Registro de horas de trabajo: normativa, sanciones y herramientas

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Si bien el registro de horas de trabajo permite al empleador tener el control sobre las horas trabajadas por los empleados y asegurarse de que estos respeten los períodos de descanso legales, el registro de horas trabajadas es ante todo una obligación legal.

Los cambios normativos en el registro de la jornada laboral, según el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral, expone que las empresas están en la obligación de llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador. 

En este contexto, estudiaremos a continuación: las obligaciones del empleador en términos de seguimiento de las horas trabajadas por los empleados, las posibles sanciones por incumplimiento de la normativa y lo que esto implica, concretamente, para las empresas. appvizer te presenta las diferentes herramientas para controlar el horario de los empleados y generar los reportes obligatorios de las horas trabajadas automáticamente. ¡Cumplir con esta obligación es más sencillo de lo que crees!

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Obligación de registro de horas de trabajo por parte de la empresa

El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada (este debe incluir el horario concreto de llegada y salida de la jornada de trabajo). 

Novedades tras la modificación realizada en los art. 34 ET

En efecto, a partir del 12 de mayo de 2019 (fecha de entrada en vigor), las empresas se encuentran en la obligación de llevar un registro de jornada. Dicho registro debe ser conservado durante cuatro años, entregado al empleado durante el período de pago y estar disponibles para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Normativas registro de horas de trabajo 2019

Sin embargo, las obligaciones del registro de jornada pueden variar según supuestos específicos, por ejemplo: horas extraordinarias o trabajadores a tiempo parcial. 

Horas extraordinarias 

A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. 

Trabajo a tiempo parcial

A estos efectos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.

Sanciones por incumplimiento de la normativa

Según la o las infracciones cometidas, las sanciones se clasifican en:

  • Leves (de 60 a 625 euros): por no informar las condiciones laborales o por no entregar el registro de jornada.

  • Graves (de 625 a 6.250 euros): por irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas/pagadas.

  • Muy graves (de 6.250 a 187.515 euros): aumento considerable de las horas extras, impago, horas extras efectuadas por menores de 18 años.

Los trabajadores móviles, así como todo sector, trabajo y categoría profesional que por sus peculiaridades lo requiera puede verse afectado por ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, por supuesto, bajo supervisión de las autoridades concernidas. 

En la práctica: ¿Cómo se traduce la nueva obligación para las empresas?

Los empleadores deben controlar el tiempo de trabajo de todos los empleados bien sea que estén sujetos a horarios individuales o a horarios grupales diferenciados dentro del mismo taller, departamento o equipo. 

Para esto, las empresas deben establecer, generar y conservar una cierta cantidad de documentos necesarios para llevar el registro de horas de trabajo y, además, ponerlos a disposición de los empleados y, en caso de control, de la administración.

Hoja de control horario de trabajo

Excel es una de las herramientas más utilizadas por las empresas, sin embargo, suele ser bastante limitante y, en muchos caso, bastante compleja y poco flexible. Si eres de los que usa la clásica plantilla de registro de jornada de trabajo para contar las horas de trabajo de tus empleados, queremos contarte algunas de las razones por las cuales es preferible optar por herramientas informáticas pensadas específicamente para el control horario en lugar de las complejas fórmulas de Excel. 

Si llevas el control horario de empleados en Excel te expones a: 

  • Riesgos de errores manuales.

  • Procesos complejos para la validación.

  • Datos que no se actualizan en tiempo real.

  • Manipulación de datos.

  • Generación de reportes erróneos o incompletos. 

  • Falta de visibilidad en la planificación de la empresa.

Sistemas automatizados para control horario

Se trata de un sistema electrónico o informático automatizado. Con el uso de estos sistemas, el empleado, el empleador y los entes de control pueden verificar el número de horas de trabajo. Estas herramientas han sido pensadas con el objetivo de controlar, automatizar y almacenar toda la información relacionada con el control horario.

¿Por qué recomendamos los software para control horario?

Si eliges un software confiable, puedes contar con: 

  • Un sistema a prueba de manipulaciones.

  • Datos actualizados en tiempo real.

  • Almacenamiento y conservación por el período exigido por la Ley (y hasta más).

  • Accesibilidad y movilidad (soluciones en línea).

