¿Cómo controlar la presencia en tu empresa?

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Un sistema de control de presencia bien pensado se convierte en una verdadera política estratégica a nivel de recursos humanos.

Ya no se trata únicamente de controlar quién ha hecho acto de presencia o no. Hoy en día, además de ser una obligación en pro de los derechos de los empleados, el control del tiempo trabajado se convierte en una herramienta que ayuda a las empresas a optimizar su procesos.

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Control de presencia

Definición

El control de presencia es una de las tareas del departamento de RR.HH. , consiste en la gestión, supervisión y notificación del tiempo que los empleados pasan en las empresas, incluye también las gestión de las vacaciones, las ausencias y la duración de las actividades profesionales de los empleados.

Ley de control de presencia: decreto

Según el decreto 8/2019 y el BOE-A-2019-3481, todas las empresas están en la obligación de tener un control de las horas trabajadas por los empleados.

Por ejemplo, para el registro de las horas extraordinarias en el Real Decreto Legislativo 2/2015, el artículo 35, sección 5 dice textualmente:

A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

Esto quiere decir que cada vez que el empleado reciba su salario, se le debe entregar conjuntamente un recibo de las horas trabajadas.

Tipos de sistemas de control de presencia y accesos

  • Huella dactilar,

  • Tarjetas de tiempo,

  • Máquinas de fichar,

  • Sistema biométrico,

  • Control de horario con dispositivos inalámbricos,

  • Aplicaciones online para el control del tiempo.

Importancia para las empresas

Además de ser una obligación legal, un sistema informático automatiza la gestión del tiempo de trabajo contabilizando y centralizando las horas trabajadas (o no) por los empleados (presencias, ausencias, vacaciones, etc.) dentro de una misma herramienta.

Estos sistemas ofrecen un sinnúmero de ventajas:

  • Reducen el absentismo laboral.

  • Optimizan el registro de la jornada laboral.

  • Mejoran la planificación de los proyectos y de los RR.HH.

  • Ayudan a aumentar la productividad del empleado.

Si deseas aumentar la productividad de tu empresa, cumplir con lo establecido por Ley y, además, optimizar las tareas de los recursos humanos, tienes que llevar un control de tiempo eficiente. Los software de control de tiempo son perfectos para esto, además de que se ajustan a las necesidades de tu empresa.

¿Cómo controlar la presencia en tu empresa?

  1. Elige el tipo de solución que mejor se adapta a las necesidades tu empresa. ¿Tu equipo es móvil? ¿Tus empleados hacen horas extraordinarias con frecuencia?, etc. Tienes que tomar en cuenta todas las variables de tu equipo.
  2. Implementa y configura el sistema dedicado al registro de horarios según las especificidades de tus equipos: horas de llegada y salida, número de horas trabajadas en un período determinado, días libres o ausencias en general, etc.
  3. Asegúrate de configurar también la interoperabilidad con otras herramientas, como el programa de nóminas por ejemplo, para facilitar el trabajo a los RR.HH.
  4. Establece una guía para la correcta utilización del sistema y entrena a tu equipo para aprovechar al máximo las capacidades de la herramienta.

☝ Elegir una herramienta intuitiva y fácil de usar es ¡fundamental!

Aplicaciones para el control de presencia online

Kizeo Forms: registros y reportes 100 % personalizables

Kizeo Forms es una herramienta intuitiva y fácil de usar para la recolección de datos. Se trata de una aplicación empresarial en línea pensada para el apoyo y seguimiento de los colaboradores que ejecuten tareas fuera de la oficina.

Kizeo Forms permite crear formularios digitales y personalizables para el control de horarios a partir de modelos predefinidos. Es posible introducir datos con o sin conexión a Internet. Además, también permite enviar la información desde cualquier lugar gracias al modo fuera de conexión (formatos: Excel, Pdf y Word).

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☝Kizeo Forms propone una API para integrar fácilmente los datos recogidos con los sistemas internos de la empresa.

Presencia IGP ClickFINGER: control de presencia individualizado

Presencia IGP ClickFINGER es una solución multiempresa y multicentro diseñada para gestionar la jornada laboral de los trabajadores de una empresa.

Asimismo, la herramienta permite la gestión de vacaciones, horas libres y horas extras. Gracias a la generación de informes personalizables, las empresas pueden optimizar sus procesos para ganar en productividad y ahorrar costes.

☝Presencia IGP ClickFINGER puede implantarse en la empresa a través de diferentes dispositivos como escáner biométrico o lector de tarjetas.

Control de presencia con una app

La transformación digital ha cambiado para siempre nuestros viejos hábitos. Los procesos se están volviendo cada vez más automatizados y, por lo tanto, más eficaces gracias al software de control de presencia.

Cumple con la normativa y optimiza tus procesos a través de una herramienta que se adapte a las necesidades de tu empresa.

¡La gestión automatizada está a un clic de distancia!

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