Diagrama de Gantt: adiós al misterio de este instrumento de la gestión de proyectos

Para un gestor de proyectos, saber qué es el Diagrama de Gantt y para qué sirve, no es ningún misterio. Pero cuáles son sus ventajas como herramienta de gestión de proyectos y en qué se diferencia de otros instrumentos como el Diagrama de PERT, quizás sea un enigma aún por resolver.

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El Diagrama o Gráfico de Gantt es una herramienta utilizada en la gestión de proyectos.

Consiste en una representación gráfica de las diferentes actividades que componen un proyecto y su organización, según sus tiempos de ejecución.

De esta manera, el gráfico está compuesto por:

• Las tareas o actividades (y a veces los miembros del equipo encargados de su ejecución), registradas en el eje vertical del gráfico;
• las unidades de tiempo (días, semanas, meses) elegidas para secuenciar el proyecto, registradas en el eje horizontal.

Puesto que el gráfico se utiliza para visualizar el tiempo necesario para completar cada tarea a lo largo de un proyecto, cada una de estas está representada por una barra horizontal.

Los orígenes del diagrama de Gantt se remontan a la década de 1890. El primer diagrama fue diseñado por el ingeniero polaco Karol Adamiecki. Sin embargo, ahora se llama Diagrama de Gantt porque el estadounidense Henry Laurence Gantt lo rediseñó en el siglo XX (en la década de 1910) y le dio la forma que se sigue utilizando hoy en día.

El Diagrama de Gantt ha sido diseñado de manera que hoy en día es capaz de abordar la mayoría de proyectos complejos en todas las áreas de actividad. La claridad que ofrece, gracias a sus sencillos elementos visuales, la convierte en una herramienta de gestión de proyectos indispensable.

Esta herramienta se utiliza en la fase de diseño del proyecto en las empresas, antes de la puesta en marcha de las tareas operativas, para obtener una visión global de las actividades a realizar y un cronograma preliminar.

A continuación, los gestores del proyecto lo utilizarán a lo largo del mismo, donde se ajustará y actualizará para reflejar el progreso real de las tareas.

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El Diagrama de Gantt resalta los plazos de ejecución de tu proyecto, pero también los hitos que lo representan. A menudo, un hito corresponde a la presentación de un entregable.

A diferencia de Gantt, el diagrama PERT o de PERT muestra la dependencia y la secuencia de las tareas unidas por flechas. Destaca igualmente la ruta crítica: la secuencia más corta de tareas que deben completarse entre el inicio del proyecto y su entrega.

Ejemplo de un diagrama PERT en la que la ruta crítica es visible en color, desde el inicio, hasta la finalización del proyecto:

Veamos de qué manera un Diagrama de Gantt puede contribuir en el correcto desarrollo de un proyecto:

• Ayuda a la planificación del proyecto: el diagrama presenta visualmente la programación de las actividades y permite anticipar los retrasos o los excesos de presupuesto, gracias a la visión global que proporciona. Así, se controlan mejor el progreso y los costes del proyecto.
• Mejora la organización del trabajo: se obtiene una visión completa de la estructura del proyecto, basada en listas de tareas representadas mediante un gráfico de barras con su inicio, fin y duración, pero también su secuencia lógica y su posible trasnlapamiento.
• Facilita la gestión de los recursos: ayuda a mejorar tu organización y, en particular, la asignación de recursos a cada etapa del proyecto, optimizando los tiempos de trabajo. Esto aumenta el rendimiento de tus equipos durante todo el periodo del proyecto.
• Favorece la gestión del riesgo: gracias a su formato dinámico, el Diagrama de Gantt puede actualizarse regularmente y las tareas pueden reorganizarse en cualquier momento para ajustar lo real con lo previsto. El gráfico no es fijo y es probable que la versión original sea diferente al final del proyecto.
• Sirve como herramienta de comunicación: es sobre todo una herramienta de colaboración, que no está pensada para que la utilicen únicamente los gestores de proyectos. Se trata de un planificador visual compartido entre todos los miembros, que así tienen acceso a toda la información relativa al proyecto. En otras palabras, facilita la comunicación dentro del equipo.

Si bien esta herramienta se presta para seguirle el paso a proyectos de diferentes sectores, la misma se queda corta en ciertos casos:

• Cuando el proyecto es muy grande o se va a extender durante varios años.
• Ante proyectos que desde el principio se sepa que pueden cambiar, debido a que se desarrollan en entornos ágiles o poco predecibles.
• Si el desarrollo del proyecto no es lineal y requiere de demasiadas intervenciones o está sujeto a constantes imprevistos.

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Personalízala con sus tareas y plazos y actualízala a medida que avanza:

La definición del Diagrama de Gantt ya no es un secreto para ti. Incluso ahora dispones de una hoja de cálculo que funciona a manera de plantilla para planificar tus proyectos. Si todavía te quedan dudas, en nuestro artículo enfocado en la construcción del Diagrama de Gantt en Excel, revelamos 5 pasos y consejos, así como cuál es el mejor software de Gantt para tener éxito.

No dejes de utilizar esta herramienta de planificación para tus tareas diarias y descubre todas sus ventajas.

• El Diagrama de Gantt es una herramienta visual, empleada en la gestión de proyectos para visualizar el desarrollo de los mismos.
• Desde hace años es utilizado en diferentes sectores de actividad, gracias a la facilidad que ofrece para representar:
  • Las actividades de un proyecto,
  • el tiempo que tomará su ejecución.
• Se complementa con otros instrumentos como el Diagrama de PERT, el cual aporta elementos adicionales como la ruta crítica o camino más rápido para la ejecución de un proyecto.
• Entre las ventajas que proporciona el gráfico se incluyen:
  • La facilidad para concebir el proyecto,
  • la visualización de todas las actividades del mismo y su correlación entre sí, en función del tiempo que toma su ejecución,
  • La mejora en la colaboración y la comunicación de los equipos.
• Construir un Diagrama de Gantt es posible a través de una hoja de cálculo de Excel o de una herramienta automatizada, cuando el tamaño del proyecto así lo requiera.

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