Acuerdo de teletrabajo: qué dice la ley y cómo hacerlo a partir de un modelo

Con el teletrabajo instalándose en la dinámica laboral española a la velocidad de la luz, se hace imperativo que las empresas cuenten con acuerdos escritos que lo regulen. En este sentido y con base en el Real Decreto-ley 28/2020 las empresas deben contar con un modelo de acuerdo de teletrabajo.

¿Qué determina la ley al respecto y cuáles son los requisitos con los cuales deben cumplir las empresas para implementarlo correctamente?

En este artículo, Appvizer te proporciona una visión general de la legislación vigente y algunas sugerencias prácticas para elaborar un plan de trabajo ideal.

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El teletrabajo es una modalidad que viene ganando terreno desde hace unos años. Esta forma de trabajar se ha desarrollado de la mano de las nuevas tecnologías y ha tenido que ser integrada y perfeccionada en la organización de muchas empresas paulatinamente.

Sin embargo, aunque no es un fenómeno nuevo, el teletrabajo no había gozado de la popularidad que, por razones obvias, ha alcanzado desde febrero de 2020.

Como consecuencia de las políticas de cierre, confinamiento y demás medidas para hacer frente a la pandemia, fue necesario que las empresas adoptaran estrictas medidas de seguridad. Entre ellas, el impulso del trabajo a distancia siempre que fuera posible como alternativa al trabajo presencial.

El auge del teletrabajo hizo que el Gobierno definiera una serie de lineamientos que regularan esta práctica laboral y garantizaran su adecuada implementación.

El Boletín Oficial del Estado (BOE), publicó el 23 de septiembre de 2020 el Real Decreto-ley 28/2020 sobre trabajo a distancia.

Entre otros aspectos, esta normativa se ocupa de regular todo lo referente al reembolso de los gastos por concepto de teletrabajo, la flexibilidad horaria y el derecho a la desconexión.

Veamos en detalle algunas de las novedades que contempla el documento:

• El trabajo a distancia es voluntario; es decir, empresario y trabajador podrán decidir si lo implementan o no. Lo que sí es obligatorio, sin embargo, es regular dicha implementación por medio de un acuerdo que podrá formar parte del contrato inicial o realizarse en un momento posterior, aunque el mismo deberá formalizarse antes de que se inicie el trabajo a distancia. Este acuerdo o contrato, una vez formalizado, debe ser remitido al SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal).

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• En caso de que el trabajador decida no adoptar una forma de trabajo a distancia, no puede conllevar una afectación en su salario, la cantidad de horas trabajadas ni, mucho menos, constituir una causal de despido.
• El control horario por parte de las empresas sigue siendo obligatorio, aún dentro de un marco de trabajo a distancia. Esto quiere decir que sigue siendo obligatoria la presentación del registro de control de jornada ante una inspección laboral.
• Los gastos por conceptos de teletrabajo son considerados como gastos profesionales por la ley española y, por ende, es responsabilidad de las empresas reembolsarlos.

☝️   Desde el 1 de octubre de 2021, entraron en vigor las cuantías aplicables al incumplimiento de disposiciones laborales contenidas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). La no formalización del acuerdo de teletrabajo se considera como una sanción grave y, por ende, susceptible de ser sancionada con de 751 a 7 500 euros por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El acuerdo de teletrabajo es un documento por el cual se busca regular un modelo de trabajo caracterizado por la ausencia de limitaciones en términos de tiempo o espacio. Este se establece previamente y de manera voluntaria entre un empleador y sus empleados.

El objetivo que persigue este acuerdo es doble:

• Por un lado, se busca enmarcar y regular toda actividad profesional que se vaya a realizar por fuera de las oficinas de la empresa;
• por otro lado, abogar por la protección de los derechos de los trabajadores.

