definition backgroundrobot con herramientas para ilustrar flujos de trabajo

¿Qué es un flujo de trabajo en la empresa y cómo implementarlo?

Por Maëlys De Santis
El 20/2/24

¿Estás harto de que tus equipos realicen una misma tarea cada vez de forma distinta? En lugar de reinventar la rueda en cada ocasión, debes definir todo lo que puedas cada proceso.

Organizar el trabajo es fundamental para sacar adelante todos tus proyectos. ¡Y ganar en productividad! Para ello, no lo dudes, ¡implementa flujos de trabajo!

Aquí tienes todo para entender claramente qué es un flujo de trabajo y cómo ponerlo en práctica. Tus empleados serán más eficaces y los proyectos de tu empresa llegarán siempre a buen puerto. ¡Vamos allá! 🚀

¿Qué es un flujo de trabajo?

Para algunos, un flujo de trabajo es un proceso; para otros, una forma de organizar la información. Así que lo primero es que sepas qué es exactamente un flujo de trabajo ¡Arrojemos luz! 🔦💥

Definición de flujo de trabajo

De manera muy simple: un flujo de trabajo es un patrón de trabajo predefinido y repetible. Es el conjunto de pasos, actividades o procesos que se siguen para completar una tarea y alcanzar un objetivo específico dentro de una organización.

El flujo de trabajo, o workflow en inglés, describe cómo se realiza el trabajo, quién lo realiza, en qué orden y bajo qué condiciones. Y casi siempre consta de acciones humanas y automatizadas.

Estos pasos designados en el flujo de trabajo pueden incluir:

  • la asignación de tareas,
  • la coordinación de recursos
  • y la revisión de documentos,
  • también la toma de decisiones,

entre otros aspectos relacionados con la ejecución de una actividad o proceso.

☝️ ¡Y atención! Cuando la mayoría de la gente piensa en flujos de trabajo, piensa en procesos digitales. Pero incluso en un proceso "antiguo" y simple, como el reparto del correo postal dentro de la empresa, por ejemplo, puede establecerse un flujo de trabajo.

¿Cuál es la diferencia entre flujo de trabajo y flujo empresarial (BPM)?

El flujo de trabajo y el flujo empresarial son conceptos relacionados pero distintos referidos a la gestión de un negocio. El flujo empresarial (Business Process Management, BPM) es la práctica de analizar y mejorar los procesos empresariales de forma eficiente y eficaz. Y esto incluye el análisis de los flujos de trabajo.

El BPM incluye no solo la gestión de los flujos de trabajo individuales, sino también:

  • la supervisión,
  • el diseño,
  • la mejora continu
  • y la automatización de todos los procesos dentro de una organización.

También se diferencian en las herramientas.

  • Un flujo de trabajo puede ser manual o automatizado, según la naturaleza de las actividades involucradas. 🤓
  • El flujo empresarial, por su parte, siempre utiliza herramientas tecnológicas y técnicas específicas para gestionar y optimizar los procesos empresariales. 🤖

En resumen, mientras que el flujo de trabajo se enfoca en la secuencia de pasos para completar una tarea específica, el flujo empresarial (BPM) es una disciplina más amplia que abarca la gestión integral y la mejora de todos los procesos dentro de una organización.

¿Para qué sirve un flujo de trabajo? Las mayores ventajas de su implementación

Básicamente, ¡para llevarte al éxito! La implementación de un flujo de trabajo eficiente puede mejorar la productividad, la calidad del trabajo y la eficacia de los procesos dentro de tu organización.

Establecer un flujo de trabajo parece una tarea difícil, pero sus ventajas son muchas. Los procesos bien definidos y repetibles impulsan el crecimiento.

Ventaja 1: Mayor eficacia operativa

Al definir y optimizar los pasos necesarios para completar una tarea o proceso, los flujos de trabajo ayudan a minimizar los tiempos muertos y los recursos desperdiciados. Esto conduce a una mayor eficiencia operativa.

Los flujos de trabajo codifican todas las tareas y señalan los encargados de realizarlas. Al conectar automáticamente a las personas adecuadas con los datos correctos, se mejora la eficacia y la productividad. Y a esto hay que añadir su automatización.

Ventaja 2: Visibilidad de conjunto en tiempo real = mayor seguimiento y control

La información procesable en tiempo real aumenta la eficacia del equipo. Con los flujos de trabajo es fácil obtenerla. Así aumenta la visibilidad dentro de los proyectos, facilitando su seguimiento y control.

Con los flujos de trabajo correctos todos los miembros del equipo saben exactamente quién está haciendo qué, cuándo y por qué es importante. 🔮 En definitiva, permiten:

  • Hacer un seguimiento detallado del progreso de las tareas y el proyecto, lo que facilita su control de calidad.
  • Planificar con precisión, asignar recursos y ampliar o reducir el trabajo según sea necesario.
  • Mantener informadas a las partes interesadas de la dirección y de las distintas funciones sobre el progreso del proyecto.
  • Reducir los retrasos y producir entregables de mayor calidad.

