CRM Excel: claves para una gestión de clientes eficaz [Plantilla gratuita]

Por María Fernanda Aguirre
Actualizado el 20 de abril de 2020, públicado inicialmente en marzo 2020
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CRM Excel: ¿cómo hacerlo posible?

Si te lo estás preguntando, probablemente sea porque ya eres consciente de los innumerables beneficios que para tu negocio tiene la implementación de una estrategia y un sistema CRM.

De hecho, las cifras hablan por sí solas: según Salesforce, el uso de un CRM podría aumentar las ventas en un 29%.

Pero si esto es lo que todo buen empresario sueña, la buena voluntad no alcanza y se hace necesario apoyarse en elementos eficaces y adaptados a tus ambiciones.

Si en el desarrollo de tu actividad ya utilizas diariamente Excel, de pronto te estés preguntando cómo hacerle seguimiento a tus clientes con esta herramienta y cómo hacer una prospección a partir de esta famosa hoja de cálculo.

Consigue que tus ventas despeguen apoyándote en una herramienta CRM. En este artículo te mostramos cómo hacerlo de manera sencilla, gracias a nuestra plantilla descargable.

¿Qué es una herramienta CRM?

CRM, o Customer Relationship Management, define el conjunto de técnicas dedicadas al despliegue de una estrategia de relación con los clientes o clientes potenciales.

Una herramienta CRM, por su parte, es el medio informático que te permite la aplicación de esta estrategia, mediante la racionalización de los procesos.

Para ello, el sistema CRM debe ser capaz, como mínimo, de registrar todos los datos relativos a la prospección y la gestión de los clientes, así como de proporcionar una visibilidad de todas las interacciones con los mismos.

Gracias a esta vista de 360°, puedes detectar más oportunidades de negocio.

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¿Cómo crear un CRM en Excel?

¿Es posible crear tu propio CRM?

Excel, especialmente si estás empezando, es un gran aliado para construir tu herramienta CRM.

Resumen de sus ventajas:

  • es ampliamente conocido y está presente en la mayoría de las estructuras,
  • es fácil de usar y existe una buena cantidad de tutoriales disponibles,
  • permite agrupar y registrar la información de forma personalizada y coherente.

Sin embargo, ¿cómo transformar tu hoja de cálculo en un verdadero CRM?

1. Seleccionar los datos a incluir

Si depende de ti determinar qué información quieres incluir en tu hoja de cálculo, los siguientes párrafos te darán algunas pistas.

☝️ Ten en cuenta que lo que vamos a describir aquí también se aplica al uso de Google Sheets. De hecho, si la herramienta de la Google Suite no es tan completa como Excel, esta tiene el mérito de ser gratuita y permitir el trabajo colaborativo en simultáneo.

2. Determinar tus objetivos

Hay tantos tipos de CRM como de empresas.

Por eso es necesario determinar de antemano cuáles son los objetivos de tu CRM Excel y qué datos quieres registrar en él.

Por ejemplo: si deseas realizar acciones de fidelización, puede ser útil introducir las fechas de nacimiento de tus clientes, para poder ofrecerles un descuento en el día de su cumpleaños.

Dejamos a tu disposición nuestra plantilla gratuita de CRM Excel para que la descargues y personalices. También puedes utilizarla como inspiración para construir tu propia tabla en formato Excel.

3. Construir tablas con la identidad de tus contactos

Construye tus tablas con base en elementos identificados con anterioridad.

El tipo de información a registrar determina el nombre de las columnas en tu tabla principal: 1ra columna = 1er tipo de información.

Por lo tanto, prevé columnas que se relacionen con la identidad de los contactos: estado civil, información de contacto, etc.

Por demás, no olvides incluir la información relacionada con las acciones de la empresa:

  • actividades,
  • oportunidades de negocio,
  • estado de tus clientes y clientes potenciales: primer contacto, primer recordatorio, segundo recordatorio, cantidad de compras, abandono, etc.

En resumen, no dejes de lado ninguna información que sea útil para la gestión de la relación con tus clientes.

Ejemplo de plantilla CRM Excel:

Ejemplo plantila CRM Excel

La información adicional

Una vez tus campos estén definidos y tu tabla construida, es hora de diligenciarla.

Diligenciar tu tabla es una tarea constante: la eficiencia de tu CRM Excel reposa sobre la actualización regular de los datos y la adición de columnas tan pronto como se identifica información útil a ser explotada para desencadenar oportunidades de negocio.

4. Explotar la tabla al máximo

Utiliza sabiamente tus datos

Gracias a las funciones de segmentación de Excel, por ejemplo, puedes ver en un solo vistazo qué información es útil dentro de tu estrategia de relación con los clientes. La edad, la ubicación, el género, el canal de adquisición, el comportamiento de compra, etc.

Todos son elementos de segmentación a considerar para evitar diluir tus acciones comerciales y reducir su impacto.

¿El objetivo? Enviar siempre el mensaje adecuado al público objetivo correcto.

Al sentirse en el centro de tus acciones, y al constatar tus esfuerzos de personalización, el cliente será más receptivo a tus ofertas → objetivo de la estrategia y herramienta CRM.

Apuéstale a la prospección

Cabe señalar que el procedimiento descrito anteriormente se aplica a la gestión del cliente, pero también a la elaboración de un cuadro de seguimiento de clientes potenciales.

De hecho, podrías ingresar tus contactos en un fichero de prospección de Excel y seguir su evolución hasta la transformación en clientes, gracias al historial con el que cuentas.

Plantilla Excel seguimiento clientes gratis para descargar

Plantilla-CRM-Excel

CRM Excel: acompaña el crecimiento de tu negocio

Ya está: has adquirido los fundamentos de la gestión CRM usando Excel y ya no es necesario que te compliques pensando en grandes estrategias para optimizar tu relación con el cliente.

Aún si el uso de esta herramienta puede ser aterrador a primera vista, todas estas reservas se disipan rápidamente al constatar su efectividad y simplicidad. Además porque está disponible para todos los presupuestos, proyectos y tipos de empresas o industrias.

Todo lo que tienes que hacer, gracias a los datos con los que cuentas, es transformar el conocimiento que tienes de tus clientes en celdas interconectadas ¡y hacer que el volumen de tus negocios despegue!

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