9 pasos para analizar sus necesidades de contratación y conseguir que sus futuras contrataciones sean un éxito.

La contratación nunca ha desempeñado un papel tan crucial. Las empresas buscan que sus procesos sean más eficientes y reducir el riesgo de error. Los candidatos esperan una experiencia irreprochable.

Contratar a alguien representa una inversión real, tanto en tiempo como en dinero. Asegurarse de no perder tiempo, dinero o motivación a causa de un error de contratación es una prioridad para Recursos Humanos.

Existe un método que hace que la contratación sea más fiable al tiempo que maximiza las posibilidades de éxito: el análisis de las necesidades de contratación.

Esta solución, que se aplica en las primeras fases de la contratación, le permite encontrar el talento que se ajusta a sus necesidades específicas, simplemente formulando de antemano las preguntas adecuadas: preguntas que le ayudarán a definir mejor sus requisitos.

Analizar sus necesidades de contratación es LA clave para aumentar las posibilidades de éxito en la contratación. ¿Cómo hacerlo?
Hagamos balance.

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En primer lugar, ¿qué son las necesidades de contratación?

Necesidades de contratación: definición

La necesidad de contratación es una de las primeras etapas del procedimiento de contratación. Su objetivo es definir con gran precisión las expectativas trabajando en dos ámbitos:

• identificar los motivos de la contratación
• determinar los criterios de búsqueda del candidato ideal

El análisis de las necesidades de contratación permite formalizar las expectativas y fijar los criterios de elección del candidato que mejor responda a los retos identificados.

No confundir con expresar una necesidad

Mientras que el análisis de las necesidades da lugar a una descripción del puesto y a una oferta de empleo, la expresión de la necesidad tiene lugar justo antes.

Es la fase en la que se mantienen conversaciones con el directivo que desea contratar: el directivo describe el contexto, las tareas y las competencias requeridas para el puesto que debe cubrirse.

En esta fase, la descripción sigue siendo sucinta y se formula en lenguaje natural. Es tarea del departamento de recursos humanos asegurarse de que el puesto está bien definido y de que el perfil buscado está bien definido. RRHH también se asegura de que la contratación responde a una necesidad inmediata o se ajusta a la estrategia de la empresa a medio y largo plazo.

Por qué es importante definir claramente las necesidades de contratación

Tanto si se trata de crear un nuevo puesto como de sustituir uno ya existente, lo cierto es que es vital contratar al candidato perfecto. En otras palabras, la persona que se integrará rápidamente en su equipo, al tiempo que posee las competencias necesarias.

Por ello, analizar sus necesidades de contratación es un paso clave. Tiene una serie de ventajas:

Encontrar el perfil adecuado es más fácil

Definir correctamente sus expectativas influirá directamente en la calidad del proceso de contratación. Armado con una visión clara del perfil deseado y el contexto de contratación detallado, podrá elegir al candidato más adecuado sin dudarlo.

Ahorrará mucho tiempo

Al analizar y formular sus expectativas, ahorrará tiempo a la hora de clasificar las candidaturas: podrá eliminar las que no se ajusten. Además, durante todo el proceso, tendrá en mente el perfil y las competencias exactas que busca: aumentará sus posibilidades de encontrar más rápidamente a la persona adecuada.

Además, reforzará su marca como empleador

Si está bien preparado, su proceso será claro y su proyecto estará bien formulado. La comunicación de su empresa mejora. Le resultará más fácil responder a las preguntas de los candidatos durante la entrevista de trabajo. Un marco bien definido y un enfoque profesional les tranquilizan.

Esta acción contribuye a que su marca de empleador (una cuestión importante en recursos humanos) tenga más impacto. ¡Una gran ventaja!

Nuestros 9 consejos para optimizar su análisis de las necesidades de contratación

1. Descarte cualquier solución interna

Antes de empezar a pensar en la descripción de un puesto, compruebe con su jefe que se han considerado todas las soluciones internas. A veces, la necesidad de competencias puede satisfacerse mediante el traslado de empleados, la formación del personal existente o la reorganización del equipo.

