Optimiza el control del tiempo en tu empresa con un par de clics

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El control de tiempo y de las actividades es una responsabilidad del departamento de recursos humanos que afecta a todas las organizaciones, públicas y privadas, de todos los tamaños y en todos los sectores de actividad. Incluye tanto la gestión de las vacaciones como la supervisión del tiempo dedicado a una actividad en un proyecto determinado.

Los informes resultantes son útiles para toda la empresa: departamento de recursos humanos, departamento financiero, pero también para los empleados y los directivos.

appvizer ha realizado una comparativa de software de control de presencia para guiarte en tu elección. Autónomo, startup, pyme o empresa de gran tamaño, la solución para la gestión de tu negocio se encuentra en este artículo.

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Control de tiempo

Definición

El control de tiempo es una de las tareas del departamento de RR.HH., consiste en la gestión, supervisión y notificación del tiempo que los empleados pasan en las empresas, incluye también las gestión de las vacaciones, las ausencias y la duración de las actividades profesionales de los empleados. Un sistema de control bien pensado se convierte en una verdadera política estratégica a nivel de recursos humanos.

Aunque todas las empresas necesitan un control horario de sus negocios, la metodología y el sistema utilizado varía en función de las necesidades de cada compañía.

Implicaciones legales

Según la ley 8/2019 y el BOE-A-2019-3481, todas las empresas están en la obligación de tener un control del horario, y del tiempo en general, de las horas trabajadas por los empleados.

Por ejemplo, para en el registro de las horas extraordinarias en el Real Decreto Legislativo 2/2015, el artículo 35, sección 5 dice textualmente:

A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

Esto quiere decir que cada vez que el empleado reciba su salario, se le debe entregar conjuntamente un recibo de las horas trabajadas.

¿Qué son las aplicaciones para gestionar el tiempo?

Se trata simplemente de un sistema dedicado al manejo y registro de los tiempos de trabajo. Se introducen los siguientes datos: horas de llegada y salida, número de horas trabajadas en un período determinado, días libres o ausencias en general.

Algunas empresas gestionan el tiempo con un software SIRH que incluye un módulo de gestión de tiempos. Sin embargo, las empresas suelen tener necesidades distintas según sus modelos de negocio, en este artículo queremos mostrar diferentes software empresariales para el control de tiempo.

¿Por qué utilizar un software para el control de tiempo de trabajo?

Un sistema informático automatiza la gestión del tiempo de trabajo contabilizando y centralizando las horas trabajadas (o no) por los empleados (presencias, ausencias, vacaciones, etc.) dentro de una misma herramienta.

El software de control de tiempo ayuda a las empresas a automatizar y optimizar la gestión del tiempo de trabajo. De este modo, los empresarios pueden concentrarse en tareas con mayor valor agregado, delegando el control horario a una herramienta especializada.

Estos sistemas ofrecen un sinnúmero de ventajas:

  • Ahorran tiempo.

  • Reducen el riesgo de errores.

  • Asignan mejor los recursos según los proyectos.

  • Optimizan la gestión de proyectos.

  • Brindan un seguimiento de tiempo más completo según las tareas.

  • Ofrecen informes más precisos tomando en cuenta cada persona.

  • Disminuyen costes laborales.

  • Mejoran el conocimiento y manejo de los recursos humanos.

  • Mejoran la asistencia en la planificación de proyectos.

  • Ayudan a aumentar la productividad del empleado.

  • Enriquecen la gestión de los recursos humanos en general.

¿Cómo controlar y/o gestionar el tiempo en tu empresa?

Si deseas aumentar la productividad de tu empresa, cumplir con lo establecido por ley y además optimizar las tareas de recursos humanos, tienes que llevar un control de tiempo eficiente. Los software de control de tiempo son perfectos para esto, además de que se ajustan a las necesidades de tu empresa.

La automatización del control de horarios es una evidencia

La transformación digital ha cambiado para siempre nuestros viejos hábitos. Los procesos se están volviendo cada vez más automatizados y, por lo tanto, más eficaces gracias a las aplicaciones para gestionar el tiempo.

La "nube" simplifica aún más el acceso a estas herramientas: los espacios colaborativos en línea se convierten en legión.

