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¿Cómo hacer un contrato de trabajo? Pasos y una plantilla lista para usar

Por Marta Prego-Nieto & Emma Gil
Actualizado el 30 de abril de 2024, públicado inicialmente en septiembre 2020

¿Vas a contratar por primera vez y no sabes por dónde empezar? ¿Quieres saber cuáles son los datos esenciales o cómo hacer un contrato de trabajo dependiendo del tipo?

Aquí encontrarás toda la información necesaria para redactar un contrato de trabajo en el proceso de contratación de recursos humanos, así como un modelo listo para usar, con los datos de tu empresa. 🙂

Recordatorio de un contrato de trabajo en España

Un contrato de trabajo recoge la relación laboral entre un empleado y su empleador. El o la empleado.a que firma el contrato laboral se compromete a cumplir todas sus cláusulas mientras que el o la empresario.a se asegura de cumplir los derechos laborales.

Para ello, toda la información se formalizará por escrito.

Normas que regulan los contratos de trabajo

La norma principal que regula los contratos de trabajo y los derechos del trabajador.a es el Estatuto de los Trabajadores, aprobado en el Real Decreto Legislativo 2/2015. El Capítulo II determina cuál es el contenido que ha de contener el contrato de trabajo y el Capítulo III cómo cambiarlo, suspenderlo o terminarlo.

Por otro lado, el Real Decreto 1424/2002, de 27 de diciembre, determina cuál debe ser el contenido de un contrato de trabajo y aporta copias básicas a todos los Servicios Públicos de empleo. También explica cómo poder gestionarlas de forma electrónica. 💻

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¿Cómo hacer un contrato de trabajo en España en 4 pasos?

1. Tener claro los requerimientos legales de un contrato

Un contrato de trabajo sólo puede ser firmado por un o una ciudadano.a mayor de 18 años, o de 16 mediante permiso de sus tutores.as.

También es muy importante que haya un consentimiento por las dos partes. Un contrato firmado por obligación será no válido desde el primer momento.

Obligar a alguien a firmar un contrato es una falta grave.

Por último, y no menos importante, el contrato de trabajo tiene que tener una causa. Es decir, se debe estar firmando por un puesto de trabajo real y que cumpla los términos que se explican en el mismo. No hacerlo, sería considerado un fraude, ya que constituye una estafa a la Seguridad Social.

Si buscas internalizar la gestión de contratos y la comunicación con la Administración Pública, puedes apoyarte en un software de contratos como Factorial HR. Gracias a las tablas salariales, convenios y beneficios mínimos para cada puesto de trabajo con las que cuenta la herramienta, cualquier error es fácilmente detectable y tú te aseguras de estar siempre en conformidad con la ley.

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2. Incluir los datos obligatorios en un contrato de trabajo

Un contrato de trabajo puede variar en la forma y en el contenido. Sin embargo, hay ciertos datos que han de ser cumplimentados en todas sus formas:

  1. Tipo de contrato: es muy importante saber especificar el tipo de contrato (de los que hemos visto antes) porque cada uno corresponde a una legalidad diferente.
  2. Información sobre la empresa o empleador.a: CIF, datos de contacto, nombre, persona que les representa.
  3. Datos del trabajador.a: nombre, edad, DNI, número de la seguridad social, datos de contacto.
  4. Cuenta económica en la que se cotiza, ya que el banco también debe tener un registro de dónde vienen los distintos movimientos de dinero.
  5. Cláusulas del contrato: horas de trabajo, modalidad, grupo laboral, jornadas, vacaciones, etc. Aquí se encuentra toda la información esencial del contrato. Sirve para evitar abusos y para tener referencia de la actividad.
  6. Demás cláusulas o anexos dependiendo del contrato o empresa.

3. Implementar una gestión desmaterializada de los contratos

Con el objetivo en mente de ganar en productividad y eficiencia, las empresas pueden optar por digitalizar varios de sus documentos. Si este es tu caso y lo que buscas es poner fin a los registros en papel y agilizar tus contrataciones, opta por digitalizar el proceso de:

Apóyate en soluciones de gestión documental como DocuWare que te permitan digitalizar, centralizar y automatizar el proceso de contratación. Gracias a las posibilidades que ofrece la herramienta, estás en capacidad de organizar, proteger y agrupar los documentos de tus futuros empleados en una única plataforma centralizada.

