6 pasos para crear una base de datos de candidatos perfecta

Encontrar candidatos que se ajusten al perfil que buscas para tu empresa es una tarea que puede resultar extenuante y bastante costosa. Buscar candidatos desde cero cada vez que se abre una vacante puede agotar tu presupuesto de reclutamiento rápidamente.

Sin embargo, existen formas de ahorrar tiempo y dinero en el proceso de reclutamiento y selección de personal y la base de datos de candidatos es una de ellas.

Crear, mantener y actualizar constantemente tu base de datos de candidatos es una estrategia primordial para asegurar que las necesidades de contratación de tu empresa serán cubiertas a corto y largo plazo, sin que esto represente un descalabro para tus finanzas.

Así pues, Appvizer te trae la información necesaria sobre la base de datos de candidatos: qué es, sus principales características, cómo crearla y mantenerla, y sus beneficios.

❗ Spoiler alert: un ATS es, seguramente, la respuesta a todas las preguntas.

¡Comenzamos!

Una base de datos en recursos humanos se refiere a un sistema o fuente de información donde se registra todo lo referente al talento humano de una organización. Gracias a esta herramienta, es posible:

1. Gestionar la información de los empleados de la empresa,
2. gestionar todo lo relacionado con los candidatos.

Esta última utilidad es la base de datos de candidatos y allí se encuentra información sobre candidatos que:

• Han postulado a un empleo en tu empresa previamente;
• han sido recomendados por otros colaboradores;
• han participado en procesos de selección previos, pero que por una u otra razón, no han sido contratados;
• se han inscrito y postulado espontáneamente a través de la página de empleos de la empresa; etc.

En pocas palabras, es allí donde se encuentra la clave para hacer más eficiente tu proceso de reclutamiento.

Veamos qué pasos debes seguir para crear tu base de datos de candidatos:

Publica las vacantes en las fuentes de reclutamiento que mejor se adapten a las necesidades de la empresa.

Una base de datos con un sinfín de candidatos puede ser un arma de doble filo. En lugar de facilitar la búsqueda, se requerirá de mucho tiempo para analizar los perfiles que han llegado hasta la base de datos.

❗  Una base de datos no es lo mismo que una lista de contactos de correos electrónicos.

Encontrar el perfil ideal para las vacantes en tu empresa puede resultar tan complicado como hallar una aguja en un pajar.

Establece filtros y procesos de control. De esta manera, controlas la cantidad y la calidad de los candidatos que formarán parte de la base de datos.

Puedes decidir registrar únicamente los perfiles:

• Recomendados por algún empleado,
• que han llegado en segundo lugar en algún proceso previo,
• estudiantes de ciertas universidades o carreras.

☝ Herramientas como Personio, que cuentan con funcionalidades de ATS (Applicant Tracking System), facilitan la recepción de las candidaturas en un mismo lugar. Además de tener toda la información centralizada, identificas más rápidamente perfiles más o menos prometedores dentro de tu base de datos de candidatos, para así poder segmentarlos.

La base de datos debe ser accesible al personal responsable de la gestión de recursos humanos involucrado en el proceso de reclutamiento.

Eso sí, antes es necesario que todos conozcan los lineamientos y criterios para seleccionar perfiles de modo que todo aquel con acceso a la base de datos pueda agregar o eliminar perfiles de acuerdo con:

• Los valores de la empresa,
• el perfil del cargo,
• las calificaciones necesarias, etc.

La eficiencia de tu base de datos depende de qué tan fácil resulte encontrar al candidato más adecuado para las vacantes.

Clasifica a los candidatos a medida que llegan a la base de datos de acuerdo con ciertos criterios. Por ejemplo:

• Habilidades: Describe las principales habilidades del candidato.
• Previamente entrevistado: Esta clasificación te permitirá ahorrar tiempo, puesto que ya ha pasado por un proceso de selección en tu empresa.

  💡 Crea subcategorías para indicar hasta qué punto del proceso de selección llegó el candidato.