A veces, un empleado ascendido a un nuevo puesto puede encajar mejor que un candidato externo. Además, ¡el proceso será menos engorroso!

2. Sondear a los departamentos o responsables interesados

Toda contratación nace de la expresión de una necesidad, por parte de un director, un responsable o un equipo. El trabajo del reclutador consiste en aclarar y concretar la descripción de la necesidad.

Para ello, puede proponerse dar un paso atrás y observar las actividades del futuro empleado. Pida una descripción de un día típico, de las tareas u operaciones que debe realizar, etc.

De esta forma, podrás identificar la lista completa de tareas y responsabilidades, al tiempo que te aseguras de que estáis en la misma onda en cuanto al perfil adecuado para el puesto a cubrir.

3. Determinar los objetivos de contratación

Contratar a un nuevo miembro del personal ayudará a su empresa a crecer. La contratación puede apoyar el crecimiento de las ventas o liberar recursos que pueden asignarse a otras tareas.

Por tanto, a la hora de analizar sus necesidades de contratación, es esencial determinar los objetivos que persigue. Y encontrará las respuestas adecuadas planteándose algunas preguntas:

• ¿Por qué necesitamos contratar?
• ¿Qué objetivos estratégicos pueden alcanzarse?
• ¿Las nuevas competencias así añadidas ayudarán a los equipos a alcanzar sus objetivos globales?

4. Formalizar las necesidades de competencias

¿No tiene tiempo para realizar una evaluación completa? Entonces haga todo lo posible por formalizar sus requisitos de competencias.

Éstas deben adaptarse a las necesidades de la organización, al tiempo que ofrecen un equilibrio y complementariedad con los conocimientos técnicos del equipo actual.

Apoye al directivo en la elaboración de la lista de competencias necesarias para el puesto: competencias empresariales y técnicas, interpersonales y blandas.

5. Definir el perfil del candidato ideal

Definir el perfil del futuro empleado ideal permite hacer balance de las expectativas y proporciona un marco preciso para las cualificaciones y la personalidad que se buscan. ¿El objetivo? Garantizar que el nuevo empleado no sólo encaja en el puesto, sino también en la cultura de la empresa. Entonces, ¿en qué debes fijarte? 👇

• Aptitudes técnicas: evidentemente, son los primeros criterios que hay que tener en cuenta. Evaluar las habilidades y la experiencia es necesario antes de ir más allá en el proceso. Enumera los conocimientos estrictamente imprescindibles para cubrir el puesto, pero no sobrecargues esta lista. Los candidatos no son robots.
• Habilidades de comportamiento: ¿qué habilidades blandas se requieren para la actividad de la empresa? No todo el mundo puede celebrar la 17ª reunión del día y mantener la calma al mismo tiempo. La comunicación, el trabajo en equipo y la gestión del estrés ya pueden servir de base.
• Alineación con la cultura de la empresa: identificar a un candidato que encaje en el entorno de trabajo compartiendo los valores de la empresa es una forma de facilitar la colaboración a largo plazo.

Nuestro consejo: para contratar sin equivocarse, haga una primera selección de perfiles antes de la entrevista. Y el día de la entrevista, organice una evaluación adecuada. En función de su sector, determine lo que es esencial y proponga pruebas técnicas, entrevistas de comportamiento o simulaciones de situaciones. ¡No hay nada como la realidad!

6. Redacte la descripción del puesto

Ya casi está. Has detallado, analizado y comprendido perfectamente la necesidad. Estás en línea con todos los implicados en el proceso. Ya estás listo para redactar el anuncio de empleo.

Ahora puedes crear el entregable que es el resultado de tus esfuerzos: una descripción del puesto.

Puede estar formada por los siguientes elementos

• el título del puesto
• objetivos generales
• función en la empresa, responsabilidades, nivel de autoridad requerido
• lugar en el organigrama / posición jerárquica
• las competencias requeridas para el puesto: conocimientos, saber hacer, nivel de formación, etc.
• las competencias esenciales: interpersonales, escritas, físicas, intelectuales, etc.
• los departamentos, el personal y los proveedores de servicios externos con los que el futuro empleado estará en contacto
• una presentación de las tareas y responsabilidades específicas
• condiciones de trabajo: número de horas, horarios, desplazamientos, limitaciones especiales, localización del puesto, descripción del entorno de trabajo, etc.
• oportunidades de desarrollo profesional
• remuneración y su composición (fija, variable, comisiones, prestaciones).