En estas circunstancias, el empleador elige la solución más adecuada según las necesidades y el objetivo de la empresa: 

  • Software control de tiempos de trabajo gratis o de pago,

  • Sistema completo de control laboral,

  • SIRH para la gestión del personal,

  • Sistema de rastreo, tarjetas de tiempo, software de fichado, 

  • Software de seguimiento de tiempo, 

  • Sistema biométrico,

  • Gestor de tareas,

  • Integraciones con software de nómina, etc.

Gestión documental

Es importante que todos los documentos con el control de asistencia y las horas laborales estén a disposición de los empleados, representantes del personal e inspección del trabajo. En este orden de obligaciones, queremos advertir que el mantenimiento del sistema de control con la información del asalariado constituye una tarea difícil, especialmente si se trata de mantener:

  • datos de fechas antiguas ,

  • hojas de trabajo,

  • período de pago,

  • asistencia de empleado, etc.

Para superar esta dificultad de gestión, es posible utilizar un software de gestión óptimo cuyo acceso y uso será fácil para todas las partes.

Software control de tiempos de trabajo gratis y de pago

A continuación te presentamos una comparativa con los mejores software de control de tiempo:

Software Tipo de empresa Ventaja principal
ForTiming Todo tipo de empresas Relación calidad / precio
Kizeo forms Todo tipo de empresas con empleados móviles Móvilidad y funcionalidades avanzadas
Presencia IGP ClickFINGER  Todo tipo de empresas Automatización eficiente del control de tiempo
Sage Control Horario Pymes y empresas grandes Control del tiempo fácil y completa
Sesame time Pymes y empresas grandes Interfaz simple e intuitiva
Timecamp Pymes Gestión flexible del tiempo

ForTiming, relación calidad-precio

¿Para quién? todo tipo de empresas

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ForTiming es una solución online que brinda soporte en la gestión de tiempo de tu empresa, es decir cuenta con:

  • Gestión de horarios (agenda del equipo, organización, distribución de las actividades de cada empleado, etc.).

  • Gestión de vacaciones (ausencias de los empleados, solicitudes de vacaciones, licencias, etc.).

  • Gestión del tiempo y de las actividades (hojas de tiempo, registro de tiempos, etc.).

Este software, incluye también, la función de gestión de tareas. Además, la herramienta te permite controlar la gestión de tu proyecto teniendo en cuenta el tiempo dedicado a cada tarea, la asignación de recursos y otros indicadores. 

El enfoque analítico te permite aprovechar los datos de la herramienta: datos de RR.HH., registros de empleados, etc. para asegurar un mejor seguimiento del proyecto. Obtendrás una mejor visibilidad de tu negocio y podrás anticiparte a las necesidades de recursos humanos.

El último punto fuerte de ForTiming: la solución es gratuita para empresas muy pequeñas y pymes permitiendo acceso hasta 3 usuarios y 10 proyectos.

Kizeo forms, la verdadera herramienta móvil

¿Para quién? Todo tipo de empresas con empleados móviles

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Kizeo forms es una herramienta pensada para la era de la movilidad y la desmaterialización, especialmente para la gestión de proyectos que requieren intervenciones fuera de la oficina y seguimiento de obras, por dar un ejemplo.

Con un software como Kizeo Forms, las empresas pueden gestionar tanto el progreso de los equipos móviles en tiempo real como la facturación de los clientes en función del trabajo realizado.

La plataforma también permite la gestión de:

  • los horarios de trabajo,

  • la visualización y generación de resportes en tiempo real,

  • la fácil creación de formularios digitales,

  • el registro de jornada laboral.

Kizeo forms se integra con los software empresariales ya instalados en la empresa gracias a la API. Además de ofrecer una serie de campos obligatorios y específicos como fecha, hora, geolocalización y firma. La aplicación también permite la solicitud de vacaciones, la gestión de órdenes de trabajo e inspecciones, y la generación casi automática de reportes de horas trabajadas. Cabe acotar que la app funciona ¡sin acceso a Internet!

Presencia IGP ClickFINGER, el software a medida

¿Para quién? todo tipo de empresas

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Presencia IGP ClickFINGER es un sistema de asistencia que brinda soporte en la gestión del tiempo de trabajo, incidencias registradas, vacaciones, horas libres, etc. y la planificación de estas actividades en una herramienta que se adapta a las necesidades de tu empresa.

