Onboarding empleados: 3 fases y herramientas infalibles

Onboarding: aumenta la productividad y retén el talento

Onboarding

En un mundo laboral cada vez más competitivo e innovador, la implementación de buenas prácticas como el onboarding son necesarias. Esto permite que las empresas encuentren el mejor capital humano y que este quiera hacer parte de organizaciones donde se pueda sentir cómodo e identificado.

Incluir procesos de incorporación y acompañamiento para las nuevas personas que harán parte de una empresa se ha convertido en una prioridad dentro del Departamento de Recursos Humanos pues, a fin de cuentas, conllevan un aumento en la productividad, en la tasa de retención de nuevo talento y en la satisfacción laboral y personal.

¿Quieres saber cómo crear una ventaja competitiva a partir de la orientación para nuevos empleados? Te contamos cómo hacerlo con un programa onboarding exitoso.

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Onboarding: definición

¿Qué es el onboarding?

Onboarding es un anglicismo que en español designa el proceso de incorporación e integración de nuevas personas a la empresa.

Este proceso tiene un antes (pre onboarding), un durante (onboarding) y un después (seguimiento). Esto quiere decir que no se limita al momento en el que la nueva persona llega a la empresa, sino que comienza desde su reclutamiento hasta incluso un año después de su contratación.

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© OKN Learning

Objetivos del onboarding

Sin perder de vista que firmar un contrato laboral es la manera de formalizar una relación después de haber pasado por un proceso de selección, debes asegurarte que la primera impresión sea buena y construya las bases para una vinculación duradera.

Así, los objetivos del onboarding incluyen que:

  • la persona tenga una experiencia memorable, que la moltive desde el primer día,
  • la integración de la persona al nuevo equipo y a la empresa sea natural, sencilla y comprensible,
  • se sienten las bases para que persona cree, poco a poco, una red de apoyo entre sus colegas,
  • la curva de aprendizaje de la persona presente un buen desempeño en el tiempo esperado.

Proceso de onboarding: 3 pasos fundamentales

Llevar a cabo un proceso de incorporación e integración exitoso depende en gran parte de la filosofía y valores de tu empresa. Sin embargo, existen ciertos pasos fundamentales para que el onboarding se desarrolle de la mejor manera:

1. Anticipa: el pre onboarding

La etapa previa a que la persona devenga un activo de tu empresa (fase de reclutamiento), es muy importante puesto que es la oportunidad de transmitir cuál es la cultura y el funcionamiento de la empresa.

Esto es importante porque le permite a la persona confirmar que sus expectativas están alineadas con las de la empresa.

Una vez la voluntad de establecer un vínculo laboral es un hecho, es bueno entablar un diálogo claro, directo y cercano con la persona, mientras se le solicita la documentación necesaria y se le transfiere la información que va a requerir para comenzar a trabajar.

Explicarle en qué va a consistir su primer día y qué necesita para estar preparada será esencial.

🔧  Herramienta aconsejada: Personio.

Concebido para pymes donde “los directores de RR. HH. tienen todo bajo control”, Personio es un software integral que contempla la fase de reclutamiento.

Su función para la incorporación de personal te ayuda a concebir procesos estructurados que permiten coordinar todas las actividades necesarias.

Este software basado en la nube te permite trabajar sobre la marcha, sin preocuparte por configurar y actualizar procesos de contratación manualmente.

2. Cuida: cada detalle del onboarding

Llega el primer día y ahora se trata de volcar la gestión de recursos humanos al servicio de la persona para que se sienta acogida, motivada e importante dentro del funcionamiento de la empresa.