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4. Firmar y asegurar la validez

Una de las cosas más importantes para la validez de un contrato es la firma de todas las partes. Para eso, tanto el o la trabajador.a como la empresa tienen que firmar al final del documento y en el margen izquierdo de todas las páginas.

Con la transformación digital en las empresas, la firma electrónica se ha convertido en una de las soluciones más rápidas y seguras. Dicha firma vincula los documentos con una persona en un par de clics.

Seguramente has oído hablar de AutoFirma, la aplicación desarrollada en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas para la gestión de firmas. Sin embargo, existen herramientas pensadas para uso empresarial.

Personio es un software de recursos humanos que también ofrece servicios de firma electrónica para contratos. Gracias a la posibilidad que ofrece de implementar un proceso digital para tal fin y que cumple con el Reglamento eIDAS, aseguras una gestión rápida y con total validez jurídica. 💫

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6 tipos de contratos de trabajo

En España existen varios tipos de contrato, son los siguientes: 📋

1. Contrato indefinido

El contrato indefinido no tiene fecha de finalización y generalmente implica una jornada completa de trabajo. Este tipo de contrato ofrece estabilidad laboral, permitiendo que los empleados accedan a beneficios y mejoras progresivas con el tiempo, tales como:

  • aumentos salariales
  • y oportunidades de desarrollo profesional.

Aporta seguridad tanto para el empleado como para el empleador, fomentando la lealtad y reduciendo la rotación de personal. Es crucial que el contrato especifique claramente las responsabilidades y expectativas para asegurar una relación laboral clara y duradera.

2. Contrato a tiempo parcial

El contrato a tiempo parcial se caracteriza porque el empleado trabaja menos de 30 horas a la semana. Aunque es similar al contrato indefinido en términos de estabilidad y derechos laborales, la principal diferencia radica en la reducción de la jornada laboral.

Este tipo de contrato es ideal para personas que buscan flexibilidad, como estudiantes o quienes tienen responsabilidades familiares.

Al igual que con el contrato indefinido, es esencial detallar claramente las expectativas y responsabilidades para mantener una relación laboral efectiva y transparente.

3. Contrato de obra y servicio

Este contrato se aplica a proyectos específicos, con una jornada de 45 horas semanales y finaliza al completarse la obra o servicio designado. Es ideal para trabajos temporales como construcciones o consultorías. La justificación clara del empleador sobre la necesidad del proyecto es crucial para su validez.

El empleador tiene que justificar una acción concreta en la que se necesite una prestación de servicio. Las horas semanales serán de 45 horas.

4.Contrato temporal o a plazo fijo

Este contrato se establece por un período específico, con una duración previamente definida. Es adecuado para cubrir necesidades temporales de la empresa, como:

  • períodos de alta demanda
  • o sustitución de personal.

Según la legislación vigente, puede ser ampliado si las circunstancias lo requieren y las partes están de acuerdo. Este tipo de contrato asegura flexibilidad, permitiendo a la empresa ajustar su fuerza laboral según las necesidades operativas y económicas.

5. Contrato en prácticas

El contrato en prácticas profesionales está destinado a aquellos.as que tengan un título universitario o de Formación Profesional media o superior en el ámbito de trabajo. No puede haber transcurrido más de cinco años desde su obtención, siete en caso de personas en situación de discapacidad.

La duración del contrato será mínimo de seis meses y máximo de dos años.

6. Contrato de formación y aprendizaje

Están pensados para aquellos.as sin formación específica para los puestos determinados. Estos serán regulados por el convenio colectivo aplicable, con una duración mínima de seis meses y máxima de tres años.

Todos estos contratos tienen derecho a poner un periodo de prueba, en el cual las dos partes pueden anular el contrato. Su tiempo está establecido por el Convenio correspondiente y, a efectos laborales, el.la empleado.a tiene los mismos derechos que el resto de la plantilla.

¿Qué hay de los modelos de contrato de trabajo en Word o Excel?

Ya conoces la ventaja de utilizar una herramienta digital especializada y certificada:

  • cumplir las exigencias legales,
  • ahorrar tiempo,
  • automatizar procesos,
  • evitar errores y sanciones.

Si aún no te animas a dar un paso hacia el futuro, existen modelos listos para personalizar. Por ejemplo, el Servicio Público de Empleo (SEPE) pone a disposición plantillas de contrato formalizadas. Su uso tiene la ventaja de que recoge una gran cantidad de datos. Puedes encontrar más información en su apartado de modalidades de contratos.

