Bolsa de horas: la forma de administrar los picos y valles del negocio

Enero, Reyes; febrero, San Valentín; mayo, Día de la Madre; noviembre, Black Friday; diciembre, Navidad…

¿Tienes un comercio o una fábrica y cada vez que hay una fecha comercial sufres de pensar que te va a tocar duplicar el personal para poder cumplir con las expectativas de tus clientes? ¡No necesariamente!

Tener acuerdos de bolsa de horas con tus trabajadores puede estar siendo la alternativa que buscas. Por un lado, tú controlas el tiempo de trabajo según los picos de actividad. Por el otro, los trabajadores se benefician de los periodos menos intensos para conciliar vida personal y laboral. Todos ganando y la ley respetando.

Veamos qué es una bolsa de horas, cómo reglamenta su práctica la legislación española y qué beneficios aporta. Convengamos, por último, que aunque la bolsa esté exhausta, ¡el día de gastar se gasta! 😉 .

Venido del modelo anglosajón, a la bolsa de horas en inglés se conoce como bank of hours. Este sistema, que persigue una mayor productividad empresarial, se sustenta en la adaptación del horario laboral de los/las trabajadores, en función de las necesidades puntuales del negocio.

En otras palabras, consiste en una distribución irregular de las horas de trabajo en ciertos momentos determinados.

La aplicación de este modelo requiere de vigilancia para asegurar los periodos de descanso entre jornadas que fija la ley.

Generalmente, el modelo de acuerdo con bolsa de horas en el contrato es común en empresas sujetas a la estacionalidad; es decir, supeditada a picos de producción. Negocios con momentos de actividad fluctuante a lo largo del año, encuentran este modelo pertinente.

Inscrito dentro del marco de la flexibilidad horaria, lo que se busca es llevar a cabo una ampliación o reducción de la jornada laboral durante un periodo de tiempo determinado. Entre otros, esto evita tener que recurrir a los ERTE o Expedientes de Regulación Temporal de Empleo.

Respecto a la posibilidad de que las empresas establezcan sistemas de distribución irregular dentro de calendario laboral, el Estatuto de los Trabajadores establece que:

Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.

En cuanto a la práctica de la bolsa de horas, la misma comienza a aplicarse a partir de la Ley 3/2012, de 6 de julio, sobre medidas urgentes para la reforma del mercado laboral.

Cuando el convenio colectivo o pacto no hagan referencia específica a la bolsa de horas, la ley determina que la empresa puede distribuir, a lo largo del año, el 10% de las horas. Otras salvedades al respecto incluyen:

• La distribución de horas debe hacerse en un periodo de 12 meses, sin que por tanto el mismo coincida con el año natural;
• la decisión de distribuir las horas de trabajo debe poderse justificar frente la autoridad competente, en caso de control;
• las horas de trabajo solo se pueden distribuir entre los días laborables y no aplica para trabajadores con reducción de jornada;
• la notificación sobre la nueva distribución de la jornada, debe hacerse por parte de la empresa cinco días antes de que esta se haga efectiva;
• la distribución del tiempo en una jornada diaria no puede exceder las 9 horas.

El convenio colectivo determinará la forma en la que se hará la compensación de las diferencias entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal. A falta de esta especificidad, por ley, las diferencias deberán quedar compensadas en el plazo de 12 meses desde que se produzcan.

En cuanto a la bolsa de horas sindicales, esta aplica a los miembros de empresa, a los representantes legales y a los delegados de personal.

Como representantes legales de los trabajadores, se busca facilitar su labor por medio de una serie de medidas, según el tamaño de la empresa para la cual trabajen:

Las empresas de cincuenta o menos trabajadores constituyen, según datos del Directorio Central de Empresas del Instituto Nacional de Estadística, el 99,23% de las empresas españolas.

Las empresas que deciden implementar el modelo laboral por bolsa de horas, deben hacerlo conforme a las disposiciones legales que hemos revisado con anterioridad. Desde el principio, se hace necesario que la empresa establezca la cantidad de horas de trabajo en función del trabajo a realizar y ser lo más clara posible en cuanto al calendario laboral anual. El mismo debe quedar a disposición de los trabajadores para facilitar la visibilidad y su correcto funcionamiento.

Para llevar a cabo este trabajo, muchas empresas optan por implementar herramientas de control horario. Estas soluciones recogen en un mismo lugar toda la información referente a las vacaciones y ausencias de los trabajadores, de manera que llevar a cabo una planeación de los tiempos de trabajo sea mucho más rápido y sencillo.

Asimismo, los sistemas de alertas y notificaciones que traen integrados facilitan el cumplimiento de la ley en lo que respecta al preaviso por la modificación de la distribución de horas en la jornada de los trabajadores.

Este sistema permite a las empresas organizar su fuerza laboral de la manera que más les convenga. Concentrar esfuerzos en los periodos del año que son más álgidos y reducirlos en momentos menos activos, resulta no solo estratégico para el negocio, sino también para los trabajadores que pueden disfrutar de una mayor autonomía a lo largo de sus jornadas.

Momentos de carga laboral importante pueden traer como consecuencia el estrés y el cansancio de las personas. Sin embargo, un modelo laboral que compense periodos de trabajo intenso con momentos de calma, puede resultar en un factor de motivación para la plantilla.

Tener en mente una fecha para el cumplimiento de objetivos y saber que después de esta podrá haber un momento de calma, puede contribuir a un mejor desempeño en la empresa.

Los trabajadores bajo este modelo pueden organizar mejor sus tiempos y adaptarlos a las necesidades puntuales de sus rutinas personales. Pasar más tiempo en familia o poder ocuparse de asuntos que normalmente no lograría tramitar fuera del horario de trabajo semanal, resulta bastante atractivo.

Este modelo, al favorecer el tiempo de trabajo efectivo, se presta para reducir la necesidad por parte de los trabajadores de realizar horas extra. Una buena previsión de los momentos que requerirán duplicar los esfuerzos conlleva a una mejor organización del calendario laboral.

Negocios que ya contemplan el sistema de trabajo por bolsa de horas pueden adaptarse mejor a ciertas eventualidades. Tener que reducir los ritmos de trabajo e, incluso, la cantidad de personal activo de un momento a otro, puede administrarse mejor si ya se tiene la costumbre de trabajar a un ritmo fluctuante.

• La bolsa de horas es una práctica que consiste en distribuir de manera irregular los tiempos de trabajo.
• Manteniendo la misma cantidad de horas que estipula la ley para la jornada laboral, este sistema se inscribe dentro de un modelo de horario flexible.
• Su objetivo consiste en optimizar el trabajo, concentrando los esfuerzos en periodos álgidos; por ejemplo, en empresas sujetas a la estacionalidad.
• Este modelo se encuentra regulado por la ley española, específicamente por el Estatuto de los Trabajadores, en lo que tiene que ver con el tiempo de trabajo.
• Cada empresa es libre de gestionar esta práctica de la manera que más le convenga y puede decidir utilizar herramientas digitales que faciliten la organización del trabajo.
• Motivación, productividad y eficiencia son solo algunos de los beneficios que supone la implementación de esta práctica.

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