Llevar el control horario ¡gracias a un modelo extraordinario!

Extra, extra. España, año 2018: 48% de los trabajadores que realizaron horas extraordinarias, declararon no haberlas percibido en su salario (Fuente: Encuesta de Población Activa (EPA, 2018).

Afortunadamente, para evitar que situaciones como la descrita anteriormente se repitieran, a comienzos de 2019, debutó en primera página la ley de control horario. Dando la posibilidad a las empresas de emplear plantillas de registro horario, dispositivos de fichaje y demás herramientas para el control de presencia, el Gobierno le salió al paso a las críticas.

Si como empresario necesitas saber concretamente cómo te afectan las disposiciones legales, pero temes haber leído entre líneas, ¡acá te damos una mano! Appvizer te cuenta todo lo referente al control horario y te ofrece un modelo de registro de horas (extraordinarias y ordinarias).

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El horario extraordinario es aquel que supera las horas fijadas dentro un contrato laboral. De manera general y teniendo en cuenta que el horario laboral ordinario en España es de 40 horas semanales, las horas extra son todas aquellas que sobrepasen este número.

Es importante saber que la realización de dichos horarios adicionales por parte del trabajador es de carácter voluntario y bajo ninguna circunstancia el empleador puede convertirlo en una obligatoriedad.

Respecto a lo anterior, cabe anotar sin embargo dos cosas:

• Que existen diferentes tipos de contrato cuyo número de horas máximo puede ser inferior a 40 horas (es el caso del contrato a tiempo parcial, por ejemplo*);
• que hay en curso iniciativas gubernamentales que pretenden una reducción de la jornada laboral semanal (como el proyecto piloto de la semana laboral de cuatro días).

* Recordemos que los trabajadores con contrato a tiempo parcial no pueden realizar horas extraordinarias, salvo en situaciones de urgencia demostrada.

La definición que proporciona el Estatuto de los Trabajadores respecto a las horas extraordinarias, es la siguiente:

La misma norma establece una serie de disposiciones aplicables como que:

• Según previo acuerdo o por convenio colectivo, la compensación de las horas extraordinarias se puede hacer:
  • A través de una cuantía determinada (no inferior al valor de la hora ordinaria),
  • por tiempos equivalentes de descanso retribuido.
• El número máximo anual de horas extraordinarias es de 80, excepto si se trata de un exceso que busque prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes.
• El número máximo de horas extraordinarias podrá ser suprimido o reducido por el Gobierno si este lo considera necesario como medida para combatir el desempleo.

Gracias a lo establecido en el ET, las horas extra pudieran ser enmarcadas legalmente. Sin embargo, era aún necesaria una actuación inspectora para asegurar que no hubiera excesos y abusos por parte de los empleadores y que los derechos de los trabajadores se estuvieran cumpliendo realmente.

Con el espíritu de luchar contra la precariedad laboral y garantizar el pago de las horas extra realizadas'', nace el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.

Como vimos entonces, las dos normas que tienen un rol preponderante en la obligatoriedad de registro de la jornada laboral son el Estatuto de los Trabajadores y la llamada Ley de control horario.

De manera general, con el control horario en la empresa lo que se pretende es evitar la precarización del mercado laboral. Asimismo, privilegiar la flexibilidad horaria y laboral, con lo cual se estaría contribuyendo a mejorar aspectos de la vida de los trabajadores como su conciliación familiar.

En lo que respecta al registro de la jornada, particularmente en cuanto a las horas extraordinarias, lo que pretende la ley es:

• Garantizar que no se supere su máximo legal,
• asegurar su adecuada cotización y remuneración.

Por otro lado, el hecho de que un registro horario diario compute excesos de jornada no necesariamente significa que haya habido lugar a un trabajo extraordinario. Es el caso de los acuerdos por bolsas de horas dentro de los cuales, algunos días pueden contar hasta diez horas de trabajo, mientras que habrá otros que estén por debajo de las ocho horas regulares.

