[Interview] El onboarding como proceso clave para optimizar la gestión de los RR.HH.

El onboarding es un proceso clave a la hora de dar la bienvenida a un nuevo empleado/a, incluso puede convertirse en el primer inconveniente a la hora de decidir si integrar un nuevo perfil o no. Principalmente, el onboarding es un reflejo de la cultura de una empresa, pero ¿cómo causar una buena primera impresión y hacer que el nuevo integrante del equipo llegue para quedarse? Aarón Cogolludo responde a nuestros interrogantes.

El onboarding es un proceso clave a la hora de dar la bienvenida a un nuevo empleado/a y que pueda incorporar, dentro de un determinado tiempo, la mayor cantidad de valores, procesos, metodología y cultura de la nueva compañía. En este sentido, una mala implementación impacta de manera directa en el rendimiento del empleado y en sus tareas, los errores en el onboarding y la falta de comunicación fluida y eficaz a lo largo del mismo repercute en los resultados del equipo que incorpora al nuevo empleado/a.

Por ello, a continuación, destacamos cuáles son los puntos clave a tener en cuenta a lo largo de las primeras semanas de trabajo:

Puntualidad:

Al empezar la jornada laboral, deberías mostrar respeto por tu nuevo compañero llegando también puntual. A menudo sucede que un nuevo compañero llega puntualmente a la oficina, pero la persona asignada para ayudarle sigue en una reunión durante un par de horas más. Para ahorrarle a tus nuevos colegas el típico caos de los lunes por la mañana y tener suficiente tiempo de preparación para ti, simplemente permíteles comenzar a trabajar ese día una hora más tarde de lo habitual.

Cultura de bienvenida:

El regalo de bienvenida debe estar preparado antes del primer día de trabajo del nuevo empleado (ver arriba), y dejar que actúe el efecto sorpresa. Desde el primer momento, pequeños detalles como éste fomentan el sentido de pertenencia del nuevo miembro del equipo, y se convierten en un recuerdo memorable. Los pequeños gestos pueden tener un fuerte impacto.

Presentaciones:

Para empezar bien, te recomendamos que organices una pequeña reunión introductoria. Por supuesto, esto no significa que toda la empresa tenga que estar esperando en la oficina al nuevo compañero el primer día. Sin embargo, al menos, los compañeros con los que trabajará directamente en el mismo departamento y el mentor deberían presentarse y comentar sus áreas de responsabilidad. Esto facilitará que la persona nueva establezca contacto y reducirá cualquier reparo que pueda tener a la hora de pedir ayuda a alguien directamente.

Sentimiento de equipo:

Comer con compañeros del mismo departamento el primer día de trabajo refuerza el sentido de comunidad y crea una base de confianza para trabajar juntos en el futuro.

Un departamento de RR. HH. digitalizado otorga a la compañía una ventaja competitiva decisiva, ya que sienta los pilares fundamentales para crear procesos de trabajo eficientes en toda la empresa. De esta forma, para los gerentes de RR. HH., esto se traduce principalmente en más tiempo para poder centrarse en lo que de verdad importa: sus empleados. Lamentablemente, RR.HH. sigue siendo un departamento en el que las decisiones se toman muy lentamente, especialmente cuando se trata de desarrollar nuevos procesos, iniciativas y herramientas. En este sentido, la crisis de la pandemia ha obligado a las empresas a implementar la tecnología adecuada para digitalizar sus procedimientos, especialmente en lo que respecta a la incorporación. 

Algunas cifras importantes a tener en cuenta:

• El 88% de los empleados piensa que su empresa no tiene un buen proceso de incorporación.
• Sólo el 30% recibe una formación interna en las primeras 2 semanas.
• Sólo el 50% recibe información sobre las tareas y procesos.
• Sólo el 60% encuentra su lugar de trabajo listo para trabajar.
• El 82% más de la retención de personal se puede lograr con un buen proceso de incorporación.
• 70% más productividad se puede lograr con una incorporación efectiva desde el primer día.

Las empresas deben entender que la incorporación comienza antes del primer día y para una implementación exitosa recomendamos los siguientes pasos:

Antes del primer día: 

• Saludos del futuro equipo por correo.
• Información sobre el primer día (hora, horario, enlaces a sesiones remotas).
• Informar a los empleados actuales sobre los nuevos integrantes.
• Preparar al compañero designado para sentirse bien.
• Escribir el plan de orientación.
• Asegurarse de que el nuevo empleado esté familiarizado con las herramientas de videollamada, para no perder a nadie durante las sesiones de presentación. Organizar llamadas y sesiones separadas para explicar las herramientas de antemano, si es necesario.
• Envíe el paquete de bienvenida (equipo técnico, llaves, regalo de bienvenida) por correo o mensajería.

