Contar con el mejor onboarding para levar ancla y hacerse a la mar

Por María Fernanda Aguirre
Actualizado el 27 de diciembre de 2021, públicado inicialmente en julio 2020
how-to backgroundmejores procesos de onboarding

Sin duda alguna, a la hora de levar ancla y hacerse a la mar necesitas contar con la mejor tripulación. 

Pero, ¿cómo contratar y, sobre todo, retener al mejor talento en un mundo laboral cada vez más competitivo e innovador?

Prácticas como el onboarding ayudan al Departamento de Recursos Humanos a retener al mejor capital humano, gracias a un acompañamiento a lo largo del proceso de incorporación

En este artículo te acompañamos en la orientación de tus nuevos efectivos, a partir de la concepción de un completo programa de onboarding exitoso. ¿Listo para zarpar? 

Proceso onboarding: qué es en español

Onboarding es un anglicismo cuya traducción en español designa el proceso de incorporación e integración de nuevas personas a la empresa.

Este proceso está compuesto por:

  • Un antes (pre onboarding),
  • un durante (onboarding),
  • un después (seguimiento).

☝ Esto quiere decir que no se limita al momento en el que la nueva persona llega a la empresa, sino que contempla desde el reclutamiento hasta un año después de la contratación e, incluso, puede contemplar su retiro, a través del proceso de offboarding.

onboarding-empleados

¿Puntos comunes entre los mejores procesos de onboarding?

Firmar un contrato laboral es la manera de formalizar una relación después de haber pasado por un proceso de selección. A partir de aquí, debes asegurarte que la primera impresión sea buena y construya las bases de una vinculación duradera. Veamos cómo lograrlo.

🔙  Durante el pre-onboarding:

1. Prepara cada detalle

Los objetivos que debes perseguir en esta etapa son que:

  • La persona tenga una experiencia memorable y motivadora.
  • La integración de la persona al nuevo equipo sea natural, sencilla y comprensible.
  • La persona esté en capacidad de crear una red social de apoyo con sus colegas.

    Para lograrlo, una vez que has superado las fases de reclutamiento y selección, debes planear cada detalle de tu proceso de contratación:

    1. Creación del expediente administrativo de la persona.
    2. Preparación del puesto de trabajo.
    3. Determinación de la estrategia de bienvenida.

2. Transmite la cultura de la empresa

Llevar a cabo un proceso de incorporación e integración exitoso depende en gran parte de la filosofía y valores de tu empresa. La etapa previa a que la persona devenga un activo de la organización consiste en transmitirle claramente los valores y funcionamiento de la misma.

Esto es importante porque le permite a la persona confirmar que sus expectativas están alineadas con las de la empresa.

3. Da a conocer el proceso

Una vez la voluntad de establecer un vínculo laboral es un hecho, es necesario entablar un diálogo claro, directo y cercano con la persona, mientras se le solicita la documentación necesaria y se le transfiere la información que va a requerir para comenzar a trabajar.

🛠  Explícale en qué va a consistir su primer día y lo que va a requerir para el mismo. Puedes apoyarte en una herramienta como Personio, un software integral que contempla la fase de reclutamiento.

Su función para la incorporación de personal te ayuda a concebir procesos estructurados que permiten coordinar todas las actividades necesarias. Esta herramienta basada en la nube te permite trabajar sobre la marcha, sin preocuparte por configurar y actualizar procesos de contratación manualmente.

personio-onboarding© Personio

🔛  Al momento del onboarding:

4. Prepara el primer día en la empresa

Llega el primer día y se trata de volcar la Gestión de Recursos Humanos al servicio de la persona para que se sienta acogida, motivada e importante dentro del funcionamiento de la empresa.

Más del 22% de las nuevas incorporaciones de una empresa abandonan su puesto en los primeros meses.

Deloitte

🛠   Apóyate en herramientas completas y versátiles que te ayuden a destacar y fortalecer tu marca empleador como Lucca Esencial RRHH. Este software de recursos humanos cuenta con diferentes soluciones complementarias que te permiten asegurar la calidad de la gestión del talento humano de tu empresa. En materia del proceso de onboarding, el módulo Poplee Core HR, te permite dirigir todas las tareas necesarias para recibir e integrar a las nuevas personas.

lucca-onboarding© Lucca

Ofrecerle un paquete de bienvenida también puede hacer que te destaques y que la persona se sienta bien recibida.

5. Cubre todas las necesidades

Esto contempla las necesidades a nivel:

  • Práctico: que la persona conozca metas, estrategia, posicionamiento y objetivos de la organización.
  • Logístico: que todas las herramientas necesarias que requiere para realizar su trabajo sean operativas (equipos, software, herramientas de comunicación, etc.).
  • Personal: que la persona pueda identificar claramente qué se espera de ella y cuente con los medios necesarios para integrarse con su grupo de trabajo cercano y extendido.

6. Prevé reuniones y capacitaciones

Coordina y organiza:

  • Reuniones con los responsables jerárquicos (jerarquía social de la empresa), de manera que la persona sepa a quién debe dirigirse y se puedan comenzar a discutir temas como las expectativas frente a la ejecución de sus labores.
  • Capacitaciones, en donde la información que se proporcione sea pertinente y transmitida en el momento indicado.

🔜  Después del onboarding:

7. Realiza un acompañamiento constante

Aún cuando el proceso de incorporación ya se haya realizado de manera satisfactoria, es importante no perder el impulso y proyectar las buenas prácticas a largo plazo, de manera que la tasa de rotación de personal se mantenga estable y no alcance valores altos.

8. Evalúa la efectividad del onboarding

Establecer dinámicas de acción y seguimiento como la evaluación de desempeño para poder:

  • hacer un balance periódico del trabajo de las personas,
  • asegurar que la curva de aprendizaje avance como se esperaba,
  • responder a las dudas, solicitudes y necesidades de la persona.

9. Concibe un proceso de offboarding

Cuidar el proceso de partida de las personas es igual de importante que contar con un buen plan de onboarding. Luego de haber sostenido una relación laboral durante un tiempo, es momento de reconocer el trabajo realizado por la persona.

Aunque este proceso no es evidente o no se suele pensar en él, tiene una importancia fundamental para la imagen intachable que quieres transmitir de tu empresa.

🛠  Para mejorar y simplificar tu proceso de offboarding, apóyate en una solución integral como Factorial, cuyas funcionalidades simplifican el intercambio de responsabilidades entre personas y facilitan la comunicación entre el Departamento de Recursos Humanos y el resto de empleados. Esto es fundamental pues les aseguras una salida satisfactoria a las personas que terminan sus misiones, convirtiéndolas en aliadas y en una voz favorable para tu empresa.

factorial-onboarding© Factorial

Ventajas del onboarding digital

La utilización de la tecnología (correo electrónico, plataformas colaborativas, software especializado, etc.) a favor de los procesos de integración de nuevos talentos contribuye a que estos se conecten y compartan mejor entre sí.

Poner en marcha un plan de aprendizaje y otros métodos similares, conlleva un aumento en la productividad de la empresa, puesto que:

  • ayudan a retener el talento,
  • contribuyen a disminuir la rotación de personal y los costes derivados de la contratación,
  • mejoran el clima laboral y promueven el sentido de pertenencia,
  • optimizan el proceso de integración y dotan de importancia a las personas,
  • ayudan a consolidar la marca empresa.

Ejemplo de un proceso de onboarding empleados

Preparar el plan de acción

  • Envía un correo electrónico de felicitación al nuevo recluta y pídele información sobre la contratación.
  • Reúne a los responsables del equipo y del departamento en cuestión para definir los objetivos de la incorporación,
    definir el rol de las partes interesadas en el proceso de inducción.
  • Planifica un programa de formación para apoyar el desarrollo de las habilidades del nuevo empleado (puedes ampliarlo si es necesario una vez que el empleado se haya asentado en la empresa).
  • Elige un mentor y define tus objetivos (un voluntario con sentido de la pedagogía).
  • Designa a una persona responsable de los documentos administrativos relativos a la contratación del nuevo empleado (departamento de RR.HH.).

Preparar el entorno de trabajo

  • Prepara el puesto de trabajo (mesa, material, ordenador, teléfono).
  • Prepara identificadores para las distintas herramientas digitales y los elementos periféricos como la tarjeta de visita, la insignia, el coche de empresa, etc.
  • Comunica las horas de trabajo del primer día, las diferentes formas de almorzar o el código de vestimenta.
  • Envía un correo electrónico a todos los empleados para informarles de la inminente llegada del nuevo empleado.

El primer día

  • Ofrece un paquete de bienvenida y regalos si los tiene (bolígrafo, memoria USB, etc.).
  • Da una visita a las instalaciones.
  • Introduce al trabajador en el puesto de trabajo.
  • Explica el funcionamiento del ordenador y de las herramientas digitales (presentar solo lo esencial al principio).
  • Presenta las diferentes personas del departamento (otros departamentos pueden ser visitados más adelante en la semana).
  • Planifica una reunión con el director y el mentor.

¿Qué pasa después?

  • Organiza comidas de empresa y sesiones de afterwork para conocerse,
  • Toma una foto para actualizar las redes sociales profesionales o la página web de la empresa.
  • Realiza revisiones semanales para supervisar el progreso de los objetivos y establecer otros nuevos.
  • Pide opiniones sobre el proceso de incorporación a la empresa.

Proceso de integración: ¡a bordo!

La incorporación es una parte importante del proceso de reclutamiento para los recién llegados a una empresa. Les ayuda a sentirse a gusto en la empresa y a aumentar su rendimiento. ¿Por qué dejar una empresa en la que te sientes bien acogido?

Planificar bien esta fase del proceso de contratación te permitirá ahorrar considerablemente, además de fomentar la cohesión del equipo.

Emprender una nueva aventura profesional es sin duda un reto emocionante que viene acompañado de propósitos y ambiciones personales.

Sin embargo, no hay que ignorar que una moneda siempre tiene dos caras y que el entusiasmo propio de comenzar en un nuevo puesto de trabajo, trae consigo una cuota de nerviosismo e incertidumbre. De ahí la importancia de prever dinámicas que permitan asegurar el éxito de los procesos de contratación, incorporación e integración de nuevos talentos.

Proceso de integración: ¡a bordo!

Emprender una nueva aventura profesional es sin duda un reto emocionante que viene acompañado de propósitos y ambiciones personales.

Sin embargo, no hay que ignorar que una moneda siempre tiene dos caras y que el entusiasmo propio de comenzar en un nuevo puesto de trabajo, trae consigo una cuota de nerviosismo e incertidumbre. De ahí la importancia de prever dinámicas que permitan asegurar el éxito de los procesos de contratación, incorporación e integración de nuevos talentos.

¿Preparado⋅a para abordar?

Artículo actualizado, publicado inicialmente en julio de 2020.

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