De manera general, este acuerdo tiene algunas peculiaridades como:

• El mismo debe formalizarse por escrito;
• su duración puede fijarse por un periodo fijo o indefinido (dependiendo del tipo de acuerdo, habrá un plazo diferente para la terminación).
• Dentro de sus disposiciones se deben incluir:
  • Las condiciones dentro de las cuales se va a llevar a cabo la actividad laboral. En este sentido, cabe establecer aspectos como:
    • Los días fijos o variables; el número de días, horas, meses, años, en definitiva, la duración del teletrabajo;
    • si habrá un predominio del trabajo presencial, etc.;
    • si habrá cabida a la división de la jornada laboral o si el teletrabajo se debe llevar a cabo durante toda la jornada.
  • Las franjas horarias de “presencia” obligatoria que deben respetarse.
  • Las herramientas que se pondrán a disposición del trabajador.
  • Los controles que va a llevar a cabo la empresa para asegurar el cumplimiento de la ley y a partir de qué mecanismos.
  • Cuáles serán los periodos de descanso a los cuales tendrá derecho el trabajador.
  • La información relativa a los medios que se tendrán para garantizar la correcta desconexión del empleado de las tecnologías utilizadas durante las horas de trabajo.

Por disposiciones de ley, existe un contenido mínimo que el acuerdo de teletrabajo debe considerar dentro de su texto, a saber:

• La lista de medios o insumos que se le proveerán al trabajador para que lleve a cabo sus misiones.
• La lista de los gastos por concepto de teletrabajo asociados a los medios que requiere el trabajador para llevar a cabo su labor, entre los cuales se incluyen:
  • El equipo informático (ordenador, adaptadores, etc.),
  • el mobiliario (sillas, escritorios, lámparas, etc.),
  • una proporción de la conexión a Internet y de la tarifa móvil, en caso de que el empleado tenga que hacer uso de su teléfono personal, por ejemplo.
• El horario de trabajo.
• El número de días en los que es posible trabajar en modo remoto y los días en los que se requiere la presencia.
• El lugar desde el cual el trabajador desarrollará la parte de la jornada de trabajo a distancia.
• Los medios de control de la actividad que va a llevar a cabo la empresa.
• Los procedimientos referentes a:
  • Las dificultades técnicas que puedan presentarse y que impidan el normal desarrollo de las actividades;
  • la protección de datos;
  • la seguridad de la información.
• La duración del contrato o plazo de validez que tendrá el acuerdo.

Para planificar un plan adecuado de teletrabajo, es necesario tener en cuenta todos los puntos mencionados anteriormente definidos por la ley.

Además, y con el objetivo de enmarcar aún más las condiciones dentro de las cuales el trabajo a distancia se implementará en tu organización, puedes especificar otros elementos, como:

• Los lugar(es) autorizado(s) para el trabajo a distancia;
• la frecuencia y el número máximo de días dedicados al trabajo a distancia;
• el horario de trabajo o las horas típicas de trabajo;
• el tiempo durante el cual se requiere que todos los trabajadores estén presentes en la web, con motivo de poder asegurar un buen intercambio de la información y el buen desarrollo de las reuniones;
• un posible periodo de adaptación de duración fija;
• los mecanismos que existen para poner fin al acuerdo de teletrabajo;
• la forma como se llevará a cabo la cobertura de los gastos profesionales, etc.

Asegurar la efectividad de un plan de trabajo a distancia, requiere del establecimiento de bases sólidas y claras en términos de acuerdos y políticas.

A continuación, te ofrecemos un modelo de acuerdo teletrabajo 2021, el cual contiene la información básica obligatoria a considerar. Descárgalo gratuitamente y adáptalo a las necesidades puntuales de tu organización:

El Departamento de Recursos Humanos tiene una gran responsabilidad en cuanto a la redacción de documentos como contratos de trabajo y políticas empresariales. De ahí que sea recomendable, para algunos casos específicos, contar con la asesoría de un abogado especializado.

En caso de querer redactar tú mismo tus documentos laborales, existen programas informáticos especializados en Derecho Laboral y Recursos Humanos, que están a disposición de las asesorías que tienen varios clientes que gestionar.

Tras un análisis en profundidad y el manejo pertinente del marco legal relativo al teletrabajo, se debe comprobar la idoneidad del empleado para llevar a cabo esta práctica. Hay que formular una serie de preguntas para generar acuerdos personalizados que se ajusten a la normativa.

Para concluir el acuerdo mediante la firma, las empresas pueden, asimismo, recurrir a software de firma electrónica. En efecto, sea cual sea el tamaño de tu empresa, la desmaterialización del espacio de trabajo implica también la digitalización de todos sus archivos y herramientas.

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