  • Seguridad de los datos.

  • Generación automática de reportes.

  • Numerosas formas de registrar las horas de trabajo según las necesidades de tu empresa: 

  1. Huella dactilar o tarjeta de tiempo.

  2. Máquina para fichar.

  3. Aplicaciones con acceso multidispositivo.

En todo caso, cualquier método de monitoreo implementado dentro de la empresa, debe ser capaz de conservar los documentos que protejan tu empresa en caso de un posible control por parte de la administración. En las Leyes laborales se estipula conservar los documentos por un período mínimo de 4 años.

Mejores herramientas en línea para el registro de horas de trabajo

Control laboral

Control laboral es un sistema en línea con acceso multidispositivo para gestionar las horas laborales de los empleados y generar informes legales al instante.

Características de Control Laboral

  • app de control horario accesible para iOS y Android. 

  • Fichaje desde la aplicación móvil para control exhaustivo.

  • Se adapta al tamaño y sector de la empresa: pymes, grandes empresas y administraciones públicas. 

  • Genera informes de manera automática.

  • Permite exportar los informes a otros formatos (Excel, html, etc.).

  • Geo fichaje o geolocalización activa desde la app.

Grupo Castilla

El software RR.HH. de Grupo Castilla, Epsilon3, posee un módulo para la gestión del tiempo de los empleados tanto de la administración pública como la empresa privada.

Características de Grupo Castilla

  • Posibilidad de integrar y capturar los marcajes de cualquier sistema de fichaje ya implantado en la empresa.

  • Control de asistencia, días de trabajo, ausencias y vacaciones. 

  • Establecimiento de horarios personalizados.

  • Automatización y análisis de los tiempos trabajados por cada empleado. 

  • Fichaje desde el móvil.

  • Consultas desde el portal del empleado.

Sage control horario

Sage Control Horario es una solución en la nube para el control de la gestión del tiempo y presencia. El software ha sido pensado para pymes, asesorías y despachos profesionales.

Características de Sage Control horario

  • Integración con terminales de fichaje tradicionales o biométricos.

  • Gestión de horas extras, horas complementarias y trabajadores a tiempo parcial.

  • Control de presencia: horarios fijos, flexibles y rotativos.

  • app disponible para el fichaje digital y móvil. 

  • Información disponible para trabajadores, empleadores e Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Presencia IGP ClickFINGER

Presencia IGP ClickFINGER es un software integral pensado para el control de la presencia de los empleados. Esta herramienta permite llevar el registro de horas de trabajo (vacaciones, horas extras, incidencias, etc.) de 4 maneras distintas. 

Características de Presencia IGP ClickFINGER

  • Escáner biométrico: huella dactilar o una tarjeta intransferible. 

  • Lector de huellas o tarjetas instalado en un dispositivo: ordenador o Tablet.

  • Lector de tarjeta instalado en el propio ordenador del trabajador: software está instalado en los puestos de trabajo.

  • Fichaje por clave en el dispositivo donde esté instalado el software: clave intransferible a través de un dispositivo.

Sesame time

Sesame time es un sistema para la gestión de horarios laborales y control de asistencia. La herramienta facilita la gestión del control horario para cualquier empresa, sin importar la particularidad de las horas de trabajo: fichaje libre o trabajadores por turnos, por ejemplo.

Características de Sesame time

  • Control de acceso multidispositvo.

  • Fichajes geolocalizados de los registros.

  • Gestión rápida de incidencias a través de la app.

  • Exportación a CSV.

  • Funciona incluso con interrupciones de corriente.

  • Reconexión automática en caso de pérdida de WI-FI.

  • Visualización de la disponibilidad gracias a cuadrantes de trabajo.

Seguridad para la empresa y productividad del empleado

El control de las horas de trabajo, más allá de cumplir cumplir las normas laborales obligatorias y evitar sanciones, ayuda a las empresas a gestionar mucho mejor el tiempo de los trabajadores.

El software pensado para el registro de horas de trabajo y el complimiento de la Ley de normas laborales se convierte en una verdadera herramienta para la toma de decisiones. Además, brinda flexibilidad y capacidad de respuesta a corto y mediano plazo. ¿Y tú, ya has elegido el tuyo?

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