Ventaja 3: Mayor coordinación y colaboración entre los equipos

Los flujos de trabajo facilitan la colaboración entre miembros del equipo al establecer claramente quién debe hacer qué y cuándo. Esto promueve la coordinación eficaz y la comunicación fluida entre los diferentes participantes.

Y no sólo dentro del equipo. Con las herramientas adecuadas de gestión del trabajo, se pueden compartir los flujos de trabajo independientemente del equipo. Esto crea una única fuente de información para todos los empleados y departamentos, y garantiza así una colaboración más fácil.

Ventaja 4: Trabajadores más eficientes ¡y felices!

Un flujo de trabajo eficaz elimina el trabajo superfluo. Cuando los empleados tienen una buena visión de conjunto de sus tareas pendientes, ven lo que es o no prioritario en ese momento. Pueden entonces centrarse en el trabajo que tiene mayor impacto.

Si se establecen flujos de trabajo digitales, se ahorra mucho estrés a los empleados. Es casi imposible olvidarse de un plazo. La experiencia demuestra que esto ayuda a los empleados a estructurar su jornada laboral o su semana laboral. ¡Se reduce así la frustración y mejora e impulsa el compromiso! 🤩

Ventaja 5: Y para los directivos, una toma de decisiones más fácil

Como jefe y gestor de una empresa, los flujos de trabajo aportan la información necesaria para una toma de decisiones más fácil. En el flujo de trabajo pueden establecerse los momentos adecuados para que la dirección apruebe cada paso.

¿Deben aprobarse todas las solicitudes de vacaciones del equipo? ¿Necesita más dinero este departamento? Si se configura correctamente, los gestores sólo tendrán que examinar las solicitudes realmente importantes.

Otras ventajas y beneficios de los flujos de trabajo

Pues sí, los flujos de trabajo todavía aportan más ventajas:

  • Mejora de la consistencia y calidad: como hay unos pasos estandarizados, las tareas se realizan de manera consistente y con calidad, reduciendo errores y aumentando la satisfacción del cliente.
  • Automatización de tareas repetitivas: pueden integrarse con herramientas de automatización para eliminar tareas repetitivas, ahorrando tiempo y carga de trabajo a los empleados.
  • Flexibilidad y adaptabilidad: los workflow pueden adaptarse a las necesidades del proyecto, lo que permite una mayor flexibilidad y agilidad en la respuesta a los cambios del entorno.
  • Mejora de la transparencia: al establecer roles claros y responsabilidades definidas, promueven la transparencia en la organización. Se facilita la rendición de cuentas y la toma de decisiones.

Ejemplos: casos de uso de flujos de trabajo

Antes de lanzarte a la creación e implementación de flujos de trabajo es interesante ver algunos ejemplos de uso.

Ejemplo 1: Gestión de proyectos

El ejemplo más corriente, porque es con el que se asocia siempre, es la gestión de proyectos. En este caso, el flujo de trabajo puede incluir la creación de tareas, asignación de recursos, seguimiento del progreso, revisión y aprobación de etapas, y finalmente la entrega del proyecto.

Ejemplo 2: Gestión de pedidos

Otro de los flujos de trabajo más fácil de entender es el de gestión de pedidos. Con él se cubre el proceso completo desde la recepción del pedido hasta su entrega final al cliente, pasando por la verificación de inventario, la preparación del pedido y el envío.

Ejemplo 3: ¡¿Todos los departamentos?!

Pero en realidad los flujos de trabajo pueden implementarse en todos los departamentos:

  • Atención al cliente: pueden ayudar a gestionar los tickets de soporte técnico, asegurando que cada solicitud se asigne al departamento o persona adecuada y se siga un proceso definido para su resolución.
  • Recursos humanos: los flujos de trabajo pueden utilizarse para gestionar la selección de personal, estableciendo los diferentes pasos del proceso y las entrevistas. O por ejemplo, el proceso para validar las vacaciones de tus empleados.
  • Marketing y ventas: un buen flujo de trabajo coordinará las campañas de publicidad y el seguimiento de clientes potenciales. También la gestión de todo el proceso de ventas desde la prospección hasta el cierre.
  • Comunicación: los flujos de trabajo son fundamentales en la gestión de contenido digital, desde la creación y revisión de contenido hasta su publicación y distribución en diferentes canales.
  • Administración y finanzas: aquí pueden usarse para gestionar la aprobación de facturas, la conciliación de cuentas, y el seguimiento de gastos y presupuestos.

