Plantilla de control horario Excel: ¡llegó la hora de hacer la tuya!

Por María Fernanda Aguirre
El 18/11/21
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Contento por el lanzamiento de tu empresa, ahora debes asegurarte de tener todos tus procesos en regla y te preguntas por dónde comenzar. Y¿si utilizas el comodín de la llamada para recurrir a Excel?

Ya. Quizás nunca lo hayas considerado dentro de tu lista de amigos más cercanos, pero Excel no solo te ayuda a optimizar tus procesos, sino que lo hace de manera muy amigable. Para cumplir con el registro de la jornada laboral, por ejemplo, esta herramienta resulta ideal.

Y para comprobarlo, Appvizer te acompaña en la creación paso a paso de un modelo en Excel, adaptable a las especificidades de tu negocio. Aprovisionate con una potente plantilla de control horario para trabajadores y sigue tachando pendientes de tu lista.

✅  Registrar la jornada laboral: checked!

Control de horario de entrada y salida de empleados

Desde la entrada en vigor de la ley de control horario, las empresas españolas, de todos los sectores y tamaños, han tenido que asegurar el registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores.

La ley (Real Decreto-ley 8/2019), que tiene por vocación la protección de los trabajadores en cuanto al respeto de las disposiciones en materia de horas extra y su correcta remuneración, también supone para las empresas esfuerzos operativos y de logística.

Contar con un sistema de control de asistencia efectivo, así como con una metodología que asegure la trazabilidad de la información, resulta importante para que las empresas no sean sancionadas con cuantiosas multas.

¿Cómo controlar las horas de trabajo en Excel en 7 pasos?

Hasta ahora, mucha teoría y poca práctica. Si ya sabes que:

  • ☝️ Uno, necesitas asegurar el control del horario laboral en tu empresa;
  • ✌️ dos, requieres una solución práctica, efectiva y no muy costosa; entonces
  • 🤟 tres, veamos cómo construir una plantilla de Excel a la altura de tus necesidades.

1. Definir el tipo de registro diario a llevar

El primer paso, antes de comenzar a trabajar sobre tu hoja de cálculo, es tener claro qué tipo de registro necesitas llevar. De esta manera, puedes tener una idea más clara de qué formato darle a tu modelo.

Plantéate preguntas como: “¿todos los trabajadores cumplen con el mismo horario?”, “¿la jornada laboral es, por lo general, siempre la misma de lunes a viernes?”, “¿hay quienes, debido a la naturaleza de sus misiones, trabajan los fines de semana?”, etc.

Vamos a partir del hecho que los anteriores supuestos son afirmativos, para preparar el encabezado de la plantilla, el cual puede verse así:

hoja-de-calculo-registro-diario

2. Ingresa la información básica

El registro que decidas llevar puede ser tan complejo como lo desees. Si en tu empresa el número de trabajadores lo permite, puedes llevar una hoja por cada persona. Así, podrás seguir con más detalle las horas de cada una, como se muestra a continuación:

horas-trabajo-excel

Sin embargo, quizás quieras considerar preparar una hoja de cálculo que incluya a todos los trabajadores, con el objetivo de ver el cómputo final de las horas, de manera más intuitiva.

3. Prepara el formato de la tabla

Excel es una herramienta altamente personalizable con la cual puedes determinar diferentes parámetros en una misma tabla. Esto te permite definir el formato de la celda que deseas trabajar, independientemente de otra información que no funcione de la misma manera.

¿A qué nos referimos? En el caso puntual del control horario, tendrás celdas cuyo formato requiera ser definido como “texto”, mientras que aquellas donde pretendes registrar el horario de entrada y de salida requerirán de un formato “hora”.

Lo mismo aplica para las celdas de las sumatorias, las cuales deberán ir en formato “número”, pero ya lo veremos más adelante.

Para cambiar el formato de las celdas, basta con ir al menú superior de Excel (o Google Sheets) / Formato / Número. Aquí, el menú desplegable te da la opción de escoger entre diferentes formatos: fecha, texto, número, divisa, etc.

4. Establecer el tipo de control que deseas llevar

Ahora que ya tienes el general de la tabla y el formato específico de las celdas, puedes definir qué tipo de información te interesa incluir. Por ejemplo, por cada día, puedes solicitar que el trabajador informe la hora de entrada y lo confirme firmando justo al lado. Igualmente harás con la hora de salida: le pedirás al trabajador registrar la hora y firmar a manera de confirmación.

Para poder hacer el seguimiento de las horas extraordinarias que este realizó, le pedirás también registrarla. Así, con estos valores, ya podrás hacer el cálculo total de las horas trabajadas durante el día.

5. Calcular las horas trabajadas por día

Ingresadas las horas de entrada, de salida y extraordinarias si es que hubo, quedan por aplicar las matemáticas básicas.

