Control de asistencia: todo lo que tienes que saber

Por Anaraya Albornoz
Actualizado el 8 de diciembre de 2020, públicado inicialmente en agosto 2019
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Si el control de asistencia aún es un misterio para tu empresa, cuando termines de leer este artículo sabrás todo lo que tienes que conocer con respecto a la gestión del tiempo. Este proceso de recursos humanos, que es el control de asistencia, te permite tener un seguimiento preciso de los proyectos y de la actividad de los empleados, controlar el ausentismo y cumplir con las nuevas normas laborales.

Para optimizar la gestión de la asistencia y el tiempo de trabajo, hemos seleccionado cuatro programas de control de asistencia y detallamos sus usos. Appvizer te proporciona soluciones para que te olvides del control de asistencia en Excel.

¿Qué es el control de presencia o asistencia?

El control de presencia consiste en llevar un seguimiento de la asistencia diaria y de las ausencias de los empleados, tomando en cuenta todos los escenarios posibles: horas extras, trabajo nocturno, viajes, tipo de contrato, vacaciones, etc.

Define diferentes ejes personalizables:

  • Por proyecto,
  • por departamento,
  • por tarea,
  • por cliente, etc.

De esta forma, cuentas con diferentes filtros para analizar la actividad de tu empresa. Las unidades de tiempo también se definirán según tu conveniencia: días, horas, minutos, etc. Tú eliges la periodicidad del seguimiento: semanal o mensual, por dar un ejemplo.

Beneficios de instalar un software de control de asistencia laboral

¿Por qué configurar una sistema de asistencia control horario empleados?

  • Controlas los costos de tus RR. HH. gracias a un seguimiento analítico de tiempos pasados.
  • Ganas visibilidad en el avance de tu actividad.
  • Adaptas la distribución de las misiones según los resultados pasados.
  • Tienes una herramienta de soporte para la gestión de recursos humanos y la gestión financiera, gracias a la trazabilidad y el histórico de las horas trabajadas, para actualizar las nóminas de sueldos o los saldos de vacaciones, por ejemplo.

¿Cuál es la importancia del control de presencia?

El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a garantizar el registro diario de jornada (este debe incluir el horario concreto de llegada y salida de la jornada de trabajo). Es decir, todas las empresas españolas están en la obligción de tener un registro de la asistencia y de las horas trabajadas por todo el personal.

Control de asistencia app: ¿por qué olvidar Excel y adoptar una solución en línea?

¿Te preguntas por qué pagar por un software de gestión si puedes utilizar una plantilla de Excel gratuita?

Te presentamos 8 argumentos de peso:

  • Automatizar procesos y reducir la carga administrativa de los empleados.
  • Ahorrar tiempo.
  • Olvidar los archivos duplicados y desactualizados.
  • Gestionar las incidencias.
  • Proteger tus datos.
  • Ganar visibilidad de tu negocio gracias a informes y cuadros de mando.
  • Gestionar el acceso de varios usuarios.
  • Controlar la actividad en tiempo real y de forma precisa gracias a tarjetas de tiempo, códigos de barra o reloj biométricos.

¿Qué funcionalidades debe tener el software de control de asistencia?

El software de tiempo y asistencia debe ser ante todo un programa en línea capaz de gestionar todo el tiempo de trabajo de los empleados, desde la hora de llegada hasta la hora de salida, independientemente del tipo de contrato, del convenio colectivo de la empresa y de los eventos inesperados que puedan presentarse: ausencias, baja por enfermedad, etc. Para esto, asegúrate de contar con la opción del fichaje personalizado o terminal para control de entrada o acceso, el cual puede ser:

1. Lector o reloj biométrico

La biometría es una ciencia que identifica, enumera y cuantifica estadísticamente la fisiología del cuerpo humano y su evolución a lo largo del tiempo.

El reloj biométrico responde con el conteo de horas de trabajo cuando uno de sus sensores (una cámara, por ejemplo) reconoce una característica humana como por ejemplo:

Lector de huella digital o huella dactilar

Es la más utilizada por su madurez, precio y velocidad de identificación.

Reconocimiento facial

Integra un algoritmo para el reconocimiento facial: detección de rostros, iris, etc.

