Plan de formación: cómo elaborarlo en 4 etapas y 3 elementos

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¿Tu empresa ya cuenta con un plan de formación dirigido a potenciar, de manera inteligente, las capacidades y habilidades de tus colaboradores.as? La manera como gestionas la formación profesional en tu empresa tiene un impacto directo en la productividad de tu negocio a largo plazo.

Asimismo, dado que es un proceso multifacético y que encuentra aplicación en todos los niveles internos de la empresa, influye de manera positiva en el crecimiento profesional de las personas y en su desarrollo personal.

En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para la gestión de la formación empresarial y cuáles son las etapas a seguir para elaborar un Plan de Formación adaptado a tu empresa.

¡Manos a la obra! 🤲

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Plan de Formación empresarial: qué es y para qué sirve

Definición

El plan de formación es un documento que busca, a partir de la detección de necesidades formativas, recopilar todas las iniciativas de capacitación previstas por una empresa, las cuales van dirigidas a sus colaboradores.as.

Generalmente, este documento se establece para un año determinado y es una iniciativa que surge por parte del empleador.

Objetivos

El diseño del plan tiene como objetivo principal:

  • desarrollar las capacidades y habilidades de las personas,
  • asegurar su correcta adaptación al lugar y ambiente de trabajo.

Esta obligación legal de formación continua que tiene el empleador, busca asegurar que las personas:

  • Sean competentes en el desarrollo de las misiones de su puesto de trabajo y de manera general, frente al mercado laboral.
  • Se adapten correctamente a su entorno laboral y puedan gozar de la evolución de su cargo a lo largo del tiempo, en función de los cambios en el mercado, el sector de actividad o la misma empresa.

Ventajas

Más allá de ser una simple obligación por cumplir, las acciones formativas tiene mucho que aportar al crecimiento de la empresa.

Para el empleador

  • Es la forma de hacer coincidir, de manera estratégica, las habilidades internas del personal con las necesidades cambiantes de la empresa.
  • Es una palanca de la Gestión de Recursos Humanos (RRHH), que ofrece a los/las colaboradores.as la oportunidad de crecer profesionalmente, promoviendo el desarrollo de sus competencias individuales.

Para los/las colaboradores.as

  • Es la oportunidad para expresar sus expectativas y necesidades relacionadas con el puesto de trabajo como dominar una nueva herramienta o tecnología.
  • Es la garantía de constatar que el trabajo hecho tiene un reconocimiento y que en todo momento, se puede continuar creciendo de manera profesional y personal.

Cómo diseñar el plan de formación 👉 las etapas a seguir

1. Elementos a tener en cuenta

1. Los objetivos de la empresa

Es claro que tu punto de partida será el establecimiento de la situación actual de la empresa:

  • en qué consiste su estrategia de crecimiento,
  • qué objetivos a corto, mediano y largo plazo se ha planteado,
  • cuáles son los proyectos venideros,
  • hacia dónde podría evolucionar el mercado, según el sector de actividad, etc.

2. Las necesidades formativas

Este punto es de suma importancia, puesto que debe asegurar que las capacitaciones previstas estén alineadas con la necesidades reales de los departamentos y secciones, y no simplemente con las proyecciones que se pudieron haber hecho en un principio desde la Dirección.

En este punto, es necesario contar con:

  • las fichas de puestos de trabajo, donde se defina claramente el perfil del/la candidato.a,
  • los métodos de evaluación de desempeño,
  • los planes de carrera asociados al cargo.

3. El presupuesto disponible

No solo el presupuesto global de la empresa requiere atención y dedicación. Definir qué se va a hacer y cuánto puede costar, es un asunto que también atañe al ámbito de formación y capacitación empresarial.

Acá, son tres los elementos básicos a considerar para que las proyecciones no resulten muy alejadas de la realidad al final del año fiscal:

  • lo que se requiere aprender para que el negocio siga presentando un buen desempeño,
  • los medios a través de los cuales se pueden adquirir los nuevos conocimientos,
  • los recursos necesarios que se requerirá invertir y los costes que se desprenderán del plan de formación.

2. ¿Cómo elaborar el plan de formación?

