9 programas para fichar online y no aflojar el ritmo laboral

“En la calle, en la esquina, en la cuadra”...

No es el refrán de una canción de Juanes: es la posibilidad que tienen todos los trabajadores, sin importar el tipo de empresa o modalidad laboral, de fichar online.

Las empresas tienen obligaciones legales y los proveedores de software soluciones que aportar. Y como del registro de la jornada pueden correr, pero no esconderse, mejor saber qué herramienta de control horario gratis o de pago pueden implementar.

Lee nuestra comparativa de programas para el fichaje de trabajadores y ¡asegúrate de no dejar que el ritmo laboral disminuya!

Para realizar esta selección de herramientas para fichar online, hemos tenido en cuenta diferentes criterios:

• La notoriedad del proveedor de software o aplicación,
• la relevancia y riqueza de las funcionalidades,
• la facilidad de uso (ergonomía, interfaz, etc.),
• la interoperabilidad con otros sistemas y herramientas,
• el cumplimiento legal.

Veamos algunos ejemplos de soluciones para el control de presencia, sus funcionalidades, tarifas y para qué tipo de empresa están diseñadas.

☝️ Los siguientes software y aplicaciones son presentadas en orden alfabético.

*Precios actualizados a junio de 2022.

Bizneo Time Manager es un software para empresas de cualquier tamaño que integra cinco soluciones clave para la gestión del tiempo: control de presencia, acceso o fichaje, control horario, vacaciones y ausencias, turnos de trabajo, y gestión de horas extra. Todo en una única herramienta, potente y fácil de usar.

Esta alternativa permite lograr una gestión tanto en entornos 100% online, como en aquellos que requieren usar dispositivos físicos como tornos o escáneres.

Fichar con Bizneo Time Manager ofrece las siguientes ventajas:

• Portal del empleado desde el cual enviar las solicitudes de vacaciones y ausencias.
• Sistema de geolocalización para efectos de fichaje.
• Contador de horas de trabajo.
• Fichaje masivo semanal.
• Add ons para complementar el fichaje con funcionalidades de gestión de horas extra y complementarias.
• Umbrales de flexibilidad.
• Informes de imputación de horas por proyecto y tarea.
• Dispositivos de reconocimiento biométrico.

En el caso de empresas pequeñas, la herramienta ofrece la posibilidad de estar funcionando en menos de 48h. En grandes compañías, este tiempo varía según el número total de empleados. Un aspecto a resaltar es su capacidad de funcionar con o sin dispositivos físicos, algo clave para entornos de trabajo presencial, remoto o híbrido.

Por último, una de las mayores ventajas que ofrece esta herramienta es la posibilidad de integrarse con otras soluciones de Bizneo, ofreciendo así la posibilidad de contar con un software modular. Así, evaluar el desempeño, realizar una encuesta de clima o llevar a cabo cualquier otro proceso clave de la gestión del talento, se hace posible.

Factorial HR es un completo software de recursos humanos, ideal para pequeñas y medianas empresas que estén buscando automatizar sus procesos y ser más productivas.

Con el programa de control horario y fichaje de trabajadores de Factorial HR, el seguimiento de las horas de trabajo de tus equipos se hace de manera sencilla e intuitiva. Gracias a las diferentes funcionalidades con las que cuenta la herramienta, las empresas logran llevar a cabo un control asiduo de la jornada laboral.

Algunas de las funcionalidades destacadas del programa de fichaje de Factorial HR incluyen:

• Revisión de las horas trabajadas diariamente para aprobación o devolución del informe de horas.
• Gestión diaria de turnos.
• Notificación de los fichajes que se realizan fuera de la oficina.
• Implementación de aplicaciones de acceso para el fichaje en oficina, así como de códigos QR desde el móvil.
• Asignación de permisos a los mánagers para que aprueben el control de jornada de sus equipos.
• Firma digital de las planillas horarias de los/las trabajadores para garantizar las horas trabajadas.
• Aplicación móvil con sistema de geolocalización integrado y que permite la sincronización automática con el portal de empleados.
• Creación de informes personalizados y cuadros personalizados con los días totales, usados y disponibles.
• Gestión y cálculo exacto de horas extra.

