Los 10 mejores software de control de asistencia

¿Gestionar las ausencias y registrar las horas trabajadas de tus empleados se ha vuelto un desafío? El control de asistencia es clave para optimizar la gestión del tiempo laboral y garantizar el cumplimiento de las normativas en tu empresa.

Con este artículo, descubrirás cómo el uso de software especializado puede transformar la forma en que supervisas a tu equipo. Hemos seleccionado las mejores herramientas del mercado, desde opciones gratuitas hasta soluciones avanzadas con funciones de nómina y análisis de datos.

Olvídate de las hojas de cálculo y conoce las aplicaciones modernas que simplifican esta tarea. Aquí encontrarás todo lo que necesitas para mejorar la gestión del tiempo de manera eficiente y profesional.

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¿Qué es el control de presencia o asistencia?

El control de presencia consiste en llevar un seguimiento de la asistencia diaria y de las ausencias de los empleados, tomando en cuenta todos los escenarios posibles: horas extras, trabajo nocturno, viajes, tipo de contrato, vacaciones, etc.

Define diferentes ejes personalizables:

• por proyecto,
• por departamento,
• por tarea,
• por cliente, etc.

De esta forma, cuentas con diferentes filtros para analizar la actividad de tu empresa. Las unidades de tiempo también se definirán según tu conveniencia: días, horas, minutos, etc. Tú eliges la periodicidad del seguimiento: semanal o mensual, por dar un ejemplo.

4 beneficios de instalar un software de control de asistencia laboral

¿Por qué configurar un sistema de asistencia de control horario de los trabajadores?

• Controlas los costos de tus RR. HH. gracias a un seguimiento analítico de tiempos pasados.
• Ganas visibilidad en el avance de tu actividad.
• Adaptas la distribución de las misiones según los resultados pasados.
• Tienes una herramienta de soporte para la gestión de recursos humanos y la gestión financiera, gracias a la trazabilidad y el histórico de las horas trabajadas, para actualizar las nóminas de sueldos o los saldos de vacaciones, por ejemplo.

Los 10 mejores softwares de control de presencia para tu empresa

BambooHR

BambooHR es una plataforma de recursos humanos integral que facilita la gestión de asistencia y el tiempo de trabajo, además de ofrecer herramientas avanzadas para la administración del personal. Esta solución está diseñada para pequeñas y medianas empresas u organizaciones, ayudando a centralizar y automatizar procesos clave de recursos humanos.

Principales funcionalidades:

• Informes de RR.HH: obten información instantánea y pertinente sobre tus recursos humanos con la creación de informes rápidos, personalizados y precisos.
• Gestión de rendimiento: proporciona herramientas para realizar evaluaciones del desempeño de los empleados, facilitando la retroalimentación y el desarrollo profesional.
• Gestión de contratación y onboarding: automatiza el proceso de reclutamiento y la incorporación de nuevos empleados, mejorando la eficiencia y la experiencia del empleado desde el primer día.
• Firmas electrónicas: ofrece un acceso centralizado donde los empleados pueden ver sus horarios, solicitar vacaciones y ausencias, y acceder a documentación relevante, mejorando la comunicación interna y la transparencia.

BambooHR

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Gestión de Recursos Humanos para pymes

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Bitrix24

Bitrix24 es una solución integral que no solo cubre las necesidades de control de asistencia, sino que también incluye herramientas avanzadas de gestión de relaciones con clientes (CRM), comunicación interna y gestión de proyectos. Esta plataforma SaaS es ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan centralizar múltiples funciones en un solo lugar. Bitrix24 ofrece un sistema de gestión de recursos humanos que se adapta a las diversas necesidades del negocio, con un fuerte enfoque en el control de tiempo y asistencia.