Debido a lo anterior, una vez se haya totalizado la jornada de los trabajadores, se debe comprobar si las horas que excedieron lo estipulado dentro de la jornada ordinaria adquieren el carácter de hora extraordinaria o solo forman parte de un modelo de distribución irregular de la jornada.

Bien que las dos normas mencionadas anteriormente dan luces sobre el registro horario (a quién aplica, cómo hacerlo, etc.), aún fue necesario que el Ministerio de Trabajo publicara una Guía Práctica para aclarar algunas zonas grises de difícil interpretación.

En dicha guía, se insiste en que “el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles”.

Gracias al cumplimiento del registro de las horas extraordinarias, las empresas pueden calcular de manera exacta el pago de retribuciones correspondientes a cada trabajador. Al respecto, establece el ET lo siguiente:

Igualmente, el empresario está en la obligación de entregar una copia del resumen del abono de las retribuciones correspondientes a cada trabajador.

Son diferentes los niveles de infracción que se pueden cometer, según la gravedad de la acción y/o omisión. Para estos efectos, el Real Decreto Legislativo 5/2000 (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social - LISOS), distingue entre:

• Infracciones leves,
• infracciones graves,
• infracciones muy graves.

Ante un eventual incumplimiento de los que dispone la ley en materia del tiempo de trabajo (incluidas las horas extraordinarias) y su registro, las empresas enfrentan sanciones y multas.

Dado que es un hecho que el registro de las horas, ordinarias y extraordinarias, constituye una obligación para todos los trabajadores, veamos ahora de qué manera es posible cumplir con las disposiciones legales.

El primer mecanismo consiste en llevar el conteo de las horas y el fichaje horario de manera “manual”, con ayuda de una hoja de cálculo. Generalmente, empresas con pocos trabajadores encuentran en este método una forma sencilla y fiable de cumplir con el registro.

Recordemos que no por sencillo, este método deja de ser menos válido que otros más tecnológicos. Todo sistema de registro horario será válido siempre y cuando la empresa:

• Esté en capacidad de asegurar la veracidad de la información,
• cumpla con tener los registros disponibles ante una eventual inspección y para consulta de los trabajadores.

Llevar el control horario en Excel es muy sencillo y solo requiere de la personalización de la información, cuando se cuenta con un modelo prediseñado. Descarga nuestro modelo de registro de jornada y no dejes que ninguna hora extra quede sin ser contabilizada:

Puesto que hacer firmar manualmente las hojas de registro no es una opción para medianas y grandes empresas, entrar a considerar otros métodos se hace necesario. En este sentido, el software y las aplis de control horario son otra solución que tienen las empresas para cumplir con la ley.

Estas herramientas ofrecen varios beneficios que hace que las empresas prefieran optar por ellas, antes que romperse el coco con métodos manuales. Entre las ventajas a resaltar está el hecho de:

• Ofrecer mayor visibilidad del calendario laboral para controlar el número de horas realizadas;
• constituir un sistema de fichaje efectivo en diferentes contextos laborales: teletrabajo, movilidad, etc.;
• gestionar y contabilizar las horas extra de acuerdo con su tipología;
• garantizar la correcta compensación de las horas extraordinarias;
• proporcionar un respaldo sólido en el cumplimiento de la legislación vigente.

• Son consideradas horas extraordinarias aquellas que sobrepasan la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo.
• Sin embargo, algunos modelos de contrato laboral contemplan la ejecución de un número superior de horas al día, sin que por lo tanto esto se considere como trabajo extra. Es el caso del acuerdo por bolsa de horas.
• Las horas extra están reguladas por el Estatuto de los Trabajadores, por la ley de control horario y por la LISOS. Cada una de estas normas establece respectivamente:
  • Qué son las horas extra,
  • cómo llevar a cabo su registro,
  • cuáles son las sanciones que se derivan por el incumplimiento de la ley.
• El registro de las horas extraordinarias, por ser obligatorio, requiere del establecimiento de políticas y métodos para su control. La implementación de un software de control horario es uno de ellos.