Para esto necesitas:

  • Cubrir las necesidades a nivel:
    • Práctico: que la persona conozca metas, estrategia, posicionamiento y objetivos de la organización, así como su espacio de trabajo.
    • Logístico: que todas las herramientas que requiere para realizar su trabajo sean operativas (equipos, software, herramientas de comunicación, etc.).
    • Personal: que la persona pueda identificar claramente qué se espera de ella y cuente con los medios necesarios para integrarse con su grupo de trabajo cercano y extendido.
  • Organizar reuniones con los responsables jerárquicos (jerarquía social de la empresa), de manera que la persona sepa a quién debe dirigirse y se puedan comenzar a discutir temas como las expectativas frente a la ejecución de sus labores.
  • Coordinar capacitaciones, cuidando que la información que se proporcione sea pertinente y transmitida en el momento indicado.
  • Establecer dinámicas de acción y seguimiento, no solo para que la persona tenga claras sus actividades desde el comienzo, sino también para poder hacer un balance periódico de su desempeño y poder responder a sus dudas e inquietudes.

Contar con un gesto de bienvenida, el cual cumpla con el objetivo de destacar y fortalecer tu marca empresa. Esto se puede lograr por medio de un paquete de bienvenida, por ejemplo.

🔧  Herramienta aconsejada: Gestionet.

Soluciones tecnológicas basadas en la gamificación y la simulación empresarial son uno de los muchos puntos fuertes de Gestionet.

La funcionalidades de Gestionet buscan favorecer principalmente el aprendizaje y la transmisión de contenidos y valores propios de la cultura de la empresa, algo esencial durante el proceso de onboarding.

Con la plataforma e-learning que ofrece Gestionet, puedes reducir los costes de formación e inducción, además de poder contar con una solución HR Tech o plan de onboarding Digital.

3. Prepara: la evaluación del onboarding y un eventual offboarding

Aún cuando el proceso de incorporación, el cual corresponde a las dos etapas anteriores, ya se ha realizado de manera satisfactoria, es importante no perder el impulso, proyectar las buenas prácticas a largo plazo y cuidar el proceso de partida de las personas.

🔧 Herramienta aconsejada: Factorial

Una solución integral como Factorial te ofrece no solamente las mejores herramientas para acoger al nuevo talento, sino que también te ayuda a mejorar y simplificar tu proceso de offboarding. Esto es fundamental porque al asegurarles una salida satisfactoria a las personas que terminan sus misiones, las conviertes en aliadas y en una voz favorable para tu empresa.

Con las funcionalidades que te ofrece Factorial, el intercambio de responsabilidades entre personas se facilita y la comunicación entre el departamento de recursos humanos y el resto de empleados está garantizada.

Ventajas del onboarding

De forma general, este tipo de instrumentos se traducen en un aumento en la productividad puesto que:

  • ayudan a retener el talento,
  • contribuyen a disminuir la rotación de personal y los costes derivados de la contratación,
  • mejoran el ambiente laboral y promueven el sentido de pertenencia,
  • dotan de mejores herramientas e instrumentos a la empresa,
  • optimizan el proceso de integración y otorgan importancia a las personas,
  • ayudan a consolidar la marca empresa.

Plan de integración: ¡a bordo!

Emprender una nueva aventura profesional es sin duda un reto emocionante que viene acompañado de propósitos y ambiciones personales.

Sin embargo, no hay que ignorar que una moneda siempre tiene dos caras y que el entusiasmo propio de comenzar en un nuevo puesto de trabajo, trae consigo una cuota de nerviosismo e incertidumbre. De ahí la importancia de prever dinámicas que permitan asegurar el éxito de los procesos de contratación, incorporación e integración de nuevos talentos.

Involucrar a los equipos y a las directivas de la empresa durante las diferentes etapas del onboarding, asegura que las personas constaten el interés y compromiso de la empresa y quiera involucrarse con ella desde el primer día.

Por demás, la utilización de la tecnología (correo electrónico, plataformas colaborativas, software especializado, etc.) a favor de los procesos de integración de nuevos talentos contribuye a que estos se conecten y compartan entre sí. Poner en marcha un plan de aprendizaje y otros métodos similares, impacta positivamente la productividad de tu empresa.

¡Prepárate para abordar!

Artículo actualizado, publicado inicialmente en febrero de 2020

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