Principales funcionalidades:

• Integración con un gran número de aplicaciones.
• Comunicaciones internas: herramientas de chat, videoconferencias y gestión de documentos, mejorando la colaboración y la coordinación entre los miembros del equipo.
• Gestión de tiempo y diagramas de Gantt para visualizar los componentes básicos de tus procesos RR.HH y para gestionarlos mejor.
• Gestión de proyectos: asigna tareas y proyectos a los empleados y realiza un seguimiento en tiempo real de su progreso, optimizando la productividad y asegurando un uso eficiente del tiempo.

Bitrix24

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CRM Gratis, Gestión de Proyectos y Colaboración

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Bizneo Time Manager

Bizneo Time Manager es un software avanzado diseñado para optimizar la gestión del tiempo laboral en empresas de cualquier tamaño y sector. Con un enfoque en la automatización y la personalización, esta herramienta basada en la nube simplifica el control horario y mejora la eficiencia operativa.

Principales funcionalidades:

• Control horario y de presencia: permite registrar la jornada laboral de manera personalizada, ofreciendo opciones como cronómetro, restricción de IP, geolocalización, fichaje con un clic, fichaje masivo semanal y horarios flexibles.
• Gestión de horas extra y complementarias: facilita el seguimiento de las horas trabajadas y extraordinarias con reglas personalizables, generación de bolsas de horas, flujos de aprobación y políticas de compensación.
• Administración de vacaciones y ausencias: automatiza el cálculo de días de vacaciones según convenio y contrato, permite adjuntar justificantes de bajas y evita solapamientos mediante calendarios individuales o por equipo.
• Gestión de turnos: simplifica la asignación de horarios por puesto o departamento, genera turnos rotativos automáticamente, notifica a los empleados sobre sus horarios en sus dispositivos móviles y ofrece plantillas para programación eficiente.
• Portal del empleado: proporciona a cada trabajador acceso para solicitar vacaciones, organizar eventos y recibir alertas, mejorando la comunicación interna y la autogestión.

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Control del tiempo laboral con 5 herramientas en 1

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Buddy Punch

Buddy Punch es una plataforma especializada en el control de asistencia y la gestión del tiempo, diseñada para satisfacer las necesidades de empresas de todos los tamaños. Este software facilita el registro preciso de las horas trabajadas y ofrece herramientas avanzadas para mejorar la eficiencia en la administración del tiempo.

Principales funcionalidades:

• Integraciones con nóminas: se integra con los principales sistemas de nóminas, como QuickBooks, ADP y Paychex, automatizando el proceso de cálculo y pago de salarios basado en los registros de tiempo.
• Geolocalización y geofencing: ofrece funcionalidades de seguimiento de ubicación, asegurando que los empleados registren sus horas desde ubicaciones autorizadas, lo que es ideal para equipos que trabajan de forma remota o en diferentes ubicaciones.
• Aprobación de tiempos: los gerentes pueden revisar y aprobar los registros de tiempo de los empleados, facilitando el control y la validación de las horas trabajadas.
• Registro mediante:
  • códigos QR,
  • redondeo automático de horas,
  • asignación de códigos de trabajo,
  • gestión de descansos automáticos,
  • y acceso seguro con SSO.

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Software de Time Clock

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Combo

Combo es una solución de recursos humanos que destaca por su enfoque en el control de asistencia y la gestión del tiempo de trabajo. Esta plataforma SaaS está diseñada para adaptarse a las necesidades de pequeñas y medianas empresas, proporcionando herramientas que simplifican y automatizan la administración de personal y la gestión del tiempo.

Principales funcionalidades:

• Seguimiento en tiempo real: monitorización de la actividad en tiempo real.
• Reloj de fichar conectado: control de asistencia y tiempo de trabajo.
• Accesibilidad: disponible en ordenadores y dispositivos móviles.
• Notificaciones de cambios de horario y gestión de solicitudes de permisos de los empleados de forma rápida y sencilla.

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Software de planificación de personal

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Factorial

Factorial es una plataforma completa de gestión de recursos humanos que se centra en facilitar el control de asistencia y la gestión del tiempo, junto con otras funcionalidades clave para la administración de personal. Diseñada para pequeñas y medianas empresas, Factorial ayuda a centralizar y automatizar procesos, mejorando la eficiencia y productividad.