El total de horas ordinarias corresponderá a la cantidad de horas efectivas que trabajó la persona, descontando la hora u horas de su pausa de almuerzo. En nuestro ejemplo, suponiendo que el trabajador tiene un horario de 9 de la mañana a 5 de la tarde con una hora de almuerzo entre 1 y 2, este valor equivale a 7 horas. Sin embargo, en la vida real rara vez los horarios son tan exactos. Es por esto que el formato de hora de Excel es ideal, pues te permite detallar al minuto el tiempo trabajado.

Sin embargo, supondremos que la persona tuvo que realizar dos horas de más, por lo que el cálculo será la sumatoria de las horas ordinarias y extraordinarias, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

horas-ordinarias-horas- extraordinarias

6. Automatizar los cálculos

Una vez que has cuadrado el primer cálculo, el resto viene por añadidura, arrastrando simplemente las fórmulas y copiando los formatos de las celdas que ya definiste.

Para esto tienes dos opciones:

  • Para arrastrar la fórmula: párate en la celda que deseas tomar como ejemplo y espera hasta que el cuadrito azul en el lado inferior derecho se visualice para arrastrarlo a lo largo de la columna o lo ancho de la fila que te interesa replicar.
  • Para replicar el formato de las celdas: párate en la celda que quieras copiar, pulsa el ícono del rodillo (“Aplicar formato”) y ahora párate en el conjunto de celdas que quieras afectar.

7. Asegurar el control horario

¡Ya está! Tu modelo para control horario está listo para rellenar y utilizar. También lo puedes descargar, imprimir y poner a disposición de los trabajadores. Justamente, pensando en ti y en que quizás quieras avanzar en tu misión, te tenemos el trabajo adelantado.

Modelo registro jornada laboral 2021 [Excel y PDF]

No dudamos que la anterior serie de pasos haya sido lo suficientemente clara como para que puedas crear tú mismo y a tu medida tu plantilla de control horario para trabajadores en Excel.

Sin embargo, y por si te puede ayudar, te tenemos un dato: Appvizer cuenta con una plantilla que puedes descargar gratuitamente y convertir a formato PDF para imprimirla y tener a la mano en todo momento.

¿Cómo llevar el control de los trabajadores a partir de un software?

Nuestra misión en este artículo es que te decidas a formar parte del club de fan de amigos de Excel ¡y lo entendemos! Nosotros también consideramos que esta herramienta puede ser bastante útil en un sinnúmero de situaciones y para comenzar a normalizar algunos procesos empresariales.

Eso no nos ha impedido, sin embargo, evaluar los beneficios que algunas herramientas de control horario ofrecen, sin que sea necesario hacer grandes inversiones. De hecho, existen sistemas para el control de presencia que consisten en dispositivos de registro, sin ninguna otra funcionalidad.

Por otro lado, el software de control horario va mucho más allá del simple registro de las horas trabajadas:

  • Se adapta fácilmente a negocios funcionando bajo la modalidad de teletrabajo o trabajo híbrido.
  • Se encarga de automatizar el cálculo de la jornada laboral, sin importar que haya diferentes regímenes en una misma empresa (parcial, nocturno, etc.).
  • Tiene la capacidad de generar informes a partir de la información registrada. Esto resulta útil para analizar aspectos como:
    • El absentismo laboral,
    • la realización de horas extra,
    • la remuneración de los trabajadores.
  • Se conecta con otras soluciones informáticas como los gestores de nómina o de vacaciones y ausencias para ofrecer una gestión más global.
  • Garantiza la aplicación de la normativa local, según los países en los que la solución esté disponible.
  • Generalmente, cuenta con aplicaciones móviles que facilita aún más el control horario desde cualquier lugar y bajo cualquier situación laboral (trabajadores en desplazamiento, viajes de negocios, etc.).

La lista es larga y ya tendrás la oportunidad de descubrir por ti mismo todo lo que estas herramientas tienen para ti.

En resumen…

Sin importar el tipo de empresa que dirijas, llevar el control horario de tus trabajadores es una obligación legal.

A tu alcance, tienes diferentes tipos de soluciones, siendo Excel un aliado indiscutible de las pequeñas empresas que todavía pueden prescindir de la implementación de una herramienta automatizada. Preparar un modelo de control horario es tan fácil como seguir una serie corta de pasos, ¡sobre todo cuando tienes la posibilidad de descargar la plantilla lista para personalizar de Appvizer!

Con todo y su simplicidad, cuando la empresa comienza a crecer y las especificidades de los cargos profesionales en la misma empiezan a variar, lo mejor es optar por un software que se encargue no solo del registro, sino también de los análisis derivados del mismo. ¿La ventaja? El cumplimiento de la normatividad local garantizado.

¿Tienes preguntas? ¡Déjalas en los comentarios!

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