Durante la primera semana:

• La comunicación es más importante que nunca.
• Correo electrónico o mensaje corto en vídeo del CEO para reducir el miedo personal sobre la salud de la empresa y la seguridad laboral personal.
• Asegúrate de que todo el equipo técnico esté completo, que todas las herramientas necesarias y la VPN estén instaladas y que se incluyan cascos para las videollamadas. Los nuevos miembros no pueden pasar por el departamento de IT para arreglar las cosas rápidamente.
• Una herramienta de reunión a distancia (Zoom, Hangout, ec.) es esencial para que los nuevos miembros no se pierdan su sesión de bienvenida el primer día.
• Las relaciones personales ayudan a la cultura de la bienvenida.
• La incorporación estructurada fomenta la productividad.
• Los chequeos regulares dan estructura.

En términos de productividad, las empresas deberían considerar la implementación de plataformas de software de RR.HH. para reducir las tareas administrativas, de modo que el departamento de RR.HH. pueda concentrarse en el activo más importante: las personas. 

Un buen onboarding requiere de:

• Más de 50 tareas diferentes.
• Realizadas en el orden correcto.
• Por cinco departamentos o empleados diferentes.
• En el momento adecuado.

Un proceso de onboarding estructurado:

• Asegura un buen comienzo en la nueva empresa, ya antes del primer día.
• Aumenta la productividad y el compromiso.
• El uso de software puede simplificar las tareas administrativas.
• Da más tiempo para tareas de apreciación, como el Check In Coffees.

Uno de los retos más importantes a los que se han enfrentado los departamentos de Recursos Humanos ante la nueva normalidad ha sido el abordar con éxito la incorporación de nuevos empleados de manera remota, tras la crisis del COVID-19. En este contexto, los profesionales de Recursos Humanos deben centrarse más que nunca en sus empleados, pero para ello deben ahorrar tiempo en las tareas administrativas, que suelen ocupar un 42% del día según un estudio realizado por la empresa en 2019. De esta forma ¿Es posible hacer procesos de incorporación cálidos y a la vez eficaces? Sin duda es un panorama completamente nuevo para el que hay que buscar herramientas que faciliten el trabajo.

En este contexto, pasar a formar parte de un equipo desde casa y crear un sentimiento de pertenencia es uno de los mayores desafíos, ya que el nuevo miembro no podrá conocer personalmente el lugar de trabajo, ni a sus compañeros. ¿Qué puedes hacer? Facilitar su incorporación con un proceso de incorporación en remoto bien estructurado. Por ello, es fundamental tener en cuenta las siguientes claves para que el tándem trabajador-empresa siga funcionando en las nuevas circunstancias que nos acompañan:

1- Comunicación: para muchos empleados tener que trabajar desde casa debido a las limitaciones de movilidad actuales puede ser una situación tensa. Por eso con el fin de aliviar sus temores es importante que el equipo de RR. HH. mantenga un estrecho contacto con los nuevos trabajadores y les informe abiertamente de la situación. Para evitar que se preocupen, lo ideal es anticiparse. Por ejemplo, el gerente o el responsable de RR.HH. puede enviar un correo electrónico o un breve vídeo respondiendo a las preguntas más importantes y dando la bienvenida a los recién llegados a la empresa.

2- Configurar de antemano los equipos: para no abrumar al nuevo integrante lo ideal es que reciban los portátiles con todo el software y las herramientas necesarias (incluida la VPN) ya instalados, dado que desde casa será más complejo pedir ayuda al departamento informático de la empresa.

3- Organizar sesiones de formación: pregunta siempre al nuevo empleado, antes del primer día, si conoce las herramientas de reunión y chat más comunes como Google Hangouts, Zoom y Slack. Organiza formaciones antes de que empiecen a trabajar para que todos puedan participar en las reuniones virtuales de presentación o elabora guías rápidas con las principales funciones de cada herramienta. No todos cuentan con estos conocimientos.

4- Ofrecer una incorporación personalizada: se debe promover el intercambio de información entre RR.HH., los gerentes y los nuevos compañeros tan a menudo como sea posible. Hay que tener en cuenta que las presentaciones que antes se realizaban en persona, ahora se hacen a través de un portátil. Por ello, es recomendable fomentar el contacto con el equipo ya sea a través de cafés, almuerzos o cervezas virtuales. Herramientas como Wellbeing Warrior también pueden contribuir a promover el contacto entre departamentos. Esta herramienta te sugiere compañeros de forma aleatoria con los que podrás tomarte un descanso o almuerzo virtual. Recuerda que la comunicación no solo es importante para calmar las preocupaciones y temores del principio.

5- Designar a un mentor para mantener la cercanía: Personio cuenta con un programa de mentores, tanto en la distancia como de forma presencial, para dar la bienvenida a las nuevas incorporaciones. A cada nuevo empleado se le asigna un mentor que le ayudará durante la incorporación y pondrá a su disposición todos sus consejos, experiencia y habilidades. En el contexto actual, trabajando desde casa, esta figura adquiere aún más importancia. No se trata únicamente de un compañero emocional, sino que también será el encargado de presentar al resto de equipos y dar a conocer la cultura de la empresa.

Los tiempos actuales son difíciles tanto para los especialistas en Recursos Humanos como para los nuevos miembros del equipo, pero un proceso de onboarding profesional y bien adaptado ayuda a aumentar significativamente la productividad de los empleados desde el primer día y la retención del personal.