Principales funcionalidades:

• Gestión de plannings: elimina esfuerzos manuales y permite gestionar eficazmente la programación de empleados.
• Gestión de vacaciones: facilita la autogestión de vacaciones y ausencias, eliminando papeleo y hojas de cálculo.
• Centralización y simplificación de la gestión de gastos, eliminando el papeleo.
• Feedback de 360 grados: revisa el rendimiento de empleados y apoya su desarrollo.

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Software SIRH completo y potente para PYMES

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Jibble

Jibble se posiciona como una solución ideal para el control de asistencia de empleados, combinando simplicidad y funcionalidad. Destaca especialmente por ser gratuita, una gran ventaja para empresas emergentes o negocios que buscan reducir costos sin comprometer la calidad.

Con Jibble, tus trabajadores pueden registrar sus horas trabajadas desde un ordenador o dispositivo móvil, ya sea mediante la aplicación móvil o directamente desde el navegador. Además, funciona sin conexión a internet, permitiendo un registro eficiente incluso en áreas sin cobertura. Esto la convierte en una herramienta flexible para equipos en remoto o con movilidad constante.

Lucca Esencial RRHH

Lucca ofrece 8 soluciones diferentes para que puedas construir tu propio sistema de gestión de recursos humanos, a la medida de las necesidades de tu empresa. Asimismo, se integra con los sistemas de gestión de nómina, contabilidad y ERP con los que ya cuentas, para coordinarse perfectamente con tu sistema de información. Su Suite Esencial RRHH cuenta con tres módulos clave para la gestión y automatización de los recursos humanos: Figgo (vacaciones y ausencias), Timmi Tiempo (control horario) y People Core HR (gestión de personal).

Centraliza la gestión de las ausencias de tus equipos y realiza, en pocos clics, un preciso control horario y una completa gestión del talento.

Principales funcionalidades:

• Gestión internacional (particularidades locales, días festivos, etc.).
• Digitalización y planificación de solicitudes de asistencia.
• Cálculo automático de días de vacaciones.
• Portal del empleado.
• Proceso de Onboarding y Offboarding.

Lucca

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Software modular de RR.HH. para agilizar procesos y finanzas

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Personio

Personio es una plataforma integral de gestión de recursos humanos que combina funcionalidades avanzadas para el control de asistencia con herramientas de administración de personal y automatización de procesos. Esta solución SaaS está diseñada para pequeñas y medianas empresas, ayudando a centralizar y simplificar la gestión de RR.HH.

Principales funcionalidades:

• Contratación y seguimiento de candidaturas (ATS): gestiona el proceso de selección de personal.
• Gestión de nóminas: automatiza el proceso de cálculo y pago de salarios, integrando los datos de asistencia y proporcionando informes detallados para la administración financiera.
• Gestión de vacaciones y ausencias: los empleados pueden solicitar vacaciones y otras ausencias fácilmente, mientras que los gerentes pueden aprobar y gestionar estas solicitudes de manera eficiente.
• Gestión de personal y recursos: administra eficientemente el personal y los recursos.

Personio

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El software de RR.HH. todo en uno para pymes humanas

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Sage HR

Sage HR es un software de recursos humanos que ofrece un sinnúmero de módulos y funcionalidades para gestionar las ausencias, llevar a cabo un asiduo control horario y registro de jornada, tener una solución avanzada de reclutamiento de personal y hacer un seguimiento de los empleados y su desempeño. Hoy en día, el portafolio de servicios de Sage HR incluye la gestión de nóminas y la gestión contable.

Principales funcionalidades:

• Introducción de horas trabajadas a través de una interfaz sencilla y fácil que permite llevar a cabo un adecuado control horario.
• Actualizaciones automáticas que reflejan las ausencias de los empleados en tiempo real.
• Personalización de los flujos de aprobación.
• Creación de informes rápidos para hacer seguimiento del estado de aprobación de los controles horarios y las horas extra."

