Claves sobre cómo implementar CRM en una empresa

 Claves sobre cómo implementar CRM en una empresa

¿Cómo implementar un CRM en una empresa con garantías de éxito? Sin duda es un reto para cualquier compañía adoptar un software de gestión. Las empresas más pequeñas con menos recursos económicos necesitan prepararse antes de incorporar la herramienta, sobre todo cuando el modo de trabajo no está sistematizado. Disminuir la resistencia de los usuarios al cambio, migrar datos y capacitar al personal, entre los desafíos previos a la llegada del CRM. Veamos cuáles son los pasos necesarios para implementar una solución CRM con éxito.

Cuando piensas en cómo implementar un CRM en una empresa aparecen muchas variables a considerar, tanto en su elección como en los pasos a seguir para la instalación definitiva.

Las organizaciones que cuentan con una cartera de clientes de alto valor y disponen de personal cualificado en todos los departamentos, utilizan herramientas como los ERP. Sin embargo no tienen una gestión centralizada que les permita el control total de las actividades internas y de la comunicación. No están registrando todas las interacciones con los clientes durante el proceso de venta.

Esto lleva a la toma de decisiones lentas, pérdidas de tiempo y oportunidades de venta. Crean malestar y quejas constantes entre los departamentos de una empresa. Imagina que en cada visita a un cliente se invierta más tiempo en recopilar la información de las transacciones, obtener reportes y preparar una oferta, que en la visita en sí misma.

Un CRM centraliza la gestión y la información, controla los procesos comerciales y vuelve la comunicación más accesible para todos.

La mejor selección de software para tu negocio

SocialJsCRM

SocialJsCRM
El software CRM diseñado por y para equipos de ventas
¡Pruébalo gratis!
Ver este software

Simple CRM

Simple CRM
Un programa de CRM sencillo, intuitivo y asequible
Visite el sitio web
Ver este software

Jamespot Support technique

Jamespot Support technique
ofrece a tus clientes una asistencia técnica innovadora
Visite el sitio web
Ver este software

Prepararse antes de probar un CRM

Hoy el mercado ofrece más soluciones CRM que nunca, con decenas de opciones diferentes que pueden crear confusión a la hora de seleccionar el modelo adecuado para las necesidades de cada negocio.

Una vez elegido el software de gestión, muchas empresas intentarán la vía de la auto-implementación por rapidez y ahorro de costos, y entrarán en un camino complejo.

Centrar la responsabilidad de la implementación del CRM en una persona interna de la compañía, sin experiencia ni recursos suficientes, llevará la iniciativa al fracaso, incluso antes de comenzar a utilizar la herramienta.

Las organizaciones con más capacidad financiera pueden permitirse altas inversiones en análisis estratégico y capacitación de todo el personal cuando implementan un CRM. Incluso incorporar un socio estratégico durante meses para generar ROI en menor tiempo.

Las empresas más pequeñas necesitan prepararse antes de adoptar la herramienta de gestión para que el despliegue del CRM sea exitoso. Es un reto interno grande, más cuando el modo de trabajo no está del todo sistematizado. Necesitan disminuir la resistencia de los usuarios al cambio que significa llevar una nueva herramienta tecnológica de gestión.

Si cuentan con apoyo interno del proveedor para solventar dudas de los usuarios, estarán más cerca de conseguir el objetivo de incorporar con garantías un CRM.

Qué debes saber antes de implementar un CRM

Implementar un CRM llevará grandes ventajas a las empresas: agiliza la toma de decisiones, mejora el seguimiento de los clientes, consigue reportes ágiles, ayuda a planificar y gestionar las oportunidades de venta de manera más eficiente. En definitiva, optimiza los procesos de trabajo.

Sin embargo, a la hora de implementar el CRM es importante prepararse. Aquí indicamos los pasos generales para una buena incorporación.

Cómo implementar el CRM en una empresa: pasos

1 Entiende tu proceso de ventas

Analiza la comunicación con los agentes que intervienen en tu ciclo de ventas. Estudia los pasos que la empresa realiza desde la prospección hasta el cierre de la venta. Incluye el seguimiento del cliente (propuestas presentadas, emails, llamadas telefónicas) y presta especial atención a las oportunidades perdidas. Escucha a todo el equipo de la compañía, desde el director hasta el departamento administrativo.

2 Define los objetivos

La decisión de incorporar un CRM está tomada, pero necesitas definir los objetivos por departamento para evaluar el avance. Si esperas medir los resultados de la nueva gestión con un CRM, deberás cuantificarlos: nivel de satisfacción, resolución de problemas, tiempo hasta la primera compra, etc.

3 Especifica tus necesidades y adapta el CRM

La solución CRM es a medida: piensa en el modo de personalizar la herramienta según tu proceso de venta y los objetivos determinados. Agrega a los módulos básicos aquellos que garanticen la información relevante para los departamentos de la empresa que intervienen.

Una característica del software es su flexibilidad. Admite configuraciones que satisfacen las necesidades de empresas porque están desarrollados para ajustarse a sus procesos. Configura el CRM para gestionar la información útil para tomar decisiones rápidas.

4 Prepara tu equipo

Incluso las pymes, más ágiles por tamaño y necesidad, requieren un equipo preparado para ejecutar el software.

La adopción de nuevas herramientas por parte de la fuerza de ventas es a menudo el mayor obstáculo para las empresas que implementan un nuevo CRM. Explicar cómo el CRM apoyará los procesos existentes es clave para una implementación exitosa.

Como toda nueva herramienta, se requiere tiempo para asegurar el funcionamiento adecuado y capacitación del personal. Gestiona las resistencias internas al cambio y garantiza así el apoyo de los usuarios al proyecto.

5 Prueba antes de la implementación definitiva

Imprescindible en el proceso de implementación. Comprueba que el sistema funcione antes de su incorporación definitiva. Una vez completada la prueba y rectificados los problemas, la empresa está a un paso de su utilización con confianza.

6 Monitorea y evalúa

El paso final de un despliegue con éxito del CRM es evaluar sus resultados de modo continuo. ¿El ROI es el esperado? ¿Estoy alcanzando los objetivos propuestos? Las respuestas negativas llevarán a adaptar la estrategia para alcanzar los objetivos de negocio. La evaluación puede llevarla a cabo auditorías externas.

Información adicional: mejores prácticas

Algunas consideraciones finales antes de la implementación del CRM:

  • Sanea la base de datos: si migras los datos limpios al CRM evitarás confusiones del equipo de ventas. Es una parte delicada del proceso porque intervienen mucha variables (tamaño, formato, complejidad)
  • Plantea un plan de contingencia: aunque el software funciona, nadie asegura que el 100% de la información esté a salvo. Mantén un respaldo actualizado antes de comenzar.
  • Importa los datos por secciones: así es más fácil detectar algún fallo en la migración.
  • Incorpora un experto: considera incorporar un consultor de CRM con experiencia en las áreas sensibles como la migración, a menos que dispongas de personal con experiencia dentro de la compañía.

La inversión en un CRM no mejorará el negocio si no existe una preparación antes de su incorporación y el compromiso de todo el personal por alcanzar los resultados propuestos. La gente es, en primera y última instancia, responsable del éxito de la implementación del CRM

Comentar este artículo

Añadir nuevo comentario