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El medio de comunicación que reinventa la empresa
En España, a partir de la entrada en vigor de la ley de control horario en mayo de 2019, las empresas ya han sido objeto de inspecciones y controles por parte de la autoridad competente.
Más allá de constituir una obligación legal, llevar un correcto control horario, acarrea beneficios para las empresas: seguimiento de las horas trabajadas, aumento de la productividad, optimización de los horarios y de los costes asociados a las horas extra, entre otros.
¿Qué determina exactamente la ley sobre el control de presencia? ¿Qué sistemas y herramientas deben ponerse en marcha para que los trabajadores realicen su fichaje de forma eficiente? ¿Debe utilizarse una plantilla o automatizar el procedimiento a través de un software de control horario? Appvizer te lo cuenta en este artículo.
El control horario o control de presencia en la empresa hace referencia al hecho de registrar la jornada laboral de los trabajadores, con diferentes objetivos:
El Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo tiene como objeto decretar “medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”. En otras palabras y, de manera general, lo que se busca es regular las horas extra y asegurar su pago.
Al 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España debían haber asegurado el control de la jornada laboral.
Al respecto, la ley establece que las empresas deben:
El reglamento de control horario no será aplicable en los siguientes casos:
Desde que la Inspección de Trabajo comenzó a revisar la implementación del control horario en las empresas, ha detectado cerca de 9 000 infracciones y ha impuesto sanciones que superan los 16 millones de euros.
Las empresas que incumplan con esta obligatoriedad, se pueden ver expuestas a diferentes multas y sanciones:
Tipo de falta | Gravedad | Monto de la multa |
- No informar a los trabajadores sobre las condiciones laborales.
- No poner a su disposición los registros. |
Leve | De 60 hasta 625 euros |
- Llevar a cabo un registro incorrecto de las horas.
- No pagar las horas extras a los trabajadores. |
Media | De 625 hasta 6 250 euros |
- Aumento de las horas extra sin que esté detallado en el contrato.
- Exceso de horas extra. |
Alta | De 6 250 a 187 515 euros |
En cuanto al método elegido para el fichaje de los trabajadores, no existe ninguna obligación legal y queda a discreción del empresario optar por la solución que más le convenga. El mismo tiene todo el derecho de pedir a los trabajadores que registren ellos mismos sus horas de trabajo, parcialmente o en su totalidad.
💡 No olvides que el periodo de conservación de los datos relativos al registro de entrada y salida de los trabajadores es mínimo de cuatro años. Esta información debe estar disponible a petición del trabajador y del organismo público en caso de control.
Puesto que la ley de registro de la jornada laboral aplica a la totalidad de los trabajadores españoles, el hecho de que los mismos trabajen en remoto, no exime a las empresas de cumplir con el registro de control horario.
En el caso de los trabajadores a tiempo parcial, desde el Estatuto de los Trabajadores, ya se establecía que el control horario consistía en registrar la jornada laboral diaria para totalizar al final del mes. Al final del mes, debe entregarse copia de dicho registro al trabajador, junto con el recibo de salarios.
Si bien los funcionarios públicos están exentos de cumplir con el registro horario a la manera en la que lo hacen los demás trabajadores, es recomendable que lo hagan. En su caso, esta buena práctica también permite tener un mayor control de las horas extraordinarias.
El recuento de las horas de trabajo puede hacerse perfectamente "a mano", llevando:
💡 Para ayudarte a llevar el control horario de tus trabajadores, Appvizer te proporciona una tabla de seguimiento de actividades en formato Excel, disponible para su descarga gratuita:
Modelo de seguimiento de actividad 2021
Descargar☝️ Aunque fichar la jornada laboral de forma manual gozó de gran popularidad en una época por ser el método más económico, el mismo es propenso a errores y no contribuye a alivianar la carga administrativa de las empresas.
La mayoría de los programas que facilitan la gestión del tiempo en la empresa, cuentan con funciones de control de presencia. Emplear este tipo de herramientas constituyen una ventaja para las organizaciones, teniendo en cuenta que:
💡 Existen muchas posibilidades para garantizar el control y la declaración de las horas de trabajo. La oferta del mercado es amplia e, incluso, hay programas informáticos adaptados a los diferentes ámbitos de actividad. Explora tus opciones y compáralas para escoger la mejor para tu empresa.
Aunque el registro de entrada y salida de los trabajadores constituye una obligación legal ineludible, el mismo ofrece una serie de beneficios:
Da cumplimiento a la ley sobre horario laboral, al tiempo que optimizas tus procesos empresariales. Si ya implementaste alguna solución, comparte tu experiencia en los comentarios.