2. Lector de tarjeta

Son tarjetas codificadas con los datos de cada usuario estas pueden requerir contacto físico o no:

  • Tarjeta con banda magnética.
  • Tarjeta de proximidad (Tecnología RFID).

3. Lector de RFID (Radio Frequency Identification)

Sistema para la transmisión de datos sin necesidad de contacto físico entre el lector y la tarjeta.

Control de presencia: software

1. Lucca Esencial RRHH

lucca-esencial-rrhh© Lucca

Lucca ofrece 8 soluciones diferentes para que puedas construir tu propio sistema de gestión de recursos humanos, a la medida de las necesidades de tu empresa. Asimismo, se integra con los sistemas de gestión de nómina, contabilidad y ERP con los que ya cuentas, para coordinarse perfectamente con tu sistema de información. Su Suite Esencial RRHH cuenta con tres módulos clave para la gestión y automatización de los recursos humanos: Figgo (vaciones y ausencias), Timmi Tiempo (control horario) y Poplee Core HR (gestión de personal).

Centraliza la gestión de las ausencias de tus equipos y realiza, en pocos clics, un preciso control horario y una completa gestión del talento.

Funcionalidades:

  • Gestión internacional (particularidades locales, días festivos, etc.).
  • Digitalización y planificación de solicitudes de asistencia.
  • Cálculo automático de días de vacaciones.
  • Portal del empleado.
  • Proceso de Onboarding y Offboarding.

2. mifactura.eu

mifactura-control-asistencia© mifactura.eu

mifactura.eu es un sistema de asistencia completo: la herramienta integra la gestión del control horario y del fichaje de los empleados, pero también algunas funciones para la gestión financiera: informes de gastos y facturación.

El software de gestión es 100% personalizable para adaptarse a las necesidades del negocio. Es apto para todos los sectores de actividad o convenios.

Entre sus características principales:

  • Gestión de solicitudes de ausencia (licencia pagada, vacaciones, enfermedad, etc.).
  • Proceso de validación de datos por parte del gerente.
  • Autoservicio del empleado.
  • Visualización de toda la información de la jornada laboral.
  • Multiempresa.

3. Sage HR

control-asistencia-sage-hr© Sage HR
Sage HR es un software de recursos humanos que ofrece un sinnúmero de módulos y funcionalidades para gestionar las ausencias, llevar a cabo un asiduo control horario y registro de jornada, tener una solución avanzada de reclutamiento de personal y hacer un seguimiento de los empleados y su desempeño. Hoy en día, el portafolio de servicios de Sage HR incluye la gestión de nóminas y la gestión contable.
 
Entre los beneficios que ofrece Sage HR podemos mencionar:

  • Introducción de horas trabajadas a través de una interfaz sencilla y fácil que permite llevar a cabo un adecuado control horario.
  • Actualizaciones automáticas que reflejan las ausencias de los empleados en tiempo real.
  • Personalización de los flujos de aprobación.
  • Creación de informes rápidos para hacer seguimiento del estado de aprobación de los controles horarios y las horas extra."

    4. Woffu

    control asistencia woffu© Woffu

    Woffu es una plataforma SaaS de gestión del tiempo, cuyas funcionalidades contribuyen a optimizar los procesos de recursos humanos de las empresas para que estas estén en la capacidad de adaptarse a las nuevas dinámicas laborales y a la transformación digital. Woffu propone, dentro de su oferta, soluciones para diferentes procesos: control horario, gestión de turnos, firma digital, comunicación interna, informes, entre otros.

    Funcionalidades destacadas para la gestión de ausencias:

    • Gestión de ausencia simplificada: circuito de validación de vacaciones corto y sencillo.
    • Posibilidad de adjuntar justificantes por parte de los empleados.
    • Integración con la presencia en tiempo real.
    • Vista calendarizada del cronograma de los equipos.
    • Configuración de normas y preferencias.

    Rastrea tu actividad

    Hoy en día, el control interno del tiempo es un tema crítico. No se trata solo de una formalidad o de una manera de optimizar el tiempo de trabajo de los empleados, sino de una obligación impuesta por la ley. El software para control de asistencia se convierte en una verdadera herramienta para la toma de decisiones: brinda flexibilidad y capacidad de respuesta a corto y mediano plazo. ¿Has elegido el tuyo?

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