Pasos para implementar flujos de trabajo en tu empresa

Debes configurar e implementar los flujos de trabajo de la forma que mejor se adapte a tu empresa y tus necesidades. Los pasos para completar un flujo de trabajo varían de una organización a otra.

Algunas empresas incluyen varios puntos de control intermedios, mientras que otras prefieren que el flujo de trabajo se complete lo antes posible. Pueden ser automatizados o ejecutados por una persona. Pero en cualquier caso, incluye estos pasos.

Paso 1: Entender los procesos de cada departamento y las relaciones entre cada uno de ellos

Comienza por realizar un análisis detallado de los procesos en cada departamento de la empresa. Tienes que saber cuáles son las actividades y tareas que se llevan a cabo en cada área. Y también quién las hace.

Después debes identificar las relaciones interdepartamentales. Analiza cómo los procesos de un departamento afectan o dependen de los procesos de otros departamentos. Identifica las interacciones, dependencias y puntos de conexión entre ellos.

Paso 2: Identificar el exceso de pasos en cada proceso para automatizarlos

Ahora toca analizar en profundidad cada proceso. ¡Seguro que encuentras en ellos tareas y pasos que se repiten! Identifica cualquier paso que pueda ser considerado redundante, excesivo o que no aporte valor al resultado final.

Una vez identificados todos los pasos y tareas innecesarios, priorízalos en función de su impacto en el éxito del proceso. Si no puedes eliminarlos, entonces el objetivo debe ser automatizarlos para ahorrar tiempo y recursos.

Paso 3: Utilizar une herramienta adecuada de automatización de flujos de trabajo

Hay muchas herramientas para implementar flujos de trabajo. Básate en el análisis previo que has hecho de tus procesos para elegir la que mejor se adapte a tus necesidades. Estas son algunas de las cosas a tener en cuenta en tu elección:

  • ¿Qué procesos necesitas automatizar?
  • La compatibilidad con tus sistemas de gestión.
  • Sus características clave, como la capacidad de diseñar flujos de trabajo visualmente o la automatización de tareas.
  • Su escalabilidad y su costo.

Una herramienta destacada es Therefore™ (Canon), ideal para optimizar procesos empresariales mediante gestión documental eficiente y automatización de tareas. Sus puntos fuertes son el diseño visual de flujos de trabajo, integración con sistemas existentes, y escalabilidad adaptable al crecimiento empresarial. Therefore™ es además una plataforma segura y fácil de usar, mejorando significativamente la productividad.

Therefore™ (Canon)

ECM combina innovación y eficiencia en gestión documental
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Una vez seleccionada la aplicación, implementa la automatización de manera gradual en el proceso. Comienza con los pasos que consideres prioritarios identificados anteriormente. ¡Y no olvides comunicar los cambios y formar a tus empleados!

Paso 4: Mejorar la comunicación entre departamentos

Una comunicación fluida entre los distintos equipos es básica para el éxito de un flujo de trabajo. Así que identifica los problemas de comunicación entre los departamentos de tu empresa. Por ejemplo, la transferencia de información o la coordinación de tareas.

No dudes en instaurar nuevos canales de comunicación, que faciliten la interacción entre los equipos. Las plataformas de colaboración o mensajería instantánea son una buena solución. También debes definir claramente los roles de cada departamento en cada proceso interdepartamental.

En fin, no olvides tampoco esto:

  • Establecer protocolos de comunicación claros para la transferencia de información entre departamentos.
  • Promover la transparencia y la compartición de la información relevante entre los departamentos, por ejemplo publicando una newsletter o con reuniones periódicas.
  • Formar a tus empleados. Los talleres de comunicación y formaciones sobre las herramientas.
  • Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo. Por ejemplo, organizar actividades de ocio entre los empleados es una buena idea.

Paso 5: Mantener y actualizar la documentación interna

Documenta los procesos identificados de manera clara y detallada. Primero realiza un inventario de todos los documentos internos existentes en tu empresa. Esto te permitirá saber qué documentación ya está disponible y qué áreas pueden necesitar una mayor atención.

Después, ponlos a disposición de todos tus empleados en un repositorio de documentos. Esto puede incluir la creación de diagramas de flujo, listas de verificación y cualquier otra documentación relevante.

El flujo de trabajo en resumen

Implementar un flujo de trabajo es casi obligatorio para cualquier empresa. Al definir procesos claros y utilizar herramientas adecuadas, puedes optimizar el flujo de trabajo y alcanzar mejores resultados en menos tiempo.

Los flujos de trabajo proporcionan una estructura clara y organizada para las tareas y procesos, lo que facilita su gestión y seguimiento. En definitiva, mejoran significativamente la eficiencia operativa y la productividad de tus equipos.

Ya sabes qué es un flujo de trabajo y sus ventajas para tu negocio. ¡Ahora te toca a ti! ¡Comienza a trabajar a una velocidad superior! 🚀💪

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