Los mejores software para optimizar la gestión de vacaciones

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La gestión de vacaciones de los empleados, las ausencias con goce de sueldo o las licencias por enfermedad son un problema inherente del departamento de recursos humanos de todas las empresas. ¿Cómo facilitar las solicitudes de ausencias de los empleados y la validación de las licencias?

En este artículo, ofrecemos una comparación de diferentes software online de gestión de vacaciones y ausencias. Con estos puedes optimizar procesos y facilitar el trabajo del departamento de recursos humanos, todo en un espacio seguro y de fácil acceso.

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Gestión de vacaciones

Definición

La gestión de vacaciones consiste en la coordinación de los días de descanso de los empleados de una empresa. Es importante que estos estén bien gestionados y fijados con tiempo para evitar que las actividades de la empresa se atrasen, o que, por ejemplo, todo el personal de un departamento tome estos días al mismo tiempo.

Además, esta gestión incluye las licencias por enfermedad, maternidad o matrimonio, por mencionar algunas. Muchas de estas pueden ser coordinadas con anticipación, sin embargo otras surgen de imprevisto, de ahí la importancia de contar con una herramienta que facilite la organización y visualización de estas de manera eficiente. 

Tipología de ausencias laborales

Entre todo los tipos de permisos y ausencias admitidas según el Código de Trabajo y Seguridad Social se encuentran las siguientes:

  • Vacaciones pagadas tanto en el sector privado como en el público.

  • Licencia por enfermedad.

  • Licencia por la muerte de un familiar.

  • Licencia por matrimonio.

  • Licencia por mudanza.

  • Licencia para el cumplimiento de algún deber personal o público.

  • Ausencia relacionadas con la llegada de un niño:

    • licencia por maternidad,

    • licencia por exámenes prenatales,

    • licencia por periodo de lactancia,

    • licencia por paternidad,

    • licencia por adopción.

  • Ausencias para el ejercicio de otra actividad:

    • ejercer un mandato político local.

  • Licencia por hijos enfermos.

  • Licencia por estar a cargo del cuidado de un menor de 12 años o persona con discapacidad.

Ausencias remuneradas: derechos de los empleados

Las ausencias remuneradas son un derecho de todos los empleados, independientemente del tipo, la duración de su contrato o su antigüedad.

Como recordatorio, enumeramos aquí la información principal que debes conocer sobre las vacaciones:

  • Las vacaciones no pueden ser sustituidas por remuneración económica.

  • El periodo de vacaciones se establecerá en mutuo acuerdo entre el empleador y el empleado, según lo que establezca el contrato de trabajo.

  • Las fechas de vacaciones las define cada empresa, pero el empleado debe conocerlas al menos dos meses antes de su disfrute.

Más arriba explicamos de manera teórica los tipo de ausencias laborales y sus implicaciones. Pero, ahora te preguntarás ¿cómo gestionar las licencias y ausencias en tu negocio? Existen muchas herramientas y más adelante te comparamos algunas de estas.

¿Cuál es el alcance de Excel?

Excel es una herramienta de oficina esencial en muchas empresas, sino en todas las organizaciones. En el momento de la transformación digital de las empresas, este programa fue y es, incluso hoy, la herramienta preferida para gestionar las vacaciones y ausencias en el lugar de trabajo.

Debemos admitir que Excel cuenta con una serie de beneficios, como el hecho de que es una herramienta de negocios bien conocida y es uno de lo programas básicos disponibles en el ordenador de cada empleado.

Sin embargo, a medida que la empresa crece, se vuelve más complejo administrar las licencias y ausencias con Excel. De hecho, tal gestión significa:

  • Cambios de clave.

  • Más riesgo de errores manuales.

  • Un proceso de validación complejo.

  • Mucho tiempo para procesar una solicitud de licencia o ausencia.

  • Los datos no siempre están actualizados.

  • Falta de visibilidad en la planificación de la empresa.

Para superar estas desventajas, existen software online que ofrecen funciones avanzadas y ahorran tiempo a un precio asequible: ¡una inversión mínima con múltiples beneficios!

Los beneficios de los software online de gestión de vacaciones

Los software online son una alternativa para ahorrar tiempo en la gestión de licencias y ausencias, pero ¿por qué?

En resumen, los beneficios de estas herramientas para el negocio son:

  • Optimización de los procesos de gestión de permisos y ausencias.

  • Simplificación de trámites (solicitudes y validaciones de ausencias).

  • Automatización de microtareas.

  • Visualización en cualquier momento de los días de vacaciones disponibles, solo necesitas tener acceso a internet.

  • Los días de vacaciones disponibles se actualizan automáticamente tan pronto se valida una solicitud.

  • Visualización de horarios por equipo, por colaborador o por empresa.

  • Gestión simplificada de nómina, a través de la integración con otras herramientas.