Debido a la gran variedad de funcionalidades que ofrece Factorial HR, las empresas que la utilizan como herramienta de fichaje, están seguras de cumplir con la ley.

Los diferentes recursos que ofrece el programa para llevar a cabo el fichaje hacen que sea una opción flexible y adaptada a diferentes necesidades. Incluso si en la empresa se manejan diferentes horarios de trabajo, la herramienta es capaz de ofrecer un control horario exacto, gracias a que permite una alta personalización de los parámetros. Otras características como el reconocimiento facial integrado, ofrecen una alta seguridad en la comprobación de la identidad.

ficharOnline es una herramienta que ofrece a las pymes y a las empresas con varias sedes, una solución para fichar online gratis. Con esta aplicación, es posible registrar la entrada y la salida de los trabajadores de forma fácil y rápida, tal como lo exige la ley española.

Esta aplicación en la nube dispone de varios modos de funcionamiento, lo que permite personalizar el horario de cada trabajador y registrar las horas extras en las que incurrió.

El sistema de fichaje de entradas y salidas de ficharOnline ofrece las siguientes funcionalidades:

• Perfil de usuario para registrar el tiempo de cada trabajador;
• visualización de las horas realizadas por cada trabajador;
• calendario laboral para visualizar fichajes, vacaciones y permisos;
• posibilidad de dar de alta vía mail o de forma masiva, mediante la carga de ficheros Excel;
• fichaje por código, a través de un mismo dispositivo;
• informes sobre los fichajes en formato PDF o Excel;
• corrección de registros erróneos;
• gestión de ausencias y vacaciones;
• diferenciación de ausencias (enfermedad, parciales, permisos por maternidad o paternidad, etc.).

ficharOnline es una herramienta cuya puesta en marcha resulta bastante sencilla. Cumplir con la legislación es solo cuestión de registrarse e ingresar la información de los trabajadores. Gracias a su responsive design, la aplicación ofrece acceso desde cualquier sitio y cualquier dispositivo, para asegurar el registro horario. Luego, a partir del mismo, se pueden generar informes sobre el tiempo trabajado a nivel individual y empresarial.

No existe ningún tipo de permanencia o compromiso de uso por parte de ficharOnline.

Intratime es una aplicación para fichar la jornada laboral, disponible para descargar en el móvil (Android e iOS) o para utilizar desde el ordenador (vía web). Empresas de todos los tamaños pueden registrar los fichajes de sus trabajadores e imprimir los informes para demostrar frente a la autoridad el cumplimiento de la ley de registro horario.

Además de los servicios que ofrece Intratime para el control horario mundial, también cuenta con funcionalidades para la gestión y control de rutas.

El fichaje desde Intratime ofrece las siguientes ventajas:

• Registro automático de las horas trabajadas,
• geolocalización de fichajes y las rutas de los empleados mediante la funcionalidad de “mapa”;
• generación de informes y envío vía correo electrónico;
• asignación de tiempos a clientes y proyectos;
• control de gastos;
• calendario laboral;
• vacaciones;
• listado de fichajes completos;
• filtros por empleado, proyecto y fecha;
• exportación de los fichajes de cada empleado en formatos PDF, Excel y TXT;
• edición de fichajes erróneos;
• plataforma cloud;
• encriptación de datos;
• API para integración con sistemas de gestión externos.

Intratime es una aplicación potente y efectiva que se puede comenzar a utilizar rápidamente, ya sea porque la descargas directamente de la Google o Apple Store o porque llamas al servicio técnico para tener acceso a su instalación. Con el sistema de control horario de Intratime puedes fichar desde un móvil que cuente con funcionalidades de geolocalización, como si fuera una máquina de fichaje más.

Entre las ventajas de esta aplicación está el hecho de adaptarse a diferentes sectores y a las peculiaridades de cada puesto de trabajo.

GeoVictoria es un software de gestión de capital humano ciento por ciento en la nube, el cual incluye soluciones para el control de asistencia en las empresas. Adaptable a diferentes industrias y tipos de empresa, la plataforma en la nube de GeoVictoria para el control de asistencia ofrece fácil acceso desde cualquier dispositivo con internet.

