Registro laboral de la jornada: respuesta a las preguntas más y menos frecuentes sobre la ley

—¿Qué el registro de horas de trabajo es obligatorio para todos los trabajadores? —¡Sí!, ☝️ aunque existen excepciones.

—¿Qué el sistema de control que establezcan las empresas queda a su discreción? —¡Sí!, ☝️ pero cuidado que algunos métodos tienen sus limitaciones.

—¿Qué no es necesario registrar las pausas? —¡Sí!, ☝️ salvo que el convenio colectivo indique lo contrario.

🧩  Si, como empresario, desentrañar las disposiciones del Real Decreto-ley 8/2019 te resulta más complicado que el cubo de Rubik, Appvizer no te desampara: respondemos, de la manera más sencilla e ipso facto, las preguntas más (y menos) frecuentes sobre el control horario.

Un registro de jornada laboral es un documento formal donde se detalla el horario de los trabajadores; específicamente lo relativo a las horas de entrada y de salida.

Según la normativa, dicho registro “se aplica a la totalidad de trabajadores, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas”.

Sin embargo, existen ciertas excepciones definidas en el Estatuto de los Trabajadores:

• Las relaciones laborales de carácter especial;
• el personal que no siendo de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades) tienen pactada una disponibilidad del tiempo en función del cumplimiento de sus misiones profesionales.

Aunque puede aplicarse una cierta flexibilidad horaria en cuanto a la repartición de las horas laborales y cada contrato puede tener sus propias especificidades, la ley del empleo dispone que la jornada ordinaria corresponde a 40 horas semanales de trabajo.

Desde el Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), se había establecido que:

• La jornada laboral era aquella establecida en el contrato laboral o el convenio colectivo y la misma no podía superar las cuarenta (40) horas semanales.
• La empresa debía garantizar el registro diario de jornada, el cual debía incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo.

Posteriormente, según el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, sobre medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral, las empresas comenzaron a estar en la obligación de:

• Llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador;
• conservarlo durante cuatro años;
• entregarlo al empleado durante el período de pago;
• ponerlo a disposición de los trabajadores, representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Dicho Real Decreto entró en vigencia desde el 12 de mayo de 2019.

Si la empresa no hace el registro diario o su procedimiento para llevarlo a cabo presenta inconsistencias (como hacer firmar al empleado antes de que este termine su jornada), se está en la posibilidad de presentar una denuncia a la Inspección de Trabajo.

Dicha entidad, basada en sentencias de distintos tribunales, tiene la misión de velar que se cumpla con el registro de la jornada diaria.

Las empresas que incumplan con las disposiciones legales, pueden ser el objeto de cuantiosas multas. Según las infracciones cometidas, las sanciones se clasifican según muestra la siguiente tabla:

Desde octubre de 2021, las cuantías de las sanciones conocieron un aumento. Te contamos cómo quedaron los nuevos valores en nuestro artículo sobre sanciones por registro horario.

Tras la publicación en el Boletín Oficial de la modificación realizada en el art. 34 del Estatuto de los Trabajadores, las obligaciones del registro de jornada pueden variar según supuestos específicos.

👉 Si la empresa constata que alguno de sus empleados ha incumplido con sus horarios, según lo establecido por negociación colectiva y en el Estatuto de los Trabajadores, este podrá ser objeto de una amonestación e incluso de despido.

El registro de horas en la empresa busca, ante todo, proteger los derechos de los trabajadores. Llevar el control de la jornada del trabajador permite a las empresas no solo gestionar el tiempo de trabajo de sus equipos, sino también cumplir con la normatividad.

A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

Las empresas deben establecer, generar y conservar los documentos relativos al registro de horas de trabajo durante mínimo cuatro años. Dichos documentos deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

A estos efectos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.

Los trabajadores móviles, así como todo sector, trabajo y categoría profesional con ciertas peculiaridades, pueden experimentar un perjuicio de la flexibilidad de la jornada de trabajo y de los descansos. La misma, sin embargo, contará con la supervisión de las autoridades competentes.

