Registro de horas de trabajo: normativa y plantilla para hacerlo

Registro de horas de trabajo: normativa y herramientas de control

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El registro de horas de trabajo, el cual constituye una obligación legal, permite al empleador tener el control sobre las horas trabajadas por su equipo y asegurarse que este respete los períodos de descanso, según la normativa.

De ahí la importancia de conocer las obligaciones del empleador en términos de seguimiento de las horas trabajadas, las posibles sanciones por incumplimiento de la normativa y las implicaciones que esto tiene para las empresas.

Diferentes herramientas ofrecen funcionalidades para generar automáticamente los reportes obligatorios de las horas trabajadas. Su implementación simplifica el cumplimiento de las normas laborales.

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Registro de horas de trabajo: normativa

¿Qué es un registro de trabajo?

Un registro de trabajo consiste en un documento formal donde se detalla todo lo relativo a la jornada laboral. Según la normativa, dicho registro “se aplica a la totalidad de trabajadores, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas”.

Según el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, sobre medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral, las empresas están en la obligación de llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador.

Efectivamente, el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada (este debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo).

¿Cuándo entró en vigor el control horario?

A partir del 12 de mayo de 2019 (fecha de entrada en vigor), las empresas se encuentran en la obligación de llevar un registro de jornada. Dicho registro debe ser conservado durante cuatro años, entregado al empleado durante el período de pago y estar disponible para trabajadores, representantes legales  y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Cuál es el horario de un trabajador?

Aunque puede aplicarse una cierta flexibilidad horaria en cuanto a la repartición de las horas laborales, la ley del empleo dispone que la jornada ordinaria corresponde a 40 horas semanales de trabajo.

Normativa registro de horas de trabajo 2019: actualización

Tras la publicación en el Boletín Oficial de la modificación realizada en el art. 34 ET, las obligaciones del registro de jornada pueden variar según supuestos específicos. Es el caso de las horas extraordinarias o de los trabajadores a tiempo parcial.

1. Horas extraordinarias

A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

2.Trabajo a tiempo parcial

A estos efectos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.

3. Sanciones por incumplimiento de la normativa

Según las infracciones cometidas, las sanciones se clasifican en:

  • Leves (de 60 a 625 euros): por no informar las condiciones laborales o por no entregar el registro de jornada.
  • Graves (de 625 a 6 250 euros): por irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas/pagadas.
  • Muy graves (de 6 250 a 187 515 euros): aumento considerable de las horas extras, impago, horas extras efectuadas por menores de 18 años.

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© Asesoriafiscallaboralmadrid.es

Los trabajadores móviles, así como todo sector, trabajo y categoría profesional con ciertas peculiaridades, pueden experimentar un perjuicio de la flexibilidad de la jornada de trabajo y de los descansos. La misma, sin embargo, contará con la supervisión de las autoridades competentes.

¿Cómo contabilizar las horas de trabajo?: registro jornada laboral Excel o software

Los empleadores deben tener claridad sobre el calendario laboral de su equipo, incluso si las personas están sujetas a horarios de trabajo flexibles.

Para esto, las empresas deben establecer, generar y conservar los documentos necesarios para llevar el registro de horas de trabajo. Dichos documentos deben estar a disposición de los empleados y de la administración.

Plantilla de registro de jornada de trabajo

Puesto que su uso es ampliamente generalizado, muchas empresas llevan el registro horario de empleados en Excel. Para esto, te proporcionamos un modelo gratis, el cual puedes personalizar:

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Sin embargo, algunas de las razones por las cuales es preferible optar por herramientas informáticas para llevar el control horario de empleados en Excel es porque evitas:

  • Riesgos por errores manuales.
  • Procesos complejos de validación.
  • Datos que no se actualizan en tiempo real.
  • Baja protección de datos.
  • Generación de reportes erróneos o incompletos.
  • Falta de visibilidad en la planificación de la empresa.

Mejores herramientas para el registro de horas de trabajo

¿Por qué recomendamos los software para control horario? 👉  Puesto que estos te proporcionan:

  • Un sistema a prueba de manipulaciones.
  • Datos actualizados en tiempo real.
  • Almacenamiento y conservación durante el período exigido por la Ley.
  • Accesibilidad y movilidad (soluciones en línea).
  • Seguridad de los datos.
  • Generación automática de reportes.
  • Numerosas formas de registrar las horas de trabajo según las necesidades de tu empresa:
    • Huella dactilar o tarjeta de tiempo.
    • Máquina para fichar.
    • Aplicaciones con acceso multidispositivo.

🛠  ¿Qué herramientas te garantizan el control necesario y el cumplimiento de la ley? 👉  Te tenemos tres sugerencias:

  • Factorial, una solución RR. HH. integral, cuya funcionalidad para el control horario está en línea con las disposiciones legales españolas. Te permite gestionar las horas extra de tus empleados y descargar los resúmenes de horas, sin preocuparte por una eventual inspección de trabajo.
  • Grupo Castilla, Epsilon3, un software RR. HH. que cuenta con un módulo para la gestión del tiempo de los empleados, tanto de la administración pública como de la empresa privada. Contempla la automatización y el análisis de los tiempos trabajados por cada empleado.
  • Presencia IGP ClickFINGER, un software integral pensado para el control de la presencia de los empleados. Esta herramienta permite llevar el registro de horas de trabajo (vacaciones, horas extras, incidencias, etc.) de cuatro maneras distintas. (escáner biométrico, lector de huellas, lector de tarjetas, fichaje por clave).

Seguridad para la empresa y productividad del empleado

El control de la jornada del trabajador permite a las empresas gestionar el tiempo de los trabajadores y cumplir con la normatividad. Una herramienta pensada para el registro de horas de trabajo, te permite automatizar esta tarea, al tiempo que te brinda flexibilidad y capacidad de respuesta a corto y mediano plazo.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en marzo de 2020.

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