La herramienta de control de asistencia de GeoVictoria incluye características como:

• Diferentes soluciones de marcaje:
  • Registro horario vía web desde la plataforma;
  • registro vía lector de huellas con conexión USB;
  • registro a través de app móvil;
  • registro vía reloj;
  • registro vía reconocimiento facial.
• Control de acceso a la empresa:
  • Reportes personalizados sobre los ingresos;
  • seguridad de instalaciones;
  • verificación de identidad por medio de tecnología biométrica.
• Informes y reportes exportable en diferentes formatos sobre:
  • Horas extras;
  • turnos consolidados;
  • permisos.
• Obtención de datos sobre la asistencia de cada trabajador para el pago preciso de las horas trabajadas.

El servicio SaaS de GeoVictoria es bastante asequible y fácil de usar. Proporciona informes y análisis avanzados que resultan bastante útiles para optimizar toda la gestión de recursos humanos.

Su solución para fichar en el trabajo se apoya en la inteligencia artificial, el algoritmo predictivo y la inteligencia de negocio. Así, la herramienta está en capacidad de ofrecer a las empresas los servicios necesarios para que sus empleados cumplan con el registro de la jornada laboral. Además, al ofrecer diferentes opciones de marcaje, es una herramienta que puede adaptarse a diferentes tipos de negocios.

Lucca es un software de recursos humanos que cuenta con ocho diferentes herramientas para ayudar a las pymes a optimizar sus procesos empresariales. La suite Esencial RRHH de Lucca incluye Timmi, una solución moderna y colorida para llevar el control horario de los diferentes equipos de una misma empresa.

La optimización del proceso de control horario a través de Timmi es posible gracias a:

• La declaración automática de horarios habituales, así permisos y ausencias;
• el registro diario de tiempos;
• la aprobación de tiempos a partir de un flujo de validación eficaz;
• el almacenamiento de las hojas de tiempo durante los 4 años exigidos por la ley;
• la fácil recuperación de las hojas de tiempo para efectos de control e inspección;
• la valoración automática de desviaciones;
• los cuadros de mando para seguimiento de la carga laboral;
• las notificaciones y alertas;
• la contabilización precisa de las horas para la preparación de la nómina.

Las soluciones de Lucca cumplen con su promesa: no ser ni grises, ni feas, ni tristes. A partir de una interfaz colorida e intuitiva, Timmi asegura la efectividad del proceso de registro de horas trabajadas. Su conectividad con las demás herramientas de Lucca, permite cumplir con la normatividad, además de optimizar otros procesos como la coordinación de las vacaciones y ausencias (Figgo) y el correcto cálculo de la nómina (Pagga).

El registro de horas trabajadas y su ciclo de aprobación se lleva a cabo a través de un flujo de validación eficaz: el mánager recibe la información, obtiene una completa visualización de los calendarios y luego valida las declaraciones en el software. Así todo el proceso se mantiene controlado.

Personio es un software de recursos humanos todo en uno, diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas. 

El completo sistema operativo de esta herramienta cuenta con un software de control horario y registro de horas que asegura el cumplimiento de la normatividad legal vigente. Adicionalmente, gracias a sus flujos claros de trabajo, las y los trabajadores pueden llevar a cabo su fichaje sin ningún inconveniente y sin importar en dónde se encuentren.

Algunas de las características que proporciona el módulo de registro de jornada de Personio incluyen:

• Configuración y asignación de horarios de trabajo, según sea el caso.
• Registro y aprobación de horas trabajadas por parte de cada trabajador(a) y su mánager respectivamente.
• Establecimiento de permisos de acceso.
• Definición de reglas de descanso durante el horario laboral.
• Fichaje disponible desde el ordenador o desde dispositivos móviles.
• Cálculo automático de salarios, vacaciones y horas extra.
• Transferencia directa del pago de horas extra a la nómina.

Las funcionalidades de Personio hacen que los flujos de trabajo de las pymes sean mucho más eficaces y coherentes. A partir de una interfaz fácil de comprender y moderna, los usuarios pueden hacerle seguimiento a todos los procesos y visualizarlos claramente.