Las empresas que hayan implementado el teletrabajo dentro de su funcionamiento, parcial o totalmente, también están en la obligación de llevar un control horario asiduo y acogerse a lo que establece la ley al respecto.

A manera de recordatorio, la ley determina que una persona en teletrabajo es aquella que realiza más del 30% de su jornada laboral en remoto.

Por medio de una herramienta pensada para el registro de horas de trabajo, la cual permita automatizar esta tarea. Esto simplifica el proceso de fichaje para los empleados, al tiempo que brinda flexibilidad y capacidad de respuesta a corto y mediano plazo para los empleadores.

Respecto al método a implementar, estos están en la libertad de optar por el que más les convenga. Cabe mencionar, sin embargo, que algunos sistemas como el fichaje con huella dactilar han conocido una serie de limitaciones en los últimos años.

Puesto que la legislación no exige ningún método específico para que las empresas lleven a cabo su registro horario, este bien puede hacerse a mano y en papel, desde que la información en él registrada sea fiable y se asegure su no alteración.

Por otro lado, muchas empresas, generalmente de menor tamaño, llevan el registro horario de sus empleados en Excel. Si este es tu caso, te proporcionamos un modelo que te ayudará a cumplir con la obligación de registro horario. Puedes descargarlo gratuitamente y personalizarlo según las necesidades de tu organización:

Sin embargo, algunas de las razones por las cuales es preferible optar por herramientas informáticas para llevar el control horario de empleados en Excel es porque evitas:

• Riesgos por errores manuales.
• Procesos complejos de validación.
• Datos que no se actualizan en tiempo real.
• Baja protección de datos.
• Generación de reportes erróneos o incompletos.
• Falta de visibilidad en la planificación de la empresa.

¿Por qué recomendamos los software para control horario? 👉 Puesto que estos te proporcionan:

• Un sistema a prueba de manipulaciones.
• Datos actualizados en tiempo real.
• Almacenamiento y conservación durante el período exigido por la Ley.
• Accesibilidad y movilidad (soluciones en línea).
• Seguridad de los datos.
• Generación automática de reportes.
• Numerosas formas de registrar las horas de trabajo según las necesidades de tu empresa:
  • Tarjeta de tiempo.
  • Máquina para fichar.
  • Aplicaciones con acceso multidispositivo.

🛠 ¿Qué herramientas te garantizan el control necesario y el cumplimiento de la ley? 👉 Te tenemos tres sugerencias:

• Factorial, una solución RR. HH. integral, cuya funcionalidad para el control horario está en línea con las disposiciones legales españolas. Te permite gestionar las horas extra de tus empleados y descargar los resúmenes de horas, sin preocuparte por una eventual inspección de trabajo.
• Grupo Castilla, Epsilon3, un software RR. HH. que cuenta con un módulo para la gestión del tiempo de los empleados, tanto de la administración pública como de la empresa privada. Contempla la automatización y el análisis de los tiempos trabajados por cada empleado.
• Presencia IGP ClickFINGER, un software integral pensado para el control de la presencia de los empleados. Esta herramienta permite llevar el registro de horas de trabajo (vacaciones, horas extras, incidencias, etc.) de cuatro maneras distintas. (escáner biométrico, lector de huellas, lector de tarjetas y fichaje por clave).

• Excepto algunas excepciones que hace la ley, el registro de la jornada es una obligación de toda empresa en España; incluso en los casos en donde haya trabajo parcial, móvil o teletrabajo.
• No cumplir con esta obligación, conlleva sanciones y multas tanto para empresas como para trabajadores.
• Las empresas tienen la libertad de escoger el sistema que mejor les convenga para llevar a cabo el control (en papel, en Excel o a través de un mecanismo digital).
• Sea como sea, los mecanismos de control deben estar alineados con otras disposiciones referentes a medidas de higiene y propagación de virus. En este sentido, el software de control horario, resulta una de las soluciones más prácticas y eficaces para cumplir con la ley.

¿Todavía tienes más preguntas? ¡Déjalas en los comentarios!