Es adecuado para todas las organizaciones: autónomos, microempresas, pymes y empresas grandes. Esta herramienta cuenta con diferentes maneras de empleo: mediante un escáner biométrico (huellas dactilares o tarjeta del empleado), lector de huellas o tarjetas. Estos mecanismos pueden ser instalados en el dispositivo de tu preferencia, lector de tarjeta en el ordenador del empleado o un fichaje con clave en el lugar donde se encuentre instalado el software.

La herramienta contiene funcionalidades adaptables a tus necesidades, lo que permite construir el software a la medida de cada cliente para estar lo más cerca posible de sus necesidades y satisfacerlas de la forma más precisa posible. 

Los equipos de ceesa, con la solución Presencia IGP ClickFINGER, trabajan en estrecha colaboración con los clientes brindándoles asesorías, soporte y detalles sobre los servicios que ofrecen. 

Sage control horario, el ineludible

¿Para quién? pymes y grandes empresas

Sage Control Horario, es una solución que permite el registro del tiempo dedicado por los empleados a una o más actividades. Cada empleado introduce el número de horas empleadas a cada actividad con la frecuencia que desee (diaria, semanal...). Es simple y rápido.

Esta herramienta se basa 6 ejes principales:

  • Control de la jornada de trabajo.

  • Control de forma digital.

  • Integración con fichajes y reloj de tiempos.

  • Registro de horas extras y complementarias.

  • Acceso a los empleados para visualizar las horas trabajadas y ausencias.

  • Disponibilidad de informes oficiales en caso de auditorías.

Además, la ventaja principal de esta solución es la ergonomía de la interfaz: la simplicidad y la claridad de esta que te harán la vida más fácil.

El software Sage Control Horario también hace hincapié en el aspecto colaborativo de la solución. Toda la empresa tiene acceso a la solución online en cualquier momento y puede proporcionar información o encontrar la información necesaria. La aplicación móvil refuerza esta sensación y la movilidad de la herramienta.

Sesame time, simple e intuitivo

¿Para quién? pymes y grandes empresas

 

Sesame time se dedica a optimizar el control de tiempo en la empresa, es también un gestor de tareas y proyectos. La solución permite visualizar la rentabilidad de los proyectos y la productividad de tus empleados.

Esta herramienta cuenta con las siguientes funcionalidades:

  • Simplificar la entrada de horarios de trabajo para los empleados.

  • Facilitar la validación por parte de los gestores.

  • Automatizar el procesamiento de las horas extras.

Este software fácil y ergonómico está diseñado para hacer que la gestión del tiempo ya no sea una tarea para los empleados y gerentes. Sesame time permite controlar las horas extraordinarias de tus empleados, pero también garantizar que se respeten los períodos de descanso establecidos por ley. 

Sesame time también te permite desglosar el tiempo invertido por tus empleados en cada proyecto.

Timecamp, gestión flexible del tiempo

¿Para quién? pymes

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Timecamp es una solución global para mejorar tus procesos de RR.HH. relacionados con la gestión del tiempo, la gestión de proyectos y facturación. 

Esta herramienta involucra a los empleados en los procesos de reporte del tiempo invertido, por un lado, y facilita el trabajo de los departamentos de recursos humanos y gerentes, por el otro. El ahorro de tiempo es obvio,  permitiendote dedicarte a actividades de mayor valor agregado.

Timecamp se caracteriza por:

  • Manejo intuitivo.

  • Buena ergonomía.

  • Gestión de horas laborales.

  • Menús personalizables para que la solución se adapte a tus necesidades.

  • Aplicaciones para smartphone y tabletas.

Este software online te ayuda a medir el rendimiento de tus empleados y a realizar ajustes de recursos humanos, como el cálculo del pago de horas extras.

Elegir el software de control de tiempo de trabajo que se adapte a tu empresa

La gestión del tiempo y de las actividades forma parte de la vida profesional de tus empleados y de las tareas diarias de tu empresa. La elección de la herramienta que te acompañe en tu negocio no debe ser insignificante. Algunas soluciones han sido diseñadas para ciertos tamaños de empresas más que para otras: la cosa es que estás herramientas son capaces de adaptarse especialmente a las necesidades de cada negocio. ¡Elige bien!

Una vez que hayas elegido e implementado tu software, pronto verás los beneficios ¡a corto y largo plazo!

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