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La solución de Recursos Humanos con acceso remoto

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¿Qué funcionalidades debe tener un control de asistencia App?

El software de tiempo y asistencia debe ser ante todo un programa en línea capaz de gestionar todo el tiempo de trabajo de los empleados, desde la hora de llegada hasta la hora de salida, independientemente del tipo de contrato, del convenio colectivo de la empresa y de los eventos inesperados que puedan presentarse: ausencias, baja por enfermedad, etc.

Para esto, asegúrate de contar con la opción del fichaje personalizado o terminal para control de entrada o acceso, el cual puede ser:

1. Lector o reloj biométrico

La biometría es una ciencia que identifica, enumera y cuantifica estadísticamente la fisiología del cuerpo humano y su evolución a lo largo del tiempo.

El reloj biométrico responde con el conteo de horas de trabajo cuando uno de sus sensores (una cámara, por ejemplo) reconoce una característica humana como por ejemplo:

• Lector de huella digital o huella dactilar: es la más utilizada por su madurez, precio y velocidad de identificación.
• Reconocimiento facial: Integra un algoritmo de reconocimiento facial: detección de rostros, iris, etc.
• Lector de tarjeta

Son tarjetas codificadas con los datos de cada usuario estas pueden requerir contacto físico o no:

• Tarjeta con banda magnética.
• Tarjeta de proximidad (Tecnología RFID).
• Lector de RFID (Radio Frequency Identification)

Sistema para la transmisión de datos sin necesidad de contacto físico entre el lector y la tarjeta.

¿Por qué es clave adoptar un software de control de presencia en lugar de Excel?

Razón número uno: para cumplir con la ley

¿Sigues utilizando Excel para registrar las horas trabajadas y gestionar la asistencia de tu equipo? Aunque parezca una solución sencilla y económica, la realidad es que un software especializado te ofrece mucho más en términos de precisión, seguridad y eficiencia.

¿Cuál es la ley de control de asistencia? Desde la entrada en vigor del artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de cada empleado, incluyendo horarios de entrada y salida. Cumplir con esta normativa de manera manual no solo aumenta la carga administrativa, sino que también incrementa los riesgos de errores y falta de cumplimiento.

8 razones para olvidar Excel y apostar por un software

• Automatización: Reduce la carga administrativa al eliminar tareas repetitivas y manuales.
• Ahorro de tiempo: Procesos más rápidos y eficientes para la gestión diaria.
• Información actualizada: Olvídate de los archivos duplicados y desactualizados.
• Gestión de incidencias: Registra y soluciona problemas laborales de manera más ágil.
• Protección de datos: Asegura la privacidad con tecnologías avanzadas.
• Visibilidad del negocio: Obtén informes y cuadros de mando que facilitan la toma de decisiones.
• Acceso multiusuario: Facilita el trabajo colaborativo con permisos personalizados.
• Control en tiempo real: Monitoriza la actividad con tarjetas de tiempo, códigos de barra o sistemas biométricos.

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El control de asistencia como clave para la productividad empresarial

Implementar un sistema de control de asistencia eficiente ya no es opcional para las empresas modernas. Más allá del cumplimiento normativo, estas herramientas permiten optimizar la gestión del tiempo laboral, aumentar la transparencia y reducir errores administrativos.

Abandonar soluciones tradicionales como Excel y optar por software especializados brinda una clara ventaja competitiva. Desde funciones avanzadas como el reconocimiento facial y el seguimiento por GPS hasta la automatización de procesos, estas tecnologías no solo simplifican tareas, sino que mejoran la experiencia tanto para empleados como para equipos de recursos humanos.

El futuro del trabajo es digital, y adoptar soluciones innovadoras de control de asistencia te permitirá gestionar tu equipo de forma más eficiente, productiva y profesional. No esperes más para dar el salto hacia la transformación digital.