Una vez hayas construido tu base de datos perfecta, es de suma importancia que tus candidatos se sientan conectados e interesados en la empresa:

• Envíales las nuevas vacantes antes de hacerlas públicas en otros medios. De ser posible, crea una alerta para que te indiquen si se encuentran interesados.
• Llama su atención con informaciones mensuales sobre la empresa. Envíales una newsletter o un email con datos interesantes sobre la compañía para que conozcan el funcionamiento detrás de bastidores y sigan entusiasmados con la idea de trabajar contigo.
• Contáctalos directamente si aparece una vacante para la cual consideras que son perfectos. Muéstrales tu interés en su perfil, esto aumentará su interés por el cargo.

Este último paso es fundamental para que tu base de datos dé resultados positivos. Dedica tiempo a limpiarla y organizarla.

• Gestiona los duplicados. De esta manera, no consumes espacio innecesario en tu base de datos, ni envías correos electrónicos duplicados a los candidatos.
• Permite que los candidatos salgan voluntariamente. Si envías correos electrónicos regularmente, debes darle la opción al candidato de desabonarse si ha perdido interés en las vacantes que propones.

Un ATS (Applicant Tracking System), en español: Sistema de Seguimiento de Candidatos, es un software que optimiza los procesos de reclutamiento.

En otras palabras, es una herramienta que facilita la captación de capital humano gracias a la automatización de tareas y la centralización de información.

• Filtra información,
• facilita búsquedas booleanas,
• personaliza las respuestas,
• incluye protocolos y algoritmos de protección de datos,
• almacena información, etc.

Idealmente, una base de datos de candidatos debe ser:

• Centralizada: Es posible acceder a toda la información en un solo lugar; bien sea que provenga de diferentes portales de empleo, redes sociales o de tu correo electrónico.
• En línea: Una base de datos con almacenamiento en la nube te permite tener acceso a toda la información desde cualquier lugar donde te encuentres. Asimismo te permite mantener la información actualizada en tiempo real.
• Colaborativa: Gracias a su fácil acceso (en la nube), el equipo de reclutamiento tiene acceso a la información, lo que facilita el proceso de selección y enriquece la base de datos. Asimismo, es importante que el equipo de reclutamiento sea capaz de añadir nuevos mensajes, notas y comentarios en la ficha del candidato.
• Segura y respetuosa de la ley: Las bases de datos deben cumplir con las leyes de protección de datos (LOPD/LFPD) y solicitan el consentimiento de los candidatos para el procesamiento de los mismos.
• Automatizada: Debe ser capaz de manejar y gestionar un volcado masivo de currículum de modo que toda la información esté centralizada y organizada en un mismo lugar.
• Capaz de gestionar duplicados: Debe poder identificar y fusionar los datos duplicados de candidatos que lleguen por diferentes medios.
• Eficaz: Debe contar con un motor de búsqueda potente que permita filtrar los resultados y realizar una búsqueda de palabras clave para ahorrar tiempo.
• Capaz de enviar información masivamente: Gracias a esta función puedes enviar un correo electrónico para contactar a múltiples candidatos con tan solo un click. Esto te permitirá ahorrar tiempo y mejorar tu marca empleador puesto que tu interlocutor se sentirá más cerca gracias al intercambio de información.

En este sentido, existen múltiples herramientas de reclutamiento que te permiten complementar tu ATS para así obtener tu base de datos perfecta y encontrar al candidato ideal.

A grandes rasgos, estos son los principales beneficios de una base de datos de candidatos:

• Reducir los costos de reclutamiento, ya que el tiempo de selección de candidatos es mucho menor, lo cual aumenta significativamente la efectividad del equipo de RR. HH.
• Analizar datos con los cuales es posible realizar informes para visualizar mejor los avances del proceso de reclutamiento y tomar las mejores decisiones al respecto.
• Encontrar perfiles altamente calificados, ya que, en muchos casos, el profesional ha pasado por un proceso de selección previo, lo que indica que cuenta con competencias que se adaptan a las necesidades del empleador. Evita perder información de perfiles relevantes.

☝  Claro está, existe la posibilidad de que al momento de buscar el perfil ideal para una vacante, no lo encuentres en tu base de datos. Sin embargo, crear, mantener, gestionar y actualizar tu base de datos de candidatos correctamente sigue siendo tu mejor arma secreta para agilizar el proceso de reclutamiento.

Y tú, cuéntanos, ¿cuál es tu arma secreta para encontrar al candidato ideal?