Descarga nuestra plantilla de contrato de manera gratuita. Puedes añadir las cláusulas que consideres necesarias y personalizar según las necesidades de tu empresa.

Modelo de contrato de trabajo a completar

Descarga el modelo

Respondemos a las preguntas frecuentes sobre cómo hacer un contrato de trabajo

¿Cómo puedo determinar el tipo de contrato más adecuado para un nuevo empleado?

Para elegir el tipo de contrato adecuado, considera la naturaleza del trabajo y la duración del proyecto o tarea. Por ejemplo, para necesidades de empleo permanentes, un contrato indefinido es adecuado, mientras que para proyectos con una duración específica o trabajos estacionales, un contrato temporal podría ser más apropiado. Consulta con un asesor legal para asegurarte de que el tipo de contrato seleccionado cumpla con todas las normativas locales.

¿Qué cláusulas especiales debería considerar incluir en un contrato de trabajo?

Además de las cláusulas estándar, puedes incluir términos específicos relacionados con políticas de privacidad, uso de tecnología de la empresa, cláusulas de no competencia y confidencialidad, especialmente relevantes en industrias donde la información sensible es crítica. También considera cláusulas sobre formación obligatoria y derechos de propiedad intelectual si el empleado generará contenido o inventos para la empresa. 📑

¿Existe alguna consideración especial al contratar a trabajadores extranjeros?

Al contratar trabajadores no residentes, verifica que cumplan con los requisitos de permiso de trabajo y residencia. Además, es esencial adaptar el contrato para asegurarse de que cumple con las leyes tanto locales como internacionales aplicables, lo que puede requerir cláusulas adicionales sobre la legislación aplicable y la jurisdicción en caso de disputas.

¿Cómo puedo manejar las expectativas del empleado respecto al contrato?

Una buena práctica es discutir el contrato en una reunión antes de la firma, permitiendo que el empleado haga preguntas y expresar cualquier preocupación. Esto no solo ayuda a clarificar las expectativas, sino que también refuerza la transparencia y la confianza entre el empleado y tu empresa. 🤝

¿Qué debo hacer si la ley cambia después de haber firmado un contrato?

Mantente al tanto de las actualizaciones legislativas relevantes para tu industria y ubicación. Si una nueva ley afecta los contratos existentes, es posible que necesites modificar esos contratos para asegurarte de que sigan siendo legales y relevantes. Consulta con un abogado especializado en derecho laboral para realizar estos ajustes de manera efectiva y conforme a la ley.

¿Es necesario renovar los contratos de trabajo anualmente?

En general, los contratos de trabajo no requieren ser redactados de nuevo cada año, ya que permanecen vigentes mientras el empleado continúe trabajando en la empresa. Esto aplica en la mayoría de las situaciones, a menos que se especifique lo contrario en los términos del contrato o lo exijan cambios significativos en las condiciones laborales o en la legislación.

¿En qué se diferencian una carta de oferta de trabajo y un contrato de trabajo?

Una carta de oferta de trabajo sirve como comunicación preliminar que esboza las condiciones básicas de empleo de manera informal, dirigida a los candidatos seleccionados. Por otro lado, un contrato de trabajo es un documento formal que establece los términos y condiciones detallados y legalmente vinculantes que regulan la relación laboral entre el empleado y el empleador.

¿Qué es un contrato de trabajo implícito?

Un contrato de trabajo implícito se forma a partir de acuerdos verbales o conductas que se dan durante el proceso de entrevista o interacción laboral, a diferencia de un contrato escrito que detalla explícitamente los términos y condiciones en documento formal. 🗣️

¿Cómo realizar un contrato de trabajo? ¡Ya lo sabes!

Al final, crear y gestionar contratos de trabajo efectivos es crucial para establecer una relación laboral clara y transparente entre empleadores y empleados. Discernir el tipo adecuado de contrato y asegurar que las cláusulas cumplan con las regulaciones legales es fundamental para proteger los derechos de ambas partes y fomentar un entorno laboral armonioso.

La digitalización de los contratos optimiza este proceso, y adoptar herramientas modernas para la creación y firma de contratos asegura conformidad legal y reduce el riesgo de errores.

Mantenerse actualizado sobre cambios legislativos y adaptar los contratos a estos asegura adaptabilidad en un mercado en constante evolución. Un contrato de trabajo bien elaborado es esencial para el éxito organizacional. 🎉

¡Ya tienes toda la información para realizar todos tus contratos de trabajo y digitalizarlos!

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