Modelo Excel CRM y alternativas de software

¿CRM de Excel o CRM de software?

Si se hace esta pregunta, probablemente ya es consciente de los innumerables beneficios que aporta a su empresa una estrategia de ventas bien afinada y, por extensión, un sistema CRM.

Pero alcanzar el nivel de rendimiento deseado sólo puede lograrse utilizando una solución eficaz que se adapte a sus ambiciones.

Esto plantea una serie de preguntas, sobre todo si ya utiliza Excel a diario. ¿Es suficiente el seguimiento de los clientes con un archivo Excel? ¿Y cómo se configura la gestión de la prospección con la famosa hoja de cálculo? ¿O es más adecuado un software CRM?

Toma la decisión correcta e impulsa tus ventas encontrando la herramienta CRM más adecuada para ti leyendo este artículo.

Ver todos los software CRM (Customer Relationship Management)

Definición de CRM en Excel

Empecemos por definir el CRM en sí.

La gestión de las relaciones con los clientes hace referencia a todas las técnicas utilizadas para desplegar una estrategia de creación de relaciones con los clientes o clientes potenciales.

Posteriormente, una herramienta CRM se caracteriza por ser la herramienta informática que permite poner en marcha esta estrategia, agilizando los procesos.

Para ello, el sistema CRM debe ser capaz de, como mínimo

• registrar todos los datos relativos a la prospección y la gestión de clientes ;
• ofrecer visibilidad sobre todas las interacciones con los clientes actuales y potenciales.

En este sentido, Excel CR M es una de las herramientas que pueden utilizarse para llevar a cabo estas operaciones, proporcionando una visión de 360° de las oportunidades de negocio.

Plantilla gratuita de Excel CRM

Para ayudarle a crear su Excel CRM, aquí tiene una plantilla gratuita para descargar.

Depende de ti completarlo y desarrollarlo según tus necesidades.

¿Cómo crear y utilizar un CRM en Excel?

☝️ Cabe señalar que lo que vamos a describir también se aplica al uso de Google Sheet. Aunque la herramienta de Google Suite no es tan completa como Excel, tiene el mérito de ser gratuita y permitirte trabajar de forma colaborativa al mismo tiempo.

Define tus objetivos

Existen tantas formas de CRM como empresas.

Por eso debes determinar de antemano cuáles son los objetivos de tu CRM en Excel y qué datos quieres registrar en él.

👉 Por ejemplo: si tu objetivo es fidelizar a tus clientes, puede ser útil introducir las fechas de nacimiento de tus clientes, para poder ofrecerles un descuento en sus cumpleaños.

Construya su tabla

Construya su(s) tabla(s) en función de los elementos identificados anteriormente.

El tipo de información que debe registrarse determina la finalidad de las columnas de su tabla principal: 1 columna = 1 tipo de información.

Por tanto, incluya columnas relativas a la identidad de sus contactos: título, datos de contacto, etc.

Y no olvides todos los datos relativos a las acciones realizadas. Por eso su cuadro debe mencionar sus actividades, sus oportunidades de negocio y la situación de sus clientes potenciales y/o clientes:

• primer contacto ;
• primer seguimiento ;
• segundo seguimiento ;
• importe de las compras ;
• abandono, etc.

Una vez más, todo depende de sus objetivos.

En resumen, no deje de lado ninguna información que sea útil para la gestión de relaciones con los clientes.

👉 Ejemplo de plantilla CRM en Excel:

Complete su CRM

Una vez definidos los campos y creada la tabla, es hora de rellenarla.

Pero con una hoja de cálculo, no tienes muchas opciones: procedes "a mano". Esta es una de las principales desventajas de las hojas de cálculo, pero volveremos sobre ello con más detalle más adelante.

Rellenar su tabla sigue siendo una tarea constante: la eficacia de su CRM en Excel depende de la actualización regular de sus datos y de la adición de columnas en cuanto identifique información útil que pueda explotarse para desencadenar oportunidades de negocio adicionales.

Explote sus datos

Por último, utilice sus datos con buen criterio.

Utilizando las funciones de clasificación de Excel, por ejemplo, puedes ver de un vistazo qué información es útil para tu estrategia de relación con los clientes. Edad, localización, sexo, canal de adquisición, comportamiento de compra... son criterios de segmentación a tener en cuenta para evitar diluir tus acciones comerciales y reducir su impacto.

¿El objetivo? Transmitir siempre el mensaje adecuado al objetivo adecuado.

Al sentirse en el centro de sus acciones y al experimentar sus esfuerzos de personalización, los clientes serán más receptivos a sus ofertas. Ese es el objetivo de una estrategia y, por tanto, de una herramienta de CRM.

Ventajas y limitaciones de un CRM basado en Excel

¿Cuáles son las ventajas de crear un CRM en Excel?

Excel, sobre todo si estás empezando, es un gran aliado a la hora de construir tu herramienta.

He aquí un resumen de sus principales cualidades:

• el programa es conocido por todos y lo utilizan la mayoría de las organizaciones;
• es bastante fácil de usar, y hay muchos tutoriales disponibles si los necesitas;
• Permite agrupar y registrar información de forma personalizada y coherente;
• a menudo se considera una herramienta CRM "gratuita", puesto que ya utilizas la hoja de cálculo (o puedes recurrir a Google Sheet si no lo haces).