El perfil del puesto dará lugar al anuncio de empleo.

7. Date tiempo y recursos para planificar con antelación

Muchas empresas contratan con prisas. En ese caso, el análisis de las necesidades de contratación se descuida o se aborda rápidamente.

Tomarse el tiempo necesario para elaborar una descripción exhaustiva y pertinente del puesto que se va a cubrir es una buena práctica que debería aplicarse lo antes posible.

¿El siguiente paso? Piense en la GPEC ( Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). Esto le permitirá crear una reserva de recursos dedicados a sus iniciativas globales de contratación, tanto si se llevan a cabo con carácter de urgencia como si se preparan con antelación.

8. Elaborar un plan de contratación prospectivo

El plan de contratación es su hoja de ruta para anticiparse a las necesidades futuras. Este plan enumera todas las contrataciones previstas a más o menos largo plazo, de acuerdo con el GPEC. Un plan de calidad estará definido con precisión con los puestos disponibles, los perfiles buscados, las fechas de contratación y el presupuesto asignado. ¡Un verdadero GPS para los reclutadores!

Sin embargo, para ser eficaces, los reclutadores deben anticipar los retos y la evolución interna de la empresa y del mercado en Francia y en el extranjero. La rápida evolución de determinadas profesiones obliga a ajustar constantemente los recursos y los puestos. Si no se mantiene actualizado el GPS, se corre el riesgo de acabar en un callejón sin salida... Una organización flexible es esencial para adaptarse rápidamente a la evolución de la empresa.

9. Demostrar adaptabilidad

Ante los cambios del mercado y las necesidades de la empresa, y en función de cada candidato, la adaptabilidad durante el proceso de contratación es inevitable. Reclutar para un puesto de trabajo es un poco como participar en un partido de fútbol: ¡puede cambiar de dirección en cualquier momento! Mantenga los oídos bien abiertos y ajuste un poco su puntería:

• a las candidaturas: puede que no exista el candidato perfecto que coincida con tu búsqueda en todos los puntos. 🐑 Algunos perfiles no coincidirán exactamente con la descripción del puesto, pero pueden ofrecer el máximo potencial de desarrollo. No cometas el error de descartarlos sin más.

• El mercado laboral: cambia muy deprisa. Ciertos perfiles estarán muy demandados, mientras que en ciertos sectores habrá escasez de candidatos. Asuma la responsabilidad de ajustar los criterios o tipos de contrato al contexto actual.

• Las necesidades de personal de la empresa: ¿una necesidad nueva? ¿Una necesidad diferente? La evolución de una empresa puede conducir a una nueva dirección y a cambios de estrategia. Se trata de adaptarse para mantenerse por delante de la competencia.

¿Qué herramientas pueden ayudarle?

El cuestionario de necesidades de contratación

Para ayudar a los directivos a expresar y formalizar sus necesidades de contratación, ¿por qué no crear un cuestionario específico?

He aquí algunos ejemplos de campos para añadir al formulario:

• el puesto de trabajo
• el departamento y el responsable que expresan la necesidad,
• un resumen del puesto y el contexto de la contratación,
• la lista de funciones esenciales,
• los requisitos previos (experiencia, formación),
• las competencias y conocimientos requeridos.

Este documento es una buena base para iniciar el análisis y ganar tiempo. Perfecto, ¡porque es rápido y fácil de poner en marcha! El departamento de RR.HH. recibe una solicitud detallada y precisa, pero sobre todo armonizada entre todos los departamentos y todos los responsables.

El cuadro de necesidades de contratación

Se trata de un documento más completo para identificar las necesidades. Puede adoptar la forma de una tabla de definición de necesidades. También ayuda a priorizar las distintas acciones.

Este cuadro le ayudará a responder a las preguntas: ¿quién, hacer qué, cómo, por qué y cuándo?