Una vez concluida la fase de análisis y diagnóstico, los pasos a seguir para asegurar la efectividad y la competitividad de tu estrategia de formación son:

1. Diseña

Para poder diseñar el plan de formación es necesario que definas:

  • El contenido. En este sentido, hay que considerar:
    • cuáles son los conocimientos teóricos a tratar;
    • si los temas a abordar pueden ser tratados por el personal interno de la empresa o si será necesario recurrir a agentes externos;
    • si las formaciones darán lugar o no a una certificación.
  • Las necesidades puntuales de aprendizaje. Con lo cual se hace necesario conocer:
    • los diferentes dispositivos de capacitación con los que se cuenta, ya sean presenciales o virtuales;
    • las modalidades de formación a proponer, según los métodos de aprendizaje que más convengan a las personas (cursos en línea, ejercicios interactivos, fichas prácticas, etc.).
      • El momento y el lugar. Según las formaciones sean de carácter externo o interno, habrá que:
        • prever un lugar para impartirlas;
        • según la duración que van a requerir, definir si se agendarán durante la jornada laboral o fuera de ella; de manera continua o repartidas a lo largo del mes.

2. Comunica

Aunque el diseño del plan contempla desde su inicio a todas las partes interesadas, tanto internas (la Dirección, los/las colaboradores.as), como externas (formadores), es necesario que una vez este haya sido concebido, se divulgue y se haga conocer.

Comunicar el plan resulta importante no solo porque será el momento de transmitir igualmente las directrices para su implementación y cumplimiento, sino también porque será la oportunidad de constatar que las necesidades formativas reales fueron, efectivamente, tomadas en cuenta.

Su comunicación debe hacerse de forma generalizada a toda la organización por medio de los canales internos que se emplean generalmente o por medio de una reunión y debe dejarse constancia por escrito.

Todo el personal debe poder tener acceso al plan de formación para consulta.

3. Implementa

Pasamos de la fase exploratoria del diagnóstico, a establecer necesidades concretas y crear un plan para satisfacerlas, a poner en práctica lo planificado.

Dando seguimiento a las directrices y pautas concebidas, lo que se persigue es el buen funcionamiento del plan y del proceso general de formación.

4. Evalúa y haz seguimiento

Para constatar la utilidad de tu plan de Formación y garantizar su correcta implementación, es primordial contar con una fase de evaluación de resultados.

En esta etapa, son varios los aspectos a evaluar:

  • obtención de resultados, conforme a los objetivos planteados;
  • nivel de satisfacción de los participantes;
  • rentabilidad de la formación, según la proyección presupuestal y la inversión (ROI);
  • ajustes o mejoras al plan de formación;
  • nuevas necesidades de formación.

Dicha evaluación no será solo en un sentido; es decir, aplicada a los participantes, sino que de igual forma, los formadores podrán emitir un juicio sobre la pertinencia de las capacitaciones y los resultados obtenidos.

Es posible, sin embargo, que hacerle seguimiento al plan tome un tiempo antes de poder constatar la efectividad de las formaciones en su aplicación a las misiones propias de los puestos de trabajo.

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© Ainia

Mejor prevenir que lamentar

A menudo, la carga administrativa que suponen ciertos procesos empresariales pueden resultar en una falta de motivación para destinar esfuerzos que permitan implementarlos. Sin embargo, no prever situaciones a tiempo que puedan después convertirse en un doble proceso o en una falta de capacidad, puede resultar aún más perjudicial.

Diseñar un plan de formación adaptado a las necesidades reales de tu empresa y a las expectativas profesionales de tus colaboradores.as, mejora el rendimiento de tu negocio y te asegura un funcionamiento continuo.

De la correcta concepción del plan de formación desde un comienzo, depende también la motivación con la cual las personas trabajarán, porque la importancia no radica en la mejora de capacidades per se, sino también en el valor añadido que se le otorga al/la profesional, una vez ha terminado su proceso de capacitación y puede ponerlo en práctica.

En materia de formación, pues, más vale prevenir cuáles serán las necesidades en términos de capacidades y conocimientos, que tener que lamentar no haber dedicado tiempo y recursos a la concepción de un programa de capacitación.

Así que ya lo sabes. Esperamos que este artículo te haya sido útil para (in)formarte 😉.

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