ERP: ¿qué son los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales?

Por María Fernanda Aguirre
El 11/8/21
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En los últimos años, los avances tecnológicos han permitido que las empresas puedan apoyarse en un nuevo tipo de herramientas para gestionar sus procesos y ser más competitivas e innovadoras.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) forman parte de dichas herramientas. Gracias a los beneficios que proporcionan, y a pesar de las limitaciones presupuestarias que enfrentan hoy en día las empresas, el mercado del ERP sigue presentado un crecimiento considerable (4% en 2020) e ingresos por 40 000 millones de dólares a nivel mundial (Gartner, 2020).

Debido a la inversión inicial que requiere su implantación, dependiendo del tipo de empresa, una solución ERP será en mayor o menor medida ideal para mejorar la gestión de la organización. Sin embargo, basta con constatar las ventajas asociadas para darse cuenta que, a largo plazo, equiparse con dicha solución resulta más beneficioso que costoso.

En este artículo, Appvizer explora el funcionamiento de estas herramientas de gestión, sus características y ventajas, así como los posibles desafíos que conlleva su implementación en la empresa.

¿Qué son los sistemas de planificación de recursos empresariales?

ERP: ¿qué significa?

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, lo que en español se conoce como Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales. Este término, popularizado en los años noventa, hace referencia a un sistema de gestión constituido por diferentes módulos, cuyos objetivos principales son:

  • Gestionar los diferentes procesos de la empresa,
  • organizar la información en una base de datos centralizada.

Este tipo de sistemas maneja y gestiona, desde una misma base de datos, aspectos relativos a un negocio como:

  • Los recursos humanos,
  • la gestión del inventario,
  • la producción,
  • las ventas,
  • la gestión de proyectos,
  • la cadena de suministro,
  • la gestión financiera.
sistema-de-planificacion-de-recursos-empresariales© Code Plus

Características de un ERP

Cuando se habla de un sistema de planificación de recursos empresariales ERP, se suele asociar directamente con las siguientes características:

  1. Modularidad. El sistema ERP incorpora diferentes módulos funcionales que se encargan de controlar y operar todas las funciones de un departamento. La ventaja de una estructura de módulos reside en que los mismos pueden funcionar por separado sin ningún problema; pero, al mismo tiempo, son capaces de integrarse perfectamente entre sí para asegurar el flujo de información y la transparencia operativa.
  2. Flexibilidad. Dado el carácter dinámico de los negocios y la necesidad de innovar continuamente, las organizaciones requieren de soluciones capaces de adaptarse a un ambiente en constante cambio. La estructura del ERP proporciona una flexibilidad basada en la capacidad de interconexión con otras herramientas y en el funcionamiento de cada módulo por separado.
  3. Escalabilidad. En el mundo empresarial, desarrollo y crecimiento están generalmente asociados y, a medida que las empresas evolucionan, requieren contar con herramientas capaces de acompañarlas en este proceso. Los proveedores de ERP están en la capacidad de basar su servicio en funcionalidades adaptadas a las necesidades puntuales de cada empresas.

Ventajas del software ERP

Son diferentes las razones que hacen que un ERP constituya un valor agregado para una empresa y le proporcione una ventaja competitiva frente a su competencia:

1. Centralización de la información

La recopilación y consolidación de la información de los procesos del negocio hace no solo que la comunicación interna de la empresa sea más fluida y efectiva, sino que la información recolectada pueda ser utilizada con fines estratégicos.

2. Mejor análisis de los datos

La business intelligence aplicada al análisis de la información y a la generación de informes, ofrece una visión global de los procedimientos de cada uno de los departamentos de la empresa, lo cual ayuda a tomar decisiones mejor fundamentadas.

3. Unificación de los procesos

La implementación de una única plataforma integrada para llevar el control de diferentes procesos, simplifica la gestión empresarial y le facilita la vida a los empleados, los cuales solo tienen que aprender a utilizar una única herramienta.

4. Integración operativa

La implantación de un ERP trae consigo la interconectividad de la estructura informática (hardware y software) y permite la coordinación entre los diferentes equipos de la empresa. Incluso, también se hace posible la cooperación entre:

  • Dos compañías dentro del marco del desarrollo de un proyecto,
  • la empresa y sus clientes.

De esta manera, es posible constatar una integración no solo técnica y operacional, sino también organizacional.

5. Transversalidad de las funciones

La noción de transversalidad en un ERP consiste en la unificación de las funciones a través de un “lenguaje común” que facilita la estandarización y la coordinación entre las diferentes actividades que se desarrollan. Esto se traduce en un ahorro significativo de costes, gracias a un mayor control respecto a los retrasos y a la optimización de la comunicación entre los diferentes departamentos.

Desventajas de un ERP

A pesar de todas las ventajas que los sistemas ERP tienen para ofrecer a las empresas, no todo es color de rosa y las empresas deben considerar el análisis de algunos aspectos clave antes de optar por la implementación de esta herramienta de gestión.

1. La inversión inicial

Es cierto: la potencia y, en cierta forma, la complejidad de esta herramienta hace que sean herramientas cuyo coste es elevado. Si bien para las grandes empresas comprar un ERP puede no constituir un problema, el precio del mismo para las pymes puede ser un factor decisivo al momento de escoger entre una solución específica y un software de gestión integral.

Sin embargo, este tipo de inversiones es necesario evaluarlas desde una óptica a largo plazo que permita considerar aspectos como el retorno sobre la inversión (ROI) debido al ahorro de recursos y al aumento en la productividad.

El precio, claro, viene determinado por diferentes factore con los cuales se puede “jugar” para que la solución entre dentro del presupuesto empresarial:

  • El tipo de solución por el que se opte, si es un ERP en la nube o en local;
  • el número de usuarios;
  • el soporte técnico y mantenimiento asociado.

2. La capacitación del personal

Una etapa importante al momento de la implementación y aplicación de un nuevo sistema de gestión en la empresa es la sensibilización de la herramienta entre los usuarios de la misma.

Trabajar con una nueva herramienta, sobre todo con una que al comienzo de su implementación puede parecer complicada, requiere que el personal esté capacitado y preparado para aceptar los cambios en las prácticas empresariales.

Prever y realizar las formaciones del caso requerirá que la empresa destine tiempo y dinero para asegurarse de alcanzar los objetivos que se trazó. Está claro que una vez tomada la decisión de invertir en una solución ERP, ahorrar dinero en capacitación puede no resultar muy estratégico.

3. El tratamiento de la información

El tratamiento de la información a partir de un ERP y una base de información centralizada, requiere de un extremo cuidado respecto a los datos por tratar. Una mala transferencia o conversión de los mismos, puede generar no solo retrasos en el flujo de trabajo, sino también altos costes debidos a posibles pérdidas o fugas de información.

Sistema ERP: la planificación empresarial a tu alcance

Los sistemas de planificación de recursos empresariales son un instrumento de gestión que resulta útil para diferentes tipos de empresas, gracias a que los mismos son adaptables y flexibles.

Asimismo, gracias a los avances en el mercado del ERP, cada vez más empresas medianas pueden optar por implementar este tipo de soluciones para optimizar sus procesos y mejorar su funcionamiento, sin tener que incurrir en costes muy elevados. Comenzar gradualmente por la implementación de algunos módulos, es un buen punto de partida.

Puesto que el mercado del ERP resulta muy variado en términos de las modalidades que ofrecen (ERP vertical o específico y ERP horizontal o generalista, por ejemplo), la cuestión consiste en evaluar las opciones que están disponibles y escoger la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

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