Qué es un ATS de reclutamiento: 5 funcionalidades

por Clara Cera, el 15/4/21
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Si no sabes qué es un ATS en reclutamiento, es que tu empresa todavía no está digitalizada y estás dejando escapar valiosas oportunidades de optimización de recursos y atracción de talento.

En un mundo cada vez más conectado, intentar escapar de la digitalización no es una buena alternativa. Y no, tampoco lo es para el Departamento de Recursos Humanos ni, por ende, para el reclutamiento y la selección de personal.

Así pues, ha llegado el momento de dar el salto y nosotros estamos aquí para acompañarte en este proceso. ¿Qué es un ATS y qué beneficios puede aportar a tu empresa?

¡Vamos a descubrirlo!

Definición de ATS en reclutamiento

Un ATS o Applicant Tracking System es un software que permite optimizar los procesos de reclutamiento. En otras palabras, es una herramienta que facilita la captación de capital humano gracias a la automatización de tareas y la centralización de información.

🇪🇸 En español, ATS es conocido como Sistema de seguimiento de candidatos.

💡 Recordemos: el reclutamiento puede ser interno o externo.

¿Cuál es el principio de un ATS?

El principio de las herramientas ATS es sencillo: se basan en encontrar el candidato perfecto a partir de la filtración de la información.

El funcionamiento es el siguiente:

  1. Se definen unas palabras clave o keywords para cada oferta de empleo, centradas en habilidades y competencias.
  2. Se buscan dichas palabras clave en los currículos recibidos.

De esta manera, el profesional de los recursos humanos puede localizar los CV que encajan con la vacante sin la necesidad de tener que leer todas las candidaturas recibidas (muchas de las cuales pueden ser inapropiadas). ¡Un ahorro de tiempo considerable!

¿Qué empresas necesitan un ATS?

Las herramientas que permiten ser más competitivo y gestionar los negocios de una manera más eficiente y eficaz, como es el caso de un ATS, deberían ser una prioridad para todas las empresas. Ahora bien, es cierto que algunas entidades tienen mayor necesidad que otras de contar con los Applicant Tracking Systems. Es el caso de las empresas:

  • Grandes,
  • en búsqueda constante de talento,
  • que reciben una gran cantidad de respuestas en sus ofertas.

☝ ️ Cuantos más procesos de reclutamiento de personal tengas abiertos, más complicado será gestionar las candidaturas. Contar con un sistema de seguimiento te ayuda a hacerlo de manera organizada. ¡No dejes que nada se te escape!

5 Funcionalidades de un ATS

Son cada vez más las empresas que confían en este tipo de utensilios debido a su variedad de funcionalidades adaptadas a las necesidades de cada empresa. Si bien ya hemos destacado algunas de manera indirecta, ¡adentrémonos en las más destacadas!

1. Filtración de información

Con esta funcionalidad, ¡el match está asegurado! 💘

El cribado de currículos es una de las funcionalidades más interesantes de los software ATS. Como hemos visto, esta característica permite encontrar rápidamente al candidato ideal entre todos los perfiles recibidos.

De esta manera, el Departamento de RR. HH. puede centrarse en otras tareas más interesantes como, por ejemplo, su estrategia de employer branding, beneficiosa tanto para los empleados como para atraer a futuro talento.

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© Unilever

☝️ Con el sistema ATS, olvídate de los CV duplicados.

2. Personalización de respuestas

Los programas de seguimiento de candidatos también están enfocados a mejorar la comunicación entre el empleador y el candidato. Esto es gracias, en gran parte, a la automatización de mensajes para:

  • Programar entrevistas,
  • informar sobre el estado de la candidatura.

En definitiva, otra oportunidad para reafirmar tu marca empleador y mejorar la experiencia del candidato (candidate experience).

3. Almacenamiento de CV

Al mismo tiempo que recoge la información y la filtra, un ATS crea una base de datos de candidatos que puede ser muy útil para futuras vacantes. Ordenada en función de distintas competencias, formaciones y habilidades, permite acortar nuevos procesos de reclutamiento pudiendo acudir directamente a perfiles que:

  • Encajan con la vacante,
  • están interesados en trabajar en la empresa.

¡Más ahorro de recursos!

4. Generación de análisis

¿Qué más? Pues bien, un ATS también ofrece análisis y datos específicos de los procesos de reclutamiento como:

  • El número de candidaturas recibidas en cada fuente de reclutamiento,
  • el número de candidatos por cada fase del proceso.

Estos datos te permiten detectar los canales más notorios y centralizar tus esfuerzos en ellos.

5. Cálculo de indicadores

Por último y en relación a los informes proporcionados, los ATS están capacitados para evaluar indicadores como el retorno de la inversión (ROI). Este tipo de indicadores permiten conocer la rentabilidad de los procesos de reclutamiento. Tiene en cuenta factores como:

  • El tiempo invertido en el proceso,
  • el coste total del reclutamiento,
  • el coste por candidato contratado.

ATS: ventajas y desventajas

Un software de seguimiento de candidatos aporta múltiples ventajas y algún que otro hándicap que debes tener en cuenta a la hora de contratar tu programa ideal.

Ventajas de un software ATS

Los ATS permiten:

  1. Automatizar tareas.
  2. Gestionar tus procesos de selección de forma más ágil.
  3. Optimizar el tiempo.
  4. Reducir costes.
  5. Evitar errores comunes.
  6. Respetar la protección de datos (RGPD).
  7. Mejorar la comunicación.
  8. Trabajar tu marca empleador.

Desventajas de un software ATS

Como todo en la vida, no todo es 100% blanco ni 100% negro. A la hora de implementar un programa ATS en tu empresa, deberás tener en cuenta también la posición del candidato.

En ese sentido, este tipo de herramientas pueden hacer que el proceso de solicitud de una vacante sea más largo, lento o engorroso. Los candidatos estarán obligados, pues, a realizar su CV ATS, es decir, a optimizarlo en función de distintas palabras clave.

Este hecho, puede provocar su insatisfacción y abandono del proceso, puesto que quizás piensa que no le compensa el esfuerzo y que hay muchos factores en su contra.

Escoge un software que beneficie ambas partes:

  • Empresa,
  • candidatos.

[Bonus] 3 herramientas útiles en RR. HH.

Para finalizar, cabe destacar que el mundo de las herramientas diseñadas para la digitalización y optimización del Departamento de Recursos Humanos no empieza ni termina con los software ATS.

Así pues, existen muchos otros programas que pueden serte de utilidad dependiendo de tus deseos y necesidades. Por ejemplo: