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Onboarding digital: qué es y cómo funciona

Por María Fernanda AguirreActualizado el 4 de octubre de 2022, públicado inicialmente en julio 2020

Tu negocio va viento en popa y tú quieres asegurarte de seguir contando con la mejor tripulación.

Entonces, ¿cómo contratar y, sobre todo, retener al mejor talento en un mundo laboral cada vez más turbulento y competitivo?

Prácticas como el onboarding ayudan al responsable directo de la contratación o del área de recursos humanos a retener al mejor capital humano y ofrecerle una experiencia positiva a lo largo del proceso de integración.

En este artículo te revelamos las fases del onboarding digital (¡detalladas y supersencillas!) para un proceso de reclutamiento exitoso.

⚓️ Anclas, ¡a levar!

Onboarding digital

¿Qué es el onboarding de personal?

Onboarding es un anglicismo cuya traducción al español designa el proceso de incorporación e integración de nuevas personas a la empresa.

En otras palabras, es el acompañamiento de un·a nuevo·a trabajador·a dentro de la empresa, desde el momento en que se le contrata hasta que toma posesión de su puesto, de forma funcional y operativa.

¿Cuánto dura el proceso de onboarding?

Para que el nuevo talento viva una experiencia agradable desde el comienzo, el proceso de onboarding debe contemplar:

  • Un antes (pre-onboarding),
  • un durante (onboarding),
  • un después (seguimiento).

☝ Esto quiere decir que el proceso no se limita al momento en el que la nueva persona llega a la empresa, sino que contempla desde su reclutamiento hasta un año después de la contratación e, incluso, puede contemplar su retiro, a través del proceso de offboarding.

fases-del-onboarding

Beneficios del onboarding RR. HH.

La incorporación es una parte integral del proceso de contratación y tiene como objetivo el bienestar general de las personas.

Según un estudio realizado por Robert Half, uno de cada dos empleados está dispuesto a dimitir en el primer mes de trabajo. Para el 29,9% de ellos, una mala acogida es una de las principales razones por las que se irían.

La pérdida de un nuevo talento es un revés para cualquier reclutador, dados los costes que conlleva el proceso de selección y contratación. Por eso, cada vez más empresas le apuestan a llevar a cabo un proceso de onboarding contínuo.

En resumen, un onboarding exitoso te permite:

  • Asegurarte de que las personas:
    • Comprendan la cultura organizacional;
    • se involucren más rápidamente en el trabajo en equipo;
    • se sientan reconocidas y valoradas.
  • Disminuir el índice de rotación.
  • Propender por una comunicación fluida a largo plazo.
  • Garantizar una mayor eficacia y ahorrar tiempo.
  • Mejorar la employer branding o marca empleador.
  • Optimizar la gestión del talento.

Etapas → Cómo hacer un buen onboarding en 11 etapas clave

Firmar un contrato es la manera de formalizar una relación laboral después de haber pasado por un proceso de selección. A partir de aquí, debes asegurarte que la primera impresión sea buena y construya las bases de una vinculación duradera. Veamos cómo lograrlo.

🔙 Durante el pre-onboarding:

1. Preparar con anticipación el puesto de trabajo

La palabra clave aquí es "preparación". No hay que dejar nada al azar cuando se trata de incorporar nuevo talento a la empresa. Según Brillant Ink, el 43% de las personas que comenzó en un nuevo puesto, señaló que el primer día parecía desorganizado y confuso.

Apóyate en el/la mánager del departamento del que formará parte el/la nuevo·a trabajador·a para saber exactamente cuál es su función, con una lista de sus misiones, tareas, etc. Cuanto más precisa sea la información que reciba la persona que ingresa, más rápido se familiarizará con ella.

⚠️ Ten cuidado de no confundir cantidad con calidad. Demasiada información el primer día podría abrumar al empleado 🥴.

2. Hablar con los/las mánagers

Como hemos mencionado anteriormente, los/las mánagers son quienes están más cualificados·as para planificar la llegada de los nuevos miembros del equipo, ya que serán los referentes durante toda la vida de los mismos en la empresa.

Por lo tanto, es natural (y preferible) que el/la mánager sea quien organice la integración exitosa de la persona que ingresa.

3. Elegir un·a mentor·a

Cada vez más presente en las empresas, la persona con este rol es un agente colaborador para la persona que ingresa. Su misión consiste en ser un referente para la persona que ingresa. Para esto, debe estar en capacidad de comunicar asertivamente, escuchar activamente y responder a las posibles dificultades que se le pueden presentar al nuevo efectivo.

No siempre es fácil acudir a su n°1 con preguntas, seguramente porque el/la trabajador·a se exige demasiado y no se atreve a tomar la iniciativa.

En Appvizer, por cada nueva persona que ingresa, asignamos un padrino o madrina 💪.

4. Dar a conocer el proceso

Una vez la voluntad de establecer un vínculo laboral es un hecho, es necesario entablar un diálogo claro, directo y cercano con la persona, mientras se le solicita la documentación necesaria y se le transfiere la información que va a requerir para comenzar a trabajar.

🛠 Explícale en qué va a consistir su primer día y lo que va a requerir para el mismo. Puedes apoyarte en una herramienta como Personio, un software integral que contempla la fase de reclutamiento.

Su función para la incorporación de personal te ayuda a concebir procesos estructurados que permiten coordinar todas las actividades necesarias. Esta herramienta basada en la nube te permite trabajar sobre la marcha, sin preocuparte por configurar y actualizar procesos de contratación manualmente.

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🔛 Durante el onboarding:

5. Prepara el primer día en la empresa

Llega el primer día y se trata de volcar la gestión de recursos humanos al servicio de la persona que ingresa para que se sienta acogida, motivada e importante dentro del funcionamiento de la empresa.

Más del 22% de las nuevas incorporaciones de una empresa abandonan su puesto en los primeros meses.

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🛠 Apóyate en herramientas completas y versátiles que te ayuden a destacar y fortalecer tu marca empleador como Lucca Esencial RRHH. Este software de recursos humanos cuenta con diferentes soluciones complementarias que te permiten asegurar la calidad de la gestión del talento humano de tu empresa. En materia del proceso de onboarding, el módulo Poplee Core HR, te permite dirigir todas las tareas necesarias para recibir e integrar a las nuevas personas.

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6. Recorrer la empresa y los diferentes departamentos

El entorno de trabajo, y especialmente la ubicación, es un factor muy importante para el bienestar de los/las trabajadores. Si tus instalaciones son muy grandes, es preferible una visita de no más de una hora para una asimilación más eficaz de la información. El resto puede verse al día siguiente o más adelante en la semana.

Recuerda explicar todas las normas de convivencia durante esta visita, como por ejemplo el funcionamiento de la cafetera, la forma de reciclar los residuos, dónde se encuentra la nevera, etc.

💡 Ten en cuenta: oficinas limpias y ordenadas darán una buena impresión 👍.

7. Organizar una comida con los equipos

Una vez que la persona está en su puesto de trabajo y se ha aclimatado lo suficiente a su entorno, es el momento de un evento mucho más divertido: ¡la comida de empresa!

Es durante estas reuniones cuando las personas de la empresa intercambian ideas y crean vínculos para que se establezca una verdadera cohesión de equipo. También es una oportunidad para conocer a colegas de otros departamentos y, por qué no, hacerles preguntas que permitan tener una visión global del negocio.

Del mismo modo, si las cosas no se han discutido de antemano con el/la mánager, este es el momento de hacerlo de una manera más informal, para que quien acaba de llegar se sienta cómodo.

8. Prever reuniones y capacitaciones

Coordina y organiza:

  • Reuniones con los responsables jerárquicos, de manera que la persona sepa a quién debe dirigirse y pueda comenzar a discutir sobre temas como las expectativas frente a la ejecución de sus labores.
  • Capacitaciones, en donde la información que se proporcione sea pertinente, transmitida en el momento indicado y últil para la ejecución de las misiones.

🔜 Después del onboarding:

9. Realizar un onboarding continuo

Aún cuando el proceso de incorporación ya se haya realizado de manera satisfactoria, es importante no perder el impulso. Para esto proyecta las buenas prácticas a largo plazo, de manera que la tasa de rotación de personal se mantenga estable y no alcance valores altos.

10. Evaluar la efectividad del onboarding

Establece dinámicas de acción y seguimiento como la evaluación de desempeño para así poder:

  • Hacer un balance periódico del trabajo de las personas,
  • asegurar que la curva de aprendizaje avance como se esperaba,
  • responder a las dudas, solicitudes y necesidades de la persona.

11. Concebir un proceso de offboarding

Cuidar el proceso de partida de las personas es igual de importante que contar con un buen plan de onboarding. Luego de haber sostenido una relación laboral durante un tiempo, es momento de reconocer el trabajo realizado por la persona.

Aunque este proceso no es evidente o no se suele pensar en él, tiene una importancia fundamental para la imagen intachable que quieres transmitir de tu empresa.

🛠 Para mejorar y simplificar tu proceso de offboarding, apóyate en una solución integral como Factorial HR, cuyas funcionalidades simplifican el intercambio de responsabilidades entre personas y facilitan la comunicación entre el Departamento de Recursos Humanos y el resto de empleados. Esto es fundamental pues les aseguras una salida satisfactoria a las personas que terminan sus misiones, convirtiéndolas en aliadas y en una voz favorable para tu empresa.

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Consejos para permanecer a flote en materia de onboarding a distancia

Por último, si tienes o trabajas en una empresa que ha adoptado un método de trabajo híbrido, presencial y a distancia, o si parte de tu plantilla se encuentra en otra región o en el extranjero, también para ti es importante saber cómo acoger a tus empleados fuera de las oficinas.

Al igual que en una reunión presencial, la integración a distancia debe ofrecer a tus nuevos·as trabajadores todo lo que necesitan para realizar sus tareas: formación, familiarización con las herramientas y los procesos, trámites administrativos, etc. Esta es la base esencial para construir una buena relación de trabajo.

He aquí varios consejos para incorporar con éxito al personal en remoto:

Mantener una comunicación regular

Durante la incorporación en línea, haz todo lo posible para evitar que la persona se sienta aislada o dejada a su propia suerte. Acompaña el onboarding vía videoconferencia o chat y permanece disponible para explicar procesos y detectar problemas antes de que crezcan.

No olvides transmitir las buenas prácticas sobre el derecho a la desconexión.

Preparar las herramientas

Transmite un documento que resuma las herramientas y los programas informáticos utilizados, así como información sobre los enlaces de acceso, las contraseñas al correo electrónico y otras páginas y los contactos del departamento informático.

💻 Prepara el equipo técnico que se entregará a la persona, idealmente ya configurado.

Transmitir la cultura de la empresa

¿Cómo puedes comunicar a los/las recién llegados·as la misión, los valores y la visión de la empresa? La comunicación interna será tu aliada (red social corporativa, mensajería, archivos compartidos, etc.) y, por qué no, un team building virtual.

🙌 Ofrecer un paquete de bienvenida o welcome pack también facilitará la asimilación de los nuevos códigos culturales y sociales de la organización.

Gestionar los aspectos administrativos

Asegúrate de tramitar la documentación administrativa antes de que llegue la nueva persona.

🌎 Cuando se contrata en el extranjero, los trámites administrativos pueden ser más complejos de cumplir: cumplimiento, legislación laboral, especificidades locales, etc.

Pero que no cunda el pánico. Para contratar talento a nivel internacional, hoy en día existen soluciones de RR. HH. especializadas en la materia.

En resumen…

  • La incorporación es una parte importante del proceso de reclutamiento para los recién llegados a una empresa. Les ayuda a sentirse a gusto y a aumentar su rendimiento.
  • Para esto, implementar un proceso de onboarding o de preparación de llegada de la nueva persona, es fundamental.
  • Planificar correctamente esta fase del proceso de contratación te permite:
    • Ahorrar recursos considerablemente, además de fomentar la cohesión del equipo;
    • hacer sentir bien a las personas que ingresan y asegurar su motivación;
    • transmitir tus valores y la cultura empresarial;
    • asegurar el éxito continuo de tu negocio.
  • Son varias las etapas que componen un buen plan de onboarding:
    • La anticipación de la llegada de la nueva persona;
    • la preparación de todos los aspectos administrativos de su contratación;
    • el recibimiento durante el primer día;
    • la presentación de los equipos, misiones y funcionamiento de la empresa;
    • la inclusión efectiva;
    • la capacitación de la persona;
    • el seguimiento de su proceso, etc.
  • Existen diferentes formas de abordar el proceso de incorporación en la empresa y cada compañía es libre de incluir más o menos etapas, según lo considere útil.

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