondemos a las preguntas más frecuentes

¿Quién puede firmar un contrato de trabajo?

En España, los contratos de trabajo pueden ser firmados por:

  • personas mayores de 18 años,
  • menores de 18 años emancipados legalmente,
  • y mayores de 16 años con el permiso de sus padres o tutor legal,
  • además, los extranjeros pueden firmar contratos de trabajo siempre y cuando cumplan con las condiciones legales establecidas en la legislación española.

¿Es necesario que el contrato de trabajo sea siempre por escrito?

No todos los contratos de trabajo deben ser formalizados por escrito en España, aunque ciertos tipos sí lo requieren como los contratos:

  • de prácticas,
  • de formación,
  • de obra o servicio,
  • fijo discontinuo,
  • a tiempo parcial,
  • y aquellos para empleados contratados en España para trabajar en el extranjero sean escritos.

Asimismo, los contratos de duración determinada superiores a cuatro semanas deben ser formalizados por escrito. Los contratos verbales pueden ser convertidos a escritos si ambas partes así lo acuerdan. 🤝

¿Cuál es el periodo de prueba adecuado en un contrato de trabajo?

El periodo de prueba permite evaluar si el trabajador cumple con las expectativas del puesto.

En España:

  • para técnicos titulados, este periodo puede durar hasta seis meses,
  • mientras que para otros empleados el límite es de dos meses,
  • y en empresas con menos de 25 trabajadores, el periodo máximo es de tres meses para puestos no técnicos titulados.

👉 Sin embargo, si un trabajador ha desempeñado previamente las mismas funciones en la empresa y es recontratado para el mismo puesto, no está obligado a pasar por otro periodo de prueba.

¿En qué se diferencian un contrato de formación y uno de prácticas?

Los contratos de formación y de prácticas tienen diferencias clave en España.

Un contrato de formación es temporal y tiene una duración máxima de 2 años.

Al finalizar, el empleado puede ser contratado de forma indefinida o la relación laboral puede extinguirse.

🆚 En cambio, un contrato de prácticas está destinado a:

  • titulados universitarios,
  • de formación profesional,
  • o con un certificado de profesionalidad.

Siempre que no hayan pasado más de cinco años desde la finalización de sus estudios.

La duración de contratación del jóven por el empresario varía entre 6 meses y 2 años.

¿Cómo se define la duración y renovación de un contrato?

En España, la duración de un contrato de trabajo puede ser indefinida o temporal:

  • un contrato indefinido no tiene una fecha de finalización preestablecida,
  • mientras que un contrato temporal puede tener una fecha de fin específica o estar condicionado al término de una obra o servicio.

Si la relación laboral continúa sin una notificación de rescisión o extensión por parte de la empresa, el contrato temporal puede convertirse automáticamente en indefinido. ♾️

¿Cómo afecta una rápida renovación del contrato a la antigüedad del trabajador?

Si un trabajador es dado de baja y recontratado al día siguiente con un nuevo contrato en España, generalmente conserva su antigüedad en la empresa.

La empresa debe demostrar que hubo una desvinculación real entre el trabajador y la entidad. Dado lo corto del periodo de tiempo entre los contratos, lo habitual es que se mantenga la antigüedad.

Plan de contratación empresarial en definitiva

Está claro que las empresas deben contar con un plan de contratación de personal el cual esté fundamentado en una serie de etapas y herramientas especializadas, así como lo son los softwares de contratación de personal.

Atraer al talento adecuado para tu organización y llevar a cabo una correcta gestión del talento humano, impulsará su productividad, crecimiento y rendimiento. 🔥

Ingeniera civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia) con máster en lenguas modernas de la Université Paul Valéry de Montpellier, Francia, María Fernanda trabaja como traductora, redactora y creadora de contenido. Hoy en día, combina sus habilidades analíticas con su amor por la escritura para crear contenido de calidad sobre diferentes temáticas y llevarlo más allá de las fronteras. Yoga, bienestar, recursos humanos y un sinnúmero de temas del mundo empresarial, cada asunto es tratado con precisión, con el objetivo de adaptarse a un público objetivo específico. Este camaleón idiomático es un verdadero apasionado por la lista de viñetas (¡el SEO forma parte de su ADN!).

María Fernanda Aguirre

María Fernanda Aguirre, Editorial Manager

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