Cómo hacer un informe de selección de personal en 6 pasos

El proceso de reclutamiento y selección de personal cuenta con una serie de etapas cuyo objetivo final es encontrar al candidato con mejores perspectivas de adaptación y desempeño del cargo. Tal decisión es tomada, a menudo, por una serie de expertos en el área de reclutamiento tras haber evaluado a los candidatos con base en una serie de indicadores de reclutamiento y selección de personal.

Si formas parte del Departamento de Recursos Humanos y tienes entre tus responsabilidades el reclutamiento de personal, debes saber cómo hacer un informe de selección de personal que permita que tú y tu equipo seleccionen al postulante con el perfil más acertado para realizar las tareas correspondientes a la vacante.

En este artículo te contamos de qué se trata este informe final de evaluación de candidatos, su importancia y, sobre todo, te decimos cómo hacerlo de manera que transmita la información correcta de la forma adecuada. Además, ponemos a tu disposición una plantilla que facilitará la evaluación de cada candidato.

Sin más preámbulo, ¡comencemos!

El informe de selección de personal es el documento final resultante del proceso de selección de personal. En este se describe el grado de adecuación de un candidato con respecto a los atributos indispensables para ocupar un cargo dentro de una organización.

Su objetivo principal es transmitir las recomendaciones hechas por parte de los encargados del reclutamiento, así como las observaciones e información relevante adquirida durante la entrevista de un candidato. Todo esto con el fin último de tomar una decisión con respecto a la selección de un candidato para un puesto de trabajo.

Este informe debe reflejar la rigurosidad del proceso mediante el cual se realizó el proceso de selección.

💡 El informe reclutamiento y selección de personal también sirve como apoyo para dar un feedback a los candidatos que lo soliciten, una vez haya concluido el proceso.

El informe de selección permite a los responsables del reclutamiento:

• Transmitir de forma clara información esencial sobre el candidato.
• Tomar la decisión correcta con respecto a la contratación de un candidato que mejor se adapte a la empresa.
• Evaluar aspectos de tipo conductuales y competenciales del candidato.

En general, existen dos tipos de informes de selección de personal:

• Individual: refleja una imagen precisa de los resultados obtenidos por parte de un candidato en particular durante el proceso de selección. Se destacan las conductas observadas y las habilidades más prominentes del profesional, para luego proceder a evaluar su desempeño e identificar las fortalezas y debilidades.
• General: usualmente aplicado para varios candidatos al mismo tiempo. Este, a diferencia del informe personal, da una imagen menos precisa del rendimiento de los candidatos, pero que sirve para comparar rápidamente datos y resultados entre sí.

Hemos preparado una plantilla en Excel, lista para usar, con el objetivo de ayudarte a hacer tu informe de selección de personal en tiempo real. Descárgala y rellénala al mismo tiempo que descubres los 5 pasos para un reclutamiento sin igual. 

Ambos tipos de informes de selección requieren una serie de datos e información importante que serán el objeto de evaluación del candidato. Estos se obtienen analizando el currículo del postulante y su desempeño durante el proceso de reclutamiento.

• Datos del candidato,
• estudios realizados,
• experiencia laboral,
• expectativa salarial,
• interés por el cargo,
• disponibilidad,
• fortalezas y debilidades, etc.

☝ Es importante señalar en el informe qué tipo de herramientas de valoración han sido utilizadas para medir el desempeño del candidato.

Cada vacante requiere una serie de competencias y habilidades particulares. Es necesario tener claro cuáles son los criterios de selección de cada vacante con el fin de encontrar al candidato que mejor se adapte a ellos.

De la misma manera como es necesario ser claro durante las entrevistas de selección, es indispensable ser claro y preciso al momento de redactar el informe de selección.

A pesar de que se requiere justificar la evaluación que se ha dado a cada uno de los criterios de selección; no divagues, ve directo al grano y registra únicamente la información necesaria.

Una evaluación requiere contar con una serie de criterios medibles y replicables de manera que se pueda estandarizar y evitar, en la medida de lo posible, la subjetividad del reclutador.

Asimismo, se recomienda escribir ejemplos de situaciones o comportamientos apropiados, o inapropiados, a fin de justificar la calificación.

☝ Se puede establecer una escala del 1 al 5 para cada uno de los criterios:

• 1 = inaceptable: no cumple con el mínimo necesario para el cargo.
• 2 = dudoso: podría no tener las competencias y habilidades necesarias para superar ciertos desafíos.
• 3 = aceptable: cumple con el mínimo necesario para el cargo.
• 4 = bueno: cumple con los requisitos necesarios para desempeñar su trabajo.
• 5 = excelente: posee cualidades y aptitudes excepcionales para el cargo.

Esto hará la diferencia entre un candidato y otro y puede resultar revelador al momento de tomar una decisión con respecto a la contratación.

Además de evaluar cuantitativamente, coloca ejemplos de situaciones descritas por tu interlocutor de casos de éxito o fracaso.

Appvizer trae para ti un modelo de informe de candidato personalizable para que lo descargues y lleves registro de tu proceso de selección de personal (PDF o Word, como lo prefieras). En él, puedes hacer tus recomendaciones con base en tu evaluación de capacidades del candidato.

De igual forma, existen numerosas herramientas que facilitan el proceso de reclutamiento como por ejemplo un ATS (Applicant Tracking System) o un software de reclutamiento. Todas estas pensadas para permitirte ahorrar tiempo y encontrar a ese profesional con las capacidades necesarias para impulsar tu negocio.

Para finalizar, te dejamos alguna recomendaciones breves que te ayudarán a realizar un informe de selección de personal correctamente:

• Antes de realizar una entrevista de selección asegúrate de que entiendes el funcionamiento y responsabilidades de la vacante, de modo que puedas realizar una evaluación de la entrevista, basado en las necesidades específicas del cargo.
• Si no has tenido tiempo de llenar tu plantilla de evaluación del candidato durante la entrevista, hazlo en cuanto termine la entrevista. De esta manera te aseguras de plasmar la mayor cantidad posible de información antes de seguir adelante con las entrevistas.
• Recuerda que toda la información que se encuentra en el informe de selección es confidencial y solo será utilizada para tomar decisiones y en caso de que el candidato solicite retroalimentación con respecto a su proceso.
• Evaluar con puntuación las habilidades de los entrevistados, no solo facilita la visualización del sistema de evaluación, sino que te permite hacer una lista con los mejores candidatos. Así pues, tendrás un orden a seguir en caso de que alguno rechace la oferta.
• Los criterios de selección varían según el cargo, no según el candidato. Sé consistente con tu forma de evaluar para evitar cualquier indicio de imparcialidad.
• Escribe acciones y hechos, no impresiones u opiniones sobre el candidato.
• Procura no utilizar expresiones absolutas como “no apto” o “perfecto”. En cambio, puedes referirte al candidato como “menos apto” o “mejor preparado/más apto”, etc.

Un informe de selección de personal es una pieza fundamental del proceso de reclutamiento y selección de personal, puesto que la posible contratación del candidato depende en gran parte de la evaluación realizada por el entrevistador. Asimismo, sirve como apoyo en caso de tener que justificar el rechazo de algún postulante.

Y para ti, ¿cuáles son los criterios de selección que nunca faltan en tu informe final de entrevista?