

Descubre qué es y cómo hacer una evaluación del personal a partir de los KPI, 6 buenas prácticas y una plantilla de evaluación.
El medio de comunicación que reinventa la empresa
La creación de una base de datos de personal es una tarea indispensable y común de todo departamento de recursos humanos. Verdadero aliado en el día a día, esta herramienta te permite registrar y consultar información relevante sobre tu plantilla.
¡Pero pilas!: hoy en día, toda empresa que trate datos personales está en la obligación de cumplir con las disposiciones del RGPD.
Para salir avante de esta cruzada, hazte con todas las armas necesarias: conoce todo sobre la base de datos de tus candidatos(as), cómo construirla de acuerdo con el RGPD y, por último, qué herramientas pueden funcionar para automatizar su creación.
🪖 ¡Soldado advertido no muere en guerra!
También conocida como "base de datos RR.HH.", la base de datos de personal almacena toda la información sobre los miembros de una empresa. Esta información se denomina "datos personales del empleado" y su importancia radica en que permite registrar y tener disponible en todo momento para consulta, la información propia a:
Los beneficios de contar con la información de las y los trabajadores correctamente organizada, clasificada y disponible se resumen en:
Según lo anterior, con el objetivo de que la base de datos sea de utilidad para la empresa, la misma debe contener:
Para gestionar adecuadamente tu plantilla y crear una base de datos de recursos humanos eficaz, puedes recopilar todo dato susceptible de aportar información personal sobre tus trabajadores. Estos datos pueden obtenerse de los documentos que te son suministrados al momento de la contratación o en el momento de la firma del contrato de trabajo.
Tales datos pueden ser de varios tipos:
☝️ No hay que olvidar que según la gestión adelantada por la AEPD (Autoridad de Control Española en materia de Protección de Datos) la empresa solo debe recopilar los datos que realmente necesiten y a partir del momento en el que esto sea una necesidad.
❌ Por ende, no puede solicitarse a la persona información referente a:
La información que obtuviste a lo largo del proceso de selección y una vez que quedó formalizado el contrato, puedes registrarla en un archivo Excel, el cual puedas ir alimentando a lo largo del ciclo de vida de la persona en la empresa.
Un mismo archivo puede contener los datos de toda la plantilla, organizados en diferentes pestañas.
Puedes descargar la base de datos de empleados que te proporcionamos y personalizarla según las necesidades puntuales de tu plantilla:
Tu base de datos de personal lista para usar
Descarga la plantillaExisten programas informáticos especializados en bases de datos de recursos humanos que pueden ayudarte a crear la tuya, sin tener que pasar por una hoja de cálculo de Excel, la cual requerirá ser actualizada manualmente con las últimas jurisdicciones y gestionada diariamente.
Al momento de registrar información sobre tu personal, debes tener en cuenta que la misma debe conservarse durante todo el periodo de presencia de la persona en tu empresa. Uno que otro dato, sin embargo, deberá conservarse más allá de ese periodo, para efectos del cumplimiento de las obligaciones sociales, fiscales o contables.
👉 Este es el caso, sobre todo, de los documentos relacionados con la nómina o el contrato de cada empleado, que debes conservar durante seis años.
Además, el acceso a la información personal recopilada sobre las personas que participan de un proceso de selección de personal, solo se autoriza a quienes participan y son responsables por el mismo.
Por lo tanto, si un(a) candidato(a) no es seleccionado(a), pero tú deseas conservar la información que obtuviste durante el proceso de selección (CV, carta de presentación, datos de contacto, etc.), debes informar a la persona. Esta, a su vez, puede oponerse.
De obtener su consentimiento, la conservación de estos datos se limita a 2 años.
Entrado en vigor el 25 de mayo de 2018, el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es una ley que tiene por objetivo proteger los datos personales de los internautas (cliente, usuario, socio, etc.).
Tiene 2 objetivos principales:
La construcción de una base de datos de recursos humanos debe basarse, obviamente, en el pleno cumplimiento del RGPD. Por lo tanto, debes detallar claramente tu proceso de recopilación de datos en una política de privacidad, la cual pondrás a disposición de las y los trabajadores.
👉 Debes incluir lo siguiente en su política de privacidad:
En España, los motivos más comunes de multas por incumplimiento del RGPD, incluyen:
❌ Es decir que, por lo tanto, está formalmente prohibido:
Tu base de datos de personal lista para usar
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