Puedes elaborarlo en diferentes etapas:

1. Haz una lista de las competencias existentes en tus equipos;
2. Si determinadas competencias sólo las tiene una persona, indique si es necesario prever un sistema de sustitución (¿Quién asume las tareas de esta persona en caso de ausencia? ¿Puede formarse a un empleado o debe considerarse la contratación?
3. Destaque las competencias que faltan. Distinga entre las competencias que faltan actualmente (urgentes) y las que serán necesarias para el desarrollo previsto de la empresa (por programar).

Por ejemplo:

La función de esta tabla es ayudarle a ver las cosas más claras en la práctica. Sin embargo, este cuadro no basta por sí solo. Debe combinarse con otros elementos, como el formulario de descripción del puesto o el formulario de expresión de las necesidades, que son ideales para dar una estructura precisa a todas las tareas asociadas al puesto.

El formulario de expresión de necesidades de contratación

Piense en el formulario de expresión de necesidades como la primera parte de su proyecto de contratación, la fase de cimentación. Este documento preparatorio incluye la información clave sobre la solicitud:

• el puesto
• las tareas
• el tipo de empleado requerido y el contexto
• los motivos de la contratación.

Idealmente, también incluye un punto sobre la remuneración de la persona. No siempre es así, pero es una solución prudente para ajustarse al presupuesto disponible y evitar perder el tiempo con futuros talentos cuyas expectativas salariales están demasiado alejadas.

☝️ Cuidado con confundir este formulario con el cuestionario, que es más flexible y colaborativo.

• El cuestionario sirve para que los equipos definan sus necesidades específicas antes de transmitirlas a la dirección de recursos humanos.
• El formulario de expresión de necesidades es un documento más formal, validado por la dirección, que servirá de base para el anuncio de empleo.

Esta etapa crucial evita ambigüedades y garantiza que las necesidades sean compartidas por todos los miembros de la empresa, en una fase anterior del proceso. Mejor un documento claro que un gran momento de soledad durante la entrevista cuando te pregunten por qué existe el puesto. 😬

Software de contratación

Para que tu proceso de contratación sea más fácil, armonizado y profesional, considera la posibilidad de equiparte con software especializado. Son ayudas inestimables para ahorrar tiempo a los reclutadores, al tiempo que les libran de tareas tediosas o repetitivas.

🛠 He aquí algunos ejemplos de software que pueden ayudarle desde la fase de análisis de las necesidades de contratación:

• Beetween optimiza toda la fase previa a la contratación, y mucho más: puede comunicarse directamente con las personas implicadas en la contratación mediante mensajería integrada, configurar solicitudes de autorización de contratación directamente en la herramienta colaborativa y mantenerse informado del progreso de sus solicitudes mediante notificaciones;
  
  
• Taleez automatiza sus solicitudes de ofertas de empleo gracias a un módulo específico: usted define los roles (candidatos/validadores), crea plantillas, realiza el seguimiento de sus solicitudes en un panel de control actualizado en tiempo real y, en cuanto se valida una solicitud, se integra automáticamente en su ATS.
  
  

Sea cual sea su elección, un ATS facilita y agiliza la contratación, al tiempo que centraliza la información necesaria para el proceso. Y, como ventaja añadida, este software le ofrece la posibilidad de automatizar tareas, como la clasificación automática de CV según criterios preestablecidos.

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¡Deje que el análisis de las necesidades de contratación de su empresa florezca!

En resumen, el análisis de las necesidades de contratación es una etapa esencial de su proceso de contratación. Si le dedica tiempo y atención, le compensará con creces, ya que los beneficios son muchos: mejor organización, ahorro de tiempo evidente y buenas prácticas para ayudar a que su marca de empleador brille.

Así podrá centrarse con tranquilidad en el resto del proceso: publicar el anuncio de empleo, clasificar las candidaturas y seleccionar las mejores, definir quién se encargará de la contratación y qué método se recomendará para las entrevistas. Y no te olvides de la firma del contrato y la incorporación para que la experiencia del candidato sea de primera.