En cuanto al registro de jornada, el programa proporciona la suficiente  flexibilidad como para que las y los trabajadores escojan si introducen la información de manera parcial (hora de inicio y hora de finalización de la jornada) o completa. 

Por último, la herramienta también ofrece la posibilidad registrar las horas dedicadas a cada proyecto, con lo cual se asegura una gestión laboral integral.

Sesame HR es un completo software de recursos humanos. Sus potentes soluciones para la gestión del tiempo, incluye funcionalidades de control horario, gestión de turnos, gestión de vacaciones y bolsa de horas extras. Gracias a que Semana HR ofrece diferentes soluciones para la gestión laboral global, el mismo es ideal para todo tipo de empresa.

La digitalización de la gestión de los fichajes de los trabajadores con Sesame RH se hace a partir de:

• Fichaje multidispositivo (Web, mobile app, tablet);
• integración con sistemas biométricos (huella dactilar, código QR, etc.);
• reconocimiento facial para fichajes presenciales;
• sistema de GPS para fichar desde cualquier lugar;
• gestión de ausencias;
• fichaje en teletrabajo;
• notificaciones por incidencias;
• timeline de fichajes;
• personalización de fichajes según el trabajador;
• asociación de colores por tipo de fichaje;
• visualización de los diferentes tipos de jornada laboral en una misma empresa;
• estadísticas personalizadas en formato PDF, CSV y Excel;
• informes para Inspección de Trabajo con validez legal;
• panel del empleado desde el cual:
  • Registrar la jornada laboral,
  • solicitar vacaciones,
  • acceder a la nómina.

Desde pymes que están comenzando a digitalizar sus procesos, hasta grandes empresas que están buscando una mayor eficiencia en el funcionamiento general del negocio, todos encuentran una solución adaptada a sus necesidades.

El software de Sesame es bastante moderno e intuitivo; no por esto, menos potente. Como herramienta para el fichaje de los trabajadores, las funcionalidades de Sesame HR garantizan el cumplimiento de la ley de control horario y contribuyen a reducir el absentismo laboral.

TramitApp es un software que aplica la inteligencia artificial a la gestión de recursos humanos. Dentro de sus soluciones en la nube, contempla herramientas para la gestión del tiempo, la administración de la carga laboral y la mejora de la comunicación interna.

La solución de control horario de TramitApp se adapta a empresas de todos los tamaños y de diversos sectores económicos.

Modernizar los sistemas de fichaje y control de acceso de los trabajadores con TramitApp es posible gracias a:

• La combinación de fichajes en varios centros de trabajo;
• el fácil acceso a la aplicación a través de internet y desde el móvil;
• un mismo panel de control para la gestión de la plantilla;
• los fichajes web adaptables al trabajo en remoto;
• los sistemas para el control de acceso;
• la geolocalización y el geofencing para fichaje desde el móvil;
• el fichaje a través de PIN, tarjeta o reconocimiento facial;
• el sistema de notificaciones para el móvil que recuerda cuándo se debe fichar;
• la completa visualización del fichaje de todos los equipos;
• fichajes asociados a clientes y proyectos;
• los cuadrantes inteligentes útiles para:
  • Calcular saldos de horas,
  • gestionar turnos rotativos,
  • coordinar empleados entre varios centros.

TramitApp ofrece la posibilidad a las empresas de reemplazar los procesos habituales a partir de la utilización de su práctica aplicación, la cual es fácil de implementar y utilizar. El fichaje en TramitApp acciona una serie de cálculos que tienen en cuenta varios aspectos (ausencias, bajas por enfermedad, vacaciones, horas extras y turnos de trabajo), lo que ofrece la posibilidad de acceder a información precisa y actualizada en tiempo real.

Fichar online es una posibilidad que tienen hoy en día todas las empresas, gracias a que los proveedores contemplan, dentro de sus software de recursos humanos, soluciones para el control de presencia y el control horario. Asimismo, el desarrollo de aplicaciones móviles, hace que sin importar la manera de funcionar de tu negocio (si los trabajadores son móviles, trabajan desde la casa o van a la oficina), puedas asegurar el registro de la jornada laboral.

No dejes de comparar todas las opciones que tienes a tu alcance para asegurarte de renovar tus procesos y cumplir con la legislación vigente.

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