¿Y los inconvenientes?

Ventajas, sí, pero también inconvenientes.

Estas son las principales limitaciones que encontrarás si utilizas una hoja de cálculo como Excel como CRM:

• la falta de colaboración, ya que es imposible trabajar simultáneamente en el mismo documento ;
• la falta de automatización en los procesos de CRM (como el registro de datos), que hace que el trabajo requiera mucho tiempo y aumenta el riesgo de errores;
• la ausencia de ciertas funciones que tradicionalmente se encuentran en el software CRM, como la posibilidad de añadir archivos adjuntos, la automatización del marketing, el análisis en profundidad, etc. ;
• menos seguridad, ya que las copias de seguridad se realizan localmente.

☝️ En resumen, en las primeras etapas de su negocio, Excel es un gran aliado para familiarizarse con CRM. La hoja de cálculo es fácilmente accesible y, además, existen numerosos tutoriales y cursos de formación en línea que te ayudarán a familiarizarte con ella si estás empezando.

Sin embargo, a medida que tu empresa crezca, es mejor que consideres la opción del software CRM.

¿Cuáles son las alternativas a Excel CRM?

Como habrás comprobado, te conviene recurrir a una solución CRM dedicada si quieres beneficiarte de ciertas ventajas:

• Alojamiento, a menudo en modo SaaS, para una mayor colaboración y la posibilidad de trabajar en movilidad;
• la posibilidad de actualizar la herramienta a medida que crece su empresa
• ahorro de tiempo al automatizar muchas tareas;
• software generalmente sencillo, intuitivo y ergonómico;
• funcionalidades adicionales para ayudarle a estructurar sus actividades y explotar oportunidades de negocio adicionales (cuadros de mando, informes, gestión de oportunidades, gestión de proyectos, etc.).

🛠️ Ejemplos de software CRM:

• Salesforce Starter es la herramienta todo en uno que reúne las principales funcionalidades del gigante Salesforce, para VSE, pymes y startups que quieran empezar a digitalizar sus procesos. Abarca marketing, gestión de ventas, atención al cliente y, por supuesto, CRM. Se beneficiará de una gestión centralizada de sus contactos y clientes (información clave, historiales de intercambio, etc.), así como del seguimiento de las oportunidades de venta a través de un pipeline claro. Muchas tareas administrativas y estratégicas, como la generación de presupuestos e informes, están automatizadas.
  
  
• Sellsy CRM es una solución completa yorientada a las ventas que le ayudará a aumentar sus ventas . Dirigido principalmente a las PYMES, proporciona una visibilidad total de sus ventas y oportunidades de negocio, utilizando una vista intuitiva del pipeline. También puede aprovechar las herramientas de seguimiento y puntuación para analizar y puntuar el comportamiento de los compradores potenciales en su sitio web. Por último, Sellsy ofrece informes de actividad para evaluar el rendimiento de tus equipos e identificar áreas de mejora.

💡 Descubre otras alternativas CRM a Excel en nuestra comparativa.

FAQ - Preguntas frecuentes sobre el uso de un CRM en Excel

1. Un CRM en Excel, ¿es compatible con otras herramientas?

Sí, hasta cierto punto.

Gracias a las funciones de importación/exportación (CSV, XLSX) y a conectores como Power Automate o Zapier, un CRM Excel puede vincularse a otras herramientas (Outlook, Google Sheets, software de contabilidad, etc.).

Sin embargo, la automatización y la sincronización siguen siendo limitadas en comparación con un CRM basado en software. A menudo tienes que confiar en soluciones improvisadas o scripts personalizados.

2. ¿Cuáles son las señales de que ha llegado el momento de cambiar de un CRM Excel a una herramienta específica?

Si empieza a perder tiempo con las actualizaciones manuales, nota errores frecuentes o si varios usuarios necesitan acceder al archivo simultáneamente, son buenos indicadores.

Otras señales son la necesidad de automatizar tareas (recordatorios, puntuación, etc.), centralizar los datos de los clientes o generar informes dinámicos.

3. ¿Existen recursos para aprender a estructurar un CRM en Excel?

Sí, varias plataformas ofrecen tutoriales, cursos y plantillas avanzadas: YouTube, LinkedIn Learning, Udemy y Microsoft Learn.

Sin embargo, recomendamos dominar los fundamentos de Excel (fórmulas, tablas dinámicas, validación de datos, macros, etc.) antes de crear un CRM interno de alto rendimiento.

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Excel CRM o software CRM: ¡apoya el crecimiento de tu empresa!

Excel CRM o software CRM... al fin y al cabo, todo depende del nivel de madurez de su empresa y de sus ambiciones.

Pero una cosa es segura: a medida que crece su cartera de clientes, Excel no le da abasto. Por ello, cada vez más empresas integran una solución CRM en sus procesos de negocio.

Sin embargo, el uso de una herramienta de este tipo puede asustar al principio: demasiado costosa, demasiado compleja, equipos reacios a cambiar sus hábitos, etc.

Sin embargo, todas estas reservas se disipan rápidamente, porque existen programas CRM que se adaptan a todos los presupuestos, proyectos y tipos de empresa o sector de actividad.

Ahora sólo tiene que encontrar el suyo... ¡y empezar a aumentar sus ventas!