Ley de control horario: cumplimiento de las empresas y protección del trabajador

En España, a partir de la entrada en vigor de la ley de control horario en mayo de 2019, las empresas ya han sido objeto de inspecciones y controles por parte de la autoridad competente.

Más allá de constituir una obligación legal, llevar un correcto control horario, acarrea beneficios para las empresas: seguimiento de las horas trabajadas, aumento de la productividad, optimización de los horarios y de los costes asociados a las horas extra, entre otros.

¿Qué determina exactamente la ley sobre el control de presencia? ¿Qué sistemas y herramientas deben ponerse en marcha para que los trabajadores realicen su fichaje de forma eficiente? ¿Debe utilizarse una plantilla o automatizar el procedimiento a través de un software de control horario? Appvizer te lo cuenta en este artículo.

El control horario o control de presencia en la empresa hace referencia al hecho de registrar la jornada laboral de los trabajadores, con diferentes objetivos:

• Que no existan excesos en cuanto al inicio y finalización de la jornada laboral.
• Asegurar la conciliación entre vida personal, familiar y laboral durante la jornada.
• Determinar el número de horas de cada trabajador y estimar los costes reales de la efectividad del trabajo.

El Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo tiene como objeto decretar “medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”. En otras palabras y, de manera general, lo que se busca es regular las horas extra y asegurar su pago.

Al 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España debían haber asegurado el control de la jornada laboral.

Al respecto, la ley establece que las empresas deben:

• Garantizar el registro diario de la jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
• Conservar los registros durante cuatro años para que permanezcan a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El reglamento de control horario no será aplicable en los siguientes casos:

• Para los trabajadores que la ley considere que cuya relación laboral es de carácter especial: personal de alta dirección, trabajadores domésticos, deportistas, artistas, entre otros).
• Para los autónomos y los asociados a cooperativas, sobre los que no hay obligación de registro horario.
• Para los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada.

Las empresas que incumplan con esta obligatoriedad, se pueden ver expuestas a diferentes multas y sanciones:

En cuanto al método elegido para el fichaje de los trabajadores, no existe ninguna obligación legal y queda a discreción del empresario optar por la solución que más le convenga. El mismo tiene todo el derecho de pedir a los trabajadores que registren ellos mismos sus horas de trabajo, parcialmente o en su totalidad.

💡 No olvides que el periodo de conservación de los datos relativos al registro de entrada y salida de los trabajadores es mínimo de cuatro años. Esta información debe estar disponible a petición del trabajador y del organismo público en caso de control.

Puesto que la ley de registro de la jornada laboral aplica a la totalidad de los trabajadores españoles, el hecho de que los mismos trabajen en remoto, no exime a las empresas de cumplir con el registro de control horario.

En el caso de los trabajadores a tiempo parcial, desde el Estatuto de los Trabajadores, ya se establecía que el control horario consistía en registrar la jornada laboral diaria para totalizar al final del mes. Al final del mes, debe entregarse copia de dicho registro al trabajador, junto con el recibo de salarios.

Si bien los funcionarios públicos están exentos de cumplir con el registro horario a la manera en la que lo hacen los demás trabajadores, es recomendable que lo hagan. En su caso, esta buena práctica también permite tener un mayor control de las horas extraordinarias.

El recuento de las horas de trabajo puede hacerse perfectamente "a mano", llevando:

• Un registro de entrada y salida de las horas de trabajo en Excel,
• un libro de hojas de control horario de trabajo,
• un resumen de las horas trabajadas, etc.

💡 Para ayudarte a llevar el control horario de tus trabajadores, Appvizer te proporciona una tabla de seguimiento de actividades en formato Excel, disponible para su descarga gratuita:

☝️ Aunque fichar la jornada laboral de forma manual gozó de gran popularidad en una época por ser el método más económico, el mismo es propenso a errores y no contribuye a alivianar la carga administrativa de las empresas.

La mayoría de los programas que facilitan la gestión del tiempo en la empresa, cuentan con funciones de control de presencia. Emplear este tipo de herramientas constituyen una ventaja para las organizaciones, teniendo en cuenta que:

• Son fáciles de implementar y se adaptan mejor a determinadas profesiones (trabajo en oficina, por ejemplo);
• pueden adaptarse a situaciones de movilidad, como para los representantes de ventas sobre el terreno, por ejemplo;
• permiten la gestión automática de los datos para la gestión de recursos humanos.

💡 Existen muchas posibilidades para garantizar el control y la declaración de las horas de trabajo. La oferta del mercado es amplia e, incluso, hay programas informáticos adaptados a los diferentes ámbitos de actividad. Explora tus opciones y compáralas para escoger la mejor para tu empresa.

Aunque el registro de entrada y salida de los trabajadores constituye una obligación legal ineludible, el mismo ofrece una serie de beneficios:

• Para la empresa:
  • Poder hacer un seguimiento más sencillo de las horas de trabajo de cada equipo y así optimizarlas para gestionar mejor los horarios.
  • Disponer de datos fiables en caso de que surjan conflictos con los trabajadores.

• Para los trabajadores:
  • El cálculo preciso de las horas extras.
  • La garantía de la igualdad de condiciones en cuanto a las horas de trabajo y su remuneración.

Da cumplimiento a la ley sobre horario laboral, al tiempo que optimizas tus procesos empresariales. Si ya implementaste alguna solución, comparte tu experiencia en los comentarios.