  • Reducción de papeleo.

  • Menos errores humanos.

¿Estás convencido, pero no sabes cuál solución elegir? Te guiamos en tu proceso de selección.

¿Existen software gratuitos de gestión de vacaciones?

Existen soluciones gratuitas para la gestión de vacaciones, pero estas herramientas son a menudo Open Source. Tienen la ventaja de automatizar la gestión de vacaciones sin tener que pagar un euro.

Sin embargo, estas soluciones tienen sus limitaciones:

  • menos funcionalidades,

  • un alcance limitado (número de usuarios, por ejemplo),

  • contar con habilidades técnicas para adaptar el software a tus necesidades,

  • no brindan soporte en caso de problemas.

Ante esto, preparamos una comparativas de varios software online para ti, para que conozcas las funcionalidades por las que estarás pagando.

Comparativa: los mejores software online de gestión de vacaciones

Tabla comparativa de software de gestión de vacaciones

Software Tipo de empresa Ventaja principal
Factorial HR Pymes Simplificación de procesos y visibilidad
Paychex Todo tipo de empresas Plataforma fácil e intuitiva
PayFit Pymes Gestión de vacación y pago de nóminas eficiente
Zenefits Pymes Solución modificable y adaptable

Factorial HR

Factorial HR es un software online que simplifica la validación de solicitudes de vacaciones y ausencias. Esta solución permite la visualización de horarios y actualiza automáticamente el calendario del equipo, brindando mayor transparencia.

Los días de vacaciones disponible se pueden visualizar en tiempo real para empleados y directivos se ahorra mucho tiempo en el proceso de solicitud.  Las validaciones de permisos y ausencias pueden ser tratadas por medio de una sola solicitud eliminando la necesidad de crear múltiples solicitudes. 

Esta herramienta gestiona las vacaciones y ausencias teniendo en cuenta las excepciones convencionales y las políticas de la empresa, así como la antigüedad, el cálculo de los tickets de restaurante, etc. 

Ventajas de Factorial:

  • Los días disponible de vacaciones se actualizan automáticamente.

  • Las ausencias y vacaciones se reportan en la nómina.

  • Las vacaciones y/o ausencia se puede visualizar en un calendario compartido.

Paychex

Paychex es una solución que cuenta con un módulo de gestión de vacaciones en el cual puedes automatizar las ausencias de la empresa. Con unos pocos clics puedes formular una solicitud y validarla.

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Esta herramienta, además, facilita la exportación de las nóminas evitando así errores. Ofrece también, varios formatos compatibles e integraciones con software de nómina y contabilidad para facilitar la gestión del personal y la gestión de nómina.

Por último, los informes son personalizables y siguen los indicadores de recursos humanos, como el número de días trabajados o la tasa de ausentismo.

Ventajas de Paychex:

  • Una herramienta simple e intuitiva.

  • La gestión de todo tipo de ausencias.

  • Un soporte de calidad y abierto para responder a todas sus preguntas.

PayFit

Payfit no es un software de gestión de vacaciones online, sino un software de gestión de nóminas para pymes que centraliza la gestión de nóminas y la gestión de vacaciones y ausencias en la misma herramienta.

Los días disponibles de vacaciones son accesibles en cualquier momento para los empleados y el enlance del registro de las ausencias con los pagos se hace automáticamente.

Además, ofrece una visualización global a los gerentes y encargados de RR.HH. de la presencia de los empleados, datos administrativos, planificación de vacaciones, etc. todo disponible online con acceso seguro.

Las ventajas de Payfit:

  • Atención al cliente proactiva y competente.

  • En promedio, 3 días ganados por mes en gestión administrativa.

  • Un nivel máximo de seguridad para tus datos.

Zenefits

Zenefits es un software modular de recursos humanos que incluye un módulo dedicado a la gestión de vacaciones y ausencias.

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Los tipos de ausencias configurables lo convierten en una solución a la medida que satisface las necesidades específicas de tu negocio. El calendario colaborativo proporciona una visión general rápida de las ausencias y la disponibilidad de los empleados.

El trabajo de los recursos humanos se simplifica, debido a que pueden hacer extracciones de datos, como horas de ausentismo o días de ausencia disponibles, que luego se vinculan con la nómina.

Ventajas de Zenefits:

  • Una buena relación precio / calidad.

  • Funcionalidades exitosas.

  • Una herramienta disponible en la computadora, tableta o teléfono móvil.

Gestión de vacaciones simplificada

Gestionar las vacaciones y ausencias de los empleados con un software online no solo beneficia la simplificación del proceso de validación sino que también ahorras tiempo todos los meses.

Ahora la edición y elaboración de nóminas es más rápida y con menos errores, los recursos se administran mejor y gestionar las ausencias ya no es un dolor de cabeza.

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