¿Cómo se controlan las horas extra en España? Normativa y métodos

Saber cómo se controlan las horas extra en una empresa resulta fundamental tanto para el empleado como para el empleador puesto que estas forman parte del día a día en la vida laboral.

Solo en España se hacen más de 5,4 millones de horas extra semanales. Este gran número de horas propició la aplicación de normativas con el objetivo de evitar inconvenientes en la retribución de las mismas.

Si formas parte del Departamento de Recursos Humanos y deseas saber más sobre las horas extras: de qué se trata, cuál es la legislación por la cual se rigen, así como los diferentes métodos de control y registro de horas extra, este artículo es para ti.

Incluso ponemos a tu disposición un modelo horas extras Excel para que lo descargues y así agilices el proceso de control de horas extra de tu organización. ¡Comencemos!

Se entiende por hora extra u hora extraordinaria, toda aquella hora que se realice después de haber culminado la jornada ordinaria laboral (usualmente de 8 horas).

En este sentido, el Estatuto de los Trabajadores indica:

A este respecto, y mediante el Real Decreto ley 8/2019, de 8 de marzo, se estableció la obligatoriedad de realizar un registro de jornada laboral de los trabajadores con el objetivo de luchar contra la precariedad laboral y garantizar el pago de las horas extra realizadas.

Este registro sirve, de igual manera, para controlar:

• El número de horas extra realizadas por cada trabajador.
• Las horas de entrada y salida de cada trabajador.

❗  Este registro de horas de trabajo debe guardarse durante cuatro años y estar disponible para los trabajadores y representantes legales, así como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

☝  Con respecto a la normativa que rige la realización de horas extra, el Estatuto de los Trabajadores establece:

• La voluntariedad de la realización de horas extraordinarias (a menos de que el convenio colectivo o el contrato laboral indiquen lo contrario).
• Una jornada laboral ordinaria máxima de 40 horas semanales.
• Una jornada laboral ordinaria máxima de 9 horas diarias y 12 horas de reposo entre una jornada y otra.
• Máximo 80 horas extraordinarias efectuadas a lo largo del año.
• El registro diario de horas extraordinarias realizadas.
• La entrega al trabajador de una copia resumen del cómputo de horas extra realizadas.

✋  Asimismo, prohíbe la realización de horas extra por parte de:

• Menores de 18 años,
• trabajadores nocturnos (salvo ciertas excepciones),
• trabajadores en período de baja por maternidad (excepto para prevenir o reparar siniestros),
• trabajadores con minusvalía que laboren en centros especiales de empleo (excepto para prevenir o reparar siniestros).

💰  Con respecto a la compensación de las horas extra, indica:

• Reposición del tiempo extra trabajado mediante horas de descanso.
• Retribución monetaria equivalente al 75% adicional del valor de la hora ordinaria.
• Compensación en un lapso no mayor a cuatro meses posteriores a la realización de dicha hora extra.

¿Recuerdas las famosas (y ya bastante olvidadas) tarjetas de fichaje? Pues este método fue, en su momento, uno de los más utilizados para llevar el control de las horas extra. Sin embargo, su poca fiabilidad ha hecho que desaparezcan con el tiempo.

No solo resulta engorroso, sino que puede acarrear pérdida de tiempo e incluso problemas al contabilizar las horas y, por ende, posibles sanciones en caso de auditoría.

Sin embargo, hoy en día hay quienes optan por una cuadrícula impresa en una hoja. El fin justifica los medios, así que, siempre que se realice el control, el método es decisión de cada quien.

Si tu empresa no tiene un gran número de empleados, podrías calcular horas extras en Excel. Esta herramienta, a pesar de no ser infalible pues es propensa a errores humanos, sirve para automatizar hasta cierto punto tu proceso de control de horas.

En este sentido, y pensando en facilitar el proceso de control de horas, Appvizer pone a tu disposición una plantilla Excel horas extras lista para usar. Solo debes descargarla y listo 👇 :

Hoy en día, este podría decirse que es el método ideal para controlar las horas extra, puesto que, al automatizar los procesos se disminuye la probabilidad de cometer errores.

Un sistema de control de horario te permite gestionar y contabilizar las horas extra de acuerdo con su tipología y el valor de la misma según el salario de cada uno de los trabajadores. Asimismo, este tipo de herramienta le ofrece al trabajador visibilidad sobre la cantidad de horas realizadas y la compensación que recibirá en su respectivo momento.

Además, existen numerosos software que permiten la automatización de aún más actividades desarrolladas por el Departamento de RRHH. Imagina cuantos dolores de cabeza podrías evitarte.

El incumplimiento de la legislación vigente puede traer consigo la aplicación de multas que van desde 60 euros hasta 180 000 euros.

El monto de la sanción varía según el tipo de infracción que se cometa, a saber:

• Leve:
  • No poner a disposición del empleado la copia del informe de control de horas.
  • No informar acerca de las condiciones laborales.
• Grave:
  • No declarar las horas extra realizadas.
  • Exceder el número máximo de horas anuales, etc.
• Muy grave:
  • No compensar las horas extraordinarias realizadas.
  • Enmascarar las horas extra.

Existe una serie de profesionales exentos de la ley de control de horario como por ejemplo:

• Directivos o personal de alta dirección,
• trabajadores domésticos,
• deportistas profesionales,
• artistas en espectáculos,
• trabajadores autónomos,
• asociados a cooperativas.

Conocer la normativa es el primer paso para actuar en consecuencia y evitar sanciones que, además de causar un perjuicio económico a las empresas, dañan la imagen de la misma. De igual forma, mantener a tus colaboradores satisfechos gracias a la transparencia y al respeto de las normas dará frutos y, de seguro, resultará positivo para la productividad de la empresa.

¡Controla las horas extra, cumple la norma y garantiza la satisfacción de tu equipo!