Control de asistencia: todo lo que tienes que saber

Si el control de asistencia aún es un misterio para tu empresa, cuando termines de leer este artículo sabrás todo lo que tienes que conocer con respecto a la gestión del tiempo. Este proceso de recursos humanos, que es el control de asistencia, te permite tener un seguimiento preciso de los proyectos y de la actividad de los empleados, así como cumplir con las nuevas normas laborales.

Para optimizar la gestión de la asistencia y el tiempo de trabajo, hemos seleccionado tres programas de control de asistencia y detallamos sus usos. appvizer te proporciona soluciones para que te olvides del control de asistencia en excel!

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¿Qué es el control de presencia?

Definición

El control de presencia consiste en llevar un seguimiento de la asistencia diaria y de las ausencias de los empleados, tomando en cuenta todos los escenarios posibles: horas extras, trabajo nocturno, viajes, tipo de contrato, vacaciones, etc.

Define diferentes ejes personalizables: 

  • por proyecto, 

  • por departamento, 

  • por tarea, 

  • por cliente, etc. 

De esta forma, cuentas con diferentes filtros para analizar la actividad de tu empresa. Las unidades de tiempo también se definirán según tu conveniencia: días, horas, minutos, etc. Tú eliges la periodicidad del seguimiento: semanal o mensual, por dar un ejemplo.

Intereses para tu negocio

¿Por qué configurar una sistema de asistencia control horario empleados?

  • Controlas los costos de tu RR.HH. gracias a un seguimiento analítico de tiempos pasados.

  • Ganas visibilidad en el avance de tu actividad.

  • Adaptas la distribución de las misiones según los resultados pasados. 

  • Tienes una herramienta de soporte para la gestión de recursos humanos y financiera, gracias a la trazabilidad y la historización de las horas trabajadas, para actualizar las nóminas de sueldos o los saldos de vacaciones, por ejemplo.

¿Cuál es la importancia del control de asistencia?

El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a garantizar el registro diario de jornada (este debe incluir el horario concreto de llegada y salida de la jornada de trabajo). Es decir, todas las empresas españolas están en la obligción de tener un registro de la asistencia y de las horas trabajadas por todo el personal.

Leer también: Registro de horas de trabajo: normativa, sanciones y herramientas

Software para el control de asistencia

¿Por qué olvidar Excel y adoptar una solución en línea?

¿Te preguntas por qué pagar por un software de gestión si puedes utilizar una plantilla de Excel gratuita?

Te presentamos 8 argumentos de peso:

  • Automatizar procesos y reducir la carga administrativa de los empleados.

  • Ahorrar tiempo.

  • Olvidar los archivos duplicados y desactualizados.

  • Gestionar las incidencias.

  • Proteger tus datos.

  • Ganar visibilidad de tu negocio gracias a informes y cuadros de mando.

  • Gestionar el acceso de varios usuarios.

  • Controlar la actividad en tiempo real y de forma precisa gracias a tarjetas de tiempo, códigos de barra o reloj biométricos.

¿Qué debe tener el software de control de asistencia?

El software de tiempo y asistencia debe ser ante todo un programa en línea capaz de gestionar todo el tiempo de trabajo de los empleados, desde la hora de llegada hasta la hora de salida, independientemente del tipo de contrato, del convenio de la empresa y de las eventos inesperados que puedan presentarse: ausencias, baja por enfermedad, etc. Para esto, asegurate de contar con la opción del fichaje personalizado o terminal para control de entrada o acceso, puede ser: 

  • Lector de huella digital o huella dactilar.

  • Lector o reloj biométrico.

  • Lector de RFID.

  • Reconocimiento facial.

  • Lector de tarjeta.

3 herramientas para el control de asistencia

Kronos

Kronos es un software de seguimiento de horas totalmente automatizado. La herramienta funciona en conjunto con otros dispositivos de recopilación de datos en tiempo real.

Kronos aborda 2 aspectos fundamentales: la gestión de los recursos humanos y la gestión analítica.

El control de presencia digital de Kronos proporciona una funcionalidad de pantalla táctil y datos de cobertura de personal precisos y en tiempo real.

kronos

Por el lado de los recursos humanos, tu empresa se beneficia del registro de jornada laboral gracias al censo de horas trabajadas, y el fichaje automatizados de las horas de llegada y salida (un reloj de tiempo está disponible), por ejemplo. Otra ventaja de la solución radica en la interoperabilidad con otros sistemas empresariales.

Para los gerentes, un proceso de aprobaciones está integrado en la solución. Los informes y el monitoreo analítico permiten ver el tiempo empleado por período, por proyecto, por cliente, etc.

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mifactura.eu es un sistema de asistencia completo: la herramienta integra la gestión del control horario y del fichaje de los empleados, pero también algunas funciones para la gestión financiera: informes de gastos y facturación. 

El software de gestión es 100% personalizable para adaptarse a las necesidades del negocio. Es apto para todos los sectores de actividad o convenios.

mifactura.eu

Entre sus características principales:

  • Gestión de solicitudes de ausencia (licencia pagada, vacaciones, enfermedad, etc.).

  • Proceso de validación de datos por parte del gerente.

  • Autoservicio del empleado.

  • Visualización de toda la información de la jornada laboral.

  • Multiempresa.

Zenefits

Zenefits se define como una herramienta para la gestión laboral que permite a los equipos coordinar y organizar los calendarios.

La herramienta se encuentra en la encrucijada entre un software de recursos humanos y una plataforma colaborativa con, por ejemplo, notificaciones en tiempo real y mensajes instantáneos.

zenefits

¿Cómo? Gracias a :

  • Gestión de horarios.

  • Envío de notificaciones automáticas.

  • Creación de planning personalizados.

  • Registro de la geolocalización.

  • Creación de reportes e informes.

  • Aplicación móvil disponible.

Zenefits es particularmente adecuada para equipos ágiles. ¿Qué beneficios? Puedes controlar el tiempo de trabajo y los horarios de los empleados y, por lo tanto, los costos, lo cual permite medir y anticipar el desempeño del negocio.

Con respecto a la gestión del tiempo, Zenefits ofrece dos enfoques: el enfoque estándar (cada empleado ingresa su tiempo) y el enfoque intuitivo, donde la herramienta genera automáticamente los datos del sistema de calendario compartido, la planificación, etc.

Rastrea tu actividad

Hoy en día, el control interno del tiempo es un tema crítico, no se trata de una formalidad o de una manera de optimizar el tiempo de trabajo de los empleados, sino de una obligación impuesta por la ley. El software para control de asistencia se convierte en una verdadera herramienta para la toma de decisiones: brinda flexibilidad y capacidad de respuesta a corto y mediano plazo. ¿Has elegido el tuyo? 

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