¿Tu empresa ya cuenta con un plan de formación dirigido a potenciar, de manera inteligente, las capacidades y habilidades de tus colaboradores.as? La manera como gestionas la formación profesional en tu empresa impacta a largo plazo la productividad de tu negocio.
Asimismo, dado que es un proceso multifacético, influye de manera positiva en el crecimiento profesional de las personas y en su desarrollo personal.
En este artículo te contamos cuáles son las etapas a seguir para elaborar un plan de formación eficaz.
¿Qué es un plan de formación?
El plan de formación es un documento que busca, a partir de la detección de necesidades formativas, recopilar todas las iniciativas de capacitación previstas por una empresa, las cuales van dirigidas a sus equipos.
Generalmente, este documento se establece para un año determinado y es una iniciativa que surge por parte del empleador.
¿Para qué sirve un plan de formación?
Más allá de existir una obligación de formación continua por cumplir, las acciones formativas tienen mucho que aportar al crecimiento de la empresa.
Para el empleador
- Es la forma de hacer coincidir las habilidades internas del personal con las necesidades cambiantes de la empresa.
- Es una palanca de la Gestión de Recursos Humanos (RR. HH.), que ofrece al equipo la oportunidad de crecer profesionalmente, promoviendo el desarrollo de sus competencias individuales.
Para el equipo
- Es la oportunidad de expresar sus expectativas y necesidades relacionadas con los puestos de trabajo.
- Es la garantía de constatar que el trabajo hecho tiene un reconocimiento y, que en todo momento, se puede continuar creciendo de manera profesional y personal.
¿Cómo se hace un plan de formación? → 7 etapas imprescindibles
Los programas de formación requieren de una fase previa de análisis y diagnóstico que permita desarrollar efectivamente la competitividad de la estrategia. Una vez esta etapa se completa, el plan de formación se puede diseñar.
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1. Analiza necesidades
Entre las misiones del Director de Recursos Humanos se encuentra la de vigilar regularmente la evolución técnica, tecnológica y organizativa del sector de actividad de la empresa y del mercado en general.
Asimismo:
- Definir qué personas deben ser capacitadas de manera prioritaria, a partir del análisis de acciones pasadas y sus resultados.
- Establecer objetivos y acciones de formación a ser aplicados y/o elegidos en función de la urgencia de la situación y el presupuesto del que se dispone.
- Consultar anualmente al equipo, durante la entrevista profesional, para conocer sus necesidades de formación y deseo de capacitación.
2. Define prioridades
Para poder diseñar el plan de formación es necesario que definas:
- El contenido:
- conocimientos teóricos a tratar;
- si los temas a abordar pueden ser tratados por el personal interno de la empresa o si será necesario recurrir a agentes externos;
- si las formaciones conllevarán o no una certificación.
- Las necesidades puntuales de aprendizaje:
- diferentes dispositivos de capacitación (presenciales o virtuales);
- modalidades de formación (cursos en línea, ejercicios interactivos, fichas prácticas, etc.).
- El momento y el lugar:
- si serán de carácter interno o externo;
- durante la jornada laboral o fuera de ella;
- de manera continua o repartidas a lo largo del mes.
3. Selecciona las formaciones
Para esto:
- Realiza una búsqueda de los diversos cursos de capacitación disponibles, los proveedores de servicios aprobados y en qué formato están disponibles.
- Consulta catálogos para conocer fechas, duración, costes, términos y condiciones (registro, certificaciones, etc.).
- Planifica y presupuesta las formaciones, sin olvidar los cursos de capacitación obligatorios (seguridad en el trabajo).
4. Comunica el plan
Aunque el diseño del plan contempla desde su inicio a todas las partes interesadas, tanto internas (Dirección, equipo, etc.) como externas (formadores), es necesario que este sea socializado posteriormente.
Su comunicación debe hacerse de forma generalizada a toda la organización, por medio de los canales internos que se emplean generalmente o por medio de una reunión y debe dejarse constancia por escrito.
Todo el personal debe poder tener acceso al plan de formación para consulta.
Transmite igualmente las directrices para su implementación y cumplimiento.
5. Implementa las acciones de formación
Ahora que el plan ha sido validado, debe ser implementado a través de:
- la planificación del calendario de capacitación;
- el montaje de una ingeniería pedagógica: selección de conferenciantes, diseño de medios de enseñanza y preparación logística;
- la inscripción de los participantes en las diversas sesiones;
- la firma de acuerdos de capacitación con los proveedores de servicios,
- el envío de invitaciones a las personas;
- el pago de las sesiones al prestador de servicios.
6. Haz seguimiento a la implementación
Para constatar la utilidad de tu plan de formación y garantizar su correcta implementación, es primordial contar con una fase de evaluación de resultados, donde evalúes:
- resultados obtenidos conforme a los objetivos planteados;
- nivel de satisfacción de los participantes;
- rentabilidad de la formación, según la proyección presupuestal y la inversión (ROI);
- ajustes o mejoras a implementar;
- nuevas necesidades de formación.
Dicha evaluación se aplica tanto a los participantes, como a los formadores, sobre la pertinencia de las capacitaciones y los resultados obtenidos.
☝ Es posible que hacer seguimiento al plan tome un tiempo antes de poder constatar la efectividad de las formaciones.
7. Controla la puesta en práctica
Existen muchas formas de controlar que tus acciones de formación están bien encaminadas:
- Crear un documento Excel con menúes desplegables y opciones de filtrado de la información.
- Emplea herramientas RR. HH., integrales (SIRH) o especializadas en la gestión del talento humano que optimicen tus acciones.
Impulsa el desarrollo de habilidades y tu marca del empleador
▷ Si tu equipo se siente cómodo trabajando, tiene un buen rendimiento y se desempeña mejor.
▷ Si se desempeña bien, está satisfecho con su vida laboral.
▷ Si está satisfecho, se convierte en el mejor embajador de la marca de su empleador y atraen más talento.
Un equipo motivado tiene un buen rendimiento y contribuye al desarrollo y evolución de la empresa. Así que ya lo sabes: ¡apuéstale a su capacitación!
En appvizer esperamos haberte (in)formado lo suficiente con este artículo 😉.
Artículo actualizado, publicado inicialmente en marzo de 2020.